摘要：企业档案管理信息化不仅将档案的记录方式从手写记录，纸质载体的形式变成了方便快捷的电子形式，也使相关信息的记录和传播形式变得更加方便。在电子信息技术快速发展的现在，将电子信息化技术运用到企业的管理当中去，是企业提高竞争力的必然选择。本文对企业档案管理电子信息化及其重要性分析进行了探讨。
关键词：企业；档案管理；电子信息化；重要性；措施
传统纸质档案具有文件、档案分类管理的特点，而电子文档具有信息共享与高流通性等特点。据此，档案研究学者提出在电子文档管理过程中应用“前段控制”理论，将工作范围拓展至文档收集的层面，即指定不同管理人员分别负责电子文档的收集、整理、归档以及备份保管等程序，并根据档案管理要求，在可长期保存的载体上脱机保存。
1 档案管理电子信息化的重要性
1.1共享档案信息资源
在当今社会中，我们正处于信息化时代，很多企业中，均在不断建设信息资源共享平台，采用现代化管理模式，在企业管理中，通过信息化平台的构建，能够融入相应的电子信息技术、网络技术等等。管理人员在了解企业员工时，利用数据平台，就能掌握他们的学历，经验、职称等情况，还可以快速查找相关的信息，在第一时间内，了解企业的固定资产及库存情况，不仅如此，在各部门之间，不仅可以及时沟通，还能共享相应的资源，有效提高了工作效率。
1.2为决策者提供可靠信息
根据企业的档案管理工作，可以充分反映出企业的经营情况，在企业的档案中，对员工档案进行了记录，还会涉及很多重要的资料等。通过档案管理的电子信息化管理，在很大程度上，可以进一步提升档案管理工作的规范化、规范化。当企业各部门中，如果需要做出重大的决策，在这个时候，就需要收集相应的信息资料，在档案资料系统中，记录着详细的企业信息，决策者可以及时有效的查相应的资料，通过比较和分析，做出正确的决策，有助于企业的健康发展。
1.3提升工作效率
在任何一个企业中，均有着相应的工作流程，各个部门之间相互配合，共同完成相应的工作任务。在电子信息化平台上，企业的所有信息资源都能进行共享，各部门之间的沟通会更顺畅，有效的沟通是做好所有工作的前提，同时，对于企业员来说，也会提升工作效率。经过大量的实践可知，在企业档案管理方面，如果能够有效地开发与利用，可以为企业节省很多的资源，有助于节能生产运营成本，让员工高效的工作。
2企业档案管理电子信息化的措施
2.1建立正确的档案管理观念
由于企业本身对档案管理工作的不重视，导致档案管理工作人员缺乏对其工作的积极性。再加上工作人员没有经过专业的技能培训和相关技术知识，对企业档案信息的重要性没有清晰的认识，不懂得如何快速有效地对档案信息进行收集、分类、整理和储存。所以，企业建立正确的档案管理观念尤为重要。建立健全档案管理制度，进行统一规范化管理。
2.2实行档案资料的实时收集
一是明确综合档案室、业务科室相关人员的工作职责。建立文书、资料的归档制度，档案管理人员的归档职责，平时的收集工作落实到人，多方面搜集应归档档案资料，及时搜集补充档案资料缺失项目，确保档案的完整性。二是各部门应在规定时间内及时完成档案基础资料的搜集、整理，确保各类档案按时归档，并确保各类档案材料及时更新，能充分反映企业实际发展。三是制定综合档案归档管理规章制度。归档管理制度是保证档案资料归档质量的关键和重要保障。企业各种相关资料的归档应严格符合规章制度要求，保证归档档案资料的完整性、及时性，按照资料的形成特点和规律，保证材料之间的相关联系，保证归档资料的质量。四是及时对归档的档案资料进行电子扫描，按行业及种类进行分类整理，做到原始档案与电子档案保持高度一致。
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2.3多级权限划分
根据档案资料的行业特点及保密级别进行查询权限设定。利用档案资料软件平台设定修改权限和查看权限。严格设定浏览器浏览权限，按档案资料的保密级别设定是否可查、下载或打印。软件管理系统要有严格的加密程序，确保资料保密、安全操作与浏览。
2.4严防信息泄露，树立电子档案保护观念
电子文件，是指能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上、并可在网络上传送的数字代码序列。相比于文字档案，电子档案在大大减少管理成本，节省空间以及人力修复成本的同时，在档案检索及核查效率方面也有着显著的提升。电子信息化为档案管理工作带来改革性机遇，需要克服的挑战亦应运而生。电子科技迅猛发展的同时，两向极端人才亦呈现上升趋势，很多高科技人才使用不法途径盗取其他企业档案信息，这就要求企业一定要做好信息保护工作，以防止重要信息泄露，造成不必要的影响。在办公逐步趋向自动化的背景下，电子文档的法律效应对档案管理工作形成了新的挑战。如何确保电子文件的法律效应，保护电子原件的法律依据等，都是档案管理部门在电子信息化过程中所要面临的崭新的课题。当下电子文档大量产生，数据加密技术极为重要。企业应及时更新文档安全系统，即文件级加密，此类数据保护方式常于网络附加存储NAS 层嵌入，这对专业人才要求较高，同时应布置相应多人确认系统，以防止电子文件被非法篡改或拷贝。对已归档电子文件及时加以电子档号章，通过计算机技术自动生成的电子档号章可加快检索速率，且确保电子文档其法律依据。
面对电子信息化为档案管理带来的机遇以及新的挑战，高层领导应根据不同企业类型进行不同的档案改革，档案管理人员应积极学习新知，本着不断学习的精神钻研“无纸化办公”业务。只有企业档案管理工作与时代接轨，才能为企业决策的质量和效率更好的服务。
2.5加强管理人员培训工作，提高工作绩效
部分管理人员已有多年文字档案管理经历，对这个群体而言，观念转变以及态度引导是首要任务。不同企业的档案管理人群，应施以多样化培训，前期开展面授教学，课后提供视频培训，在培训过程中亦可成立学习小组，增加案例分析等环节，同时，为核心管理人员提供外培深造机会，以期在最短时间内提高员工培训效果。
人才配备也是不可忽视的重要环节，主要有四种途径，即人才的招聘、考试、选拔及委派。在确定好档案管理制度及岗位需求量的情况下，制定选聘标准，对社会发布仍需招聘的岗位信息。与此同时，向全体员工广泛普及档案的重要性，使员工的档案意识不断提高。在信息电子化的背景下，档案管理人员应熟练把握档案材料的形成规律，了解不同档案之间的关联及可效性，定期按照时间以及重要程度进行排序分类，并不断更新归档文件目录。当然，以往的档案整理基础是非常重要的，一般情况下不要对其进行打乱重整，在加以重新整编及利用时，应充分把控以往的整理成果。
2.6实现传统纸质档案管理和电子信息化管理的有效结合
传统的纸质档案管理和现代的电子信息化档案管理应该长期并存，相互扶持发展。运用纸质化管理模式以保障档案资料的原始性和真实性。将那些需要长期保存、不容易修改的档案信息录入电子信息数据库，以保证信息的安全和永久保存。
总之，为全面提升企业档案管理水平，我们只有引入电子信息化管理模式，明确该技术方式核心重要性，制定科学对策，总结实践过程中应注意的问题，划分多级权限、实施收集档案资料，方能达到事半功倍的工作效果，真正激发企业档案资源重要功能价值，促进企业实现又好又快的全面发展。
参考文献：
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[2] 黄黎黎. 企业档案管理电子信息化及其重要性分析[J]. 企业改革与管理. 2017(08)
[3] 谢东晓. 企业档案管理电子信息化及其重要性分析[J]. 办公室业务. 2018(05)
论文作者:王帅龙
论文发表刊物:《基层建设》2019年第9期
论文发表时间:2019/8/2
标签：档案论文; 企业论文; 档案管理论文; 电子论文; 档案资料论文; 重要性论文; 管理人员论文; 《基层建设》2019年第9期论文;