图书资料招标采购中存在的现实问题，本文主要内容关键词为：图书资料论文,招标采购论文,现实论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
从2005年起，图书馆采购在很短的时间里成为国内图书市场的分销热点。很多人都还清晰地记得，去年的天津书市上，民营中盘商们用他们带来的图书馆客户吸走了出版社，整个主展馆几乎被架空的情形。较之个人分散购书，图书馆采购因为量大，从来都受到出版社的重视，但现在突然受到格外的追捧，有两方面原因：一是从去年以来，国家开始了图书馆评估达标工作，藏书量是其中重要的硬性指标，这就促使部分公共图书馆开展突击采购；另一方面，高校持续扩招导致在校大学生数量激增，这对大学图书馆藏书提出了新要求，很多大学都为此扩建或新修了图书馆。而近年来大学也在搞评估，藏书量也是硬指标之一。于是，在图书销售整体稍显萧条的情况下，图书馆采购在短时间内成为图书市场一块新蛋糕。
我国的图书馆主要有国家图书馆、各级公共图书馆、学校图书馆（包括中小学，但最主要的还是高校图书馆）和科研单位图书馆。其中国家图书馆虽然每年有1个多亿的购书款，但90%以上都用于购买国外书籍报刊，国内的藏书基本上都由各出版社赠送。科研单位的图书馆一般要求非常专业，量也相对较少，比如中科院图书馆主要从国外采购数字信息资源。这两类图书馆对中盘商几乎没有需求，只有各级公共图书馆和高校图书馆才是中盘商和出版社眼中的潜在大客户。而如今图书馆的采编工作绝大多数都是通过中盘商进行的，出版社要想分到这块蛋糕，就不能绕开中盘商。因此图书中盘商间的竞争也越来越激烈，国营和民营供货商间的格局有了一些变化，由此也引发了一些问题。
1 图书馆采购市场业态分析
1.1 中盘商之间的无序竞争，片面追求低标底
目前，为了提高图书采购经费的使用效益，节省开支，有效地抑制图书采购中的不正当行为，堵塞财政资金使用中的漏洞，减少徇私舞弊和暗箱操作，降低图书馆的购书成本，节约采购支出，在各高校和地方图书馆中，已经陆续实行了图书采购的招标工作。但由于对《招标投标法》执行监督不力，不能对市场主体的行为进行有效的约束，因此，目前图书馆最大的误区是在招标中过多地考虑价格折扣因素而不计其余，这必然导致恶性竞争，对双方都不利。在有些投标中投标的中盘商随意报价，不考虑自身实际承受能力，常常以最低报价而中标。其直接的后果，就是把一些实力雄厚的大书店排斥在外，而使一些民间的小书店成为图书馆的供书商，因为折扣太低，中盘商必然从服务等其他方面克扣，会导致整个中盘行业服务质量滑坡。
国家颁制新定额规定投标企业可以自主报价，但因为过去定额的法定性，限制了投标企业建立自身的企业定额，目前大部分投标企业未建立企业定额，没有独立的估价信息，还处于盲目报价阶段，因此最低价报价不能真正体现投标企业的真实水平，最低价并不是真正意义的“最低价”。我们知道影响图书折扣的因素是多方面的，装帧、用纸及印数、畅销书与滞销书等，都可以在价格的折扣上有着不同的体现，特别是高校图书馆收藏的专业性很强的图书，出版发行量很低，折扣空间很小。因此，笼统地规定一个最低标底势必给图书馆实际购书和订到率带来不利的影响。这就带来一个很重要的问题，这些小书商往往很难满足图书馆的供书需求和服务需求，或者在实施阶段想方设法找回自己在报价时的“损失”。
1.2 缺少专业图书领域的中盘商，馆藏结构建设受影响
国内现阶段很多书商都把追逐利润放在第一位，完全跟着市场走，所能提供的多是市面上卖得好的书，而图书馆需要的，如古旧书、年鉴等则很少或根本提供不了。大多数图书中盘商没有形成自己的品牌，而且既没有品牌意识也没有长远的规划，只是一味跟着市场走。
非专业的图书中盘商与图书馆采访要求书源广泛、充足、质量精良的基本要求往往相矛盾，主要存在着下列问题：图书品种看似繁多，但很多为闲杂消遣性的，与高校的需求不符，这是许多综合性图书批发销售部门的属性决定的，从而影响图书馆的采购质量。投标方对高校图书馆的藏书特点了解甚少，图书品种数量有限，特别是适合高校读者群的专业图书品种太少，组织的书源难以满足图书馆的需求。据反映，由于图书品种少，可选择面窄，使得各馆无法完成采购任务，有的图书馆只好加大图书复本量来弥补品种的不足，以完成合同金额。在经费紧缺的今天，这又是一种浪费。更严重的是长此以往导致了图书馆藏书品种的匮乏和藏书结构的变化。同时，供书商因利益的驱动，常常不管图书馆需要与否，将非图书馆订购的图书和大量的复本塞给图书馆，从而增加了图书馆验收的工作难度，降低了工作效率。另外，一般最适合高校收藏的大学出版社或专业性较强的出版社的质量好的图书，因折扣往往低于标底以下，无利可图被供应商漏掉；地方版图书出版目录少，很难收集，很多需要收藏的特种文献都因图书馆定量太少，代理商没有太多的利润而放弃收集，从而造成了采购的图书品位不够高，适合专业设置特点的图书征订不够的现象。漏订图书会给图书馆藏书的系统性和完整性造成极大损失。
但是选择好的中盘商并不是容易的事情，很多图书馆，尤其是著名大学和经济发达省份图书馆的采编部主任几乎都抱怨，现在的中盘商正在“战国时期”，鱼龙混杂，使采编人员十分困惑。无所适从的图书馆采编人员最希望的是中盘商在竞争中早日完成市场整合，如果大家都能供货，那么附加服务的质量就成了重要的淘汰因素，而要做到服务好，是需要相当大的投资的。有些民营中盘商从提供有针对性的书目开始，他们一方面要了解学校的专业设置、招生情况，另一方面要了解各出版社的新书出版和旧书库存情况，在此基础上制定合适的书目。还要有一个专业而迅捷的加工团队，提供配书采购、物流、做电脑数据等。对于图书馆来说，只要提出采购要求，别的什么都不用管了，甚至包括在书上盖章、贴防盗磁条、条形码、打号，直到新书摆放上架，中盘商会提供一条龙服务。所以图书馆团购市场的深入发展势必将把一些小中盘商拒之门外，以刺激市场整合，在合理的市场竞争中产生大商家，从而长久地支撑这一市场。
1.3 图书可供书目和信息流不畅通，图书供应满足率低
预订书目是书目报道最基本的形式，相当于商品交易中的期货。历史最悠久甚至可以说是唯一的预订书目是《新华书目报》，可惜的是它的预订功能越来越小，大多数中盘商和图书馆都把它当作参考书目。由于在这些预订书目后面，没有一种适应图书馆新的需求的配供体系，图书馆转而寻找适合自己的供应商，而中盘商因为价格和服务等原因，逐渐离开了新华书店报订系统，自己又因为规模小，远没有与出版商建立起订货及交割的机制。
现货书目是对预订书目的补充。由于满足率不高，导致用户趋向现货采购。但现货书目一般是以一个书店的现货为主编制的，有很大局限性，由于销售对象不同，在品种、复本和补充采购方面，都不能满足图书馆采购的要求，图书馆变预订为现采是舍本逐末，不得已而为之。要建立完整的发行体系和文献保障系统，必须建立中国可供书目。可供书目包含预订书目、现货书目和出版社库存信息的书目体系，它是由数据交换平台支持的、实时更新的、汇集全国560多家出版社和几倍于这个数目的出版公司每年十数万种累积数十万种图书的可供信息，提供用户检索和报订。
由于图书馆采购具有品种繁多、复本量少的特点，所以，能否提供图书书目，也就成为图书馆挑选中盘商的一个重要的服务指标。虽然图书馆能在新华书目报、地方书目报、上海书目报等相关书目报上挑选新书的信息，但是作为图书中盘商能否提供更多更准确的新书目信息给图书馆，也可以反映出中盘商整合图书信息资源的能力。其二是图书馆对图书到货率的要求也是较为严格的，均有明确要求：一般现采图书到货要高于90%，订单采购到货率不低于85%。这就需要中盘商有广泛的采购资源，与上游各出版社有良好的合作关系。
1.4 图书馆采购招标存在着不规范现象
以招标方式进行图书采购活动是近几年才出现的，由于其出现的时间较短，大家都是在探索中行进，现在图书馆图书的招标活动中还存在种种不规范现象。
(1)从招标机构来看。招标机构是指国家授权或委托主持和进行招标组织运作与招标管理的机构，是招标活动的主体，在招标活动中，充当采购人与投标人中介的角色。在一些高校图书采购招标中，招标机构由校领导、馆领导、校财务、校纪检处等部门人员组成，以显示招标工作的公平公正，在文献采购招标活动中，招标机构的角色转变及其职能的延伸，会使招标过程及其结果存在严重的缺陷。
(2)从评标委员会的组成来看。一些图书馆自身也存在运作不规范的问题，主要体现在图书馆的招标工作上。很多图书馆的招标委员会中与图书关系最为密切、对图书馆情况最了解的图书馆馆员比例太小，大概只占到1/3，又没有决策权。而在一些高校馆的评标委员会中，作为评标委员会的很多领导和老师不是图书馆方面的专家，对图书馆的一些具体业务不是很了解，容易跟着招标机构的意向做出判断。
(3)从评标标准来看。主要问题包括：在招标书中没有明确的评标标准、评标标准的制定者存在缺陷、评标标准在构成上存在缺陷等。
(4)从评标过程来看。在评标过程中，评标委员会只能完全按照招标书的介绍来评判，没有办法对投标人资格、能力、信誉等做出审查，也没有办法对招标书的承诺做出真伪判断。这样一来，中盘商只要敢“吹”，就能中标，至于中标后怎样，就成了图书馆与中盘商的事情，最后图书馆成为最大的“冤家”。
(5)从投标人来看。首先，投标人为了能在投标活动中中标，有一部分中盘商将优惠折扣率压到比出版商的优惠折扣率还要低，出现了这一种情况，不知投标人怎样为图书馆供货。其次，投标行为的不规范。最后，中盘商在供货时存在以次充好的现象。
2 图书馆采购市场规范化应采取的对策
2.1 图书馆文献采购需求描述与提供的规范化
一份规范化的馆藏发展政策及其与其相适应的采购计划是图书馆文献采购需求的明确框架，几乎是每一个图书馆都必须完成的工作。而规范化的馆藏发展政策及其采购计划是图书馆与中盘商合作的基础。“普通高等学校图书馆文献资源发展政策编制指南（讨论稿）”（以下简称“指南”）提出馆藏发展政策基本内容应包括：图书馆的任务和文献资源发展目标，收藏文献的学科范围、水平深度、载体形式及其比例关系，图书馆文献采访的原则、标准、方法和职责，文献资源的组织、复选、剔除，以及文献资源共建共享的具体规划和安排等。
年度采购计划和专项采购计划应在馆藏发展政策指导下，根据经费情况作出适当的采购安排，馆藏发展政策、采购计划及其必要的说明应提供给中盘商，尤其是重要的中盘商，以便中盘商做出必要的安排和响应。而馆藏发展政策和采购计划描述的规范化，有助于增进理解，减少分歧，因此有必要使用标准化、统一化、规范化的术语和代码。
2.1.1 图书馆馆藏发展政策与采购计划描述的规范化
“指南”把文献资源发展政策文件的描述方式归纳为三种，即纲目方式、陈述方式、陈述和纲目数据相结合的方式。纲目方式基于图书馆分类或主题体系，或者以两者相结合的形式编排，以标准化的代码来描述馆藏收藏级别和收藏范围，并辅以必要的注释。陈述方式形成详细的叙述型文本文件。陈述和纲目数据相结合的方式则是上述两种方式的综合。提供给中盘商的馆藏发展政策和采购计划至少应包括以下信息：
(1)文献采购的学科、主题范围。若采用纲目方式，建议采用现行权威的分类法和主题词表，如《中图法》和《中国分类主题词表》等，并予以必要的说明。若采用学科、专业（课程）和科研项目分类法，应力争易于理解。(2)收藏级别。对每一学科、主题应明确收藏级别，业界一般将收藏级别归纳为最低级、基础级、学习级、研究级、完整级等五级，分别以阿拉伯数字标识，有的也将不收藏标识为0级。(3)语种结构。建议采用GB/T 4880《语种名称代码》。(4)时间结构。建议采用GB/T 7408《数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法》。(5)地区（如出版发行者、作者等）结构。建议采用GB/T 2659《世界各国和地区名称代码》和GB2260《中华人民共和国行政区划代码》作为地区代码标准。(6)文献类型、载体形式结构。可以采用GB3469-83《文献类型与文献载体代码》作为描述标准。鉴于GB 3469-83颁布较早，也可考虑使用《中国文献编目规则》（第二版）予以补充。(7)采购经费分配及其复本要求。(8)其它。若有特殊要求，应予明确说明，如重要作者、名著、高价资料、获奖作品、地方文献、原版与合法影印本、电子版与印刷版、装帧与开本、多级出版物成套等采购要求。
2.1.2 文献采购需求提供的规范化
图书馆文献采购需求提供应做到程序化、准确化，并尽可能采用现代信息技术。向中盘商提供的馆藏发展政策、采购计划应是现行有效的，任何实质性修订应及时向现行中盘商通报，此外还应：(1)尽可能定期（如每季，含中期检查评估）向中盘商提供半年或全年采购预测，便于供应商安排；(2)尽可能定期定时（如每周、每月或每季）向中盘商提供订单，现货订单若要求定期定量供应，期货订单若要求在合理的周期内提供反馈信息，应予以特别说明；上述要求若已在馆藏发展政策与采购计划中明确，也可省略。(3)订单处理周期以及需要供应商配合的事项。如中盘商提供可供书目的周期与类型等。(4)现购也应尽可能提供相关信息，如采购需求、采购周期、经费预算等，以方便中盘商备货和通知。
2.2 图书馆文献中盘商选择的规范化
2.2.1 中盘商选择程序的规范化
中盘商选择步骤一般可归纳为：(1)确定候选中盘商。一般可在现有中盘商或者通过招标形式，并经过初审后确定入围者。(2)评审。一般应首先审核中盘商对采购的项目、采购金额及数量有无兴趣。订单数量大，供应商可能无力完成；而数量少，又有可能没有兴趣。在此基础上，评审中盘商的供应能力和质量情况，如可供品种、类型和数量、价格水平、运输方式和供应周期、信息技术水平、服务质量和服务水平等。对于重要中盘商还可酌情考察其财务状况、内部组织与管理、员工状况（如员工流动过高可能不利于质量的稳定和业务发展）等。(3)合同签订和执行。建议图书馆专业组织在调研的基础上制定示范合同，供图书馆选用。图书馆应建立和健全便捷有效的供应商意见和投诉处理机制，消除误会，增进了解，协同作业，共谋发展。当然，对于一些采购数量较少的图书馆也可参加联合团购（采购联盟），降低中盘商选择成本，共享采购资源。
2.2.2 中盘商考核指标
图书馆对于文献采购合同应定期检查与考核，检查、考核指标与时间节点应尽可能列入采购合同，对未能如期完成的部分应重新提出进一步的改进计划。考核指标大致有：(1)质量指标。主要有书目信息提供水平、采购信息格式与传递方式的合格率、每批次供货的合格率、知识产权管理与安排等。(2)供应指标。包括品种与复本满足率、准时交货率、物流与交货周期、合理的订单变化接受率，若供应商主发还应包括合理退货接受率等。(3)财务指标。包括价格水平、发票是否准确、是否符合财务要求等。(4)服务指标。如合作态度以及售前、售中和售后服务水平等。
图书馆应根据中盘商的供应方式、质量、数量、交货日期对供应商进行明确定位，分等定级，从而指导采购实践。对于合作时间长、互相信任、组织战略和组织文化合拍、具有可靠合作能力的中盘商，应在双方高层的支持下，努力成为战略伙伴。战略伙伴供应商具有以下优点：(1)由于彼此信任，签订合同手续可以大大简化，不再需要双方反复询盘报盘，从而有效降低交易成本；(2)由于中盘商长期共享图书馆采购信息，便于供应商充分了解图书馆的文献采购需求及其变化，从而提高了中盘商的供应能力。若双方能共享系统平台，就能实现实时订购，订货过程能不断进行信息反馈，修订采购要求。(3)由于彼此依赖，双方可以彼此接受培训教育，从而有助于实现业务流程的无缝链接，提高工作效率。
收稿日期：2006-04-20