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摘要：在所有的行政部门体系中，办公室是一个十分重要的部门，它不仅能上达高层，还能下抵基层，在中间发挥着枢纽的作用，而办公室所承担的任务也是极重的，不仅承担着传达、分配、执行的管理任务，还承担着业务监督、收发电讯、起草文件等范围较广的任务，可以说，办公室这个部门是一个单位、一个企业正常运转的关键。而由于当前严峻的经济形势以及经济全球化，对办公室这个部门提出了新的要求和考验，本文从办公室的重要地位入手，对当前办公室这一部门的特殊性进行了研究，阐述了在新形势下作为部门核心的办公室应该如何运作，以期为行政部门和企业的发展做出自己的贡献。
关键词：新时期；办公室；行政管理；工作；思考
前言
办公室作为一个单位、企业中必不可少的部门，其作用也是其他机构无法代替的，如果说整个行政单位或企业是一个跑步前进的人，那么办公室在其中就应该是大脑，接受其他器官传来的信息，向其他器官发号施令，维持整体机能的顺利运转，而且办公室在行政单位和企业中的管辖范围极其之广，不仅基本的档案整理，人员分配，还包括财务管理、安保保洁等等，因此一个企业要想运转的好，有一个好的办公室系统必不可少。而在当前的新形势下，传统的办公室职权分配已经不在适应当前工作的需要，因此我们必须对其进行改革。
一、对办公室的重要作用有一个深度的认识
办公室犹如人之灵魂，不管是在机关单位还是企业中办公室都占有着十分重要的地位，因此身为办公室的一员，首先自己要认识到办公室在整体中的重要作用，认识到自己所处职位的重要性，这样才能在办公室这个职位上发挥自己的作用，使办公室这个部门能够更好的适应新形势、新挑战。首先办公室在整个企业的内部具有十分重要的地位，办公室属于一个综合性较强的部门，它连接各个部门，起重要的枢纽作用，向下传达命令，向上反应民意，对汇总来的信息进行分类处理。而一些经常性的工作也常常是由办公室来完成的，例如到访接待，活动或会议安排等等，但是这些看似简单的工作中却反映着办公室的重要之处，比如说在办公室工作经常会遇到转接电话的情况，而这个看着比较容易的工作，却也代表着整个企业、行政单位的外在形象，而且来电话的不仅有咨询的群众，还有安排任务的领导，因此如何做到有礼貌、有条理的安排，对于整体形象起着十分重要的作用。其次在效率方面上看，其他部门的工作只需要完成本部门各自的工作任务，而办公室则要在各部门之间发挥链接的作用，使各自分散的工作串联成一个整体，真正的实现经济效益，因此作为办公室人员只有真正认识到办公室的重要作用，转变自身的工作理念，增强自身的责任意识和服务意识，才能更好地处理好各部门之间的关系，提高企业整体的工作效率，使企业能够顺利运转。
二、对办公室这个部门的管理只能有一定的认知
办公室除了枢纽作用之外，还具有一定的行政管理职能，办公室的人员经常会接到领导的指示和命令，如何将指令下达也需要一定的技巧，具体来讲办公室的管理职能由下面几个部分构成：
1、帮助作用，办公室要帮助上级领导，使其政令畅通，真正地落到实处，帮助上级机关维护日常管理，保持工作纪律，提升整体的工作质量和工作效率，提高企业的经济效益。
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2、智囊作用，办公室人员更加贴近基层工作人员，懂得基层工作人员在工作中经常遇到的问题，了解基层工作人员的想法，因此在领导和上级在进行决策的时候，办公室职员可以根据基层工作人员的实际情况提出更加切合企业工作实际的见解和看法，为领导和上级提供意见参考，使决策更加合理，更利于执行。
3、润滑剂作用，由于办公室在各部门之间起协调作用，组织协调各部门之间的关系，因此作为办公室的一员，应该在不同部门之间、以及上下级领导之间做好协调工作，使下级的意见及时被反映到上级，上级的政策及时被落到实处，使各部门之间的工作对接更加协调，减少内部的工作能耗，提高工作效率。
4、保证作用，办公室在各部门中的任务其实也是最重的，办公室既要保证上级和领导所下达的指令及时有效地落到实处，发挥作用，又要保证各部门之间建立友好、和睦、互帮互助的工作联系，在最大程度上调动各部门和工作人员的工作积极性，提高工作效率，实现最大的经济效益。
三、正确把握办公室工作中的矛盾
1、首先是整体和部分之间的矛盾，办公室这个部门在工作上更加体现其独特的服务性，这是和其他部门本质的不同，因此作为办公室的职员要清楚的把握工作中的整体和部分之间的关系，办公室要以整体为重，坚持部分服从整体，一切以整体的利益为重，如果部门的利益的和企业整体的利益发生矛盾的时候，办公室要以企业整体的利益为重，协调部门利益服从企业整体利益，尽力使部分和整体趋于一致，解决好部分和整体之间的矛盾，为企业整体的发展打下坚实的基础。
2、其次是主被动之间的矛盾，由于办公室的工作于其他部门之间的工作相比更加突出其服务性，而办公室的重要地位又要求其在一定程度上发挥其主动性，这种主被动之间的不工作要求就使得办公室的工作方向产生了矛盾，因此作为办公室的职员，要善于在被动的服务性工作之中寻求主动，使主被动的工作相融合，而对于一些程序性、日常性的被动工作，也要保持一定的工作积极性，日常工作才更能显示一个人的能力，对于一些突发事件、应急事件，我们更要积极对待，周全考虑，站在企业的利益方面进行考量，以企业整体的利益为根本出发点，做好各项基本工作。
3、正确把握工作的度，作为办公室一员，在为领导和上级出谋划策的时候，一定要把握好其中的度，切不可越俎代庖，站好自己的从位、辅助位，为身为主位的领导提出意见，想领导之所想，为领导解决各种难题。例如在遇到管理的难题时，我们仅需要按照自己在工作中遇到的问题和情况反映给领导，适度的提一下自己的看法和建议，但绝对不可以替领导和上级做决定，这是越权的表现。
4、恰当处理工作效率和工作质量之间的关系，效率和质量从表面上看是一对矛盾关系，但实践来看，提高工作效率的同时如果能有适当的监督，同样可以办证工作的质量，同理在提高工作质量的同时，办公室如果能对工作进行合理的安排和分配，同样可以在提高质量的同时提高工作效率，因此办公室人员一定要恰当的处理工作效率和质量的关系，在提高工作效率的同时保障工作质量，提高企业的利益与收入。
结语
新的经济形势给办公室的行政管理工作提出了新的要求，在新形势下，作为办公室的一员，我们要正确把握工作中的各种矛盾，明晰办公室的重要地位和作用，以便更好地做好本质工作，发挥办公室的作用，促进企业的发展。
参考文献：
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[4]王红艳. 浅谈如何做好办公室行政管理工作[J]. 中小企业管理与科技（上旬刊），2013，11：57-58.
论文作者:程刚
论文发表刊物:《基层建设》2016年8期
论文发表时间:2016/7/13
标签：办公室论文; 工作论文; 部门论文; 企业论文; 作用论文; 领导论文; 各部门论文; 《基层建设》2016年8期论文;