论档案文献编纂工作的理论基础，本文主要内容关键词为：理论基础论文,文献论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案文献编纂工作的必要性与可行性，不仅有大量实例可以证明，而且可以从理论上予以阐释。我们可以从哲学、档案学、信息学诸方面来探讨档案文献编纂工作的理论基础。
一、马克思主义认识论是档案文献编纂工作的哲学理论基础。
档案中所记录的信息是人们所获取、所生成的对客观事物及其规律的反映。
马克思主义认识论认为，反映是指两个物质系统相互作用后，一个物质系统在另一个物质系统上留下的“痕迹”或“印记”，这种“痕迹”或“印记”，就是前一种物质系统的某些特征、特性在后一物质系统的复制或再现，也即后一物质系统接收和保留了前一物质系统的某些信息。人们反映、认识客观事物，就是通过人脑这个特殊的物质系统获得并加工处理关于客观事物信息的过程。认识所具有的关于客观事物的内容，就是指认识所包含的关于客观事物的信息。
在人类社会中，信息是人们自觉地认识世界和改造世界的必不可少的因素。人们正是通过获取、加工、贮存、传递、利用信息，掌握关于客观世界的知识，生产各种科学理论和精神产品，建立各种观念模型，来进行改造世界和创造世界的实践活动的。人类不仅可以掌握和利用物质世界大量自在的和潜在的信息，而且还能创造各种人工物质系统来接受、加工处理、贮存、传递信息，不断开发和扩大信息资源。〔1〕
文献信息资源是人类创造的用来记录、贮存、传递、利用信息的特殊物质系统，它既是个人人脑功能的外延、扩大与强化，又是整个社会的记忆工程和维系古往今来、四面八方各种社会关系，维系人类在认识上各种复杂联系的工具。在文献信息资源中，档案以其特有的内容和形式与人类的反映、认识发生着极密切的关系。人们要认识过去、把握现实、预测未来，都离不开从档案中获取信息，离不开对获取的档案信息用头脑进一步进行加工。可以说，通过全面地获取档案信息、科学地利用档案信息，已成为扩展和深化人的认识，使人的认识得以发展的重要途径之一。
实践的社会性，决定了认识的社会性，从而也决定了包括档案信息在内的文献信息的社会性。档案信息系统不是封闭的、静态的，而是开放的、动态的，它与外部环境之间存在着复杂的新陈代谢式的信息交换关系，它要不断适应现实实践活动的需要而改变自身的存在状态和表现形式。人们接收外部世界的信息，除通过来自接触及作用于外部世界外，更多地则要通过许多中介，克服空间、时间及人的生理条件的限制，才能实现。也就是说，人们对世界的反映，往往要通过对反映的再反映，要通过对现象的反映到对本质的反映，要通过一级本质的反映到二级本质、三级本质……的反映的复杂过程。在这一复杂的认识过程中，档案中所贮存的各种信息，为人们扩展认识创造了必不可少的中介条件；而对档案信息的科学开发，则能为人们深化认识，为人们探求客观规律创造较良好的中介条件。
总之，我们应当从马克思主义认识论的角度，深刻理解档案文献编纂工作的必要性。马克思主义认识论为档案文献编纂工作的存在和发展，奠定了哲学理论基础。
二、档案两步整理论是档案文献编纂工作的档案学理论基础。
档案两步整理论是谢觉哉同志1959年6月3日在全国档案资料先进经验交流会上的讲话中首次明确地提出来的。他说：“档案工作是一个伟大的有悠久性的工作。它是把我们国家社会各个方面的政治斗争的事实和经验，生产斗争的事实和经验记录下来，保存下来。头一步，把这些材料有条不紊地收集起来。说有条不紊，就是把它的内容加以分析，分类整理成卷，成为有系统的材料，即所谓史料。第二步，就是从这些材料里边抽出好的来编成书。仅只有第一步工作，是不够的。因为档案有这么多，不可能都去看，不去看，就得不到利用，它必须接着有第二步工作，在这里边抽出一些东西来，供各个地方，各个人去阅读，去看，国家无论哪个方面发生什么事，档案工作者可随时提供材料。这样就使我们人类历史上许多已经做过的事，如好的经验就把它发扬传播开来，坏的经验使我们有所鉴戒，不去重复那些坏事，碰过钉子的就不再去碰了。”〔2〕1964年， 裴桐同志在《档案馆档案的整理和研究》一文中说：“在档案馆的全部工作中，档案的整理的确是基本的工作之一，但是，的确存在着两个整理过程，弄清楚这两步工作的区别和联系，对于掌握档案馆工作发展的客观规律性是有很大好处的。”“……第二步整理工作，不是档案文件本身秩序的整理，而是档案内容所包含的资料的整理。”〔3〕1986 年冯子直同志指出：档案工作正在由一般性的保管档案，被动地查阅档案这么一个条件性的工作，向着档案信息知识再生产、再加工的方向转变。1988年吴宝康同志则提出：档案工作应由传统的档案管理向信息管理转变。
综上所述，我们可以将档案两步整理论的要点归纳如下：
1.档案整理工作包括档案实体的次序性整理与档案信息的内容性整理两个方面，二者构成档案整理的完整内涵，二者都属于档案部门的基本的工作。
2.档案实体整理是档案整理工作的第一步，是整个档案工作的基础，也是档案信息整理的基础。档案实体整理要按照档案形成的客观规律，对档案进行科学的收集、分类、组卷、排列、编目、保管、统计，固定其空间位置，建立其检索工具，便于档案的安全保管和人们前来查用。这是对档案进行整理的一般的传统的基本做法，是使历史记录得以科学保存的唯一途径。
3.档案信息整理是档案整理工作的第二步，是整个档案工作的重要组成部分，是使档案能够在社会上发挥作用的重要步骤。档案信息整理要按照社会利用档案信息的客观规律，将价值较高的档案信息从档案实体中抽出来，经过科学的再加工，生产出档案文献信息产品进行传播，主动地、及时地、广泛地、系统地提供社会需要的高质量的档案信息服务。
4.档案两步整理论是由档案工作发展的客观规律所决定的，从第一步到第二步，是档案工作水平提高的重要标志。档案整理工作分为两步，自古皆然，而社会愈进步，对第二步的要求愈强烈，在一定条件下，第二步整理体现着档案整理工作的发展方向。
除了社会上尚处于零散、杂乱状态的档案以外，在档案馆、室保存的大多数或绝大多数档案基本上都已达到集中统一、科学保管、有条不紊、有目可查的要求，也为前来利用的查档者创造了较好的条件，在这种情况下，为什么还要做第二步整理工作呢？从根本上说，这是由于档案实体及其信息的存在状态和表现方式的局限性决定的。
首先，档案受大多是孤本，需要特殊管理措施和保管条件的制约，使其信息的传播功能受到极大限制。档案整体数量是巨大的，而每一件具体档案则往往是原稿、原本，仅存一份（某些档案或许有一、二份副本，或有缩微件，但仍均按档案控制使用），仅存一地，并按照档案馆、室的有关规定提供查用。因此，档案虽然突破了时间的限制，把社会上许多重要信息保存下来，但它本身却难以再突破空间的限制，不能使档案上的信息被需要它的人们普遍地获得。需要这些信息的人们中，只有少量的幸运者，或因距离档案所在地较近，或因有时间、有经费、有精力自己努力去突破空间的限制，才获得接触档案、得到档案信息的机会。即使如此，积以时日，利用价值高的档案仍处在不时被调出查用的状态，难免磨损严重，影响到档案的完好保存，甚至缩短其存在寿命。由于同一部分档案不可能在同一时间被许多人同时利用，这样就不可能形成某一部分档案信息同时被社会相当数量的人同时关注、同时研究、共同探讨的社会条件，使档案信息难以实现社会性利用的效果。可见，档案的孤本性、特藏性同人们便捷地、广泛地、经常地、共同地利用需求之间存在着矛盾，不解决这些矛盾，就会大大影响档案作用的充分发挥，也极不利于延长档案的寿命。
第二，档案信息的存在状态受档案实体整理状态的制约，相关档案信息难以形成系统有序的信息流。在档案实体整理时，虽然在一定程度上尽量注意保持档案之间的有机联系，但总的来说，全部档案不能按照内容的逻辑关系进行整理。一份档案往往有多方面利用价值，与很多方面相关，这在档案实体的秩序性整理时也难以兼顾。人们在调卷利用档案时，为了要获得同一问题全部有用的档案信息，往往不仅要到各个档案馆、室辗转搜寻，而且在一个档案馆、室中，也要在各个全宗、各个类别、各个案卷间反复检索，在一个案卷、一份档案中相关档案与不相关档案，价值高的信息与价值低的信息也是混杂在一起的，需要一一辨别，所获档案信息的顺序也是偶然的、混乱的。因此，调卷查阅档案，对于为解决某一特定事项而利用少量档案，一般是适合的，在基础工作条件较好时，矛盾更不会突出；但当人们要进行某一专题研究，要获取某一方面大量的完整有序的档案信息时，档案信息这种数量浩大、保存分散、混杂无序状态与人们利用时要求尽量完整精练、集中有序、减少干扰的要求之间便产生了尖锐的矛盾。当这种要求具有一定社会性时，这种矛盾也就更为突出。不解决这些矛盾，不仅使档案信息资源的整体优势发挥不出来，而且会直接影响到社会上各项科学研究、管理工作等的顺利进行。
第三，档案信息的表现方式受其形成及保存过程的原始特征的制约，往往不便于解读，造成程度不同的利用档案信息的理解障碍。档案从文字到内容都带有其形成时代的原始特征。文字方面：字体上有繁体字、草体字及个人随手写的不规范字体，有的是外文、少数民族文字，还有字迹剥蚀、残缺漫漶、模糊不清等情况；正误上可能存在错字、多字、漏字、颠倒等情况；异同上同一文件的不同文本在文字上往往有差异，甚至有很大的不同；书写体例上受当时文种及书写规定、习惯的制约，与现今的书写体例有较大差异，如竖写、抬头、不标点、不分段等。此外，在文体、语法、词汇上也各有其时代特点。个别档案在保存过程中，受阶级斗争因素的干扰，有的文字甚至被非法篡改、涂抹乃至抠除。内容方面：人名、地名、时间、机构、职官名称、名物制度、术语、方言、译文、隐语等之所指，往往不易被今人所了解；所述史实及观点受作者阶级属性及认识条件影响，往往存在着歪曲、隐讳、不实、不准、不明、片面、相互矛盾或对立等情况；作者及形成时间有的存在不明、错乱、讹传，甚至伪造、假托等情况；有的史实鲜为人知，难明原委，有的数据不够准确，难以核实，等等。由于档案自身在信息表现方式上的这些特点，所以要顺利地阅读档案，准确地理解档案，正确地利用档案，其难度一般要比使用其他文献大得多。这种利用难度与现今大多数利用者的知识背景、文化素质之间也存在着较大的矛盾。不解决这些矛盾，不将档案信息的表现方式加以恰当的转换，不对利用者予以适当的帮助，就难以疏通利用档案信息的障碍，加快利用档案信息的效率，扩大利用档案信息的用户，提高利用档案信息的效果，也难以使档案信息在社会上被人们理解而得以长久、广泛地流传。
总之，开展档案文献编纂工作，对档案进行第二步整理，是档案工作发展的客观规律决定的，是档案信息向社会流动的内在要求决定的。档案两步整理论为档案文献编纂工作的存在和发展，奠定了档案学理论基础。
三、信息共享论是档案文献编纂工作的信息学理论基础。
档案文献编纂工作的必要性，可以从马克思主义认识论、档案学档案两步整理论得到科学的阐释，而档案文献编纂工作的可行性，则可以从信息学的信息共享理论得到说明。
档案信息是信息的一部分，因此，其既具有自身的特性，也具有信息的共性。再具体的说，档案信息是文献信息的一部分，因此，其既具有自身的特性，也具有文献信息的共性。当今社会已进入信息化时代，信息时代的档案信息与一般文献信息一样，具有数量大、增长快、载体形式多样化、时效性强的共同特点。不同之处在于，一般文献信息的时效性强，表现为文献新陈代谢的不断加快，而档案信息的时效性强，则表现为档案信息不仅与历史科学，而且与社会现实的政治、经济、科学、文化、教育、军事等诸方面的关系日趋紧密，档案信息日益摆脱封闭走向社会，档案信息在社会生活的各个方面要不失时机地发挥重要作用。
文献信息具有可共享性、可扩散性、可知性、可转换性、可浓缩性、可再生性、可传递性、可存贮性，档案信息也同样具有这些属性。档案文献编纂工作之所以能够进行，档案信息的存在状态及表现方式之所以能够向着人们希望的方向变革，正是建立在认识并利用档案信息这些属性的基础之上的。
共享档案信息是档案文献编纂的基本目的，而档案信息象其他文献信息一样，在可控条件下是可以并能够实现适时适度适量共享的。分享档案信息是人们利用档案活动的最原初的动机，随着社会的进步，这种动机愈来愈具有广泛的社会性，共享档案信息成为人们的美好愿望和实际追求。社会的信息化，离不开档案信息通过共享而实现社会化。
档案信息是可扩散的，这是档案信息能够实现共享的前提。一份档案与另一份档案相交换，则每一方还是拥有一份档案，而若在交换之前各自己认真在头脑中摄取了档案中的档案信息的话，那么档案交换后每一方便可以拥有两份档案信息。在各自掌握档案信息的条件下，可以不通过交换档案而交换档案信息，并使档案信息按几何极数不断扩散，随之，每一个人掌握的档案信息则亦按几何极数扩增。利用现代印刷、大众传媒、通讯网络等技术，档案信息的扩散可以是同时性极强、速度极快、辐射度极高、覆盖面极广的，而人们从中得到档案信息之丰富、快捷是前人难以想象的。
档案信息的共享、扩散，不是简单的分割、复制，它要求在高质的基础上共享、扩散。档案信息的其他属性为共享的实现和质的提高提供了可能。
档案信息是可知的。即使其中有不便于认识的各种障碍，通过人们反复地认识、不断地研究，在一定条件下这些障碍是可以被排除的。这些排除障碍的信息也同样是可以共享的。
档案信息是可以转换的。它可以由本来附着于档案原载体上转换成附着在档案文献出版物底稿这个新的载体上，进而再附着于档案文献出版物上，它可以将信息符号转换成能为或便于为读者接受的式样而保持原有的信息量，从而为共享建立广泛的载体基础和通行的符号基础。
档案信息是可浓缩的。可以将相关档案信息加以筛选、提炼、富集，减少冗余信息，增加信息纯度，以最小的篇幅包容尽可能多的信息量，节约人们获取同等信息量所需的时间。
档案信息是可再生的。档案信息经过科学的研究和整理，即经过再加工，可以在新的更高的层次上形成新的结构，展现其丰富的内涵和特定的价值，消除其中不确定的因素，增强其有序程度和组织程度，从而使档案信息的价值得以升华，产生新的档案信息集合。
档案信息是可传递的。在档案馆、室调阅档案，是通过档案实体（或其副本）的位移作为档案信息传递的信道，一般属于随机性的单向单信道单信宿单次少量的档案信息传递；而以档案文献发行为信道的档案信息传递，则是正式交流性的多向多信道多信宿多次大量的档案信息传递，这种传递是实现档案信息共享的途径和表现形式。
档案信息是可存贮的。在档案馆、室，档案信息是以固化在档案实体中的方式存贮下来的，其存贮受到档案载体条件及保管条件制约。档案信息转换存贮到档案文献后，不仅可以优化档案信息存贮的空间布局，而且可以极大地延续档案信息存贮的时间。以印刷方式出版档案文献，由于其规范性、压缩性，等量档案信息的存贮体积已有相当比例的缩小，而采用新型载体材料与记录技术的档案文献，则可高密度地、数字化地存贮超大量档案信息，从而为其保存与传递创造更加优越的条件。
总之，不仅档案信息对人们认识的延续和发展是必要的，不仅对档案信息的进一步加工、整理是档案工作的必然要求，而且，这种加工、整理是可行的，是可以按照人们所预定的目的实现的。信息学中关于信息特征的一般原理，为档案文献编纂工作奠定了信息学理论基础。
注释：
〔1〕夏甄陶：《认识论引论》，人民出版社1986年版，第197页。
〔2〕《档案工作》1959年第6期。
〔3〕《档案工作》1964年第3期。