收发文电子化管理之我见
谷洪涛
（中共白城市委编办，吉林 白城 137000）
摘 要 ：计算机网络技术的发展日趋强盛，收发文的电子化管理今后事业单位管理的趋势。现阶段收发文工作是各个事业单位行政办公室的一项重要工作内容，本文总结了收发文电子化管理的工作实践，对收发文电子化管理进行了论述。
关键词 ：收发文；电子化管理；信息化发展
随着电子计算机的广泛应用，互联网的普及，推动了办公室收发文电子化管理的形成，使得办公室更加自动化信息化，这种简洁方便的收发文方式，也逐步取代了堆积如山的纸质文件。互联网的发展，电子文件的应用，悄无声息地渗透进我们日常办公工作的地方，同时也对公文管理工作产生了巨大影响。近些年来，随着政府信息化应用水平不断提升，政府在日常业务办公与资源共享方面都应用了电子文件，需要进一步加强电子文件的共享和管理，方便工作人员通过信息化服务平台进行检索和查阅，要通过电子信息化提高工作人员的工作效率，本文立足政府信息化建设发展要求，针对收发文电子化管理进行经验总结[1]。
为降低“政银企户保”小额贷款风险，政府及金融机构采取一系列风险防范措施。首先是监督机制。政府配合银行、保险公司对贫困户贷款用途进行跟踪调查，防止出现“贷而不用、贷而它用”的现象。对于未按约定使用的贷款给予引导干预，确保其能最大限度地发挥成效。其次是信用机制。银行以贷款协议履行情况度量借款人信用度，将未按协议使用贷款行为、不良贷款记入农户信用档案，健全农村信用体系。最后是熔断机制。当全县不良贷款率达3%时，暂停贷款发放，由县政府会同担保中心、合作银行、保险公司及时调查原因并寻求解决办法，确保贷款安全性。
一、收发文电子化的意义
随着计算机的发展，网络技术的提高，办公室自动化信息化成为潮流的趋势。在过去我们通常用书写，纸张等记录文件资料，在网络技术发展中，这种方式就显得尤其缓慢。当代网络的发展改变着人们的交流方式和沟通，电子文件作为信息传递的载体正逐步渗透到日常生活和政府运作之中。公文的电子化管理系统是利用电脑网络的功能，来实现公文的制定审核批改以及分发，对文件进行登记，归档并且办理，实现共享传阅等一系列的综合性公文流转管理方式。收发文电子化是行政部门以及事业单位处理公务和进行文件管理的重要工具，特别是各级机关部门，学习使用公文的电子化管理系统是重要的工作内容。这种方式依靠于网络信息技术，实现对公文的电子化处理是电子政府建设的重要发展也关系到电子政府建设的全局，是电子政府发展的基础。近几年来办公室自动化更加深入发展，使用电脑进行文字归档处理已经十分普遍。
经济发展较好的地区，农民群众的体育需求也相对较高。这些地区农民群众劳动条件得到了改善，物质生活也较为富足，他们对于体育这种兼具娱乐、休闲以及健身的活动存在很大的需求[2]。
二、收发文电子化管理
（一）实现收发文电子化
如何实现收发文电子化管理？最根本的问题是要解决信息的输入以及后期对信息的查询，收文是指单位收到的文件资料，其中包括红头文件和非红头文件。总的来说就是党政的公文，各个会议的材料和领导的讲话，通过文字输入电脑计算机并形成文件上传到网络，也可通过扫描对文件进行登记。登记过的文件要做好记录，做好文件的传阅单、驻办单、请示件、办理单、领导批示件等，对后期文档的查询有正规化管理。对于上传好的文件资料，要归纳整理，方便查询，非涉密相关信息查询可以党委内网连接。现阶段收发文电子化还在一个过渡的阶段，各个单位还在使用文书档案和电子档案变形的方法。纸质档案一般是建立归档，按照档案的类型和要求进行归类，如果有电子文件的话，要打印成纸质文件进行归档，纸质文件也可以通过拍照扫描，转换成电子文档，双管齐下，保证了文件的安全性[2]。
（二）收发文电子化管理的主要流程
在单位无论是纸质文件还是电子收文，都要做好相应的登记，文书工作人员在接到文件后要按照红头文件与非红头材料进行分类，并做好登记。主要的登记内容是文件的序列编号，文件的来文单位，文件标题以及成文收文的时间，对页数进行统计，特殊的可以添加备注。非红头文件也要标记文件的序号、来文单位、文章的标题以及行程的日期、页数。要对文档进行审核，审核来文单位，对来文单位公章进行检查。并且交文件，提请到办公室主任和专职人员处理办，有更高的领导进行审批，可以在文件第1页做重要的审批意见，也可以添加附页。前者可以直观地看到领导的意见，后者能够详细地看到。前者相对较为杂乱，后者则比较整齐。将纸质文件录入电子文件，前者的话增加了文书人员的工作量，需要将琐碎的意见整合起来，后者则可以直接输入。由于技术发展不够完善，电子收文的审核，还不能直接通过网络完成，但通过OA系统收到的红头文件需要及时下载并请示领导。通过领导的审阅将文件落实到相关部门责任人，要做到快速及时，使相关部门尽快了解文件，在收文上签字[3]。
三、收发文的电子化管理
要将收发文进行电子化管理，将发文录入电子文管理系统，其中最难解决的是发文的通知单，清退的核对单，这些单位需要多个部门统一进行配合。收发文是指单位收到的文件和发出的文件，包括红头文件，会议文件，领导讲话，和非红头材料。发文办理是指对文件的处置与管理，这需要多个部门共同审核完成。而管理部门需要做到的是将文稿形成，将文件制作，然后对外传递信息。一些非红头文件运用电子稿的方式传递，而对于大多数的红头文件则是通过纸质传递，因为部分单位认为纸质版能够清晰地看到制发修改的全过程相对比较规范。而电子版缺少了红头及盖章，并且无法看到修改自发的过程。要促进发文电子化管理就要加强OA系统的管理，要提升OA系统拟稿会上审核签发等环节，做到初审通过，减少中间拟办过程。在签发前要对修改的过程进行记录，将修改的痕迹进行拍照登记，然后将拍照登记一块记录进电子档案。审核登记印章等环节尽量在OA系统上开展制发公文工作[4]。重点做好纸质文稿的电子登记转化，结合单位制定的档案归档制度，将已经签收或者签发的纸质文件进行电子保管，严格按照长期30年短期10年的规定做好分类，尽量真实地还原文件。对已经登记好的文件要对文件复制情况进行记录，并记录在案，将公文发送情况以及公文部门和负责人签字登记，对送到的外单位要清楚是何时何地，何种方式由何人签收，以及发文单位的具体情况进行了解。公文归档是最复杂的环节之一，目前OA系统的电子归档数据库还没有完全建立好，因此还无法展开OA公文归档的工作。现在的文件还是以纸质文件和电子文件并行的方式进行管理，纸质文件通过扫描形成电子文件，但是一部分文件还是不能很好地形成电子版，因为纸质文件上有修改的痕迹以及各个领导的意见指导，还有红头及盖章，即使通过扫描也不能建立。有些印章只有纸质文件才能生效。在收发文电子化管理中，为了清晰明了，最好运用一个文件加一个文件夹的方式，便于查找，也有利于使电子版和纸质公文相结合[5]。
随着计算机的应用和网络技术的推广，收发文的电子化管理必将成为未来公文处理的重要方式，电子化管理顺应了历史发展。收发文工作是各单位行政办公的一项重要举措，本文就结合了公文管理工作实践，对收发文电子化管理作了论述，综上得出了结论现阶段收发文电子化管理还没有发展得很完善，在电子文化管理中还存在着许许多多的问题，但是随着办公信息化自动化的发展，电子政府电子商务是潮流的趋势，是不可阻挡的。因此想要更好地进行电子化管理，就要解决硬件设施，并且提高管理人员的工作效率，将电子文件制作好。公文电子化在当今社会生活和政府运作中所占比重很大，这要求事业单位全体人员不断学习新技术，提高对技术的掌握能力，研究电子文件，接受新形势下的新挑战[6]。
参考文献 ：
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[2]张静.文书档案的电子化管理[J].卷宗,2018(10)：55.
[3]达娃.试论如何加强病案电子化管理[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊）,2015(65)：211.
[4]何萍.论文书档案电子化管理[J].中国管理信息化,2015,18(5)： 246-247
[5]孙然.电子化时代图书馆的文书资料管理[J].科技资讯,2014(32)：249.
[6]吴娜.浅析高校办公室公文电子化管理的必要性——以东莞理工学院城市学院为例[J].办公室业务,2017(2).
中图分类号 ：G27
文献标识码： A
文章编号： 2096-5079 （2019）13-0128-02
作者简介 ：谷洪涛，男，汉族，吉林白城人。研究方向：档案管理。
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