我国企业档案工作的发展之路，本文主要内容关键词为：之路论文,我国论文,档案论文,工作论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
企业档案源于企业，用于企业。我国企业档案工作的建设与发展，是与我国国民经济和企业的状况息息相关的。本文拟在简要的回顾基础上，对其现状与发展提出几点看法，与档案界同仁共同探寻企业档案工作的发展之路。
一、企业档案工作的简要回顾
回顾我国企业档案工作的历程，可以看出，只有在国民经济建设蓬勃发展时，企业档案工作才逐步健全并逐步发展起来。在第一个五年计划期间，许多大型企业相继建成投产，为适应产品生产的需要，逐步建立并完善了技术档案工作，与企业文书档案工作一起构成了企业中档案工作的主要内容，对促进企业建设和经济发展起到了应有的作用。但当国民经济建设受阻，企业正常的生产秩序受到破坏时，企业档案工作也就停步不前，甚至遭受严重的破坏。
自党的十一届三中全会以后，党和国家的工作重点开始转移到社会主义现代化建设方面来，企业档案工作逐步得到恢复与发展。回顾这一段历史，大致可以分为以下几个阶段：
1.恢复整顿阶段（1979～1986年）。
国家档案局1979年8月组织召开的全国档案工作会议， 提出努力发展档案事业，加速档案工作的恢复和整顿，提高档案工作的科学管理水平，积极开展档案的利用工作，为社会主义现代化服务的工作任务后，企业档案工作开始逐步恢复并完善起来。由于当时的企业仍然具有生产型、内向性的基本属性，尚未形成独立的市场经济活动的主体地位，因此，虽然在企业内部恢复、建立了档案工作的机构和制度，并被纳入企业管理基础工作中，但是，实行科技档案和文书档案分别归属、互不相干的管理模式。
2.综合管理阶段（1986～1993年）。
1986年7月，针对企业整体素质差的问题， 国务院颁发了《关于加强工业企业管理若干问题的决定》，提出“抓管理、上等级、全面提高素质”的任务。国家档案局在这一新形势、新情况下，1986年12月与有关部门联合召开全国科技档案工作会议，讨论通过《国营企业档案管理暂行规定》，第一次将“企业档案”作为一个完整的概念提出来，并在此后要求企业实行档案的综合管理，即建立统一的管理机构、制订统一的管理制度和实行集中统一管理。这样使企业档案工作的整体建设得到较大的改善，适应了企业转轨变型的客观需要。
3.寻求发展阶段（1993年至今）。
1993年党的十四届三中全会作出了《关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定》，提出为适应我国经济体制改革的需要，进一步转换国有企业的经营机制，必须建立适应市场经济要求，产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的现代企业制度。面对企业改革的新形势，企业档案工作面临新的机遇和挑战。为此，国家档案局和国家经贸委联合于1995年7月召开了第一次全国企业档案工作会议， 探讨在市场经济体制下企业档案工作面临的形势和问题，提出企业档案工作的出路在于改革，开拓新局面，为国民经济发展和企业改革服务。因此，探寻适应国民经济体制改革、市场经济发展和企业改革需要的企业档案工作模式，将是今后一段时期内企业档案工作的中心任务。
二、企业档案工作宏观管理的现状与发展
长期以来，我国由各级档案行政管理部门和各极专业主管部门对企业档案工作实施具有监督、指导职能的宏观管理活动，取得了很好的成绩。但是，在建立社会主义市场经济体制的要求下，坚持政企分开和以市场为导向的国民经济发展方针，企业开始成为市场经济活动的主体和具有独立自主经济地位的法人实体，有了更大的自主权，如何针对这种变化，探寻更适宜有效的宏观管理方式，是需要有关部门深思熟虑和积极探索的问题。从目前及发展情况来看，以下几种作法值得借鉴。
1.依法管理、强化监督。
《档案法》的颁布实施，为企业档案工作的宏观管理奠定了法律基础。建立市场经济体制企业档案工作更是依法管理取代计划经济体制下行政命令的最好方式。实践证明，通过多种宣传媒体，强化法制宣传力度，增强企业领导和广大员工的档案意识，使依法治档观念成为企业的自觉要求十分必要。为进一步提高档案法规的适用性和可操作性，各地可以结合本地区的实际情况制订相应的地方法规，明确对企业的具体要求，使企业档案工作有法可依，有章可循。如能结合定期执法检查，对企业档案管理中的违法案件进行立案调查、督促整改和执行违法处罚，则更会加大依法管理的力度，强化宏观监督职能，促使企业档案工作更健康地发展。
2.抓住重点、分类指导。
我国现有企业类型繁多，组织形式各异，对企业档案工作的宏观管理必须分清层次，抓住重点，实行分类指导。分清层次，就是按所有制性质，将企业分为国有、集体、私有、合营等多种性质；按生产经营规模，将企业分为大型、中型、小型等多种类型，通过调研分析并掌握各种性质和类型企业档案工作的规律和特点，提出比较有典型意义的指导方法，有针对性地实行分类指导。抓住重点，就是对处于国民经济主导地位的国有大中型企业要重点管好，特别是对涉及国家经济命脉的能源、交通、通信等基础工业和高精尖科技产业要强化管理，管住管好。做到抓住重点，推进一般，以便取得宏观控制的最佳效果。
3.实施引导、强化服务。
许多企业的档案部门在市场经济和精简机构的冲击下，企业档案工作出现停滞乃至后退的情况，因此，应采取有效措施强化宏观管理。笔者以为，开展目标管理和质量认证活动是一种比较行之有效的作法。
目标管理是依据国家有关的行政法规和技术标准规范，提出企业档案工作的基本目标，然后进行层层分解，提出量化目标要求，督促企业创造条件全面实现目标。质量认证是配合企业的质量体系认证，提出对“文件控制”的基本要求（这是取得ISO9000 国际质量体系认证的基本条件），即对企业文件的批准、发布、更改、撤销等实施严格的质量控制，形成企业系统完善和协调有序的文件档案管理和控制程序，并对达到要求的企业给予质量认证。这两项活动的密切结合，既可以较好地实现企业档案的工作目标，又可以与企业的质量管理活动相配合，使档案管理成为企业管理的有机组成部分，围绕企业的客观需要，建立灵活的运转机制，体现为企业高效服务的原则，使企业档案工作得到很好的发展。
4.倡导协作，自我发展。
在企业之间开展档案工作的经验交流和协作配合，是企业档案工作进一步适应市场经济需要，求得自身发展的重要前提。实践证明，这样做既是实现政企分开的前提要求，又是提高企业档案人员整体素质的保障条件。企业档案工作的协作可以按两种形式来组织：一种是行业性的，即由相同专业的企业档案人员组成协作组；一种是区域性的，即由相同地区的企业档案人员组成协作组。行业性协作组，由于档案业务接近，工作条件相似，交流起来共同语言更多，先进经验易学，比较容易取得本行业企业档案工作素质的整体性提高。区域性协作组方便于不同行业之间企业的交流，可以针对本地区的特点探索进取之路，更好地发挥本地区大型骨干企业的作用，求得企业档案工作的区域性发展和完善提高。在一定程度上，这两种协作组可以相互补充，进一步构成企业档案工作整体素质提高的有效协调机制。当然，协作组的参加应本着自愿的原则，避免给企业造成不必要的经济负担。
三、企业档案工作微观管理的现状与发展
在市场经济条件下，企业进一步扩大了自主权。1991年颁发的《全民所有制工业企业转换经营机制条例》中，明确规定了企业享有生产经营决策权，产品、劳务定价权，产品销售权，物资采购权，进出口权，投资决策权，资产处置权，人事管理权和内部机构设置权等多项经营权利。企业有权决定自身的一切事务，档案管理当然也不例外。况且企业种类繁多、行业各异、组织形式不一，在微观管理上应以采取最有利于本企业生产经营活动的方式和内容为好。这里着重从企业档案的工作重点和机构模式两方面谈一些看法。
1.工作重点。
首先，必须明确企业档案是以科技档案为主体、经营档案为核心构成的。众所周知，产品是企业的生命，围绕产品开发及科技研究活动而形成的科技档案必然构成企业档案的主体，而且由于其数量庞大、作用显著，一直为企业所重视，它在企业档案中的主体地位是不会改变的。经营档案是市场经济下企业开展经营活动的原始记录，它包括企业在从事经营决策、计划工作、财务管理、物资采购、产品销售等各项活动中形成的各类档案。企业管理要适应市场经济的需求，必须以经营管理为核心，因此，围绕经营决策和市场活动而形成的经营档案必然构成企业档案的核心内容。同时，随着企业经营活动的健全与发展，经营档案的数量也在不断增加，它在企业档案中的核心地位必将进一步加强。
其次，应当明确企业档案的工作重点要在兼顾各环节内容的同时，强化收集和开发利用工作。这既是企业改革的需要，也是信息工作的方向。从收集工作来看，一方面，企业档案的收集量增大了；另一方面，企业档案的收集范围也扩大了。若不注意到这些情况，就会漏收重要的档案文件，给企业带来巨大损失，因此强化收集是当务之急。比如在企业转轨改制和加强经营管理活动中产生了大量的新型文件，例如企业申请设立、注册登记、资产评估、上市招股等活动中形成的各类文件，它们既是企业改制活动的真实记载，又是今后从事经营管理的重要依据，其中大多数是具有法律效力的文件，必须予以收集归档。再如，随着市场经济的健全与发展，大量新型企业纷纷设立，例如金融、房地产、投资、信息等企业，它们开设了许多新的经营业务，与一般工业企业不同，在文件的形成和收集上形成了本行业的特点，注意针对本企业需要，增加必要的收集内容这是十分必要的。从收集渠道上来看，由于企业与市场的联系日益紧密，企业不仅要通过内部各职能部门收集企业内部各生产经营活动中形成的文件材料，而且要注意利用更广泛的渠道，包括市场营销部门、经贸部门、财务证券机构、人才交流中心等收集外部环境信息，如产品市场、原材料市场、金融市场、劳务市场等的信息，将与企业密切相关的信息及时进行记录归档，以便进一步丰富企业档案的内涵，为企业生产经营活动服务。
从利用工作来看，由于市场经济体制的确立，企业对信息工作的利用需求进一步提高了，主要表现在三方面：一是要求信息的综合利用，即根据企业的客观需要，广泛涉猎各方面信息，包括国内和国际信息，经济和技术信息，政策和法规信息，市场和用户信息，物资和能源信息等等，以便作出正确的决策；二是要求信息的适用性，即档案部门所收集的企业信息，必须对企业的生产经营活动有直接利用价值，做到开发利用的信息有针对性和广泛适用性；三是要求信息传递迅速、便捷，以便适应企业面对激烈市场竞争的需要，便于企业以信息为导向，适时调整经营策略，求得生存与发展。为满足上述要求，企业档案信息的开发利用工作必须强化，即数量要增多，范围要拓展，质量要提高，频率要加快。应当看到，档案信息的开发利用不仅是满足企业需要，体现档案价值，有效利用档案信息资源的必要途径，而且是衡量档案工作水平，进一步提高档案工作地位的可靠保证。因此，强化企业档案信息的开发利用工作是十分重要和十分必要的。
2.机构模式。
企业档案工作应当使企业文献信息一体化，实现一体化动态管理模式。企业档案管理的机构模式，与企业规模、行业类型及档案工作状况密切相关。目前，主要有以下几种：
(1)大型企业及企业集团，大多建立了统一领导、 分级管理的模式。即在总厂或集团公司设档案处（馆），履行负责监督指导本系统档案工作和收集保管本厂或本公司档案及二级单位的主要进馆档案的双重职能；二级单位或成员企业设档案科（室），负责本单位档案管理工作。有的还在三级单位设置档案分室，形成上下三级档案管理网络。
(2)企业改制组建而成的股份制公司， 如系整体改制或核心企业改制，则在公司内部设立档案处（科）、馆（室），同时履行监督指导和微观管理职能，如系集团内成员企业或企业内二级单位（如分厂、车间）改制为股份公司，则在集团总公司或总厂（国有企业）设置档案处、馆，一般通过签订经济合同的方式，对股份公司实行有偿服务，同时履行本系统企业档案的宏观和微观管理职能。
(3)外商投资企业，私人小型企业，一般本着高效、精干的特点，设置专职档案管理人员，或由综合办公室兼管档案工作。
鉴于企业对信息工作的高标准、新要求，建立适应市场经济和企业改革需要的档案管理模式已势在必行。笔者认为，在企业内建立文献信息一体化管理机构，实行文件、档案一体化管理和档案、图书、情报资料一体化管理相结合，是比较理想的模式。
首先，从档案工作的基本规律来看，企业文件与档案有着十分紧密的内在有机联系，随着电子计算机的普及应用，文档一体化管理是一个值得提倡的发展方向。它可以将文件的形成与管理和档案管理很好地结合起来，实现信息一体化动态管理，以适应企业对信息工作的快速传递要求。并可根据企业的需要，将档案室建成企业信息系统的一个结点，利用它对各职能部门形成的多方面数据信息进行汇总，编制成标准格式的文件，供有关部门查询利用。
其次，从档案工作的基本性质来看，企业档案与图书、情报资料等有着共同的属性，它们同属于企业文献，在记录内容、作用范围、管理方法等诸多方面有其相似的特性。实现档案、图书、情报资料的一体化管理，可以将企业从事生产经营活动及其管理工作所需要的各种文献信息集中起来，充分发挥其咨询、参考作用，满足企业综合利用多方面信息的需求，同时可以精简机构，提高工作效率。在有条件建立电子计算机网络的企业，还应将文献信息管理作为一个子系统，纳入企业管理信息系统进行管理，充分发挥信息工作的高效、快捷利用，为改善企业管理，提高企业素质服务。