许忠伍
天津市天勘兰台工程技术咨询有限公司 天津 300110
摘要：随着社会经济的发展，我国的建设行业有了很大进展。建设工程档案快速增长，面对新形势，建设工程档案信息化管理的现状不容乐观，如何推进建设工程档案信息化管理值得我们思考与探讨。
关键词：建设工程档案；信息化；现状；措施
引言
工程档案作为单位档案的组成部分之一，它通常反映了建设项目管理工作的真实过程，是工程建设过程中形成的历史记录，是工程管理的重要组成部分。因此，如何加强建设工程档案资料管理是提高建设工程质量的一项非常重要的工作。
1建设工程档案信息化管理
建设工程档案，是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是建设项目全过程的真实反映，在城市建设各项活动中起着非常重要的作用。建设工程档案信息化管理，是指在城建档案管理机构的组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对建设工程档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。建设工程档案信息化管理的基础是建设工程档案信息的数字化。建设工程档案信息数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的建设工程档案信息库。
2建设工程档案信息化管理现状
2.1档案管理人员的工作素养不足
档案管理人员的工作素养不足主要是指建设工程档案管理工作人员的计算机操作能力偏低，不能熟练操作档案管理信息系统，难以做好电子档案保密工作，很容易泄露档案机密。另外，档案管理人员没有全面推广与宣传有价值的档案资源，档案开发工作效率低下，不利于提升档案利用率。
2.2管理力量薄弱，设施不齐全
许多单位没有设立建设档案管理部门，建设档案管理制度不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专、兼职档案人员和专门的档案工作场所，工程资料不能及时完好地整理归档，档案质量安全得不到保障，容易造成对全局性和局部性情况掌握不实、史料鉴定滞后，电子文件、信息化管理无从下手等问题，完全不能达到社会多元化的要求。
2.3利用建设工程档案的效率不高，不够便民
目前，在提供社会化服务时，在保障建设工程档案安全的基础上，若要查找利用某工程项目的档案，查档案者必须亲自到城建档案管理部门、提供查档所需的证件供核查，核查属实后才能进行查阅，且由于部分档案资料在移交进入档案管理部门时就缺乏完整性，所以查档案者实际不一定能查到所需档案，这就使得其可能历经几次都无法查到所需档案资料。
2.4不能适应信息化建设的需要
信息化管理要求对包括纸质档案、声像档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆目前工程档案管理仍停留在对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，不能适应信息化及工程建设快速发展的需要，严重影响了档案管理的质量和水平。
3推进建设工程档案信息化管理的措施建议
3.1加强项目档案数字化管理机制建设
一定要不断完善与优化管理体制，让工程档案数字化管理更为科学、标准、高效。工程单位需从内部数字化建设的具体状况入手，根据档案管理的规范，确定数字化管理标准，尤其是要制定工程档案数字化管理目标机制，把工程档案数字化管理内容、操作流程、开发使用等体制的模式固定下来，优化运行体制，保证工程档案数字化管理任务有章可循。
3.2提高档案信息化管理水平
加强基础设施建设。对纸质档案、照片、各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。提高档案管理工作者的业务素质。建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。采用先进的技术防护手段。建立一套有效的信息加密技术，安装防病毒软件和防火墙。注重质量，突出特色。首先应该提高档案信息化建设的质量，完善信息化系统中传输平台、采集平台、存贮平台、应用平台等子系统的功能；其次要突出特色，根据不同情况制定适合自身的档案信息化发展战略。
3.3提高档案管理人员的工作素养
转变档案发展方向，推动档案管理工作步入信息化与高效化，档案管理机构首先要重视提高档案管理人员的工作素养，做好他们的专业培训工作，改变他们的故有观点，提高他们的计算机运用能力、主动学习和创新的精神，引导他们熟练操作电子档案管理技术，做好电子档案保密工作，恪守职业公德，正确认知本职工作，对有价值的档案信息予以全面地推广与宣传，使档案管理人员步入职业化与专业化。
3.4提升电子信息化工程档案管理的安全性
在互联网时代，电子信息化工程档案建设还要考虑其安全性前提，只有使之处于安全的前提下，才能更好地实现对工程档案资料信息的保管质量。基于传统纸质工程档案向电子信息化工程档案转变过程中的不稳定性，要提升工程档案管理人员的安全防范意识，要建构工程档案的纸质化和无纸化并用的管理模式，采用双项备份的方式，较好地防御网络中存在的病毒感染现象和网络攻击的问题，做好工程档案信息的登记、归类信息化、安全化管理。同时，还要定期对已备份的电子工程档案信息进行再备份，形成一份“备忘录”。另外，还要完善工程档案信息化管理的安全保护措施和保密制度，依循涉密不上网的原则和理念，使工程档案数据库信息安全通畅，实现高效的信息化档案管理效果。
3.5整合资源，做到利用高效、便民
整合公安、国土房管等政府资源，统筹协调，充分利用现有的信息技术和网络平台，积极推进城乡档案信息资源共享，建设工程档案管理部门可根据档案实际情况，把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用，并在保障建设工程档案信息安全的前提下，逐步建立查阅利用建设工程档案的统一平台，真正建立起能够为广大人民群众提供方便的档案利用体系。
3.6优化档案管理模式
完善档案管理模式理应创新档案管理体制，扩大档案管理工作，全面做好三步工作，第一，档案管理机构应重视加强基层档案管理工作，弥补残缺的档案文献，加强档案信息内容管理，避免出现虚假信息，对于造假档案，应予以应有的惩处；第二，借助数字技术建立高度统一的档案管理体系，以此充分发挥有效的管理职能；第三，档案管理机构应重视挖掘档案资源的内在价值，引导档案管理人员认真研究档案内容，对档案进行重组和有效地分配，从而充分发挥档案资源的社会价值。
结语
综上所述，信息化技术在工程档案管理中的应用越来越广泛，并受到了诸多部门和相关人员的重视和关注，在工程档案信息化、电子化管理理念深入人心的前提下，较好地促进了工程档案管理的规范化、标准化和统一化，并在工程档案信息数据库的设计条件下，完善了工程档案信息电子化的平台，引入了先进的互联网技术和方法，实现了对工程档案信息的采集、归类、整理和管理，并确保工程档案信息化建设的安全性和完整性，充分发挥出工程档案管理的实用效能和价值，为工程建设提供了强有力的保证。
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论文作者:许忠伍
论文发表刊物:《防护工程》2018年第15期
论文发表时间:2018/10/22
标签：档案论文; 建设工程论文; 工程论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 信息化管理论文; 信息论文; 《防护工程》2018年第15期论文;