对档案馆利用工作现状的思考，本文主要内容关键词为：档案馆论文,现状论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
鉴于档案工作的目的所在，档案利用状况始终是档案工作者十分关心的一个重大课题，尤其是在社会主义市场经济体制下各行各业都十分重视经济效益与社会效益的情况下，档案利用效果尤令人关注。纵观近年来档案界发表的有关论著涉及较多的是开展档案利用工作的意义与做法，读后总有一种不满足感，似乎是提高了认识就能改变利用低下的现状。本文试图由对档案馆利用工作的状况谈起探讨一下对档案利用工作的认识及其提高利用效果的途径。
一、档案馆开展利用工作的总体概况
档案馆提供利用档案工作的方式是多种多样的，如阅览服务、咨询服务、复制服务、编印服务等。要全面评价档案馆的利用工作不是一件轻而易举的事，下面仅以提供档案资料服务为例窥其一斑。据有关统计资料（注：《全国档案事业基本情况》摘录，国家档案局（馆）编。）对我国各级各类档案馆直接提供利用档案的粗略情况统计见表1。
表1. 各级各类档案馆提供利用总体情况统计
年度 利用人次 利用档案(卷) 馆藏量(卷) 档案馆数(个) 开放量(卷)
1983
2117715
7605311
54769708 2635
1984
2828906
9403652
63033444 2901
1985
3629925
13241718 70661630 3004
1990
3432109
1582977
98144108 3522
1994
3494200
10308356 108652086 3752 17622822
1996
2643653
8728603
119528520 3670 23577397
1997
2885393
9132564
132033851 3706 28373173
1998
2679143
8035863
137886780 3733 31050224
各级各类档案馆利用相对情况统计见表2。为便于比较每年每馆均以250个工作日计算：
表2. 各级各类档案馆相对利用情况统计
年每馆日
每人次利用量占
利用量占
度均人次 利用卷数
馆藏量(%) 开放量(%)
19833.21 3.59 13.89
19843.90 3.22 14.92
19854.83 3.65 18.74
19903.90 0.46 1.61
19943.91 2.95 9.4958.5
19962.88 3.30 7.3019.7
19973.11 3.16 6.9221.5
19982.87 3.00 5.8225.9
各级各类档案馆开展提供利用工作的概况：(1)利用档案的绝对数量特征。表1表明自80年代初以来，1985年与1994年左右是利用的高潮年度，最高利用人次为360万人次左右，利用档案1324万卷左右；低潮年度在260万人次左右，利用档案160万卷左右。年均约296万人次，利用档案850万卷左右。(2)相对利用的数量特征。从表2可知每馆历年日均利用人次大体为3人次左右，每位利用者平均利用档案3卷左右。利用量占馆藏量最高年度为18.74%，最低年度为1.61%，平均为9.8%左右。1994～1998年年均利用量占开放量的31.4%。(3)不同类型档案馆利用档案的数量特征。据统计，中央级综合档案馆利用情况最好，日均利用约40人次、利用档案900余卷；其次是省级综合档案馆、企业档案馆，1996年馆日均分别约为19人次、121卷和13人次、35卷，1997年馆日均约25人次、181卷和10人次、32卷。利用水平最低的是地级以下（含地级）综合档案馆与专门档案馆，日均约2人次左右，利用档案10卷左右。不同类型档案馆提供利用情况表现出明显的不平衡性。(4)资料利用的数量特征。按档案馆性质，接收相关资料属进馆范围的一部份，但从利用情况看除企业档案馆的情况较好外均较差，各级综合档案馆日均为0.95册，专门与文化事业单位档案馆日均不足0.5册，说明馆藏资料内容不优。
以上情况肯定不能全面反映出我国档案馆的总体利用水平，如前所述仅是以直接提供利用的不完全统计为例，但利用水平偏低是一个不容争辩的事实。面对这一状况，再看看国家对档案工作的投入及广大档案工作者多年的奉献，无一不使每一个有事业心的档案工作者感到不安，其理由正如一位美国档案工作者所说：也许我们从事的工作非常重要，但是如果档案不用，又有谁知道它的存在，又有谁知道我们在干什么呢？在20世纪当信息能从各种渠道得到时，档案人员再继续扮演看门人是一种时代的错误，我们职业的荣誉和社会地位就依赖于档案的利用。我们对这番话亦有同感。
二、影响档案馆开展利用工作的因素
多年来档案部门一直倡导大力开发利用档案信息为经济建设服务，但利用工作局面至今却难以令人乐观，不少馆甚至出现了门可罗雀的局面。人们不禁会问档案馆开展利用工作的障碍在哪里呢？有哪些因素阻碍了档案馆与档案功能的正常发挥呢？依笔者认识，主要有以下三个方面的因素。
档案自身的因素。档案自身因素的表现主要有三个，一是档案的内容客观上远离现实生活。按国家有关规定政务档案进馆的时间，省级馆自档案形成起为20年，县级馆为10年，馆藏档案名符其实的是历史的记录。如果现实生活没有利用需求，这部份档案就得不到回溯利用。二是档案内容的重复与老化。该问题主要出现在部份科技档案馆。现代社会科技发展日新月异，馆藏档案中的内容例如某些产品档案与科研档案中的内容会随时间延伸而老化，甚至被现实所淘汰而较少被利用。再则科技档案具有多套保存的特点，部份馆藏档案如基建档案与建设单位的档案相重复，也相应减少了来馆利用的人次。三是馆藏档案的内容单一。尤其是综合馆，馆藏内容与馆的名称明显名不符实，合而不综，几乎是清一色的政务档案，其它类别档案甚少，相关资料奇缺，难以反映社会整体发展的历史全貌。按用户接收信息的匹配法则，只有当与用户的需求、知识结构等相匹配的信息才能被利用。由于档案自身内容与资料状况所决定，馆藏信息与现实生活中的多数人的需求不相匹配，因而难以吸引广大社会公众，现有的档案利用者只能是极少数的有关人。
档案管理的因素，由于档案管理工作不到位造成利用档案的障碍有：(1)信息保密范围过宽。按国家有关规定政府机关的档案有30年的封闭期，有些涉及到国家利益、社会稳定等方面的档案即使到了开放期亦不得开放；在科技档案中还有涉及国家科技秘密、知识产权、商业秘密的档案，在利用上也有时间的限制。档案信息保密限制造成利用档案的障碍，在一定程度上也属档案自身的因素，如以1990年统计为例，省级馆开放量为27.2%、部门馆仅为8.5%。不过这里所说档案管理方面的因素是指未能正确处理好保密与利用的关系，因为保密过宽限制了档案的正常利用。以科研档案为例，据四川省档案部门1995年调查，在对1万多项科技成果密级鉴定中，需要保密的只占2%，被调查对象1021人中67.7%的人认为科研档案利用的主要障碍是保密扩大化和技术封锁（注：1995年第五期《档案学通讯》。）。由于保密过宽或对应该开放的档案开放不及时，造成应该开放的档案没能及时开放，结果在一定程度上出现了开放的档案少有人利用，而公众要利用的档案又没有或没能及时开放的局面。(2)检索手段落后。长期以来档案馆档案管理一直停留在传统手工实体管理阶段。虽然自80年代初以来不少馆引进了计算机管理技术，但从整体看至目前仍属实体管理的辅助手段，尚未真正实现主题检索或内容浏览检索，致使利用者利用中一是对检索主题的馆藏内容心中无数，不知有价值的材料是否已检索出来；二是检索时费时费力，查找效率低下，使人望而生畏，非不得已才来利用档案；再者，各档案馆信息管理系统兼容性差，开发中各自为政，公众还不能像接近其它信息那样方便地接近各类档案信息。(3)档案价值鉴定滞后。由于鉴定工作滞后造成馆藏档案信息不足与信息过剩同时并存。一方面馆藏量随着时间伸延而日益膨胀，但另一方面由于档案信息的利用具有明显多元化、多样性的特征，且具有明显个人特征，档案鉴定工作滞后加之检索不便，使大量无用的信息与有用的信息混杂在一起，既为信息加工带来了诸多困难，难以通过加工整理提供多种专题目录，满足利用者多元化的个性需求，同时也给利用者的查找带来许多困难。类似情报领域中“情报爆炸”与“情报危机”的矛盾在档案馆中也同样存在，从而影响到档案管理水平的提高与利用工作的有效展开。
社会档案意识的因素。多年来档案部门虽然不断加强对档案的宣传力度，但“档案”在社会公众中的知名度及社会公众对档案的需求还是很低的，档案还没有真正走进社会，相当的社会公众遇到问题本可以求助于档案而不知道或想不到去利用档案。
上述三方面的因素，它们可以单独起作用，但又具有协同效应。例如档案自身的因素限制了利用者群体的大众化；社会档案意识的因素导致档案管理工作发展动力不足，无形中又限制了馆藏结构的改变与水平的提高；管理方面的因素在一定程度上又抑制了公众对档案信息的需求。由此我们可以看出目前档案馆利用水平偏低，只是一种现象，是一种结果，问题的背后实际上有更深层次的原因值得探讨。
三、提高档案利用效果的关键在管理
我们分析影响档案利用因素的目的，主要是为了寻找克服障碍的途径，有针对性地做好利用服务工作。从一定程度上也可以说我们开展档案利用工作的过程，就是克服影响档案利用不利因素的过程。当然这些因素中有些是难以克服的，例如档案的历史性、档案的封闭期、档案的保密限制等，我们不可能随意地决定档案的进馆时间，也不可能过早地取消档案的封闭期与保密限定，但有些因素则是可以通过强化管理加以逐步克服的。克服的途径大体有：
丰富馆藏：档案馆的现有进馆范围应作调整，要适当压缩机关档案的进馆量，扩大收集面，把触角伸到反映社会整体面貌上。从目前各馆特别是综合馆利用情况看，涉及公证、婚姻、学历、奖惩、上山下乡等内容档案的利用率相对较高，实际上是对体现“以人为本”部份档案的利用，这与国外档案馆利用情况有相似之处，只是具体“以人为本”内容不同而已。由此说明我们在丰富馆藏的问题上，除了继续接收现行机关需要永久保存的档案外，要注意收集能体现“以人为本”内容的档案，要注意收集反映社会面貌重大变迁的多种载体的档案，如城区改造、城市风貌、社会风情等方面的档案。从内容上拉近档案与社会、档案与公众的距离。档案馆在收集工作中不能坐等移交、应经常回顾与研究本地区的重大历史变革，把有典型意义的事件或人物的档案作为收集对象，例如本地区的全国著名人物、经济发展中的显著事件、体制变革中首创事物等。现在的情况一方面是广大企业、事业单位或代表人物的档案一般不在进馆范围之列，档案主管部门难以进行监控，一些重要的档案只能任其自生自灭；另一方面是图书馆、博物馆、展览馆等机构又在与档案馆争夺社会上的重要档案，如果我们不及时调整档案馆的进馆范围并加以主动收集，眼睛还只盯在机关档案上，丰富馆藏只能是一句空话。
强化管理。利用者利用档案具有阶段性、单向选择性、个性化等特征。社会公众对档案的利用有高潮也有低潮，但无论何种时期的利用，各种利用无不是结合利用者的现实工作的需要展开的，且明显具有单向选择性和个性化的特征。这些利用特征决定了档案馆向社会提供利用服务的基本形式仍是阅览服务为主，因此强化管理的途径有：(1)加强档案开放鉴定。由表1知我国各级各类档案馆档案开放量1994年为16.2%，1996年为19.7%，1998年为22.5%。近年来各馆在开放档案上虽然做了大量的工作，档案开放量有所扩大，但从整体上看还是不够的，且开放部份大多数尚属历史档案。在保证国家利益的前提下应加大开发力度，既想提高利用水平，又把可以开放利用的档案禁锢起来，恐怕是不现实的。应当通过强化鉴定工作为利用者及时提供更多、更有价值的档案。(2)健全检索工具体系。档案馆管理工作滞后不仅表现在档案开放上，还表现在检索工具体系的编制上。据笔者了解，相当一部份档案馆检索工具体系不健全，有的至今甚至连自成一体的专题目录都不具备。既然直接查找利用是公众利用档案的基本形式，档案馆就应把工作的重心放在编制多层次、多类型的检索工具体系上，为利用者服务不能停留在口头上。(3)推进档案信息现代化管理。信息资源管理专家把信息管理的发展过程分为传统管理时期、技术管理时期和信息资源管理时期。传统管理时期以保存和整理为主要工作内容，利用上以信息供给为导向。技术管理时期以信息系统为特征，采用信息技术为主要手段，以信息的传播与利用为主要工作内容，利用上以信息需求为导向。信息资源管理时期是以确定信息资源为经济资源和信息是商品的观念为标志。档案管理虽然属于信息管理的一部份，但与一般信息管理又有所区别，例如从整体上看档案信息还不能一概而论是一种经济资源。但是信息管理发展的进程对我们是有启发的，说明我国目前的档案管理水平仍处在传统管理向技术管理的过渡阶段，当务之急是要着力推进档案信息的技术管理，完善以主题检索或专题检索为主要内容的信息检索系统，推动档案信息的传播与利用，利用现代信息技术满足利用者多元化的检索需求。如果说丰富的馆藏是向利用者提供利用的物质基础，那么实现档案信息技术管理就是联络档案与利用者间的桥梁。
大力提高档案馆人员的素质。前述档案馆丰富馆藏、开放鉴定、编制检索工具及推进档案现代化管理等工作无不与档案人员素质有关。当然把目前利用工作水平不高的责任推到档案人员身上是很不公平的，也是不应该的，但档案馆人员自身素质的提高对推动利用工作无疑是十分有益的。若果真如此，必将大大提高档案馆工作效率，并在加强管理的基础上加大学术研究的力度，通过自身研究成果显示档案的价值，以高质量论著为总结历史经验和领导决策提供依据。正如《中国档案》（1999年第四期）编者按指出“档案工作者对社会的最大贡献，莫过于总结历史经验、发现发展的规律。”最近一段时期以来应该说在有关部门的关心和档案人员的自身努力下，档案馆人员的学历有了很大提高，但也确实存在不适应的地方。例如高级研究人才普遍不足，难以自主地对馆藏档案信息进行规模性的深度开发；素质与学历间有一定差距，由于受教学内容、师资力量等因素影响，部份工作人员的素质水平与学历间不成正比关系；人员的逆向流动，由于利益的驱动，档案部门难以留住人才；由于激励机制、竞争机制不健全使部份人员缺乏自我提高的紧迫感等。在大力推进档案社会利用工作的同时如何提高档案馆人员的素质也是值得注意的问题，应通过自身出成果、出人才从另一侧面强化档案利用水平。
综上所述，通过对档案馆利用现状的分析，笔者有以下几点认识：(1)档案馆事业是我国社会主义事业的一个不可缺少的组成部分，年均利用人次296万、利用档案850万卷就是有力的例证。(2)目前档案利用水平是不高的，与国家的要求还有相当的差距，我们决不能安于现状。但今后提高利用水平不能仅在利用环节上下功夫，它是馆藏结构、开放状况和管理水平等诸因素综合作用的结果，提高综合管理水平和档案馆人员自身素质是提高利用水平的关键，应通过全面提高整个档案管理工作的水平来促进利用工作。(3)由档案自身特点所决定，档案利用工作有自己的特殊性，今后的利用也不会有宾客盈门的现象出现，对此我们既不要怨天尤人，也不能有急功近利的期望。(4)档案的价值需要通过利用来体现，今后仍应坚持大力开发档案信息资源为经济建设服务的方针，但现实的利用只是评价档案价值的一个方面，不能因利用率低而贬低档案的价值与档案工作的意义，因为“历史证据的保管既不应当看作是一种奢侈，也不应看作是什么仅仅满足学术的需要，而是要看作国家的需要”。（注：《现代档案与文件管理必读》第277页，档案出版社，1992年版。）因此保管档案与提供利用档案是档案工作者的双重责任，我们自己对档案的存史作用与现实效用应有一个清醒而充分的认识。总之，端正认识、不悲不怠、强化管理、努力进取应是我们对开展档案利用工作的基本态度。