信息系统在人力资源管理中的应用研究，本文主要内容关键词为：信息系统论文,人力资源管理论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、人力资源管理正在成为企业管理的重心
知识经济使知识的承载体——人力资源成为组织管理的重心，正如管理大师德鲁克认为：“企业管理最终就是人力资源的管理，人力资源管理就是企业管理的代名词。”
在更为新颖的经营理念和管理模式的冲击下，人力资源管理尤其是人力资源管理部门的角色定位同样被历史冲进了变革的十字路口。在1994年美国人力资源管理协会年度会议上，Gale Parker主席就已经认为：企业人力资源经理人要从过去的行政、总务、福利委员会角色转变为学习型组织、教育的推动者、高层主管咨询顾问、战略业务伙伴、管理职能专家和变革倡导者。如果这种角色的转变是必然的，那么HRM就必须经历这样的重塑过程：目的在于最终创造出一种既能够承担新的角色，同时又能够成功履行原有种种职责的新型人力资源管理职能来，而HR部门在这个角色与地位的再造活动中需要实现重大的突破。相应的人力资源管理的技术路径依赖也必须寻求改变，为了避免组织信息失真和时滞性的内耗，在链条式的人力资源管理活动中信息系统技术的开发和使用成为不可或缺的一个重要环节，组织能够凭借它方便迅速准确的特性优化人力资源管理活动的业务流程，使其朝着组织期望的行为模式和目标结果前进，而且通过信息系统可以在管理者和员工之间建设一个透明快捷、低成本的互动途径，真正实现管理零距离以建立公平公正的组织氛围。
所谓人力资源管理信息系统(Human Resource Management Information System,HRMIS)即指通过建立一种信息平台，将信息技术与人力资源管理技术切合入组织的管理实践活动之中，旨在使之适用于企业和部门的具体需要，能够处理包括规范和例外的、普遍存在和特殊的、相对简单的和错综复杂情境的结构工具。HRMIS的开发和应用无论是从理论分析还是实践检验都证明其能够有助于企业定义与优化人力资源管理的业务流程，提高工作效率，改善服务质量，并提供基于信息的决策支持，成为企业人力资源管理信息化、职业化、个性化的工作平台。
二、人力资源管理信息系统
HRMIS的历史发展大可追述到20世纪60年代，目前HRIMS主要运用于人力资源管理的三个较大的职能领域之中：事务处理系统(transaction processing)、决策支持系统(decision support systems)和专家系统(expert systems)。
1.事务处理系统
在HRMIS应用之前，企业组织主要是通过手工操作来记录和处理事务信息，信息源分散性加大了工作的难度，在信息的采集、整理和记录的过程中很会因为人为的因素使信息丧失了原有的功能，发生偏差。用于记录员工信息的档案不仅要占据组织的空间，耗费巨大的成本，而且在信息重新整理和更新的过程中会造成重复的劳动，造成人工的浪费，其保存和查找也是一个比较困难的过程，从职业环境而言也是不利于员工的身心发展的。HRMIS的功能在于能够创建并联合这些信息源，保证信息的相容性，通过整合形成集中的信息中心，管理者能够任意的取用、合并或分离需要的信息资料，信息系统也可以根据操作者的具体要求对各种信息做出统计分析并自动生成相关的报表。
HRMIS除了在信息整合用途外，在数据的定量分析统计方面也具有极大的挖掘潜力，通常可用于管理企业薪资和福利计算的全过程，其可以根据企业的薪资和福利政策的设定，自动计算个人所得税，自动计算社会保险等代扣代缴项目，自动计算利润分享额，最终计算出员工具体的薪资福利水平并生成薪资等级。另外HRMIS还可以根据企业的政策设置专门的考勤系统，并将考勤系统的结果纳入员工的薪资福利系统中，计算由于年假、事假、病假等带薪假期以及迟到、早退、旷工等形成的对薪资和福利的加减，能够存储完整的历史信息应对员工的质疑并生成报表。如MARS企业在老的系统中，考勤统计与工资系统不连接，每月主管需花大量的手工劳动时间在工资系统中登录员工考勤信息。现在，每个员工的各种信息在系统中一目了然，并且自动反映到工资计算中，大大提高了工作效率。
当社会分工系统日益完善时，企业组织从自身利益出发有可能会将信息处理和薪资发放等职能活动虚拟外包给其他的专业组织，但是HRMIS仍然能够提供一个终端使组织能够容易地获得结果。
2.决策支持系统
决策支持系统是用来帮助管理者解决实际问题的。当组织需要做出人事决策时就可以借助HRMIS提供的信息和分析结果实践相应的管理活动，而且这个系统还能够为组织与员工建设互动的平台，为组织调查员工对人力资源管理制度和实践的实际感受提供简便的界面，利于评价人力资源管理活动的效果。在ERP（企业资源计划）逐渐引入组织时，HRMIS也成为其中的重要组成部分，与生产系统、财务系统、销售系统等组成高效的、具有高度集成性的企业资源系统。HRMIS对于决策时需要的数据改变的敏感度要比人为的市场调查强的多，它能够使系统的使用者清楚地看到，当人事活动的假设或者数据发生改变时，那么结果会出现什么样的变化。这里纯以HRMIS在人力资源规划活动中的应用阐述它的这种作用。
人力资源规划(human resource plan HRP)是组织应对内外环境变化产生的人力资源的异动状况做出反应，使人力资源的变化能够在组织控制幅度以内的管理活动。如果缺乏系统的分析，组织的人力资源规划很有可能出现偏差，造成人员冗余或者不能满足新进人员数量和质量的要求。从某种程度上讲，人力资源规划这种旨在超前反应的活动并不能很好地对组织的变化做出正确的回应。尤其是当员工流动或机构的变革需要人员及时补充时，组织如没有合适的人选或未能及时做出决策就会出现岗位人员空缺，从而带来经济损失。
HRMIS在人力资源规划中的作用主要体现在它不仅能够提供原始的员工或岗位信息，还能够对员工的变动做出静态和动态分析，使组织能够根据这种动态变化和劳动力市场的具体情况决定未来的员工需求量和需求水平。
HRMIS提供的历史资料能够列举现任员工包括工作等级、服务年限、接受过的培训以及工作经验等方面的信息。静态分析主要是对劳动力队伍进行的剖面分析，用以确定员工的人口结构、员工在组织的部门分布、技术水平和员工特征与组织特征与组织特征的相互作用等等。动态分析是针对员工随着时间的流逝而出现的流动进行的分析，包括员工的离职和内部的迁移。此外HRMIS还可以对整个劳动力市场的特征和组织环境进行分析，并使之符合相关的国家或地方政府的法律政策的规定。基于HRMIS做出的人力资源规划能够编制出完整的人员供求平衡表而且能够指向未来的发展，这种平衡不仅有员工总量上的平衡，而且还能够满足组织在员工素质类别等供求结构上的平衡。由此可见HRMIS决策支持系统确实可以提高组织发现和解决问题的能力，缩短决策的时间，并提高可靠性，甚至协助经理人员制定企业的远景意图，当然最终的决定权还在组织高层。
3.专家系统
专家系统实际上是组织创造出的知识系统，它是把在某一领域中具有专业知识和经验的人所遵循的工作规则进行整合而形成的信息系统。该系统能够根据使用者所提供的信息向他们提出行动建议，而建议使用者采取的行动往往都是现实中专家在类似的情形下会发生的行为。专家系统使得员工和管理人员能够根据个人的需要随时获得相应的知识，而且使招募、培训等管理活动也变得更加容易。
从人力资源管理的角度而言，专家系统是人力资本投资迁移活动的产物。知识的载体人力资源是具有产权的，这种产权是否能够分割转移一直是人力资本研究者们商讨争论的话题。对于人力资源管理者而言，他们要更多考虑的是当劳动合同签订之后，员工确实将自己的使用权转让给了组织并与组织共同分享收益，但一旦员工流失或者不能按照组织的期望工作，组织已经沉淀在员工个人身上的人力投资就不能够在未来的时间内收回应得的成果，所以当组织要将已经能够实现的投资成果转化为组织的资产，而不因员工的意愿发生改变，并使得组织的其他成员也能够分享时，专家系统便应运而生，并在学习型组织的变革中不断在新的人力资源职能领域内得到新的尝试：有些组织运用专家系统来帮助管理人员确定各种项目的进度安排，帮助管理者进行甄选面试，为员工提供培训支持等等。专家系统可以以较高的质量和较低的成本来提供建议，有助于避免疲劳或决策偏见导致的误差。在使用了专家系统的情况下，企业组织能够比原来用较少的员工或者花费较少的时间完成同样的操作，那么专家系统的效率就能够得以实现。
HRMIS在人力资源管理活动中有着广阔的发展空间，但它不能代替管理人员的主体地位。企业组织在开发和使用HRMIS时也必须从自身具体情况和现实需求出发，充分发挥其对HRM的辅助效用。
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