论基于BPI的数字档案登记备份工作流程优化，本文主要内容关键词为：工作流程论文,备份论文,档案论文,数字论文,BPI论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G272 文献标识码：C 文章编号：1001-5264(2011)03-026-04
数字档案登记备份工作已经引起了档案部门的关注，有的地方已经出台相关政策性文件对实施方法予以规定。例如，浙江省的《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》将数字档案登记备份工作的程序规定为填写材料、生成备份载体、报送和移交、受理审核、反馈五个步骤，这对于数字档案登记备份工作具有现实的指导意义。但是，如何以提升绩效为目的、以优化流程为中心，仍然需要一定的理论进行指导。为此，笔者借鉴业务流程优化(BPI，Business Process Improvement)思想，提出运用BPI对数字档案登记备份工作流程进行优化的思路，以期为当前的数字档案登记备份工作提供参考。
一、BPI(Business Process Improvement)
BPI是在BPR(Business Process Reengineering)基础上提出的一种对企业流程进行持续改进的现代管理理念和方法。1990年，美国哈佛大学博士Michael Hammer提出“对企业的业务流程作根本性的思考和彻底性重建，其目的是在成本、质量、服务和速度等方面取得显著性的改善，使得企业能最大限度地适应以顾客、竞争(Competition)、变化(Change)为特征的现代企业经营环境”。该思想暂时迎合了当时急于寻求突破和变革的社会需求，但应用成功率并不高，CSC Index公司于1994年对100个BPR项目进行调查发现：67％的企业认为效果甚微或失败。为此，一种名为BPI的改良思想应运而生。BPI主张以缓和渐进的方式从局部领域开始逐级对流程绩效进行优化，其核心思想是“协调工作量，减少非增值活动，减少重复工作，从而提高业务流程效率”。这种思想对于数字档案登记备份工作流程的优化同样具有重要的作用。
二、在数字档案登记备份工作中应用BPI的指导思想
运用BPI对数字档案登记备份工作流程进行优化是一项颇为复杂的工作，应用前务必做好统筹规划工作，合理制定应用方案。本文在借鉴1950年美国质量管理专家戴明提出的“PDCA循环法”的基础上，将BPI在数字档案登记备份工作流程优化中的应用过程分为计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、处理(Action)四个环环相扣、周而复始的步骤，如图1所示。
1.P(计划)：计划环节的内容主要保护建立电子业务数据登记备份工作流程优化工作小组，分析和表达用BPI进行优化的目的(Why)、对象(What)、地点(Where)、时间(When)、人员(Who)、措施(How)，制定此次优化的思路。例如，出现数据异构的原因是技术规范化和标准化程度低、优化的对象是技术使用的规范和标准、优化的地点某省档案局、时间是2010年7月1日、措施是在有工作规范和标准的基础上制定一系列统一数字档案登记备份技术的标准和规范。
2.D(执行)：执行是根据已经制定的计划，由档案登记备份工作小组牵头，召集各单位以及相关技术部门举行专门会议，在现有数字登记备份工作制度和规范的基础上，分析出现不一致的原因，并制定一个可以解决数据异构问题的方案。
图1 “戴明环”示意图
3.C(检查)：检查上一环节制定的电子业务数据登记备份技术使用规范和标准的执行情况，可以分为自检和外检：自检是指档案登记备份工作小组对各机关单位在电子业务数据登记备份过程中是否遵照了业已制定的技术使用标准和规范；外检是指由流程优化工作相关单位之外的部门，如政府和IT公司等对此次运用BPI优化电子业务数据登记备份工作流程的绩效进行评价，看其是否达到预期目标。
4.A(处理)：根据检查的结果采取相应处理措施，一方面总结BPI在电子业务数据登记备份工作流程优化中的成功经验，加以推广；另一方面总结失败的教训，尚未解决的问题应放置于下一个PDCA循环中进行处理。
根据“PDCA循环法”，运用BPI优化数字档案登记备份工作流程是无法一蹴而就的，需要通过不止一次的循环向前递进，才能实现流程的最优化。
三、应用BPI优化数字档案备份工作流程的步骤——DMAICR模式
根据六个西格玛标准，应用BPI优化数字档案登记备份工作流程可以分为六个阶段，即DMAICR模式：定义阶段(Define)、测量阶段(Measure)、分析阶段(Analysis)、改进阶段(Improvement)、控制阶段(Control)、报告阶段(Report)。六个阶段环环相扣，且循环往复形成了一个生命周期，如图2。
图2 DMAICR模式示意图
针对不同的优化对象，DMAICR业务流程优化模式的具体含义和内容不同，表1是应用于数字档案登记备份工作流程优化时的简要说明。
1.定义阶段
定义阶段的主要目的是确立优化目标，即明确现有数字档案登记备份工作流程存在的主要问题是什么，分析和描述需要改进的业务流程的现状和改进目标，初步确立优化目标。对于档案登记备份工作而言，可能的问题有：流程规划不科学、重点不突出、逻辑不清；各主体责任划分不明确，执行时权限交叉；对工作成效和执行情况缺乏监督评价和考核措施等。通过深入调查分析档案登记备份工作的管理体系和现有流程，发现现有工作流程的绩效与预期目标之间的差距，判断问题所在，撰写诊断报告。定义阶段最适合用的方法是头脑风暴法。
2.测量阶段
测量阶段的主要任务是对现有档案登记备份工作流程的业务水平、数量、能力、绩效和其它特征进行描述和量化，估计潜在的改进空间，在此基础上用一些定性指标和定量指标清楚地表达流程优化的目标.明确流程优化的范围，提出流程优化工作实施的总体规划。档案登记备份工作的实施时间不长，目前还没有专门的量化指标体系用以测量其现有流程水平，但是可以参考使用电子文件管理、档案容灾备份和政府信息资源建设等工作中的相关量化指标进行评测，如平衡计分法、检查表等。
3.分析阶段
分析阶段是指选择适用的分析工具，找到影响流程绩效的因素，然后用科学的、统计的方法确定和描述导致问题的关键因素，判断识别核心流程。流程优化不是一蹴而就的，对于刚刚起步的档案登记备份工作更是如此，因此在每次流程优化工作开展之前，需要判断识别对工作绩效和未来发展有重要影响的核心业务流程，作为优化的首先对象，以最大限度地降低优化工作成本，提高优化工作的质量。核心流程的识别可以采用绘制流程图法，通过流程图可以直观地反映各个业务流程的活动内容以及各个业务流程之间的关系，从而找出影响流程绩效的关键环节。
4.改进阶段
改进阶段是指明确档案登记备份工作核心流程的改进方向并寻找最佳改进方案，通过消除或减少关键因素的影响来优化流程的输出，使现有工作流程的缺陷或变异得到弥补或消失。判断识别了影响档案登记备份工作流程绩效的关键环节后，可以运用一些流程改进工具，如相关系数大小、试验设计及有关常识和经验等，对那些可明显产生改善效果的关键因素进行改进。可以采用的方法有：头脑风暴法、力场分析、亲和图、标准矩阵表、借鉴相关常识及经验和专家意见等，利用这些方法制定多套改进方案，然后选择最佳方案予以实施。
5.控制阶段
控制阶段是指验证新的档案登记备份工作流程的效果，制定新流程的控制计划，监控新流程的运行情况，避免流程绩效反弹以确保优化后工作流程的长期稳定。一方面，在对核心流程进行优化改进以后，需要对新流程的运行效果进行全方位评价，检验其是否达到流程优化之目的，这就需要对档案登记备份工作流程优化前后的绩效进行全面对比和评价；另一方面不仅要实现新流程运行初期产生良好效果，还要确保长期保持这种效果，这需要以测量指标、取样频率、数据记录和保存地址、流程步骤及操作定义作为指标制定优化后流程的控制计划。
6.报告阶段
报告阶段是指在优化后的档案登记备份工作流程试用运行的过程中不断加深对流程的了解，及时报告反馈优化效果，联系实际需求，持续改进流程优化方案。报告阶段的目的是对基于BPI的优化方案进行评估和完善，可以采用ECRS(取消、合并、重排、简化)方法：“取消”所有不必要的工作内容，有必要取消的活动就不必研究如何改进；“合并”必要的工作内容，不能取消的工作可以研究能否合并；“重排”必需的业务流程，取消和合并后，还要将所有业务流程按照逻辑或信息的流向进行重新排序；“简化”必需的工作环节，经过前三步处理后的工作流程还可进行必要的简化。
四、应用BPI优化档案登记备份工作流程的注意事项
应用BPI优化数字档案登记备份工作可以最大限度地实现优化的目的，但在具体操作过程中仍然需要明确把握以下要点：
1.建立完善的BPI责任制
由档案登记备份工作领导小组全面负责运用BPI优化数字档案登记备份工作流程的所有工作，各级档案行政管理部门和综合档案馆指定专门的领导负责档案登记备份工作流程BPI的开展和实施，明确责任到人，并打破不同实施步骤之间界限，赋予责任人对DMAICR模式中不同环节间的协调管理权力。
2.坚持以“绩效”为中心
对数字档案登记备份工作流程进行优化的目的是提高数字档案登记备份工作的效率和质量，因此运用BPI对现有档案登记备份工作流程进行优化的全过程都必须坚持以“绩效”为中心，以提高数字档案登记备份工作的效率为目标，采取措施消除对提高绩效不利的工作环节和因素。
3.兼顾流程的规范与灵活
优化后的数字档案登记备份工作流程既要符合数字档案登记备份工作的总体要求和规范，又要具备相应的灵活性和多样性，以适应变化着的内外环境和具体情况。因此，在运用BPI时不能固守统一的标准和模式，应该具体问题具体分析，以实现档案登记备份工作的最终目标为导向，灵活处理各种问题。
4.保持信息沟通渠道畅通
信息化在流程优化中扮演着越来越重要的角色，信息沟通不足、信息孤岛和信息不对称等会导致流程优化工作的失败。因此，运用BPI进行数字档案登记备份工作流程优化时，应充分运用现代信息技术，搭建有利于优化工作开展的集成与共享信息平台。在此过程中，尤其需要借鉴国内外成功经验。
综上所述，作为一种先进的业务流程改进方法，BPI对于数字档案登记备份工作流程的优化具有一定的指导意义。运用BPI有助于寻找影响档案登记备份工作绩效的瓶颈，并对其进行改进和优化，以提高档案登记备份工作的整体效率和质量。但是，业务流程的优化不是一蹴而就的，应用BPI时一定要深刻理解其一次优化时的DMAICR模式和全过程管理时的“PDCA”循环思想，不断地对数字档案登记备份工作流程进行优化，才能够达到满意的效果。