议付结汇单据的缮制与管理——出口结汇单据中常见的28个不符点，本文主要内容关键词为：单据论文,常见论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
据有关银行统计：单证相符、正点交单的仅占信用证业务的27%，只有10%的出口企业有制单结汇部或专人负责，其余为业务员或财务部负责，出口制单的缮制与管理已成为影响企业安全收汇的重要因素。
一、结汇单据的重要性及其要求
制单结汇工作在整个外贸业务操作中是个非常重要的环节，有点像农民夏收时的“龙口夺食”，足球场上的“临门一脚”，如果稍有失误，则会前功尽弃。小的失误会增加额外的费用支出，如：不符点费、电提费、通信费等；大的失误可能会失去信用证的付款保证，改为收汇风险较大的D/P或D/A，甚至，最后可能导致货款两失。目前国际贸易业务大多属于“象征性交货”方式，即卖方凭单交货，买方凭单付款。由于各国的对外贸易政策不同、贸易习惯不同以及各种商品性能、用途的差异，各国银行开来的信用证内，对单据的要求也不尽一致。制单工作切不可掉以轻心。
出口通常要求的基本单据包括：汇票、商业发票、装箱单／重量单、清洁海运提单、检验证书、保险单等，按照买方的要求而协助取得的附属单据包括：领事发票、海关发票、产地证、普惠制证书、CISS检验清洁报告书等。其中基本单据大部分由卖方提供，因此，制单工作要求做到以下几点：
1.正确：全套单据必须做到内容正确，即“单货一致”（单据与货物）；“单证一致”（单据与信用证）；“单单一致”（单据与单据），单据上完全与信用证的要求“表面相符”。
2.完整：按照信用证规定的单据必须齐全，不能短缺（包括正、副份数，单据的盖章、签字、背书等）。
3.及时：货物出口所涉及的单据（证书）多达几十种，各种单据之间的关系错综复杂，出单时间和相应的工作一般是同步进行的，前后时间顺序有严格的要求；要在信用证规定的有效期内交银行议付，整套单据必须在计划时间内及时完成缮制。
4.简明：单据内容应按信用证规定、进口国海关的规定和有关国际贸易惯例填写（文字、编码、符号、格式等），力求简单明了，切勿随意加列不必要的内容。
5.整洁：单据缮制或打印的字迹清楚、表面整洁，更改处应加盖校对图章，但有些单据，例如提单、汇票等重要单据的主要项目，如金额、件数、数量重量等，不宜改动。
二、常见的单据不符点
（一）发票(INVOICE)常见不符点
1.商业发票上的货物描述与信用证不一致。常规做法是：制单时发票上的货物名称、价格、数量、包装等照搬信用证的原始语言，确保万无一失。例如：信用证规定的货名为“FROZENCRAB MEAT”（冻蟹肉），而发票上不可简单的打上“CRAB MEAT”（蟹肉）。某出口企业有个业务员竟然将商品名称“手动葫芦”（起重工具），简单的打成“葫芦”，险些闹出个国际玩笑。
2.发票上的价格条款与信用证不符。如：信用证规定的价格条款为“C&F”，虽然，根据《INCOTERMS 2000》解释，“CFR”已替代“C&F”，但制单时应使用“C&F”，否则，将造成单证不相符；另外，涉及装、卸货费用的贸易术语变形的写法，也应保持一致，例如：信用证注明的贸易术语为FOB Stowed and Trimmed，而在制作单据时，切不可以简单的打成FOBST，虽然这两组词都表示“由卖方承担包括理舱费和平舱费在内的各项装船费用”，但从银行审单的角度看，往往会按“表面不符”来处理。
3.发票金额超出信用证金额或不在允许的幅度之内。信用证金额是最高的或不得超过的。如果信用证明确规定溢短装条款，如：5PCT MORE OR LESS，或用符号表示：±5%，表示数量和金额均有5%的增减；如信用证仅在数量前有溢短装的符号±5%表示，则数量可以在±5%内增减，但发票金额不能超过信用证金额；如果信用证没有溢短装条款，不准分批装运，而且，货物以包装单位和个数计量，如BALES包、PCS件等，而发票、提单、装箱单上的货量却多于或少于信用证数量，也会造成单证不相符；因为溢短装条款不适用于以包装单位或个数计量的货物。
4.发票及装箱单上的计量单位与信用证规定不相符。例如：L/C规定数量为80M/T（公吨），发票、装箱单上却是80,000KGS（公斤），虽然两者重量相等，但按照《UCP500》规定，80M/T与，80,000KGS已构成单证表面不一致。
（二）汇票（BILL OF EXCHANGE或DRAFT）常见不符点
1.汇票上的付款人不是信用证的开证行（付款行），而是开证申请人。按照《UCP500》的规定，信用证项下汇票的付款人不得为开证申请人（在托收方式下，付款人才为买方），突出信用证项下的结算以银行为付款人的原则，强化开证行的责任。对于某此初学者来说，往往会误解为：我（卖方）和开证申请人（买方）签订了买卖合同，买方作为开证申请人理应给我付款；岂不知在信用证方式下，开证行才是真正的第一付款人。
2.汇票金额大小写不一致，汇票大写金额不准确。
3.汇票大写金额最后漏打“ONLY”（整）一词。汇票金额大写方式不同于人民币金额的大写方式，无论其金额是整数还是带尾数，均应在大写金额最后打上“ONLY”。
4.汇票上的收款人不是议付行或托收行。信用证方式下的款项只能通过议付行向开证行索取，托收方式下的款项只能通过托收行向代收行委托收款。因为国际结算只能通过银行办理，受益人不能直接参与国际结算。
5.汇票金额不符。例如：涉及佣金、预付款或者合同约定货款分信用证和托收两种方式分别结算时，在开具汇票时，应按照实际应收金额填写，若与信用证规定的金额不符时，应提前与议付行商定。
6.汇票上漏填L/C号码。开证行收到整套单据后，将根据汇票上所列信用证号码找出此号码信用证的存档副本凭以审核单据，以确定单证是否表面上一致。如果汇票上漏填信用证号码，开证行则无从审单、付款。
7.汇票上的付款期限有误。汇票上没有注明即期或远期付款日期，或注明的时间与信用证不符。
（三）提单(BILL OF LADING)
1.提单(B/L)签发日期早于或迟于L/C规定的装期。例如：信用证规定，收到信用证后45-60天内装运，如果8月1日收到信用证，则装运日期为9月15-30日，提单签发日期既不能早于9月15日，也不能晚于9月30日，否则，将造成单证不符。
2.提单上没有注明“清洁已装船”、“运费预付”、“运费到付”词句。通常每份信用证中的提单条款都明确要求：提单的签发日期必须是货物全部已装上船的日期，且不能有不良批注，另外，必须表明运费付费方式。
3.提单提交份数与信用证规定不一致（包括正本、副本）。
4.指示提单没有正确背书。B/L是物权凭证，指示提单只有通过背书才能转让物权，如：指示提单的收货人栏填写“凭指定”（TO ORDER或TO ORDER OF SHIPPER）必须由发货人(SHIPPER)在提单背面背书，转让提单也就转让了物权；否则，货物抵达目的港，国外客户无法凭提单提货。如A出售货物于B，A取得提单后交于B，即完成交货任务。如果提单是指示性提单，A必须背书后再交给B，然后B可以用背书的方式将代表物权的提单再转让给C，同样，C也可以再转让给别人。
背书就是提单持有人（托运人或发货人）在提单的背面签名，表示将货物物权转让出去。一般的做法是：背书人写上出口公司（卖方）名称（或盖章）并由法人或有权签字人签字。如果只签名而不注明货物交给谁，这种背书称为“空白背书”；如果写明将货物“交给某公司”或“凭某公司指示”或“凭某银行指示”就是“全衔背书”。提单经背书后，还必须交给被背书人，才算完成转让。背书人根据实际情况选择空白背书或全衔背书。
（四）单据与单据之间常见不符点
1.保险单的签发日期迟于提单日期。
2.保险单上的货币与信用证支付的货币不同。
3.保险单没有正确背书；赔付地点不是目的港。
4.保险单上的船名、航次及开航日期、起讫地点与提单不一致。
5.各种单据上的唛头(MARK)包括文字、符号不一致。如没有明确规定唛头，应在所有的单据上打上“N/M”(NO MARK)。
6.发票和装箱单上的重量与提单上的重量不一致。
7.装箱单上注明了单价、总额、货币；由于装箱单往往是随货同行，而买方（特别是中间商）和卖方为避免相关价格资料外泄，通常都不在装箱单上注明单价、总额、货币。
8.单据之间的计量单位不一致，货物数量不符。
9.单据之间的出单日期互相矛盾。
10.逾期交单。信用证除了规定有装期、效期外，有时还规定交单期；根据《UCP500》规定，结汇单据必须在提单签发日后21天内交单，但不得迟于信用证的有效期。在实际操作中，一般有经验的业务员都会尽可能在交单期限内的最初几天交单，其好处：一是能尽早收汇；二是防备万一单据中有不符点，需要更换单据或需要与开证行、开证申请人联系时，在时间上有回旋余地；三是避免逾期交单，造成不必要的损失。
11.单据没有盖章签字——提单、保险单、发票等漏盖公司法人章；有关单据未进行“背书”盖章；单据上的修改处漏盖校对章。
12.对信用证要求必须用手签名的发票、提单和其它单据，仅有第一联手签，其他各联为复印签名。
13.有关单据的份数（正本、副本）与信用证规定不一致。
三、正确的出单（时间）顺序
（一）商业发票、装箱单／重量单
商业发票是全套出口单据中的核心单据，是首先缮制的单据（包括装箱单／重量单），而且，由于发票、装箱单／重量单开立后，还需要凭以办理运输、报检、保险、报关等手续，因此，其开立日期一般情况下应早于其他各种装运前的单据以及出口结汇单据。
（二）（申领）产地证、出口许可证、出口收汇核销单（空白）
此类单据通常由出口企业根据有关规定或应买方的要求向国家管理机构、检验机构、外汇管理机构申领，一般应在报检、报关前办理。
（三）报运单、报检单、投保单、报关单
报运工作通常在货物出运（装箱、装船、装车）前30-45天，提前向货运代理或承运人办理。
报检工作一般在货物生产基本完成，准备交货时，向检验检疫部门申请办理，但对有些特殊商品，如：有色金属矿石等，必须提前通过商检部门测定货物的金属含量、水分、杂质等指标，并以此作为计算商品价格依据的，就要在办理商品检验后，才能制作商业发票。
投保工作若按照保险公司的仓至仓(W/W)条款，应在出口货物从生产企业的仓库（内地）出运前向保险公司投保，也可在货物装运（港口）前办理投保。
报关工作若委托货运代理报关时，应在委托报运时，一并提供全套报关单据；若自行报关，可在装运前2-3天报关（最迟在装船前24小时），以上几种单据的签发日期按照具体工作时间确定。
（四）（申领）海运提单、保险单、商检证书
运输单据签发日期表示货物实际装运日期或已经接受承运人监管的日期，以海运提单为例，提单的签发日期即表示货物实际装运或已交由船方监管的日期，该日期不能迟于信用证或合同规定的最后装运日期。
保险单的签发日期可在货物从生产企业仓库出运前（仓至仓）或装船前一天签发，但无论如何，都不得晚于提单签发日期。
商检证书一般在货物装运前7天内办理，签发日期应在运输单据签发日期前2-3天为宜。
（五）汇票、装船通知
汇票的出票日期是全套出口结汇单据中的重要内容，它实际也就是卖方向银行提交出口结汇单据的日期，汇票的出票日期将直接关系到卖方的及时结汇。该日期比其他结汇单据的日期要晚，但不能迟于信用证的有效期，同时也不能迟于从装运日期第二天起计算的第21天（除非信用证另有规定）。
（六）（领取）结汇水单、出口收汇核销单（已通关）、出口货物退税单（已通关）
结汇水单是由结汇银行将出口企业收到的货款（外汇），按当日外汇牌价收购后，在付给出口企业人民币的同时，开具的银行结算单据，签发日期实际是收到外汇货款的日期。
出口收汇核销单（已通关）是办理报关出口后，经海关盖章并注明报关出口日期的单据。
出口货物退税单（已通关）是报关单中的一份，主要办理出口退税证明用，上面也注明完成出口报关的日期。
这些单据在办理完相关业务后（盖章），用尽快领取，并细心检查单据的内容、签字、图章、日期等内容，如有不妥之处，要及时要求对方更正、更换，否则，将影响下一步的工作，如：外汇核销、出口退税、归档统计。
以上各种单证的签发日期、工作完成日期，实际代表了出口环节各项工作的正常顺序，因此卖方在制作、申领、领取这些单据时，特别是在信用证项下的出口业务，不仅要涉及每份单据及相关业务的运作，而且，要严格保持各种单据之间的日期衔接。
假设在一笔业务中，商业发票制作日期为8月1日，海运提单签发日期为8月15日，各种单据的有关日期的确定、填写操作如下：
1.装箱单／重量单及类似单据的出单日期可以与商业发票同日，或在8月2日也可以，但不得早于商业发票日期，装箱单／重量单等单据是发票的附属单据，一般缮制发票后才能缮制装箱单／重量单等单据。
2.普惠制产地证(FORM A)中的发票日期栏（即第10栏）应填8月1日。出口商声明栏（即第11栏）可填8月2日至14日之间，因8月1日出具发票，2日后某天向签证机关办理申请签证。签证机关签发日期（即第11栏）可填8月3日至14日之间，一般与出口商声明日期晚1-2天，但不得早于发票日期和出口商声明日期。
3.商品检验证书签发日期应于8月15日以前或8月15日，不得晚于8月15日。因为8月15日装船，说明在装船前已经检验合格才装船。但对有些商品，如农产品、食品等，也不能太早，商检证书日期距离装运日太早，说明货物经检验后很长时间才装运，货物质量可能有所变化。该商品检验的结果已不能代表装运时的货物质量情况。有些外商来证均要求商品检验日期须与装运日同一天。
4.保险单可填8月13日（或8月2日至15日之间）。但不得早于发票日期8月1日，因为保险单是发票缮制后按发票价值计算保险金额的。也不能晚于装船日期8月15日，保险的投保工作必须在装运前办理。
5.装船通知出具日期于8月15日或8月16日较合适，说明装船后当天或第二天即发出通知，但在CFR、FOB交货条件下，最好在8月15日出具，并通知买方，以便买方及时办理运输保险。
6.船籍证明必须在装运前出具，证实船籍情况是否符合于该信用证要求，才能决定可否装船。
7.运费收据应不晚于8月15日，尤其是Freight Prepaid（运费预付）提单条款下，要求运费是预付的，在8月15日装运前就已预先付清而出具的运费收据。
8.受益人寄单证明日期一定要在装运后，必须晚于提单日期，在8月15日或16日均可。因为装运后承运人才能出具提单，出具提单才能寄单（即使邮寄副本提单，也必须在正本提单签发后才能产生副本）。
9.领事签证发票可以填8月1日后至15日前，但不得晚于提单日期。
10.汇票日期应在议付日签发，所以我国目前习惯做法多由议付银行按议付日代填，但不得晚于信用证有效日。汇票日期是全套各种单据中最晚的日期。
四、制单与管理工作的具体要求
从整体上讲，大致分为审证、制单、审单、交单和归档五个方面：
1.审证——对照合同审核信用证的内容、条款、要求、条件等，并对不能接受的条件和不符点通知对方进行修改。
2.制单——遵循正确、完整、及时、简明、整洁的原则，按规定要求和时间缮制单据。
3.审单——汇集各项单据，以发票为中心，严格细致地与信用证、合同逐项核对，做到单证相符、单单一致，防止错单、缺单。
4.交单——严格掌握信用证规定的各项限期，防止逾期交单，影响安全收汇。
5.归档——单证是涉外经济文件，不仅记录了客户、价格、交易条件等商业机密，而且，交单以后，可能有退单、拒付、索赔、争议等事件发生。履约完成后，必须保留一份完整的副本，编排归档，妥善保存，以备查阅。
总之，单据的制作、申领不仅要做到正确、完整、及时，而且单据的操作、流转、管理要做到规范无误。
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