论重要的管理技巧——时间管理，本文主要内容关键词为：技巧论文,时间论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
时间就是金钱，时间就是生命。然而人们往往重视生命，乐于理财，却常常忽略对时间的管理。所谓时间管理是指在日常事务中有目标地应用可靠的工作技巧，合理有效地利用可以支配的时间，从而在单位时间内进行更多有效的活动。现代的管理者每天都要应酬各种各样的人及处理各种繁琐的事务，因此需要在有限的时间内完成更多的工作，提高工作效率。时间管理的目的就是将时间投入与目标相关的工作或活动。
根据已故著名管理学大师彼得·德鲁克的观点，效率是在最短的时间内完成、办妥要做的工作。效果是要处理恰当的工作。在过去，在组织的视线中没有时间管理，思维中也没有时间管理。时间管理被认为是个人问题，任由自己进行时间管理，发展管理时间的技能。现在，“除了任务目标之外，让知识工作者自己决定有关工作的一切”这种趋势更使组织在时间管理上的职责仅仅体现为任务分配时考虑每个人的时间应用情况。
管理者要进行时间管理，必须懂得分辨浪费时间的因素。研究时间管理的专家麦健时博士对全世界15个国家各类型的行政管理人员进行研究，在其著作《时间陷阱》中，概括出导致管理者浪费时间的十大典型因素，即缺乏计划、先后不分、电话骚扰、不速之客、会而不议、文件工作、过分承诺、突发事件、犹豫不决和授权不足。
管理者在时间管理中应重点解决两大突出问题，即正确对待授权以及正确对待不同的员工。
1．正确对待授权——别让下属背上的猴子爬上自己的背
管理者常常面对大量的工作，如果不能有效地处理，便会使自己身陷于日常事务的重负之中，不能自拔。但在组织中有时却会出现管理者们忙得不可开交，而下属却无所事事的奇怪现象。威廉·安肯三世在《别让猴子跳回背上：为什么主管没时间，部属没事做?》一书中将管理者的管理时间分为受上司支配的时间、受组织支配的时间、受下属支配的时间和自由支配的时间四种类型。
受上司支配的时间主要用于完成上司下达的工作任务。受组织支配的时间主要用于满足同级人员提出的各种积极支持的要求。由个人支配的时间主要用于完成管理者自己想做的或同意去做的事情。其中一部分时间会被下属占用，称为受下属支配的时间。剩余时间属于管理者自己，称为自由支配的时间。
由于完不成上司和组织的任务就有可能受罚，管理者绝不会忽视这两方面的要求。因此，由个人支配的时间就成为管理者在进行时间管理时主要考虑的方面。管理者应努力通过最大限度地减少或消除受下属支配的时间，增加由个人支配的自由支配时间，然后利用所增加的时间以更好地处理上司和组织布置的任务。但是依然有不少的管理者没有意识到这一点，把过多的时间花在解决下属的问题上，让原本在下属背上的猴子跳上了自己的背，自己背负起下属的责任。
因此管理者要坚持合理的工作程序，需要建立一套判断标准，确定什么事应自己做，什么事应由他人做。在处理大量的工作中，要进行恰当的授权，赋予下属一定的权力，使他们有权力、自由、知识和技能去做决策，有效地开展工作。管理者应该把行动的主动性还给下属，并使下属始终保持这种主动性。
授权的精髓是在适当的时候把适当的工作交给适当的人去做。
当然，授出权力并不等于责任转移，管理者仍需要对授权事宜负责。因此，授权必须慎之又慎，一要用人得当；二要把任务交待清楚；三要赋予必要的权力；四要明确权利与义务；五要监督到位。
2．正确对待不同的员工——批准员工管理中的“大石头”
从经济学角度来看，每个人的时间价值是不一样的，时间价值的实质就是效率。当今，效率往往被视为金钱与时间成本的关系，虽然这种看法有点惟利是图，但一个擅长管理的人，一定会最大限度地追求时间价值。
如何有效地进行员工管理?企业员工管理中的人与事可以按重要性程度和紧急程度进行区分，因此有四种情况。A为碎石型，表示重要且需要紧急处理的人或事；B为石头型，表示很重要但并不是需要紧急处理的，而是需要深思熟虑，仔细规划的人或事；C为沙子型，是那些需要紧急处理但却并不重要的人或事；D为水型，表示既不重要也不紧急的人或事。
在现实工作中，管理者往往倾向于优先处理A类，既重要又紧急的碎石型的人或事。然而事实上，我们会发现，如果以一个水桶的最大容量来代表一个管理者在一段时间内的最大工作量，偏重于优先处理A类人或事，就如同先把碎石子都装进桶中；那么桶中再也放不下大石头了。而如若换种装法，把大石头先放进桶中，通过摇晃敲打则慢慢地就可以将碎石子全部装进去，甚至之后还可以装进细沙和水。而且碎石又常由石头破碎而成，因此优先处理石头也可以减少碎石的出现。整天忙于碎石型事务的管理者，时刻有压力感，总在处理危机，收拾残局，往往心力交瘁。而在管理中偏重石头的管理者，善于审时度势，抓住问题的关键，当机立断并防患于未然，尽管有时也会有燃眉之急，却能设法将之降到最低。
那么，什么是员工管理中的大石头?可以根据员工对企业的贡献，把企业中的员工分成人才、人在、人灾三类。“人才”是那些对企业的长远发展和经营绩效有所贡献的人，离开了他们，企业的经营就会有一定的损失。这些人大多是企业的核心员工，是大石头。除了职业经理人和技术创新者外，新聘人员、人才规划与战略、员工职业生涯设计等也是管理中的大石头。管理者应从新人进入公司时就给予关注。同时，一个不重视人才战略和规划的企业不可能实现持续发展。“人在”是那些对企业的长远发展和经营绩效贡献甚微、可有可无的人。管理者可以在时间充裕时再来考虑。“人灾”则是那些对企业的经营发展有所损害的人。他们是沙子，是企业的沉没成本。如若不及时认真处理，这些人会闹出乱子，造成更大的损失。
因此，必须通过建立有效的激励约束机制，最大化地发挥“人才”的价值；教育、训练“人在”，使之改变态度、增长技能，向“人才”方向发展；同时，坚决地辞退“人灾”，消除影响团队战斗力和企业绩效的不利因素。
人类时间是人力资本的组成部分。有效、合理地使用与分配时间的能力，也是人力资本的构成部分。在经济增长进程中，宝贵的人类有效工作时间，具有较高的经济价值，可以促进经济效益的产生。随着生产现代化，生活节奏的加快，科学地分配时间，有效地使用时间，即可获得经济效益。所以，管理者必须树立时间具有经济价值的观念，正确对待授权，正确对待不同的员工，从而更高效地完成工作。