广东电网有限责任公司东莞樟木头供电分局
摘要：随着科学技术的不断发展，数字化科技已逐渐走进大众视野，并迅速占领人们的生产生活。基于此，传统档案管理模式受到了较大的冲击，其已无法满足现代档案管理的新要求，必须顺应时代潮流，对现有的档案管理系统和管理理念进行有效的完善，积极向着数字化档案管理方向靠拢，这样才能提高档案管理工作的效率和质量，实现档案事业的可持续发展目标。
关键词：数字化档案；档案事业发展；研究探讨
传统档案管理，一般都是采用手工作业方式，不仅工作效率低，而且还会影响到档案信息的合理利用，使其所具备的实效作用很难充分发挥出来。因此，要想改善这种档案管理的弊端，就要积极采用数字化档案管理系统，建立完整的数据库和信息管理平台，这样才能促进档案信息的共享和利用，使其管理效率和管理质量得到最大化提升。本文也会对数字化档案管理进行详细的研究，并对其未来发展，提出一些有效的参考建议。
1.数字化档案概述
数字档案也被称作为电子档案，其是一种新时期的科技产物，是人们通过计算机技术或数字化处理技术而产生的资料信息。数字化档案形式有很多种，常见的有：办公类电子文件、资料扫描件、E-MAIL、CAD/CAM文件以及程序文件等，这些文件的传输、存储、利用，都可以通过计算机设备来完成。数字档案可以充分反映人类社会的真实活动，在信息技术与网络技术的大力扶持下，其不仅实现了办公自动化和档案管理信息化，而且也提高了我国档案管理工作的效率和质量。与传统档案相比，数字档案具有以下特点：依赖性和信息的不可识别性较强；信息和载体的可分离性较灵活；信息的可共享性极为明显；信息动态性、集成性突出；载体形式多种多样。
2.数字化档案管理现状分析
2.1工作资源浪费严重
目前，我国大部分数字化档案管理工作人员，在执行具体工作时，都会采取双套制的工作方式，即将各类档案内容、电子档案文件及纸质档案文件同时进行保存。并且在上传档案资料过程中，不仅会在计算机系统中进行备份，还会利用纸张对其进行保存，这就使得档案管理人员的任务量加重，且还会导致人力与物力资源的大量浪费情况，进而对档案管理数字化的改革和创新都会带来很大的阻碍。
2.2档案管理数据不兼容
在进行档案管理时，常常会出现数字化档案管理数据不兼容的问题，究其原因，主要是因为自动化办公系统与档案管理系统不相协调所致，进而不仅增加了电子文件归档的工作难度，而且也降低了数字化档案管理的工作效率和工作质量。
2.3档案管理安全性和保密性不强
在开展数字化档案管理工作时，尽管会得到网络技术和数字化技术的大力支持，但由于档案管理单位的办公室自动化发展速度十分缓慢，各个部门的信息无法准确实效的及时反映出来，所以，也使得数字化档案管理系统的安全性大大降低，在日常管理过程中，文件丢失、数据毁坏的现象比比皆是，这在某种程度上也严重制约了数字档案的开发和利用。
2.4档案管理工作效率偏低
在数字化档案管理工作中，尽管大部分档案管理单位都实现了办公自动化，但由于相关档案管理人员对于数字化档案管理工作缺少正确的认知，所以很多管理工作依然还在延续传统的档案管理模式，如档案借阅、档案检索等，都在利用人工操作方式来完成，这就使得数字档案管理效率大大下降，档案管理质量也得不到充足的保障。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3.相关优化措施
3.1构建完善的数字化档案管理系统
数字化档案管理系统具有较强的综合性，其在建立过程中，会涉及多项设计软件，如：系统设计、数字化软件开发、数字化档案整理、数字化档案系统管理、数字化档案扫描、数字化档案光盘备份等，这些系统软件必须保证一定的兼容性，才能有效开展数字化档案管理工作。
另外，数字化档案管理人员还要采取双服务系统，即在数据储存过程中，利用高速扫描仪器对其进行扫描，以便可以达到双备份目的，进一步提升数字档案的安全性和保密性。同时，数字化档案管理人员还要对各类电子档案进行分类，并制定完善的管理机制，进以最大化提高档案管理信息化水平，实现档案事业的长期稳定发展。
3.2积极融合自动化办公系统和数字化档案管理系统
在进行数字化档案管理工作时，相关工作人员一定要积极融合自动化办公系统和数字化档案管理系统，使其相互的衔接达到和谐、统一，并在在查询接口中加人档案资料查询功能，这样就会避免矛盾问题的产生，满足档案管理各部门的无缝对接需求。另外，要对传统双套制档案管理模式进行有效的创新，使之可以达到文本与映像共存的模式，进而在提高数字档案管理效率的基础上，更好的促进档案信息的开发和利用。
3.3加强数字化档案管理工作
从本质上看，档案资料具有一定的特殊性，其有些资料可以公开，有些资料不可以公开，而数字档案就属于不可以公开的档案资料，管理人员在对其进行数字化管理时，应采用专门的管理系统对其进行双重保护，这样才能保证数字化档案的储存质量，使其利用价值得到进一步的提升。另外，为了加强数字化档案管理工作，相关工作人员还要建立完善的电子文档存储管理制度，并在相应的软件系统中设置密码和防火墙，以便一方面增强数字化档案管理的安全性，一方面提高其信息化管理水平。
3.4组建一支高水平的档案管理团队
随着现下档案信息的不断增多，档案管理模式也由传统劳动密集型向知识密集型发展方向靠拢，并以现代化办公设备为依托，来实现数字档案的办公自动化管理。基于此，对于相关工作人员的要求也在逐渐提升，不仅要求档案管理人员要具备较强的专业技能和分析能力，而且还要拥有一定的责任意识和管理素质。有关单位可以定期对在岗人员进行档案管理培训，以便使工作人员可以学习到国外先进的档案管理知识，进而不断积累经验，尽快提高自身的电子文件管理水平，更好的服务于档案管理工作。
4.未来发展趋势
4.1随着全球信息化的快速发展，数字科技与互联网技术已得到了全面的普及和应用，这种趋势下，无纸办公越来越被人们所重视，其在弥补以往传统办公弊端的同时，对我国档案数字化建设也起到了巨大的推进作用。另外，苏子和计算机技术的不断提升，数字档案信息也在朝着大数据方向发展，相对，档案管理系统就要紧跟时代步伐，不断的进行完善和优化，这样才能为档案数字化管理提供便捷的条件，更好的满足其长期发展需求。
4.2数字化档案管理与传统档案管理相比，有着很大的工作优势，具体可以从以下两方面去分析：
第一，可以提升相关单位的经济效益，因为以往档案信息的处理，都必须耗费大量的人力和物力才能解决，而数字档案信息的处理则是将传统纸质载体档案转变为电子档案形式，通过计算机系统就可进行解决，这样不仅可以节省人工成本，提高档案管理质量，而且还大大减少了工作资源浪费的情况。
第二，可以加快档案管理工作效率，因为数字档案是通过计算机系统来进行传输、分类和存储的，所以不仅可以便于人们的查询，而且还能实现其资源的共享和利用。现如今，随着信息技术的全面普，数字档案资料库也由以往文件实体保管基地演化成现下的信息控制中心，所以，在档案事业的未来发展中，档案数字化管理是一种必然的工作趋势。
结束语
为了进一步加强我国数字化档案管理工作，相关档案管理人员就要积极构建完善的数字化档案管理系统，制定科学合理的数字化档案管理制度，并通过不断的学习提高自身的信息化管理水平，这样才能提升数字化档案管理工作的效率和质量，实现其档案事业的可持续发展目标。
参考文献
[1]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J]档案学通讯，2017，06：54-57.
[2]李惠萍.档案信息化发展方向-档案数字化[J]云南档案，2016，11：15-16.
[3]赵锐.档案信息数字化现状及发展方向探析[J]兰台世，2017，05：113-114.
论文作者:肖彩红
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第31期
论文发表时间:2018/4/4
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 数字论文; 信息论文; 管理人员论文; 档案管理系统论文; 《建筑学研究前沿》2017年第31期论文;