摘要：由于办公室档案管理工作是办公室工作中重要的组成部分，因此，办公室档案管理工作的工作效率一直是值得关注的重要问题。对于如此重要的环节，只有不断思考提高效率的方法才能不断进步。首先要明确办公室档案管理的重要性，在此基础上，分析办公室档案管理所存在的问题，并针对不同问题，给出相应的对策和方法建议。
关键词：办公室；档案管理；措施
一、提高办公室档案管理效率意义重大
1、紧跟时代潮流
办公室档案管理工作之所以非常重要，是因为其对于信息的保有和价值的提升，是信息产业工作的重要组成部分。办公室档案管理的资料对人们以后借鉴和查阅前人文献和资料具有重大意义，极大地节省时间，提高工作效率。由于信息时代的到来，人们的生活方式发生了翻天覆地的变化，对于查阅资料的要求也逐渐提高，办公室档案管理也不仅仅限于纸质资料的管理，而应该跟随大潮流，结合现代化信息工具，紧跟社会的要求，更好地为社会服务。
2、对档案事业的发展具有积极作用
由于档案管理工作本身的特点，要求办公室工作对档案管理工作给予高度的重视，需要投入相应的人力物力来应对此工作。档案管理的特点主要是连贯性，需要以可持续发展的管理措施来应对办公室档案管理工作。而且由于档案管理工作的特殊，它的成果具有一定的历史性，并且对于时间比较敏感，因此为了档案工作的有效进行，就需要制定合理有效的管理方案，需要高素质人才一同协作发展。
3、促进档案事业与国民经济的协调发展
社会发展与经济进步离不开前人的经验总结，而好的经验总结一般都会留在档案里。因此，档案管理工作对于国民经济的发展具有举足轻重的作用。
二、办公室档案管理存在的问题
1、办公室工作人员没有较强的档案管理意识，管理方式也存在缺陷。随着社会的不断进步和发展，单位都需要有管理档案的专业人员，才能不断提高员工的工作效率。因此，我国档案管理专业人才的培养显得愈发重要。但是，大多数单位中的档案管理人员都并非专业人士，很多是单位中的工作人员，这直接说明现代办公室没有较强的档案管理意识。而且，很多单位的档案管理方法仍然采取的是传统的模式，并没有走在时代的前端，也没有跟上时代的发展，更没有将信息技术完全引入办公室的档案管理工作中去，尤其是一些欠发达地区，在办公室档案管理工作方面的管理方式更加落后，极度缺乏对档案管理重要性的认识和了解。
2、办公室档案管理工作人员的素质有待进一步提高。由于专业档案管理人才的缺乏，很多单位的办公室档案管理工作人员并不是专业人士，他们大多是兼职从事档案管理工作，因此，这就致使档案管理工作人员缺乏专业的管理知识。第一，工作人员水平不够，这也是办公室档案管理工作中面临的一个难题。在办公室档案进行管理的工作人员大多没有相关专业的知识与技能。第二，现在科技发达，各种技术日益更新，办公室的档案管理工作，也要跟进发展，不断学习。最后一点，现在是互联网时代，公室档案管理的工作人员最基本要求是能熟练使用OFFICE等办公软件。这样在进行档案登记、管理时才能更快完成，这就要求办公室档案工作人员要积极学习办公软件的使用。对此，为了培训现代办公室档案管理人员学习专业技能，而且能够熟练使用现代办公软件，单位必须认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题，这也在一定程度上有助于办公室档案管理工作效率的提高。
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三、改进办公室档案管理工作，提高工作效率
1、要转变观念，提高对档案管理工作重要性的认识
为加强办公室档案管理工作，需转变观念、加强认识，将档案管理工作放在重要位置，把档案工作的重要作用和意义展现出来。比如，教育局或一定规模的学校要成立相关管理部门，安排专门的档案管理人员，重视档案管理工作的系统化、专业化、标准化建设，并注重提升档案管理人员的综合素质。
2、要建立相关服务评价及反馈机制，完善奖惩机制
档案管理工作的开展是为单位的发展服务的，因此需要及时了解档案管理工作存在的不足，建立相关的服务评价及反馈机制，完善奖惩机制，以提高办公室档案管理人员的工作积极性，保证档案管理工作向规范化、标准化方向发展。
3、要加强职业培训，提高档案管理人员职业素养
办公室档案管理工作人员需具备较高的职业素养，有必要对其进行职业培训，提高档案管理人员的职业素养。一方面，确保培训的多样化，让档案管理人员系统了解档案管理工作流程涉及的相关内容；另一方面，要注重实践锻炼，理论联系实际，提高档案管理人员档案管理能力和水平。另外，由于档案管理涉及个人隐私，因此在职业培训的过程中还应加强职业道德培训，提高档案管理人员的职业道德素养，避免档案信息泄露，确保档案管理的科学性、安全性和保密性。
4、加强专业技能培训，提高工作效率
为进一步提升档案管理人员的业务水平，使档案管理更加科学化、现代化、规范化，需开展各类专业技能培训。通过专业技能培训，使档案管理人员掌握档案的录入和查询方法，明确格式要求和划分保管期限，确定卷件、编页、装订、加盖归档章等方面的操作规程。通过培训，巩固他们的档案管理知识，加深对档案管理流程操作规范的把握，增强档案安全保护意识，全面提升档案管理水平和效率。在此基础上，记录好单位各种档案资料，为单位发展和人员岗位变动提供有力的佐证材料。
5、创新管理思路与措施
第一，培养档案管理专业人才。单位档案管理工作人员能力和素质不统一，相互之间缺乏良好的配合，团队缺乏协作力，严重影响了工作效率，因此要加强对高学历、高素质专业人员的培训工作。第二，定期开展培训。每年要求参加中、省、市组织的继续教育学院培训，从而获取档案管理最新、最前沿档案信息，以提高自身管理能力。第三，创新管理思维。首先，应该明确档案管理的概念，办公室档案管理是指对办公室工作及其相关材料的整理以及归纳，但传统思维下办公室的管理理念对于办公室档案管理不够重视，要紧跟时代潮流利用好现代化的管理措施并结合办公室档案管理，这对于档案事业的发展具有良好的促进作用，因此，要足够重视档案管理工作，并把创新思维带入进去。
6、转变办公室管理理念
第一，增强档案管理意识，深刻理解和认识档案管理的重要性是档案管理工作的首要环节，应该引进专业人员来传递这个思想，从思想意识和管理理念上转变，切实提高管理的工作效率。第二，提倡无纸化办公理念。随着信息化建设步伐的加快，进一步提高文件转办效率，降低办公成本，逐步实现自动化办公，推行并提倡电子公文的使用及网上归档工作，节省传统档案文件的复制、复印中所花费的大量纸张，节省传递文件批阅环节，使转办工作特别是急需处置的工作及时得到回应批复，极大地提高办公效率。
结束语
总而言之，要根据我国档案管理工作的现状，不断强化办公室档案管理工作人员的专业技能，从而提高单位的工作效率。并且要不断规范办公室档案管理工作，使得办公室档案管理工作不断专业化和标准化，并为单位的建设贡献力量。
参考文献
[1]张国珍.浅谈新时期档案管理人员的素质及提高[J].中国科技信息, 2008(13).
[2]穆欣.事业单位办公室档案日常管理与应用[J].价值工程,2010(07).
论文作者:史浩然
论文发表刊物:《基层建设》2019年第29期
论文发表时间:2020/3/16
标签：档案论文; 档案管理论文; 办公室论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 工作人员论文; 单位论文; 《基层建设》2019年第29期论文;