世纪之交：档案学热点管窥，本文主要内容关键词为：世纪之交论文,热点论文,档案学论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
所谓“世纪之交”具有双重含义：其一，20世纪即将成为历史，新世纪之门即将向我们敞开；其二，当代档案学正面临空前严峻的挑战和百岁难逢的世纪性机遇，正处在革命性变革的酝酿期。许多看似天经地义、不可更易的传统体制、方法、原则和理论，已经和将要受到档案工作者的挑剔、怀疑、评头品足，这就是本文所要讨论的“热点”。
一、挑战来自何方
概而言之，挑战主要来自两个方面：一是经济的市场化，在中国，即是社会主义市场经济的建设和发展，以及由此推动的社会转型与进步；二是社会的信息化，即信息产业、信息技术的高速发展和社会生活的各个领域、各个层面上信息的作用日益深广。
市场化与信息化这“两化”是挑战，不能顺应其滚滚大潮者，终将被淘汰、抛弃，乃至湮灭；“两化”更是机遇，它是推动档案事业万象更新，促进档案学更上一层楼的巨大原动力。
关于经济的市场化，江泽民总书记在中共15大的报告中指出：“建设有中国特色社会主义的经济，就是在社会主义条件下发展市场经济，不断解放和发展生产力。”（注：《中国共产党第十五次全国代表大会文件汇编》，人民出版社1997年10月第1版，19页。 ）经济市场化的进程，正呼唤着我国文件管理与档案管理体制的深层次改革，孕育着我国档案工作实践的多方位转型与档案学理论的突破性进展。
关于信息化，江泽民总书记指出：“四个现代化，哪一个也离不开信息化。”信息技术日新月异，信息作用举足轻重。深入开发、广泛利用信息资源，已经成为推动全球性现代化进程的最重要途径之一。从某种意义上可以说，我们的时代已经成为“信息时代”。从11、12届到13届国际档案大会，从巴黎（1988）， 蒙特利尔（1992 ）到北京（1996），来自世界各国的档案工作者愈来愈广泛而深入地关注着信息化进程，关注着电子文件和虚拟档案及其管理问题。
二、部分热点简析及我见
当代档案学热点多多，非一篇短文所能全面评述。在此仅就管见所及，挂一漏万地简析部分热点，并略陈浅见，以期引起对有关问题的进一步探讨。
1、在文件和档案的内容、结构和载体形态日趋多样化的背景下， 什么是档案，档案是什么的问题，即档案的起源、定义、本质属性、外延等问题，再次引起人们的关注。
①档案起源于何时？有劳动伴生物说，即认为最初的档案是原始社会初期人类劳动的伴生物。“档案起源于人类社会形成时期，它伴随着人的劳动的产生而发祥。”（注：寒江《论档案起源于人类社会的形成时期》，《档案学研究》1990年4期。）可惜并无考古物证支持此说。
有结绳刻契说，认为多种原始记事方式，例如结绳、刻划符号、贝珠带、原始图画等，都是最早的档案（注：参见《档案学论集》（中国人民大学出版社1989年3月第1版）所选收的三篇有关论文：刘文杰、雷荣广《论文书和档案的起源》；吕明军《试论档案的起源》；朱荣基《文字产生之前的远古档案》。）。反对者则认为，原始记事方式认同范围有限，不能视为档案。还有的人认为，这些记事可视为档案的萌芽，不是严格意义上的档案。
有与文字起源同步说，即档案与文字同源说。笔者主张此说。因为最初的文字，便是原始社会后期的氏族、部落和人群，在狩猎、耕作、祭祀、占卜等活动中，为着记事的需要而形成的。这些记事的文字，保存下来，便是最早的档案。例如，距今六千年左右的西安半坡仰韶文化陶器上的刻划符号，既可视为最早的中国文字，也可视为中国档案的始祖。换言之，档案起源于原始社会后期。
有档案产生于阶级和国家形成之后说，这是传统的很有影响的说法。但把文字、文书和档案的产生都归结为阶级统治的需要，未免过于片面和偏颇。
还有过程说，即认为档案萌芽起源于原始社会后期，产生形成于奴隶社会初期，档案的起源与形成是一个漫长的过程（注：参见吴宝康《档案起源与产生问题的再思考》，《档案学通讯》1988年5期。）。
②如何给档案下定义？下定义的方式，通常是属概念十种差。分歧之一是用什么作档案的属概念（上位概念），可谓众说纷纭，但最有影响者三，即“文件”、“原始记录”和“文献”说。“文件”说的基本思路是：档案是由现行文件转化而来的，是办毕文件中仍有价值的那一部分。此说遇到的障碍在于，许多人并不认同对文件概念作广义理解。“原始记录”可理解为广义文件的等同概念，但不能把非记录性（非文献性）的实物也说成是“原始记录”。主张“文献”说者，通常都加上“直接形成的”予以限定。因此，笔者认为：文件＝原始记录＝活动过程中直接形成的文献，三说实质上趋同， 含义均等同于英文的“records”。
分歧之二是种差，即现行文件转化为档案的条件。我赞成影响较大的三条件说，即档案是办理完毕、仍有价值、集中保存的文件。对于三个条件都有不同意见。但我认为，用三条件加以限制是必要的，尤其必须强调其中的“仍有价值”，丧失了保存价值的文件是不应该作为档案继续保存的。
③档案的本质属性是什么？有“原始记录性”说，有“历史的原始记录”说，有“保存备查性”说。我赞成“历史的原始记录”说。为什么？因为“原始记录性”是一切文件（包括档案）所共有的属性，只有“历史的原始记录”一说，才全面把握住了档案区别于其他事物的根本特性。此说可分解为三性：记录性，指明了档案作为一种文献，不同于实物资料；原始性，指明了档案作为特定阶段的文件，不同于图书、报刊、参考资料等其他文献；历史性，把档案与现行文件区别开来。
“保存备查性”一说也有值得注意之处。如果说，“原始记录性”揭示了现行文件伴随着社会活动过程自然形成的规律；那么，“保存备查性”则从另一个角度揭示了人们有意识地积累和保存档案的过程。档案是“保存备查的原始记录”这样的提法，是否可以更全面地展示文件与档案形成和转化过程的特征，展示自然形成与有意识积累这两个方面的对立统一呢？
④档案概念的外延如何界定？在我国，影响最大的是“归档”标志说，即把办理完毕后的归档作为现行文件转化为档案的关节点。近年出现了以何嘉荪先生为代表的“扩大外延”说，主张“把‘收发文登记’宣布为‘归档’”，“把全部现行文件都宣布为档案”（注：何嘉荪《档案概念以“非现行性”为基础合理吗？》、《“文档一体化”路在何方？》；《档案学通讯》1996年2期、6期。）。此说与法国等拉丁语系国家档案界的看法相近，例如阿根廷档案学家巴斯克斯便持类似意见。此说的问题在于混淆了现行文件与档案的本质差别：现行文件是正在使用的办事工具，档案则是历史记录，是历史文化财富。为推进现行与半现行文件的统一管理，笔者认为，可以借鉴美国等国家档案界的意见（注：参见[美]詹姆斯·B、 罗兹《档案管理和文件管理在国家信息系统中的作用的调研报告》，《〈文件与档案规划〉报告选编》，档案出版社1990年10月第1版，296—325页。），延伸文件的前档案阶段， 以“进馆”作为文件转化为档案的标志。换言之，应该缩小档案概念外延，仅将保存在档案馆的或已进入永久保存阶段的文件视为档案（注：参见黄存勋、魏鹏飞《构建文件与档案学的设想》，《档案学研究》1998年1期。）。
泛化档案概念的倾向，还表现为“实物档案”说（注：参见霍振礼《实物档案的崛起与档案定义的表述》，《档案学通讯》1993年5 期；李恕德、陈永斌《再谈实物档案问题》，《档案学通讯》1994年5 期等。）与“口述档案”说（注：参见傅华《国外口述档案工作概述》，《上海档案工作》1 993年3期；吴品才《口述档案的启示》，《档案学研究》1995年4期；黄项飞《口述档案：一个亟待拓展的领域》， 《档案与建设》1997年8期等。）。笔者认为，这种“泛化”倾向， 不利于档案馆（室）与标本室、样品库、博物馆、调研机构及文史机构等的合理分工。
确有必要时，档案馆（室）可以少量收藏一些与馆（室）藏档案有关的标本与样品等实物。但这些实物不是文献，即不具有记录性（所谓记录性，是指用文字、符号、声音、图像和光、电、磁信号等记录信息的特性），更不能称为“原始记录”，因而不是档案。至于确有保存价值的印章、旗帜等，可视为特殊载体档案，不应称为“实物档案”。
“口述档案”一说源于非洲和美洲一些国家调查口述史和口头传说的文字或录音记录，大体上相当于我国的回忆录和调查笔录或录音。
在历史文献保存较少的某些国度，出现“口述档案”说可以理解，但仍难真正站住脚，因为就其所记述的历史活动过程而言，回忆录和调查笔录或录音并不具有原始性。从我国的实际情况看，称“口述档案”更是不妥当的。
英、美的“手稿”，即人们“为了研究利益而搜集的”文稿、文件和其他文献，既区别于严格意义上（为了处理事务而产生和保存）的文件和档案，又与后者有联系（注：参见[英]迈克尔·库克《档案管理》，档案出版社1988年9月第1版，2页； [美]达维德·格雷斯·Ⅱ《档案与手稿的整理和编目》，《档案工作的理论与方法》， 档案出版社1988年5月第1版，55—58页。）。研究“手稿”概念， 对于我们正确把握某些特殊类型的档案概念，例如“书稿档案”、“文稿档案”等，有一定借鉴意义。
2、关于文件生命周期理论及相关问题。
①文件生命周期理论是否适用于我国？有人认为：“该理论对我国并不适用。”因为“我国没有半现行文件这一概念”，也没有“文件中心”（注：王茂跃《对文件生命周期理论的评价不宜过高》，《档案学研究》1996年2期。）。 许多中外档案工作者则高度评价该理论的重大学术价值和实践意义。笔者认为，该理论是现代档案学发展的重要里程牌，是构建文件与档案学的重要理论基石，是我国档案事业发展与变革的重要路标与指南之一（注：参见黄存勋、魏鹏飞《构建文件与档案学的设想》，《档案学研究》1998年1期。）。 该理论对于我们正确把握文档一体化、档案机构设置与管理体制改革、档案定义与范围、文件与档案价值鉴定、全宗区分和档案开发、利用、开放等诸多问题，均具有指导意义。
②“文档一体化”怎么搞？笔者认为，要注意以下几点：a、 重点是现行文件与半现行文件（档案室档案）的统一管理；b、 文件与档案管理体制要统一，避免政出多门，各行其是；c、 文件生命周期的现行、半现行和永久保存（即档案馆档案）等各阶段管理业务诸环节要相互衔接和照应，并适当归并和简化，避免标准不统一和重复劳动；d、 要进一步开发和改进相应的文档一体化计算机管理软件；e、要与文献、 信息管理一体化（即通常所称图、情、档一体化）进程相协调，初步设想，党政机关的“两个一体化”宜以“文档一体化”为主线，企业则宜以文献、信息管理一体化为主线，建设统一的文献信息中心和信息系统，文档管理系统可成为其子系统之一；f、从长远发展看， 在确保国家秘密安全的前提下，各单位计算机网络化的文档管理系统，可考虑逐步与相关互联网络联通，与网上的文件与档案信息检索中心即虚拟档案馆联通。
③我国该不该办文件中心和联合档案室？有些档案学家和档案工作者主张试点并逐步推广，认为联合档案室一类机构的设置，有利于健全机关档案机构，提高机关档案管理水平和档案人员专业化程度，节省经费和档案存放空间（注：参见陈兆祦《我国建立文件中心的前景》，《档案学理论新探索》，档案出版社1987年3月第1版，291—299页，及陈先生的多篇有关文章。）。也有人认为这样作不合国情，因为我国机关和基层单位已经普遍设置了档案室，再搞文件中心一类机构，就会叠床架屋，增加开支，且不利管理和利用（注：参见张学文《也谈文件中心》，《档案学研究》1992年2期。）。
笔者认为，可以控制在特定范围（主要是县、乡镇和新开发区）试点和推广。因为县以下的基层和新开发区，或者档案机构本不健全，或者各单位档案数量较少，对半现行文件（档案室档案）实行社会化、专业化、集约化管理，既符合精简、统一、效能的原则，又可节约经费，改善管理状况。例如，建设乡镇档案馆、乡镇联合档案室、乡镇文件（档案）服务中心一类机构，代管乡镇企事业文件和档案，代管村社文件和档案，便是必要而可行的。
3、关于档案价值及其鉴定问题。
①什么是档案价值？确是百家争鸣。有作用说，即认为档案价值就是指档案对人们有用；有主客体关系说，即认为档案价值是指档案客体有用的属性（价值属性）与人类主体需求之间所形成的一种关系，是档案价值属性能满足人类主体需求的关系；有内在价值说，即认为档案价值是档案自身所固有的，与社会需求无关；有主体需求主导或决定说，即认为档案价值是一种“主体性占主导地位的”“统一状态”，“主体的客观需求和利益是衡量档案价值的尺度”（注：参见李华《浅论档鉴定的理论基础——档案价值观》，《档案学研究》1989年2期； 傅华《浅论档案价值的形成》，《档案学研究》1988年4期。）。 我主张在承认档案价值是一种主客体关系，即认同主客体关系说的基础上，进一步明确档案客体的自身状况及由此产生的价值属性是档案价值关系中起决定作用的方面，主体需求则对档案价值起制约、影响和调节作用（注：参见拙文《档案价值及其鉴定新探》，《档案学论丛》第五集，四川大学出版社1991年10月第1版，32—46页。）。
此外，还有档案的商品价值（劳动价值）说（注：参见郝晓峰《档案价值的探讨》，《档案学通讯》1986年5期。）。笔者认为， 此说可与前述档案的一般价值理论并存，是经济学角度的档案价值理论。但需注意两点：其一，只有一部分档案信息（一般来说，不是档案实体本身），主要是部分科技档案信息、企业档案信息及某些专业档案信息可以转化为商品；其二，决定档案价值量的，不仅有档案工作者的劳动，更应包含文件形成和办理者、相关活动参与者的创造性劳动。
②关于档案鉴定的一般标准，近年来论者的思路有所拓宽。笔者认为，可将鉴定标准分解为三个方面：其一是档案自身状况方面的标准，包括基本标准（含档案内容、档案所从属的职能或项目和档案形成者）和参考标准（含形成时间、文件、稿本、有效性、相关档案保存状况、载体和外形特点等）两类。这方面的标准是最重要的。其二，社会利用需求方面的标准，包括既往、近期和长远的利用需求。其三，保管条件和费用方面的标准。只有当档案可能发挥的社会效用，大于保管费用时，它才具有保存价值（注：参见拙文《档案鉴定的一般标准与方法》，《档案文荟》1990年3期； 中国档案学会档案馆（室）学术委员会《档案馆学术研究中的三个问题》，《档案学研究》1994年3期。）。
③关于档案鉴定方法，近年来，谈论较多的是定量分析法。笔者认为，常用的直接鉴定法又可细分为三种：a、 比照保管期限表对号入座的逐件（卷）比照法，较适用于文书档案；b、定量分析法， 可试用于科技档案和某些专业档案；c、定性综合分析法， 较适用于历史档案（档案馆档案）。几种方法可结合使用，在坚持以直接鉴定法为主的前提下，还可配合使用比例鉴定法（主要用于档案总量的宏观调控）、选样保留法和系统优化法等（注：参见拙文《档案鉴定的一般标准与方法》，《档案文荟》1990年3期； 中国档案学会档案馆（室）学术委员会《档案馆学术研究中的三个问题》，《档案学研究》1994年3期。）。
④关于档案保管期限粗分与细分之争，其中最具代表性的是两分（进馆、不进馆）和三分（永、长、短）之争（注：参见胡宏、庄园《档案保管期限档次划分研究综述》，《档案学理论与实践新探索》，四川大学出版社1998年4月第1版。）。我主张与文件生命周期联系，在分阶段多次鉴定的基础上，考虑保管期限的划分问题，每次以两分为主，在同一档次内部再细分。例如，归档前鉴定主要区分归档与不归档，进馆前鉴定主要区分进馆与不进馆，档案馆定期鉴定主要区分销毁与继续保存。在归档、进馆和继续保存等档次内部，再根据有关档案的实际情况灵活掌握，考虑是否再细分具体的保管年限。同一保管期限的档案，还可按重要程度进一步细分。档案馆档案开放前的鉴定，在区分开放与控制使用的同时，还可结合复查原定保管期限。
⑤在电子文件日渐增多的情况下，档案工作者提前介入文件与档案鉴定的问题，也已经提上日程。介入时间甚至可提前到文件形成阶段，从程序设计和数据输入开始（注：参见黄存勋、魏鹏飞《构建文件与档案学的设想》，《档案学研究》1998年1期。）。
4、关于全宗理论。
全宗理论如何变革，历来有两条思路：一条是从根基上动大手术，包括苏联的按逻辑联系构成全宗说，欧美的以“系列”取代全宗说，我国的客体全宗说等（注：参见冯惠玲、何嘉荪的系列论文《全宗理论新探》，《档案学通讯》1988年4—6期、1989年1期。）； 一条是在坚持按档案形成者划分全宗的基础上，作必要的修正和补充，包括美国的文件组合理论，欧美注重“系列”相对独立性的理论等。在后一条思路上，尤应注意我国行业标准所规定的全宗定义。该定义为：一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位（注：《行业标准·档案工作基本术语》（DA/T[,1]—92），《档案工作标准汇编·1》，中国标准出版社1992年第1版。）。两条思路，都可从德国布伦内克的“自由来源原则”中找到源头。此外，还有划分文件全宗（又称机关全宗）与档案全宗（又称档案馆档案全宗）、观念（概念、理论）全宗与事实全宗等多种意见（注：参见芮国强《近年来全宗理论研究述评》，《档案与建设》1993年5期。）。
笔者选择修正和补充型的后一条思路。具体意见是：在馆藏档案主体仍为纸质档案的现实情况下，一般来说仍应按立档单位即档案形成者划分全宗，但可用“成套档案”等形式作补充（注：参见拙文《关于全宗问题的几点设想》，《档案学论丛》第六辑，四川大学出版社1992年11月第1版，23—39页。）。 网上电子文件和虚拟档案馆大量出现以后，全宗理论则将面临新的考验与挑战。届时，全宗理论将有可能极大地改变自己的实现形式。但现在便断言按形成者来源即狭义的来源划分全宗的理论已经过时，似嫌根据不足。
以上探讨，主要限于档案学基本理论方面的部分热点。为免文章过长，只能就此打住。其他的一些热点问题，特别是档案工作实践方面的热点问题，如档案行政改革问题、电子文件与档案的管理问题、档案开发、利用与开放问题，以及档案学变革趋势等问题，将留待续文再议。