山东省菏泽市城市综合开发办公室 274020
摘要：做好档案的管理工作，是办公室工作人员的一项重要的职责。随着我国经济和信息技术的不断进步，事业单位内对档案的收集、整理和保管等工作的要求越来越高。为了能够保证办公室的档案管理工作适应现代管理的需要，提升办公室档案管理工作的效率变的尤为重要。本文从现阶段档案管理中存在的问题出发，提出提升档案管理工作效率的对策，旨在促进事业单位内办公室管理工作的良好进行。
关键词：办公室；档案管理；工作效率
随着当前信息化技术的普及，提高办公室的工作效率成为了事业单位面临的重要问题，这就对事业单位的档案管理工作提出了一定的要求。档案管理工作作为办公室工作的一项重要组成部分，对事业单位内各个部门的协调发展有着直接的影响。在我国社会经济的飞速发展和计算机技术创新双重作用下，档案管理也朝着信息化和高效化方向不断发展，这使得档案的查阅和管理工作更加的便捷有效。但是现如今大多数的档案管理部门仍然按照传统的方式进行档案的管理，这在一定程度上阻碍了市场的顺利运行和发展。档案的管理业务在市场中属于一种经济联系发展的产物（1），在社会和事业单位发展中都有着不可替代的作用，同时也是市场重要价值的体现。近些年来，我国经济和技术的不断发展，使得事业单位受到市场经济的影响越来越大，要想提高办公室的档案管理就必须顺应时代的发展趋势，创新管理手段和方法，并根据事业单位内档案管理的现状来进行有效分析，并从中找到问题的解决对策。
一、办公室档案管理工作存在的问题
1、管理人员素质不高
现阶段大部分事业单位内管理人员开始重视办公室的档案管理工作，但是从总体上看，办公室的档案管理仍然没有实现应有的价值，从根本上分析其原因，主要是由于档案管理人员的素质较低，业务水平和专业素养不高，尤其体现在档案的管理和分类等工作中，由于其业务能力的限制，导致部门在档案管理的分类工作上做的不到位，这就对档案的查询工作也造成了一定的困扰，需要花费更多的时间在档案信息的获取上，这对办公室工作的整体效率造成了严重的影响。
2、管理制度不健全
要想推动办公室的档案管理工作更顺利进行，就必须健全档案管理的制度，制定切实可行的规章条例来实现档案的高效管理。办公室的档案管理工作主要包括档案收集、档案的分类、档案查阅的规定、档案保管的期限设定、介质区分等方面（2），由此可见，从资料的产生和使用这一周期中，档案的管理工作贯穿始终。但是目前大部门的办公室还没有建立单独的档案管理资料储存室，更加缺乏相应的档案管理系统，导致管理的机制混乱。
3、档案管理方式和技术落后
办公室的档案管理工作是事业单位现代化信息管理中存在的较大问题，大部门事业单位还在沿用传统的档案管理方式，在管理过程中存在着工作效率低下和管理不到位的问题。随着我国经济和技术的双重进步，档案的管理开始出现越来越多的种类，尤其是电子档案更多的出现，使得档案的管理工作也更加的复杂化，因此，这对档案管理者和管理技术、管理手段提出了更高的要求，而传统档案管理方式对事业单位档案管理带来了一定的阻碍。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
二、提升办公室档案管理效率的策略
1、提高档案管理人员的专业素养
针对办公室的档案管理人员，事业单位一方面应当积极的组织相关技能培训课程来增强工作人员对办公室档案管理的专业性和灵活性，充分的利用最新的专业技巧和理论等知识来加强人员的培训；另一方面，要更加注重档案管理人员的业务知识普及，提高对原始档案的认知，确保在档案分类、存档年限等各项管理要素上减少不必要的专业失误。除此之外，档案的管理人员也应该努力并自觉地提高自身的专业素质和职业的道德水平。全面的了解和把握档案管理岗位的要求，在此要求上努力的改正自身不足之处，提高自身的工作能力，做好本职工作。增强档案管理人员的职业道德，严格遵守相应的规章制度，从而最大程度上的维护事业单位的利益。
2、树立正确的档案管理意识，构建健全办公室档案管理机制
任何的工作如果不能及时的更新工作观念，就无法跟得上时代的进步，造成工作效率的低下，最后被社会所淘汰，档案管理的工作也是这样。因此，档案的管理人员必须要根据当前时代发展的实际情况来更新工作理念，并且对先进的档案管理模式和方法有一定的了解，帮助管理者创建新的管理机制，并积极的参加单位组织的相关培训和讲座等活动，增加日常管理工作的时效性。此外，相关管理部门应当设置专门的档案管理的岗位，设置专门人员进行答案信息的录入、档案收集、信息修改、信息核对和更新等一系列工作。完善档案的管理制度，以授权形式来约束档案借读和查阅等情况（3），增强档案信息的保密性质，防止重要信息出现泄漏情况。同时应当建立一个上下衔接的档案收集系统，来保证档案管理的工作落到实处。
3、合理利用先进的信息技术
档案管理工作的作用任务就是为用户提供优质服务，而服务的好坏对档案管理工作的发展有着直接的影响。因此，档案的管理人员有责任对档案的管理服务进行创新。档案管理工作在进行创新的时候，必须要以现代的计算机技术作为依托，充分的对服务空间进行有效开发，保证服务层次和质量的提高，以最大程度的满足读者对信息查询的需求。为了能够保证读者问题的更好解决，档案的管理人员需要具备一种创新意识，发挥现代的先进科技设备的真正作用。以前传统的档案管理都是采用的纸质印刷品进行资料的储存，但现在，计算机技术的进步促进了储存方式的改变，大部门的档案管理部门都是采用声像、光盘、磁介质等工具进行的资源管理（4），这就要求档案馆需要对服务进行相关转变，以适应社会的需求。
结束语：
事业单位的运营管理体制随着社会经济的发展也在日渐完善，要想有效的提高事业单位的办公效率，就必须从根本上对办公室的档案管理工作重视起来，只有从办公室档案管理的实际情况出发，提高档案管理人员的专业素养，树立正确的档案管理意识，构建健全办公室档案管理机制，合理的利用先进档案管理信息技术，才能够保证档案管理工作的高效率。
参考文献：
[1]梁珍,丁宁宁.浅谈如何提高办公室档案管理工作的效率[J].办公室业务,2014,23（16）:205-206.
[2]何艳秋.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].经营管理者,2016,06（09）:267-268.
[3]吴军.如何提升办公室档案管理的效率[J].经营管理者,2016,18（02）:330-331.
[4]石贞贞.浅析如何提升办公室档案管理效率[J].决策探索(下半月),2016,09（06）:172-173.
论文作者:李新强
论文发表刊物:《基层建设》2016年第34期
论文发表时间:2017/3/22
标签：档案论文; 档案管理论文; 办公室论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 事业单位论文; 工作论文; 《基层建设》2016年第34期论文;