摘要：工程档案文件的收集归档是工程资料管理工作的关键环节之一，通过档案文件资料的收集与归档才能最大程度地获得工程档案文件资料，也才能有效地进行归档管理，提高工程档案文件管理水平，为工程建设施工提供科学、客观的依据。从目前来看，工程档案文件管理工作依然存在问题，必须积极地改进与优化。本文分析了工程档案文件收集归档工作中的问题以及解决对策。
关键词：工程档案文件 收集 归档 意义 问题 对策
长期以来，工程管理都倾向于工程经济效益的管理，更加重视工程进度、施工工艺、成本的控制等，忽视了工程文件资料的管理。事实上，任何一个工程的建设与施工，都必然涉及到一定的文件资料，档案文件是工程项目立项、施工等的有效依据，需要给予积极的重视。
一、工程档案文件收集归档的意义分析
工程档案文件是工程管理工作的重要内容之一，文件的收集归档又是档案管理的一项关键任务，所归档的文件记录着整个工程施工的过程，这些文件记录能够为日后的工程运行、维护、检修、拓建等提供参考。总体来看，工程档案文件收集归档有着积极意义，对此应该给予高度重视，所归档文件应该达到齐备、完整、全面，而且归档收集要及时、准确，达到高质量的归档管理要求。
高水平、高质量的工程档案文件收集归档管理能够为企业的生存、发展提供出路，文件的收集环节是一个基础又关键的环节，也是一个重要部分，只有积极地完成档案收集，才能为归档创造条件，健全完善的档案文件系统为工程管理提供参考和出路。
工程档案文件收集归档是档案管理工作的重要内容之一，工程建设与施工单位应该给予高度的重视，加强工程档案管理，提高档案管理水平。
二、工程档案文件的收集归档中的问题
工程从项目立项到施工再到竣工需要经历一个相对复杂的过程，这就使得档案文件的收集与归档也显得十分复杂，建筑工程档案文件管理水平直接或间接地关系到工程整体建设水平，现阶段，建筑工程档案文件管理工作依然存在多种不足和问题，具体体现在：
1、档案文件管理意识不强
长期以来，各个工程参建单位都将大部分经历放在工程质量管理、工程进度控制以及安全管理等方面，忽视了档案文件管理，简单地认为档案文件资料的管理无关大雅，不会对工程建设和经济效益带来太大的影响，薄弱的档案文件管理意识，使得工程档案文件的收集归档也未走向正规，缺少规范性。要想实现工程档案文件的高效化管理，首先就应该具备一个档案文件管理意识，在超强意识的带动下来进行档案管理。
2、档案文件资料不完备
档案文件的收集是文件管理的首要环节也是重要阶段，然而，从目前来看，多数工程参建单位档案收集工作难以落实到位，出现了归档文件归类不明、收类不齐等，一些单位将工程档案文件简单地等同于文件材料，或者档案类别有限，只局限于文字材料、图片资料，对于一些技术性的核心性文件却迟迟无法归档。工程档案文件应该覆盖工程建设中的一切文件、一切资料，任何一个关键项目的缺失都可能酿成不良后果。
3、收集归档管理模式不统一
工程档案文件管理缺少统一的制度和规范，使得在管理模式方面也五花八门，难以达到一致和统一，这就难免会出现管理方面的问题和漏洞，同时，因为管理制度无法被充分地执行、落实，平时的管理任务监督不严等，都可能导致工程档案文件管理的落后。收集归档管理模式的不统一还可能带来其他方面的问题。
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4、专业人才的匮乏
工程档案文件的收集与归档是一个复杂的任务，其中涉及到专业知识、工程行业知识等，这就对管理人员提出了较高的要求，一名合格的工程档案文件管理人员，不仅要有专业的档案信息管理能力，还能够对工程建设行业做出深刻、细致的了解，需要具备综合性能力，然而，现阶段，工程档案文件的收集、归档等工作为管理人员带来了较大的负担和挑战，他们不仅素质低、水平不达标，实际工程档案收集归档过程中无法适应形势需要，导致工程档案管理无法提上日程。
三、工程档案文件收集归档的科学对策
针对工程档案文件收集归档方面存在的问题，实际的档案管理过程中必须加以克服，要站在全新的高度来分析工程档案文件收集归档工作的重要意义，从全新的角度去解决问题，克服困难，提高工程档案文件收集归档工作效率，达到预期的管理水平。
1、增强档案文件管理意识
工程建设的各个参建方必须先从思想意识上认识到工程档案文件收集与归档管理的重要性，从根源上认识到工程档案文件的收集与归档影响到整个工程建设施工经济效益，只有强化工程档案文件的收集、归档等管理才能真正提高档案文件管理水平，也才能为未来的工程管理提供参考，思想上认识到档案文件收集与归档管理的重要意义，才能真正在制度方面有所行动，加快档案文件管理工作的落实。
2、加强档案收集监督
工程档案文件的收集与归档中最基础的是档案收集，工作人员既要在工程文件资料管理制度的约束下来收集文件，又要形成主动搜集意识，要积极地做好主动收集工作，在熟识不同科室业务的基础上来对工程项目整体做出了解，工程项目整个施工过程中都能摸清思路、找到方向，时刻关注各个阶段、各个科室的工作方向，并及时形成文件记录，形成文件收集材料，同时，将文件资料统一纳入档案中，实际归档操作中，必须清晰地明确档案资料类别、所述范围等，而且要对各类工作形成全新的记录，做好工程档案文件的收集才能为归档打好基础。
3、档案信息化归档
工程档案文件资料得到最大范围的收集后，就形成了工程档案资料的统一集中，要以此为基础来实施档案信息化归档，充分借助现代计算机技术、信息技术等来进行档案信息化管理，将所收集的档案文件质量输入计算机系统，创建起工程档案库，完成信息化的归档操作，这样才能提高档案归档效率，储存在电子档案库的信息数据会形成一种永久性记录，为工程建设中、未来维护等提供依据。
工程档案文件的信息化归档需要充分地借助信息技术、计算机技术，这就对档案文件管理人员提出了更高的要求，必须熟练操作并掌握现代档案管理软件系统，能够充分利用这一技术来强化管理，提高工程档案文件管理工作效率。
4、严格档案文件收集归档检查
要想完善档案文件收集归档工作，就必须建立健全档案管理制度，要根据国家档案管理的相关制度、规范，参照工程项目的现实来对应编制出档案文件收集归档监管制度，依照该制度对工程档案文件进行严格监督与规范化监管。在遵守制度的基础上则要加强档案收集与归档的执行监督，严格依照制度中所规定的标准来检查档案文件的收集情况，档案归档工作水平，对于违背规范、不达标的行为则要及时给予警示和查处，通过这种方式来严格档案管理，达到档案文件收集与归档工作的制度化、规范化。
总结
工程档案文件的收集归档是实现工程档案文件资料规范化管理的有效途径，必须加大对工程档案文件的管理力度，掌握现代化的工程档案管理技术，加强工程档案文件的收集监管，同时，也要逐步推动工程档案文件归档的制度化管理，以此来提高工程档案管理工作水平，逐步实现工程档案文件收集与归档的规范化、现代化管理。
参考文献
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[4]秘相涛.建筑工程档案现状之我见[J].《商品与质量:学术观察》2011.
论文作者:何连平
论文发表刊物:《基层建设》2017年第24期
论文发表时间:2017/11/16
标签：工程论文; 档案文件论文; 档案论文; 文件论文; 档案管理论文; 资料论文; 工作论文; 《基层建设》2017年第24期论文;