论灰色文献及其作用，本文主要内容关键词为：文献论文,灰色论文,作用论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“灰色文献”自1978年在英国提出以来，其蕴含的情报价值越来越被人们所注目。在发达国家，有关灰色文献的国家性、地区性、国际性专题学术会议相继召开，专门从事灰色文献研究与利用的机构纷纷建立。目前，灰色文献需要研究的内容很多，但明确其内容结构及其情报作用是做好其搜集、利用工作的前提，有必要予以论述。
1 灰色文献的概念
“灰色文献”是从英文"Grey Literature"翻译来的。初提者将公开发行的文献确定为白色文献，将不公开发行的秘密文献确定为黑色文献，将介于白黑之间的既不公开发行也不是秘密的文献称为灰色文献[1]。目前，国际上对“灰色文献”尚无统一的定义。一种说法是：“灰色文献就是通过正常的图书销售途径不能容易地获取的文献。”[2]又有人说：“灰色文献就是不由普遍的民营出版公司出版的、不能轻易找到的资料。”[3]也有人说：“灰色文献就是在正常的发售渠道不能获取的非秘密文献。”[4]1991年1月武汉大学出版社出版的《英汉-汉英文献信息词典》的解释是：“灰色文献就是用访问、会议、报告、通信等非正式的科学交流手段提出，但尚未正式出版的文献。”[5]
以上说法都表明，所谓灰色文献，就是一类非秘密的、不作为正常的商业性出版物发售的、较难于获取利用的文献。
2 灰色文献的特点
灰色文献多刊载最新的尖端技术内容，大规模计划的方针、政策、研究成果，以及科学技术动向，等等，有比一般的学术刊物更吸引人的内容。它具有以下三方面的特点。
2.1 出版灵活
灰色文献出版不受任何出版条例限制[6]，没有固定的格式，编辑不规范，书目项不完备。虽然出版的种类多，但每种的复本少。由于它的出版带有很大的随意性和灵活性，常常是在商业性出版物之前到达用户手中。
2.2 内容丰富
灰色文献所包含的内容涉及到人类生活的各个方面，既含有大量的已知信息，又含有大量的未知信息和非确知信息[7]；既提供最新的行政政策、科技动态，也报道各种实用技术、工艺和方法，是一类内容极其丰富的出版物。
2.3 流通面窄
灰色文献不通过一般的商业性出版物的流通渠道发行，在书店、书摊上难以获取。其发行范围由出版者决定，多数只发送给与该类文献有关的部门和个人。
3 灰色文献的种类
3.1 内部报告类
(1)政府机关出版的行政报告。政府以制定重要的政策为目的，由各部门领导、各领域专家组成专门委员会，研究国家、地区的政治、经济、科学、教育等诸方面的重大问题，并以报告形式出版，发行到有关单位及个人。它的特点是：①内容多为各领域的方针、政策、未来趋势及存在问题；②较少涉及专业问题；③报告体裁不统一；④因不考虑流通，目录项不全；⑤多以摘要形式发表。
(2)政府委托出版的科技报告。政府通过拨发科研资助金，将尖端科技、重点科技领域的研究开发项目委托给科研单位、高等学校和企业等所谓的“合同户”去具体实施。项目完成后，以报告形式发表。它的特点是：①页数多少不限，数据、资料丰富；②对较大项目，记录其从开始到完成的全过程；③记载着计划可行性研究、资金预算及承担机构等；④不定期出版；⑤由立项政府给予编号，便于管理和存取；⑥从项目完成到出版报告书的时间较短。
(3)政府所属研究机构出版的研究报告。国家所属的研究机构与民营企业的研究所不同，其重点从事基础性研究、长远性研究和跨国性研究，而不是急功近利的应用研究。地方政府所属研究机构可以结合当地的产业特点，从事一些实用性研究。这类文献的特点是：①多连续出版，但期次不定；②由研究机构给予连续编号。
(4)非营利团体发行的会报、报告书。财团、社团、协会等非营利团体，以让其所属或加盟成员了解团体活动为目的，发行年报、月报等会报及特定主题的报告书等。它的特点是：①主要向会员通报本业界的活动情况；②多用数据、图表帮助说明；③内容多为说明、评论及消息；④会报多定期出版。
(5)智囊机构出版的调查报告。智囊机构的调查报告，大体上可分为由政府给出课题的调查报告和自立的调查报告两种。大的智囊机构肩负着社会性使命，常同时进行以上两种调查。它的特点是：①内容多属预测性的；②页数多少不限，数据、资料丰富。
3.2 内部刊物
内部刊物是指那些因发行范围受限制而未能进入常规流通渠道的刊物。主要是一些大学、科研单位、医院、企业编印的内部流通的专刊。
(1)高等学校出版的内部杂志。高等学校既是教学机构，也是科学研究机构，常定期或不定期地出版一些供内部交流的刊物。它的特点是：①基础方面的资料较多；②有些虽定期出版，但期次较少；③与学会刊物相比，审稿不严格；④内容分散；⑤综合大学多以系为单位出版；⑥目录项较全。
(2)医院院刊、论文集。一些规模较大、科研成果较多的医院，常不定期地出版院刊、论文集等。它的特点是：①临床医学研究多于基础研究；②具有医院专业特色。
(3)企业杂志。企业杂志是企业向顾客和消费者发行的文献。其内容有发表研究成果的，有介绍产品的，有公布研究开发项目的，等等。它的特点是：①每年出版1—2期，每期出版件数较多；②为适应对外宣传产品之需，所以目录项较全；③考虑到产品市场的国际化，有时用英文发表。
3.3 会议资料
会议资料大体上可分为两种：
(1)会前的手稿、预印稿。这类资料是在会议召开之前收集研究人员要宣读的论文，用于会议中相互交流。
(2)会后的会议录。会议录是完整收录会议各种内容的文献。
会议资料的特点是：①目录项不全；②论文的著述方式不统一。
3.4 学位论文
学位论文是学生或科研工作者为了获取某种学位而提交的论文。其中最有价值的是博士论文。学位论文多数不以流通为目的，不公开出版发行，只保存在大学或研究机构的图书馆或资料室内。它的特点是：①页数多，内容详尽，有一定的深度和广度；②内容中多有图表、数据和参考文献等。
3.5 其它
灰色文献除上述几种之外，还有翻译手稿、市场情报等。当然，对灰色文献种类的认识与其定义一样，也有着不同的见解。这些都有待今后深入探讨。
4 灰色文献的作用
灰色文献的作用是由其所含的信息内容决定的。灰色文献的信息内容主要有：①尖端技术、重点技术、大项计划的决策研究；②新兴领域、交叉领域的主题确定；③未来发展预测；④对调查获取数据的计量分析；⑤具体事例的评价；⑥预测数据的推算；⑦脚本的筹划、设计等。灰色文献的内容决定了其如下作用。
4.1 决策作用
所谓决策，指的是人们在确定行动目标，决定行动方针、策略，提出行动计划、纲领，制定各种政策时的一种重要活动[8]。它包括目标决策、方针政策决策、行动决策、方案选择决策、规划计划决策及战略决策，等等。
灰色文献具有决策作用。例如：各级政府机关的行政报告往往是紧紧围绕国家或地方的社会政治、经济、文化等各方面发展的需要，及时通报对一些方针、政策、计划的决策情况。科学研究机构的研究报告中含有对尖端技术、重点技术研究、规划、实施等决策。咨询部门的调查报告中含有政府急需解决的重点、热点问题的决策。企业技术报告中含有生产、经营、销售的决策。当然，灰色文献具有决策作用，不仅在于它本身富有决策性信息，更重要的是它对制定决策有借鉴作用。利用它来制定各方面的决策比利用其它文献得到的借鉴更直接、更准确。
4.2 预测作用
预测，就是通过以前、目前人们已有的经验，对事物的发展趋势、后果和影响等进行分析、推断。它包括社会预测、科学预测、技术预测、经济预测及军事预测，等等。
灰色文献具有预测作用。例如：著名的兰德公司的智囊组织大都从事预测性研究。它们出版的调查报告中含有政治、经济、军事、外交、科技等各方面的预测性信息。灰色文献的预测作用，还表现在它能为人们提供各种尚未公开发表的信息，使人们不仅能了解到一个决策、一件事物或一项技术的现在，还能看到其未来，研究其未来，是预测未来的重要素材。
4.3 评价作用
决策能否付诸实施，预测是否准确，还有待对其做出全面的评价。如在制定科技政策时，必须全面评价其技术上的先进性、经济上的合理性及其对科学技术带来的后果。如果只考虑技术上的先进性，不作经济核算，可能会得不偿失。而如果只考虑经济效益，忽视科学技术给人类安全、健康和整个自然界带来的危害，也就失去了科学技术研究、应用的意义。
灰色文献具有评价作用。例如：政府发表的科技报告，科研机构发表的研究报告，非营利团体发表的会报，智囊机构发表的调查报告及学位论文等，都含有一定数量的评价性信息。通过这些评价性信息，决策者可开阔视野，了解事物正反两方面的情况，对制定决策和预测结果具有启迪和借鉴作用。
4.4 反馈作用
反馈，就是控制系统把信息输送出去，又把其作用结果返送回来，并对信息的再输出发生影响，起到控制作用，以达到预期目的。
文献反馈作用大小与其传递过程是否迅速、灵敏有关。灰色文献报道迅速，出版周期短，发行渠道简单，它提供的信息常常走在其他文献的前面。而且，它与科学技术、经济贸易、企业经营、产品销售结合紧密，能及时反映当前最敏感领域里的最新动态，具有很强的反馈作用。例如，企业可以通过信息反馈，了解本厂产品的销售情况，用户的反应，以便在竞争中处于主动地位。
4.5 效益作用
灰色文献具有经济增效性。灰色文献中有很多非常有价值的信息，如各种内部报告、内部杂志，往往用很少的钱就能获取，而它所提供的信息产生的经济效益却往往是成十、成百倍地增长。近年来，美国非常看好日本的企业杂志，曾一再要求将其对美国开放，目的是从中获得日本的企业经营和产品开发等情况，为美国产品主宰市场服务。
随着文献收藏数据库化，文献传播自动化、网络化的发展，灰色文献的作用会得到更大的发挥。