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摘要：随着我国社会经济的快速发展，企业办公逐渐开始向全面无纸化，信息化，网络化的方向发展。在这样的大环境下，原有的传统办公模式显然已经不能适应当前社会的发展，随着计算机在人们生活和工作中所占的比例越来越高，高速更新换代的信息模式也要求秘书办公模式的与时俱进。繁琐复杂的秘书工作使得从业人员一直重复着传统体力劳动的模式，办公自动化的出现，对秘书行业来说，可谓是一次重大意义的改革。
关键词：办公自动化，秘书工作，应用研究
引言：现如今,随着我国电子信息技术的发展越来越迅速,办公自动化技术在企业办公中的应用范围也越来越广泛,然而对从业人员的专业化程度也越来越重视,尤其是秘书工作,不仅要熟练掌握办公的基础知识,还要能熟练使用现代化办公设备,积极地运用办公自动化来进行日常工作，不仅可以提高工作效率，还可以有效降低企业成本。本文主要介绍了办公自动化在现代文秘工作中的重要作用以及在实际工作中的具体应用，也分析了办公自动化在秘书工作中的的一些弊端及解决策略。
一．办公自动化的简介及发展趋势
所谓办公自动化，它是以多种科学技术，如计算机科学，信息科学，地理空间科学，管理科学，行为科学以及网络通信技术等现代科学技术为基础，以提高企业综合业务管理水平和辅助决策为目的的综合性人机信息系统。办公自动化发展过程中，更体现通用性，适用性，以满足用户的广泛需求。办公自动化以其先进性赢得了企业工作人员的喜爱，办公自动化的发展趋势朝着人性化，无线化，智能化，协同化，通用化，门户化，网络化等方向发展，使得企业内部信息交流更加快捷便利，提高了企业办公的效率，同时，也使秘书的工作变得越来越自动化，规范化和系统化，从而使整个企业管理程序化，系统化。
二．办公自动化在秘书工作中的应用优势分析
（一）有利于提高现代秘书工作的效率
上传下效，办理公文是秘书的常规工作内容。以往的经历中，一味单纯的依靠手工操作，会耗费秘书大量的时间和精力。办公自动化应用后，办公室秘书人员可以在第一时间将收到的文件扫描，通过办公自动化系统根据需求分别或者同时发送给不同的领导批阅，而领导在收到文件后，也可以随时随地对文件进行浏览和批示，即使当时不在办公室或者在开会，也可以通过网络处理大小事务。这样不会影响工作进展，很大程度上节省了时间，有效提高了工作效率。
（二）各类文件归档，查阅更加方便，信息资源共享更加便利
秘书在工作中往往需要查阅大量文件和资料，有时候工作需要甚至要翻找多年以前的资料。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆我国传统的存档形式就是以纸质档案的形式保存，有时候找一份文件可能需要好几个人几天甚至更长时间来翻阅，耗时耗力。办公自动化应用后，纸质存档只相当于一个备份，不再起到关键作用。秘书人员可以在电脑上对各类文件进行归档和分类，这样日后自己或者别人需要查阅的时候就很方便。自己减轻工作负担的同时，也使得信息资源共享更为便利。
（三）增加了秘书人员获取信息的渠道，提高秘书的服务性
秘书是企事业领导的左膀右臂，有一些重大决策需要秘书给予参考意见时，可能秘书本身的知识不足以应付，这时候办公自动化的优势就体现出来了。办公自动化系统就是秘书的后补和强有力的助手，秘书可以利用网络来获取自己需要的信息和资料，及时补充自己的知识库，用最及时最有效的信息来为工作进行服务。
（四）有利于提升办公室秘书人员之间的协作能力
秘书工作繁琐复杂，涉及的环节也很多，很多时候都需要好多人通力合作才可完成。例如，经常会有一些紧急文件或通知需要处理，这时候就需要办公室几个人一起处理，而传统的处理模式效率低，费时费力，办公自动化应用后，可以用最快的速度在系统上进行文件的群发和共享，或者在最快的时间内将文件传达给相应部门，在企业内部建立独立的网络，使得内部信息，文件传阅，会议安排等等信息交流更加便捷。不仅大大提高了本部门人员的团结协作能力，也为秘书工作的及时性提供有力保障。
三．办公自动化在秘书工作应用中存在的问题分析
（一）缺乏保密性，保密难度加大
办公自动化系统的特点就是数据共享，在现代社会，任何东西都是双刃剑，有利就有弊。共享度越高，保密性就越难。各种先进的网络技术也加入到窃密活动中来，所以，办公自动化系统保密工作一定要做到位，稍微一疏忽，就有可能造成系统被网络黑客攻击，入侵，信息被篡改甚至泄密。另外，一些存储介质，废弃的打印纸也是很容易泄密的途径，稍微一疏忽，就有可能造成很严重的后果。
（二）过分依赖办公自动化而陷入被动工作状态
随着办公自动化的广泛应用，越来越多的秘书从业人员变得离不开计算机和网络平台。计算机一旦出现故障或者遭受病毒攻击，而平时又没有备份的习惯的话，将会严重影响工作的开展。网络资源共享的便利性使得许多资料可以轻松下载保存，便利的同时也诱导了秘书人员的惰性，大大降低了工作的主动性，使得秘书人员过分依赖办公自动化而陷入被动工作状态。
四．针对劣势提出的相应的解决措施
（一）切实做好保密工作，维护办公自动化系统的安全
维护办公自动化系统的安全是秘书人员的责任所在。在计算机上安装杀毒软件并及时更新病毒库，建立安全预警机制，减少网络攻击的威胁，在数据库，物理设备，服务器的数据上，采取必要的安全措施，另外，秘书人员要了解办公自动化方面窃密与反窃密的情况，增强保密意识，努力提高技术水平，从根源上预防泄密事件的发生。另外，还要建立健全的管理制度，建立办公自动化系统运行时的相关规定和制度，明确对办公自动化系统的应用，管理和维护的责任划分，对秘书人员在使用办公自动化系统时的系列行为进行规范管理，要求其严格遵守相关规章制度，并履行保密原则，由制度管理来促进办公自动化系统运行科学化和规范化，使其更好服务企业经济发展。
（二）合理利用办公自动化设备，避免过分依赖
秘书在积极学习先进自动化技术的同时，也要合理利用，避免过分依赖，养成务实的工作作风，把传统办公模式和现代化办公模式相结合，充分发挥主观能动性，用积极主动地心态去适应变化，才能实现真正意义上的高效率，高质量。
结束语：
办公自动化的飞速发展为社会信息化的发展提供了重要的技术保障和支持，是信息化社会的产物。秘书工作的辅助性，被动性，综合性，事务性等特点，决定了秘书工作的难度和挑战性，而办公自动化在更大范畴内，更大规模地吸收现代化信息，大大提高了秘书人员的工作效率和工作质量。因此，树立正确的现代化办公理念，掌握专业的现代化办公知识，熟练操作现代化办公设备，自觉提高自动化办公水平，切实提高工作效率是当前秘书工作人员必备的综合素质和努力方向，只有做到了这些，秘书的工作才能真正体现出价值，为企业创造更大的价值。
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论文作者:何平
论文发表刊物:《防护工程》2018年第28期
论文发表时间:2018/12/24
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