摘要：随着工程建设项目的不断增多，管理日趋完善和规范，建设项目档案管理工作的重要性日益凸显。建设项目档案是确保项目优质、高效、安全、创效的重要因素。因此，文章先就建设项目档案管理工作的重要性加以阐述，而后分析了建设项目档案管理存在的问题，最后提出了几点解决措施。
关键词：建设项目；档案管理；问题；措施
在如今的信息化时代，新兴的信息产业代替了许多传统产业，社会进步的空间随之增大，产业效率越来越高。在工程建设项目方面，也有越来越多的企业尝到了信息化建设的甜果。但是，很多相关企业在档案管理方面的问题仍然采用非常传统的方式进行处理。实践表明，传统的档案管理工作已经出现了一些问题，若不对其进行分析矫正，不仅会使档案管理工作难以适应时代的发展变化，还会让企业的运行出现问题。因此，档案管理工作问题的解决应该成为企业从上到下共同重视的话题。
一、建设项目档案在项目管理中的作用
在当今的建设大潮中，建筑规模逐渐扩张，管理制度日趋完善规范，建设项目档案管理工作日益突显其重要性，建设项目档案管理标准化也成为建筑企业项目管理的一个趋势。
（一）反馈监督
建设项目档案是项目建设过程的一面镜子，可以显现出各参建单位在施工过程中各种状态和责任。特别是隐蔽工程，如何得知施工过程中每一道工序的施工情况是否有缺陷？只有通过查询建设项目档案。如纸质资料中施工单位提供的隐蔽验收项目、结构、数量，建设单位、监理单位或检测单位进行的抽样验收记录，施工过程中的影像资料等档案，都可以如实地反映情况。施工单位也可根据档案中记录的情况对施工质量情况和未注意的问题进行自纠。
（二）实时跟踪
在建设过程中，只要保证建设项目档案的及时性、齐全性、可用性，就可以不用单纯依靠记忆对整个工程的节点进行控制，每个工程的各工序相关细节均可及时查询。如有突发事件，如数量不符、质量差异等情况就可以凭借档案中的记录追查到其中的原因，也方便对工程的管理。
（三）信息查询
建设项目档案不仅包括质检资料，还包括了影像、照片等资料，可为安全、质量事故调查及验工计价等提供有效的查询。
（四）变更索赔和二次创效的必备资料
施工企业的项目管理的最终目的就是盈利，目前的工程项目利润空间很小，所以变更索赔和二次创效工作显得尤为重要。完整、系统的建设项目档案是变更索赔和二次创效的基本和必备资料。这里的索赔既包括向业主的变更索赔，也包括对劳务队伍的反索赔。如，没有完整的变更资料或者签字不全，尽管现场已经施工完成，也无法进行验工计价，就会造成资金紧张，严重的造成效益流失。另外，某些信誉较差的分包队伍，在结算时会在计日工、机械台班等方面做文章，如果在过程中不能很好地收集资料并且及时签字，无据可查，就会给项目和企业带来巨大损失。
（五）借鉴作用
建设项目档案可以作为今后工程施工的一种借鉴。建设项目档案内有“竣工报告”“施工小结”等自我总结的部分，也有“施工组织设计”等技术性的资料，以后建设同类型的工程项目可以通过查询档案了解曾经建设过程中采用的技术、发生的问题、采取的措施以及反馈结果，学习和借鉴这些档案对今后的项目管理将会有很大的促进作用。
二、建设项目档案管理中存在的问题
（一）档案的信息化程度相对较低
目前，有些企业的档案还是以纸质版为主，电子版为辅，有些档案甚至连电子版本的都没有。这样数目繁多、门类复杂的资料档案还需要管理人员进行分类整理，员工的工作繁琐不说，还存在不小的犯错几率。但是企业不重视，用人单位不关心，也没有积极地对档案管理工作进行信息化改革，导致新型的信息化技术利用率较低，档案管理并没有从人工整合分类中解放出来。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆这样，对工程项目的实施与建设就会产生或多或少的阻力和影响，在档案的保存方面也会有一定的风险。
（二）项目档案管理人员业务水平较低
目前大部分项目部的专（兼）职档案管理人员是刚毕业的新人或者是外聘的劳务人员，既没有建设项目档案管理的经验也没有现场管理经验，加之部分管理员责任心差，不重视对各种文件、标准的学习，缺少相应的培训，导致档案管理整体水平较低。
（三）标准不统一
目前项目一般都比较大（尤其是铁路项目），线路长，管理跨度大，往往要设几个工区。尽管有国家统一标准，但是不同的地区和业主都有自己的标准，如果对业主的竣工档案验收办法和相应资料表格、填写标准等掌握不够，就会造成项目各工区之间的竣工档案标准格式不统一，检验批表格填写不规范。加之部分业主不能及时和档案管理部门（档案馆）取得联系，造成《竣工资料管理办法》下发和培训滞后于工程进度，造成大量的资料返工。
（四）归档的建设项目档案与现场不同步
将内业资料整理为建设项目档案应该与工程同步，但在实际项目管理中经常出现资料滞后的现象。尤其是在铁路项目的信誉评价检查时，经常会出现集中补资料的情况，以“回忆录”的形式突击补资料，资料和工程进度严重脱节；有些项目的资料员和现场技术员分离，资料员不去工地，只负责在家里编资料，“闭门造车”，导致内业资料和现场实际严重不符。由此，归档后的建设项目档案无法保证准确性、及时性和真实性。
三、如何有效管理建设项目档案
（一）细化建设项目档案管理办法
建立项目档案工作制度体系。制定、完善项目文件管理和档案管理办法或实施细则，并组织协调本单位各部门和参建单位实施。建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累、归档及项目档案的移交、保管、利用等情况进行考核。
（二）加强沟通，强化团队精神
工作中做好内外部的沟通和协调工作。对外做好同业主、监理、档案管理部门的沟通工作。对内要做好同各相关业务部门的沟通和对接工作，充分发挥团队精神。
（三）提高相关管理人员的综合素质与能力
管理人员，是整个管理系统的核心人物，管理人员的综合素质和能力直接关系到档案管理的工作质量。因此，对管理人员的培训必须提上日程，企业方面要高度重视起来，以定期培训的方式提高管理人员的职业意识和服务精神。必要的时候，还要进行业务能力的定期考察，保证管理人员的工作高效进行。关键还是要培养管理人员对计算机的操作能力，鼓励使用电子设备存储档案资料。因为使用电子设备存储资料不仅节约空间，也可减少人力物力的投入，还可以提高管理工作的效率。必要时可以制定相关的奖惩措施，激励员工学习计算机应用方面的能力。
（四）采用信息化手段同步管理
项目文件的收集、整理、归档和项目档案移交应与项目立项、建设、竣工验收同步进行。应加强项目文件过程管理，通过节点控制强化管理，积极采用信息化手段实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制。
建设项目档案管理是项目管理的重要组成部分，是工程项目不可缺少的一部分，充分体现了项目管理的整体水平，必须给予足够的重视。建筑市场管理越来越规范化、标准化，对建设项目档案的要求越来越高，也对档案管理人员提出了更高的要求。在今后的建设项目档案管理中要真正做到及时、完整、真实、有效，正视建设项目档案管理中存在的问题，相互交流学习，实现资源共享，以实现企业项目管理水平的全面提高。
参考文献：
[1]蔡春玫.在建项目工程档案信息化管理的现状及对策[J].城建档案，2020（01）
[2]曹俊.加强工程档案管理助力工程质量的提高浅谈[J].兰台内外，2019（34）
[3]林婷婷，卓海金，梁任华.工程项目档案管理中的问题和建议[J].西部交通科技，2019（11）
论文作者:王凌云
论文发表刊物:《基层建设》2020年第2期
论文发表时间:2020/5/6