浅谈高校办公室如何做好会务工作
文/暨南大学文学院 李泳思
【摘要】 会务工作是高校办公室日常工作之一，是工作能力的体现。提升办公室人员高质量的办会水平既是对校办工作更高的内在要求，也是服务学校中心工作的根本前提。本文结合工作实例，结合西方行政管理学者福莱特“组织的四条基本原则”、巴纳德“组织三要素”、德鲁克“目标管理”等部分理论，以人员管理、信息传递、会务具体环节为着力点，就如何开展及协调统筹高校办公室会务工作提出一些思考。
【关键词】 高校办公室；会务工作；管理
随着经济社会的快速发展和高校改革的逐步推进，高校规模不断壮大，与社会的沟通联系更加密切。会务作为解决高校内务外事的关键一环，其任务日渐繁重，内容日趋复杂，要求更为严格。高校办公室作为学校的综合协调部门，是各项会议的组织者和承办者，科学有效地开展会务工作，有利于在工作中提高办公室人员的业务水平和办会能力，保证办公室的稳定和长远发展，塑造和维护学院或学校的良好形象。本文将对高校办公室在办会实践上进行的探索提出思考。
一、会务工作的定义
学者杨锋认为，会议是指有组织、有领导地商议事情的集会；北大党政办副主任胡新龙认为，会议是一种目的性强、组织有序、以口头交流为主要方式的群体性多向沟通活动。高校所负责的会议一般从会议规模可分为大中小型会议，分别以人数、时长、级别作为分类标准；从会议内容可分为：一是部署工作，进行内部决策的工作会议，如领导班子会议。二是社会关注度较高，具有广泛影响力的学校会议，如实习合作基地签约会。三是教学类型会议，如开学典礼、毕业典礼。四是学术研讨性会议。结合上述学者观点和会议内容，笔者认为，会务工作作为秘书工作的基本内容之一，主要包括会议的前期筹备及中后期的组织统筹协调人事物各方面，具备服务性、协调性及统筹性。
二、高校办公室会务工作的难点
（一）工作人员的能力和时间分配问题。如何将人、事、物高效协调，使各项具体环节达到平衡是办公室业务工作的实质。会务工作亦是如此，任何一个环节的安排与落实都离不开各位组织者的支持与配合。但在实际工作中，高校办公室老师多身兼数职，容易出现各项事务时间分配不足的情况，难以对会务工作进行统一细致的统筹兼顾，对某些会务环节容易忽略。同时，临时组建的会务小组成员没有专业学习过会务会议工作，专业程度不足，在不同的会务具体环节上可能会有不一样的想法，无可避免地需要一段时间去求同存异。一旦矛盾发生，对会议组织的积极性及有效性有所影响。
（二）会务制度有待进一步完善。无规则不成方圆。完善有效的会务制度有利于提升会务运转效率和办会质量，加强会务工作的科学化及规范化建设。而且办公室事务性工作多、临时性工作多、复杂琐碎的工作多，更需要一套长效的会议机制作为开展会务工作的准则。但在工作实际中，一旦遇到会务工作，特别是需要多方协调负责的大型会务活动，上有领导单位需要跟踪反馈进度，下有承办学院需要督促对接信息，如果缺乏长效的会议机制进行参考对照，则难以条理性地处理一环扣一环的具体环节，容易在关键环节出现疏漏，会拖慢整个会务活动实施的节奏。
（三）会务信息失位、错位、重位问题。如何传达简洁准确的会务信息，亦是会务工作的重点要点之一。天下大事，必作于细。会务信息作为会务工作的关键细节，必须时刻保持对其的敏感度，关注并落实好每一个会务信息。办公室作为一个综合部门，会务工作要求严谨，会务人员经办的由无数个信息、环节综合而成的工作，更要认真细致，一丝不苟。在办会过程中，由于会务人员多，会务举办时间紧迫，会务流程繁琐，会务信息的传达容易出几个问题：一是信息失位，信息无法准确有效地传达给所需者。二是信息错位，部分信息有所滞后，工作人员无法及时得到第一手讯息。三是信息重位，信息重复传达，既浪费时间，又会可能掩盖重要信息。出现类似信息传达问题，则会导致整个会务工作沟通协调不顺畅。
三、高校办公室大型会务工作对策
（四）全方位统筹，各环节协调。在美国管理学家福莱特的著作中，冲突问题占据着十分重要的地位，她认为，我们“应该将冲突视为一个组织中任何活动的一个正常过程。”福莱特的动态行政管理理论中，指出“冲突是一个要素，它存在于相互作用的期望之中冲突并非只有破坏性，它同样也具有建设性，冲突作为表现和累计差别的要素，也可能成为组织健康的标志和进步的象征。”为了解决冲突，她强调协调的重要性，而且应该在早期阶段进行，并且协调是一个持续的过程。大型会务工作基本都是多部门，时间紧，跨度大，任务重，头绪多，出现问题难以避免。其中需要协调的内容也非常多，包括人员管理、物质准备、通知发布、会场布
人类社会在不同历史时期的社会结构不同，从而形成了不同的治理模式。所谓治理，不同学术领域的人士从不同角度做过阐述。笔者在讨论中借鉴全球治理委员会给出的定义：“治理是各种公共或私人的个人和机构管理其共同事物的诸多方面的总和”[1]。人类社会目前正向全球化、后工业化时代迈进。“全球化进程加速，使复杂性和不确定性因素迅速增长、社会风险急剧增加，要求建立一个具有开放性、包容性、灵活性、负责任的多元主体治理结构”[2]。在这种大环境中，了解社会治理研究进展，对人们正确认识国情，共同维护稳定至关重要。出于上述考虑，笔者做了一次调查。
（三）精细化管理，标准化作业。精细化管理通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。这种管理理念在会务工作中指的是重细节、重过程、重具体、重效果，在每一个细节上精益求精。具体而言如下：1.会前准备抓方案，重检查。会议方案是会议组织安排的总纲，科学合理周详的工作方案，是做好会务工作的前提和基础。办公室会务小组在拟写方案时，首先要明确办会目的和办会重点，全方位地考虑各个环节，突出重点，明确主线，再则合理安排会议议程，确保活动方案能够顺利运行，对于关键部分要反复思考再做敲定。其次，在落实会议方案拟定、会议文书起草、与会通知发放、参会人员邀请、场所预定布置等前期工作后，一定要再次检查。在会前对每场会议的各项任务和分工逐项推演，可采用依照工作清单排除的方式，确保工作没有漏洞、人员到位。例如：大型会议的通知一般都会提前发送，在前期落实出席人员时，或许会出现临时无法与会的人员，负责联络的人员一定要掌握好特殊情况，并报送大会主办方，及时调整，联络组人员在会议开展前天发送温馨提示以作提醒。2.会中服务讲耐心，多保障。服务是高校会务工作永恒的“主题词”，彰显高校服务更在情理之中。要求办公室人员在面对复杂繁琐的会务工作时，一定要讲耐心，秉承吃苦耐劳的工作态度和服务意识。首先，做好会议报到签到工作，报到时确认对方身份，做好登记，井然有序地分发会议材料，热心解答与会者提出的疑问。距离会议开始15分钟前，清点与会人数，并视情况督促未到场人员。其次，维护会场秩序，合理分流引导与会者进入会场。遇到设备故障、突然停电等特殊情况，应马上启动应急方案，冷静有序灵活地处理，减少对会议的干扰和影响。3.会后督办勤总结，巧归纳。总结归纳是汲取办会经验，为下次会议打好基础，提高办会人员水平的重要工作。会议结束后，要督办好送客、新闻宣传、资料归档、物资清点回收等工作。同时，要及时、客观、准确地做好总结。系统梳理、分析本次会务工作中成功经验及存在的问题、不足，善于提出整改的建议或措施。尤其要注意收集整理参会人员对本会议的评价, 为以后进一步改进会务工作提供借鉴。
（二）构建信息平台，保证交流畅通。在大型会务工作中，信息快速及时，准确无误的传递是将会务工作的各个部分或要素连成一个整体的重要条件。在会务工作中有许多信息需要工作人员相互通气，包括：向领导报告各项工作的进程、会议议题的审定、会务文件材料的更新、物料准备情况、食宿车辆安排等。当前，随着QQ、微信等社交软件和钉钉、印象笔记等手机办公软件的快速发展，秘书人员习惯将其运用到工作当中。这类型软件的信息内部交流多以“群”做联动，“群信息”“群文件”“群共享”都屡见不鲜。然而，在信息快速传递下，容易忽略重叠和覆盖的情况，尤其是在一次会务工作中可能会有好几个工作群，在每个群上部分信息会交叉。因此，要精简工作群数量，尽量保持信息收发渠道的单一性，必须尽可能地直接和快捷、减少层次，以加快信息交流的速度，减少由于多渠道传递而造成的失误。在发布信息时，群内负责人要多次核对信息的正误、新旧，统一信息，做到权威发布。同时，办会人员也要及时下载和查看信息，注意群内文件失效时间。
（2）持有或控制基金、证券业机构的股份。企业集团直接参与到非银行机构等金融机构中，直接参与金融机构的投资，从中获取高额回报，是企业集团产融结合的主要路径。企业集团投资到基金、证券行业等非银行金融机构中，能够极大地发挥基金、证券等融资、理财及投资工具的价值，吸收社会闲散资金、进行直接的社会融资，为企业提供稳定的资金来源及稳固的资金纽带。
（一）组建会务小组，明确成员职责。一直以来，以领导小组为代表的议事协调机构是我国党政机关内部常用的，颇具特色的组织运转模式，是一种有效的管理手段和科学方式。 高校办公室一般设秘书科、行政科、督办科、机要科、信息科、党务科、法务科等部门。虽秘书科承担了办文、办会、办事、信访等文秘工作，但部分高校内部分工不明确，少有专设的会务组。因为特意增加一个办公室涉及编制、经费、人员管理等各项问题，比较麻烦。所以，高校领导或办公室主任可以从其他部门中物色人选，邀请他们加入会务小组。在日常工作中，多组织动员小组人员参加专业培训，多磨合，多交流，一旦遇到大型会务时，便可快速地召集起来，各司其职开展工作。在组建会务小组时，要注意的是，可以先按照一般会务所具有的领导组、协调组、接待组、宣传组、联络组、会场组、后勤组等基本组目进行搭建，明确各分组的具体职责，并根据办公室人员在工作中表现出来的特长和优点，做到知人善用，人尽其能，把人员安排在合适的岗位，有助于最大限度地发挥人力资源。会务小组成立后，在每次大型会务工作之前，根据实际需要及时调整各小组的人员安排。如：在处理具有固定用餐地点的大型会务后勤工作时，可适当减少原来后勤小组中负责食宿工作的人员，将其纳入机动组，灵活应对各种突发状，增强后备力量。另外，作为会务小组的领导组成员，要强调本次会议的重点和交代各分组的具体工作与职责，对每一个阶段工作提出要求，形成完整又详尽的人员分工责任机制。但是，由于会务小组具有临时性质，部分办公室人员会对本属于自己工作范畴的任务产生厌倦、甚至抵触心理，表现出对会务工作积极性不高，主动性不足的现象。因此一味做思想灌输并不能达到很好的效果。激励与惩罚机制是调节工作效率、工作成绩的有效办法，必须适当运用起来。心理学家麦格雷戈指出“对目标的参与是同获得成就的报酬直接相关的”，这里的“报酬”既有表层的物质经济需求，也有深层的自我意识和自我实现需要的满足。这意味着组织内成员在朝着共同目标前进，享受同种组织荣誉感时，还需顾及个人由表及里的满足感，为成员增添一份动力。目前，高校的绩效考量主要由科研、教学、院内职务、党内职务、社会兼职，较少将临时性工作纳入考核范围。尝试将办公室人员在大型会务工作中的表现纳入绩效考核当中，是一种激励方式，要想“多得”必须“多劳”，鼓励个人在获得报酬的同时，就必须作出更多贡献，承担更多责任，有助于办公室人员发挥自己的才能，调节他们对复杂繁琐会务工作的倦怠心理，促进会务工作的顺利开展。同理，对懒散怠慢工作的办公室人员要追责和惩罚。
（）（）置、材料撰写、档案整理等等，所以，会务工作者一旦发现到某项问题的苗头所在，某个工作可能存在不足时，就应该尽早提出，做到早发现，早协调，早解决。另外，一场大型会务工作从阶段上划分，一般分为会前准备，会中服务，会后督办等，协调工作贯穿整个环节，在处理具体某个阶段的问题时，办公室人员要善于动员和整合各方力量，积极消除不和谐、不协调因素，督促和坚持朝着共同目标和利益而运用，确保保质保量、省时高效完成会务工作。例如：在由高校办公室牵头，多学院共同承办的对外培训班中，课程顺序会出现多次修改的情况，这就需要与受训机构协调沟通好增添或替换某些课程，与授课老师协商时间，重新安排食宿问题等。做好会务协调具体如下：一是保持冲突不回避的态度。及时了解问题所在，采取应变措施。二是讲究协调方法。比方说在双方人员矛盾正激烈时，可先选择退让，待双方冷静了，先道歉后说理，有助于缓和气氛，尽快回到工作主线。
2003年，国家有关部门在《中小企业标准暂行规定》提出了中小企业廓清边界，2011年，有关部委进一步结合经济社会发展新实际，研究制定了《中小企业划型标准规定》③，并综合企业从业人员、营业收入、资产总额等指标，结合行业特点等指标将中小企业明确划分为中型、小型和微型三大类。④本文的小微企业包括小型和微型两类企业。
四、结语
会务工作是高校办公室工作的重要一环，要求办公室人员从会务工作的实际要求和具体工作出发，不断积累经验，同时注重会务工作的技巧与艺术性，组织好、服务好、落实好会务工作，让领导满意、各方满意，将会务工作做到规范化、科学化，以适应学校的发展。
【参考文献】
[1]杨锋.秘书工作案例与分析[M].广州:暨南大学出版社,2013(1):156.
[2]胡新龙,周静.关于提升高校会务工作水平的思考[J].中国党政干部论坛,2013(4):104.
[3]周正.基于流程化的办公室管理方法运用[J].秘书之友,2015(3):15-16.
[4]丁煌.西方公共行政管理理论精要[M].北京:中国人民大学出版社,2005(8):196.
[5]汪中求.精细化管理之基本理念[J].中国商贸,2008(9):116.
[6]李大为.浅谈如何提升高校办公室会务管理工作[J].办公室业务,2018(12):103.
[7]福莱特.创造性的经验(英文版)[M].伦敦:朗曼—格林出版公司,1924:200.