高新技术与档案馆——面向新世纪的思考，本文主要内容关键词为：新世纪论文,档案馆论文,高新技术论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
现代化的高新技术正以排山倒海之势向前迅猛发展，它日益作用和改变着人们的生活方式、工作方式甚至思维方式。对档案管理已经起到并将继续起到巨大影响的莫过于电子计算机、数字化光纤传输和缩微复制存贮等技术。面对高新技术的强劲势头，人们一方面生有“山中方七日，世上几千年”的落伍之感，一方面又在享受便捷的现代技术的同时，感叹高新技术所带来的麻烦——旧有的收集、管理、利用纸质档案的“阵地”和运作方式不能放弃，又必须对新技术做出应对，真可谓困难与问题并存，挑战与机遇同在。
一、“信息高速公路”建设中的档案馆
在本世纪90年代初美国政府提出“信息高速公路”计划后，先是各发达国家，随之世界各国几乎是全球性地开始了以数字化光纤传输、智能化计算机处理和多媒体装备为基础，以大容量、高速度传递信息为目的的大规模、高起点的国家信息基础设施建设，并以此作为推动经济增长、繁荣科学文化、提高综合国力的一项重要国策。
一种高速、准确、便捷的主导性传媒的出现，无疑是在人类传播史和文明史上具有里程碑性质的大事。美国电子前沿基金会主任迈克尔·卡波曾评价说：“回顾1905年的计算机，没有人能看出它们将来实际上会用来做什么。同样，我认为没有人能够细微地预计信息高速公路将会扮演什么角色。”（注：转引自张赐琪：二十一世纪的新概念，《现代传播》1995年第2版。 ）甚至也有人将“信息高速公路”与世界走向21世纪的主旋律相提并论，称其“是一场促进改变人们生活和工作方式的信息革命性的社会变革”。
“信息高速公路”也必将改变档案馆的工作方式。这是因为：
首先，档案是重要的信息资源。分析“信息高速公路”的组成，不外乎四个部分，即：信息设备（如电子计算机、电话、传真机和电视机等）、信息网络设施（光纤传导通信网）、信息源（信息生产、贮存单位）、信息用户（单位和个人）。上述四个部分虽然缺一不可，但是信息源却处在极其重要的位置上。道理很简单，“信息高速公路”是专为信息传递而设置的，离开了信息，“信息高速公路”就成了毫无意义的设备组合，当然也就失去了建设和存在的必要。为此，有人形象地对“信息高速公路”作了比喻：信息网络是“路”，有关数据库和电子邮件是“路”上跑的“车”，信息是“车”上载的“货”。如果想“货”畅其流和提高“车”、“路”的使用效率，就必须建有“配载”的“中转站”，在现代信息社会中，充当“中转站”的便是报纸、电台、电视台、通讯社、情报所、图书馆和档案馆等。
其次，“信息高速公路”为档案馆功能的实现插上了腾飞的翅膀。在档案工作的一系列环节中，最具生命力的当推档案利用，亦即信息的传递和服务。从这个角度讲，“信息高速公路”虽属“革命性”的事物，但却丝毫不存在有悖于档案馆功能的地方。档案馆“搭乘”“信息高速公路”，完全是传统工作内容的延伸，所不同的只是：此次延伸获得了前所未有的强有力的手段，面临大发展的机遇。
通过网络的连接，传统的档案馆被划分成两类。一类是信息源档案馆，一类是终端档案馆。前者的功能是为“信息高速公路”提供信息，如同前面形容的“配载”；后者的功能是为用户提供信息服务，即“下载”。实际上，我们的各级国家档案馆都能够扮演将上述两项功能合二为一的角色。
借助互联网络，从服务范围和效率上深化档案馆利用工作，前景是非常诱人的。检索性数据库和文件性数据库是档案馆计算机数据库的主要类型。检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供其他网上检索途径，属二次文献范畴；文件性数据库，主要用于完整地刊载档案文件，属于一次文献范围。
四通八达、快速便捷的“信息高速公路”建成后，处于不同区域的档案馆连接了起来，档案馆和世界各个角落的利用者连接了起来，我们生活的地球真的变小了：利用者坐在办公室或私宅的计算机旁，就可以了解档案馆的自然情况，就可以商借或阅读（视听）甚至直接获取图文并茂、绘声绘色的档案材料。档案管理中的最高境界——信息共享，也便可以成为现实。
毫无疑问，建设数据库，借用“信息高速公路”，实现计算机联网，对于发展我国档案馆事业，是非常有意义的事情。对此，我们必须保持清醒的头脑：一方面，形势逼人，时不我待；另一方面，这项工作不能指望一蹴而就，必须遵从科学、加强组织、分步实施。一哄而上，欲速则不达。
我们撇开物质设备方面的复杂要求不谈，建设“信息高速公路”，的确对档案馆业务工作提出了更高的要求。
第一，我们必须比以往任何时候都更加尊重档案科学中的理论和原则。因为建设“信息高速公路”并不是档案馆工作的标新立异，而是其传统工作内容和理想在新技术下的延伸与实现。
第二，我们必须比以往任何时候都更加重视档案馆业务基础工作的标准化和规范化。因为自动化、网络化的实质是实现简捷快速的信息资源共建、信息资源共享，自成体系、各行其是不仅达不到这一目的，反而会为信息共享设置新的障碍。
第三，我们必须比以往任何时候都更加重视档案馆馆藏的优化和特色。“你有我也有，你无我也无”，重复、低质量的档案信息在网络上是不受欢迎的。这表面看是数据库建设问题，其实根源在档案的接收与征集，所以，丰富且有特色的馆藏是建设高质量数据库的前提。
第四，我们必须比以往任何时候都更加重视档案馆馆藏机密的保守工作。电子计算机档案信息网络的建立无疑对档案馆的保密工作提出了新的挑战。因为档案有不同于图书等文献的特点，所以确保网上信息安全就成为档案部门关注的焦点问题。有的专家认为，网上信息的利用控制完全可以通过技术手段解决，但也有专家担心，“道高一尺，魔高一丈”，在日新月异的计算机存贮技术中，加密和解密总是一对难解难分的矛盾，而维护档案机密安全，必须万无一失。所以，从当前的实际情况看，凡是进入社会信息网的档案信息，必须是已解密开放的档案。
二、新型信息载体和电子文件对档案馆的冲击
在高新技术浪潮的作用下，奔涌而来的新型信息载体材料弄得我们眼花缭乱：先是运用摄影感光技术的档案缩微复制品风靡一时，而后是能够“写入”和“读出”的光盘似乎更占上风，光盘的使用在当前虽未达到普及的程度，但发展势头很猛，1998年中，仅北京市就有市档案馆和两个区县档案馆购买了光盘刻录设备。电子计算机广泛运用于办公、科研生产和商贸等诸多领域后，计算机环境下的非传统载体文件更是日益增多：机关和企事业单位在使用计算机制作文件、进行统计和处理信息过程中形成的电子文件，科研生产部门在计算机辅助设计（CAD ）和计算机辅助制造（CAM）过程中形成的电子图纸，以及电子商业、 网络贸易等越来越多领域的“无纸化办公”都在产生大量的以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的电子文件。档案部门为实现电子计算机环境下的档案自动检索和网络化利用所付出的努力，又使档案馆和上述高新技术主动接近了一步。对于新型信息载体材料和电子文件的特性，专家学者已有大量精辟论述，笔者很受启发在这里不再赘述，只分析两方面问题：
1.存贮密度高、节省贮存空间的新型信息载体材料反而使档案馆的存贮空间更加狭小
人们在讲到光盘等新型信息载体材料时，都忘不了它最诱人的特点，即存贮密度高、信息容量大，人们甚至在心中盘算：既然一块指甲大小的芯片可以容纳下两年的《人民日报》，那么，我诺大的一个档案馆的馆藏岂不提得动、背得走了吗？由于库藏猛增而带来的鉴定压力、库房压力便可迎刃而解。这里的问题是：由于新型信息载体和电子文件的用人的感官不能直接阅读的系统依赖性，受外界电磁场和热、光、震等影响而改变记载内容的信息易失性以及可改写性、可复制性等诸多原因的共同作用，人们在实际的档案收集工作中，往往在电子文件的基础上再复制一份纸质文件同时保存，因而我国众多的专家断定：在今后相当长的一段时期内，纸质介质和磁性介质两种载体，纸质文件和机读文件两种文件会长期并存。
我们还应注意到，广为使用的现代复制技术又迎合、助长了人们求省、求快甚至是懒惰的心理，从而使问题更加复杂化：“可以推测，纸质档案的增长可以通过使用新型节省存贮空间的信息载体得以缓解，如缩微胶卷、磁带等。另一方面，这种缓解的趋势同时又受到因计算机输出而快速和大量打印出的材料的影响。信息载体本身促成信息量的巨大增长，新型信息载体并没有减少对鉴定的要求，相反还增加了这种需求。我们远没有达到无纸社会。”（注：彼得·瓦尔纳主编：《现代档案与文件管理必读》第242页，档案出版社1992年版。）
由此我们得出这样的结论：如果现有的观念和技术不加改变，想通过新型信息载体材料和电子文件的使用来减少档案贮存空间的念头只是理论上的“乌托邦”。
2.法律上的承认将不可阻挡
新型信息载体材料和电子文件像是既招人喜爱又令人惧怕的怪物。它的令人钟爱之处是节省存贮空间和使用计算机进行自动化管理与网络化利用；它的令人惧怕之处是相对于纸质文件的信息不稳定性和在原始性、凭证性方面不合传统档案学理念的特征。
原始性、凭证性等牵涉法律地位的问题应该成为我们拒绝接纳机读文件的理由吗？
笔者认为，在时代发生变革之际，专家对于在今后相当长的时期内，纸质介质和磁性介质、纸质文件和机读文件会长期并存的预测和告诫是非常正确和必须的，它的良苦用心在于提醒人们，转轨时期不可因操之过急、草率行事而造成人类记忆的部分消失。但是，这方面的担心又不能成为我们得过且过、不积极应对新技术挑战的理由。
回顾档案制成材料的演进史有助于我们审时度势。众所周知，从档案萌芽和产生之时起，我国档案载体材料已经历了甲骨、金石，简牍、缣帛和纸张等若干次跃进。这里有一个不可掩饰的事实和趋势：档案载体的物理性能渐次脆弱，对环境和技术的依赖程度逐步增大。试想一下，在纸张取代传统载体充当文件载体的时候，人们的困惑甚至是痛苦决不会亚于我们今天对机读文件的不信任，我们的先人肯定生过这样的唉叹：“较之甲骨、金石，易碎、易潮、易燃的纸张哪一点可取呢？”有一点我们必须明白，档案工作者虽然可以作用于档案载体的选择，但是，人类毕竟不是为产生档案的目的而从事实践活动的，档案只是社会实践的附属物。档案工作终归要适应也能够适应社会的实践和变革。
对于机读文件的法律凭证问题，加拿大、法国、联邦德国、以色列、意大利、黎巴嫩、瑞典、瑞士、英国和美国等国早于本世纪70年代中期就开始探索。在加拿大，“一些法官已趋向于不在原始纸张文件和缩微胶卷拷贝之间划分区别……面对新的系统，人们认为法学的发展跟不上现代生活所提出的要求。”（注：中国档案学会外国档案学术委员会编：《〈文件与档案管理规则〉报告选编》第75页，档案出版社1990年版。）1979年，加拿大建立了由律师、档案工作者、技术专家和利用者共同组成的联邦和省政府特别工作组来进行缩微品作为凭证有效性法则的标准化工作，并于当年发表了《加拿大国家标准：作为文件凭证的缩微胶卷》。还是在1979年，“加拿大缩微协会出版了可以被称为关于在加拿大法庭上凭证的有效性的白皮书。这份白皮书试图说明，现在的立法不能满足日常使用缩微胶卷和其他数据介质的需要。它说明现在的技术已经淘汰了把纸张作为正规文件介质的方法。迫切需要的是使‘文件’和‘原件’术语的意思反映最新科学技术的发展。”（注：中国档案学会外国档案学术委员会编：《〈文件与档案管理规则〉报告选编》第81页，档案出版社1990年版。）其他国家也都针对上述这些问题展开了大量有效的工作。
回顾历史和放眼世界现状，将新型信息载体档案和电子文件接纳为档案家族的成员已是不可阻挡的趋势。我们不能总是习惯于传统观念，固守旧的思维定式。看来，努力提高机读文件信息的稳定性、保密性，通过立法解决非纸质文件的凭证性和档案馆管理、出具这些文件的权威性等方面的问题，是需要我们在21世纪认真应对的。就连法国前总统费朗索瓦·密特朗都意识到：“浩瀚的书写资料、丰富的口述档案、传输与信息技术的相互渗透和依存以及人们称之为寿命短暂、名目繁多，但又缺乏纸张那样持久性的载体，这一切都使人们去重新确定未来积累资料的手段和前景。”（注：弗朗索瓦·密特朗：在第一届国际档案大会上的祝词，《第十一届国际档案大会报告集》第2页，档案出版社1990年版。）
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