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从上个世纪80年代“文件中心”在甘肃省永靖县建立以来，我国档案学界对这一国外最为流行的新型档案机构就没有停止过争论，近年来这一争论更是愈演愈烈。如此密集的关注及众说纷纭，其实都指向一个共同的焦点：文件中心究竟能否在中国生存？如果能，它在我国有着什么样的发展前景？本文就此略陈管见，以见教于同仁。
一
我国目前对文件中心的建立与发展问题的认识存在着极大的差异。持反对意见者认为，文件中心不宜在我国普遍推行，文件中心以高效、精简和节约的原则为支撑，而现代新技术在很大程度上动摇了其赖以生存的基础。而且，文件中心对人员的素质要求高，所承受的工作压力也比较大。此外，建立文件中心不便于文件的利用、保密，导致账外文件增加，编研工作也将力不从心。而档案文件如果得不到应有的开发，将成为一大遗憾。另一部分学者则认为我们对文件中心应积极地采取“拿来主义”的态度，因地制宜地建立有中国特色的文件中心。
上述观点的存在，一方面说明文件中心已经引起了我国档案学界的普遍关注；另一方面，也反映出由于思考问题角度的不同和认识层面的差别所导致结论的极大差异。笔者认为文件中心完全可以植根于中国，并走出一条有中国特色的道路，它不是机械地照搬国外的模式，而是将国外文件中心的理论和实践融入中国目前发展势头良好的“现行文件资料阅览中心”或机关档案管理中心等所催生出来的集两者优势的过渡性档案管理机构。而这一具有中国特色的文件中心将与机关档案室、联合档案室等共同构成我国多元的档案管理新模式。实际上，经过认真思考分析我们不难发现，持反对意见者在认识上存在着两个偏差。
其一是实践层面上的偏差。首先是对现行机关档案管理模式缺乏深入的了解。持反对观点者认为，我国已普遍地采用了机关档案室这一模式，并成为了我国档案事业的坚实基础，为社会所广泛接受，目前并没有改革的迫切性和必要性。这种看法是不了解基层档案工作的实际情况所致。我国现行的机关档案管理模式是新中国成立后自上而下建立起来的，数量庞大，组织严密，这在计划经济时代的确发挥了它的重要作用，对维护党和国家的真实历史面貌功不可没。但是在当前的市场经济转型期，特别是在中国入世的大背景下，计划经济体制下构筑起来的机关档案室已愈来愈显著地暴露出它业已存在的种种弊端。特别是“小而全”的组织形式，已使基层机关难以承受，也无法发挥出它应有的作用。多年来，不管哪一级的机关，哪怕这个机关只有四五个人，经济条件穷到不敢出差的地步，仍然要建一个档案室，仍然要配置档案员，这不能不使人们对其既耗费钱财，又缺乏效率的档案保管机构提出质疑。且不论档案行政管理部门无法对机关实行到位的业务微观指导，其自身如何面对一轮接着一轮的政府机构改革，如何不与改革目标相抵触都是一个问题。所以，现在不少地方在新一轮的机构改革中，直接参照深圳的模式，撤销机关档案室，统一建立文件中心，这样既提高了效率，又节省了大量的人力、物力、财力，在我国目前经济还不发达、社会还不很富裕的情况下，为纳税人节省一些资金。据美国1990年的统计数字表明：在1立方英尺的相同空间内，文件中心可存储的文件数量是机关部门办公室的5倍，机关部门在其办公室空间内如果要存储1立方英尺的文件，每年平均要花费23.1美元，而存储在文件中心，则仅需1.59美元。换言之，每1立方英尺文件在空间和设备方面的支出，每年可节省21.51美元，文件中心所发挥的功效由此可见一斑。所以，认为目前我国机关档案室已为社会所广泛接受，没有改革的必要性和迫切性，显然是对我国机关档案室的现状缺乏基本的了解。如果这种认识在档案界普遍存在，无疑将使档案部门在政府职能转变、机构改革的大局中再次受挫，也无益于机关档案事业的健康发展。此外，关于人员素质、保密和编研问题。持反对观点者认为，建立文件中心，其工作人员要熟悉各单位的基本职能，要承担起原各机关档案室的大部分工作，工作量大，压力大，要求高。这一点其实无须担心，在国外文件中心工作人员可以做到的事，我们也一定能够做到，文件中心在选择人员时就要选择既精通专业知识，又通晓各方面相关知识的“T”型人才。而且，相对而言，文件中心的高素质人才，还将大大提高机关档案管理的水平，一改以往各机关档案兼职人员业务水平低，人员更换频繁带来的弊端，文件中心人员的大工作量是与其工作高效率的特点相适应的。美国休斯敦文件中心的工作人员为4人，除一些专业技术较强的业务实行技术外包外，日常的管理和利用全部由4人承担；而我国永靖县文件中心的人员也只有6人，管理着24个参联机关的文件。2002年深圳市文件中心成立时也有一套严格的制度要求，高素质的人员也同时要求具备较高的职业道德和责任意识。止外，持反对观点者还担心文件中心的建立将使编研工作变为薄弱环节，其实这项工作在大多数地县级机关档案室中早已经是徒有虚名，档案员兼职多，事务杂，业务不熟，去摘档案编研实在力不从心，即使是编出一些材料来，大多也是简单的文件汇集，应付机关档案达标验收而已。这种流于形式的编研成果没有也罢。其实，即使是在欧美发达国家的档案馆，编研也并不属正常的业务工作范围。如英国国家档案馆的主要任务就是收集、整理、保管档案，为用户提供目录、解释档案以及其他相关服务，工作人员没有时间去搞编研。芬兰等国的档案馆也不搞历史研究，而把主要的精力用于科学地保管和快捷、优质地为用户服务上。所以，我国建立文件中心，应当专注于自身的主要职责，不一定非要去开展编研工作不可。
其二是理论层面上的偏差。其核心是没有准确地认识文件生命周期理论。他们认为我国的文件及档案概念与国外不同，我国界定的“现行文件”与国外的“半现行文件”概念之间也有一定交叉，所以就基本上没有必要建立文件中心。由于我国传统的档案学理论片面地强调了“文件”和“档案”的差异，忽视了两者之间的必然内在联系，甚至于主观地将两者之间的关系界定为“转化关系”。这种界定意味着“文件”和“档案”存在着本质的差别，基于这种扭曲的文档关系思想，认为国外的“文件”非我国的“档案”，进而得出建立文件中心不适合我国国情、档情，传统理论基础上的档案管理机构模式没有必要进行变革的结论。对此，中国人民大学档案学院的王英玮博士提出质疑：在人们日益加深对文件运动和文件生命周期认识的今天，难道我们还有什么理由坚持“文件就是文件，档案就是档案，文件是现行性的事物，档案是历史性的事物，档案是由文件转化来的”这样的思想观点吗？而对有的学者指出的中国的档案学理论中没有“半现行文件”的概念，故我国没有必要搞“文件中心”的说法，王英玮博士指出：“概念是对客观存在的抽象结果，难道只有国外的文件生命周期中存在一个‘半现行阶段’，而中国的文件生命周期则因为是生长在中国这块神秘的土地上，而可以不经过这样一个生命阶段吗？”理论一旦成为实践发展的障碍，就应当毫不犹豫地对其施行变革，改变它“灰秃秃”的形象，用充满生命活力的实践之水浇灌它。近年来，这一充满生命活力的实践之水正努力地浇灌着传统理论某些“灰秃秃”的形象。20世纪80年代初我国张家口地区出现了联合档案室，这是我国最早建立的类似于文件中心的档案管理机构。随后，1988年在甘肃省永靖县诞生了第一个文件中心。紧接着，黑龙江的嫩江县、陕西省的大荔县、吉林省的长春市等，先后出现了一批联合档案室，北京市西城区、黑龙江省的哈尔滨市等地则直接设立了规模较大的机关档案管理中心。而深圳市则于2000年初试办文档资料服务中心，两年后，直接向文件中心过渡。更具里程碑意义的是2002年4月26日深圳市三届人大常委会第十五次全体会议通过《深圳市档案与文件收集利用条例》，在全国首次以地方立法的形式确定了“文件中心”的机构设置。不难看出文件中心正在中国的土地上展现着旺盛的生命力。
二
文件中心和类似于文件中心的联合档案室、文档管理中心、现行文件阅览中心的不断涌现，使我们有理由相信文件中心在中国正在迎来一个充满希望的明天，但文件中心在我国究竟有什么样的发展前景，什么样的文件中心才能与我国政府的改革方向和社会发展相适应？
在这里，我们有必要借鉴国外文件中心的布局和运行模式。国外文件中心包括三种类型：一是政府系统的文件中心，包括联邦政府和地方政府、州市、县等的文件中心，一般是指由政府出资建立，归属政府档案部门领导，免费为政府机关提供半现行文件保管和利用服务的机构。如美国的联邦级文件中心共有15个，其中13个是地区性的，与设在全美各地的美国国家档案馆合署办公。2个全国性文件中心，即国家人事文件中心和华盛顿国家文件中心，华盛顿国家文件中心属国家档案与文件管理局管辖。二是特定机构的文件中心，它在学校、企业、医院、社团组织等均有分布。从本质上讲，它属于特定机构的内部文件管理机构。以上两种均为非营利性机构。三是商业性文件中心，一般是为工商企业或其他有需要的机构或个人提供文件管理有偿服务的营利性机构。根据国外的经验，结合本国国情，我国建立文件中心可采取两种形式。一种是政府系统中设立无偿服务的文件中心，面向各级各类政府机关和国有企事业单位提供档案保管、利用和处置服务，归属当地档案局（馆）领导。这一形式主要由目前各地所兴建的现行文件服务机构转化发展而来，并取代当地现有的机关档案室。同时，应注意因地制宜，不搞“一刀切”，在条件成熟的情况下设立，不必盲目攀比，求大求全，要有个适度的发展过程。另一种是适应市场经济的发展需要而产生的商业性文件中心。这种形式的文件中心实行有偿服务，可面向企业、团体或个人提供文件寄存或者保管、利用和处置的全方位服务。国家可以通过采取一定措施对其加以规范管理，以避免出现盲目追求经济效益的不良后果。
政府文件中心的运行模式在当前和今后一段时间以内可采取混合服务型。它是当前政府改革过渡时期政府文件中心的设计模式，不仅负责整合政府各个部门的电子文档信息资源，而且也要负责接收和管理各部门的不需要经常查找利用的纸质文档及其他载体形态的文档，同时为政府和社会提供文档信息服务。政府文件中心应该把科学保管与优质服务作为工作的两大宗旨。
从保管方面讲，接收是业务工作的第一个环节，政府文件中心所接收的范围是当地党政机关、事业单位处理完毕后有归档保存价值的纸质文件和电子文件。这里所要强调的是，文件中心对所接收的文件要提出严格要求，主要应当是文本文件，也可以有缩微胶片、电子文件、音像文件等非文本文件。在接收前，中心应要求文件来源机关做好几项工作：对移交的文件进行仔细清理，只保留正式文本，移交的文件为非现行文件，对不符合保管要求的软磁盘和受到污损的文件，文件中心不予接收。在接收来源机关送来的文件时，要办理好交接手续，填写《文件移交接收表》，作为移交和接收双方就文件保管与处理事务进行交涉的主要工作依据和法律凭证。文件接收之后，要进行科学的分类、鉴定、整理、著录、索引、编目、统计和保管，对文件实体进行加工、消毒、数字化、缩微处理，对电子文件要进行有序整合和标准化处理，进入相应的目录中心。同时，需要指出的是，存储于文件中心的文件，虽然基本上已经失去现行效用，但其所有权依然属于来源机关，文件中心只是接受来源机关的委托，代为保管其文件而已，在没有得到来源机关的书面授权和当地档案行政管理部门同意之前，文件中心无权对所保管的文件擅自进行处理。因为文件中心是弓种中间性档案馆，文件在中心保管一段时间后，其中具有永久保存价值的纸质档案和电子档案都要按规定向当地国家综合性档案馆移交。
在利用方面。文件中心在本质上是服务性机构，要把服务质量和服务效率作为评价政府文件中心工作水平的主要指标。为实现这一目标，应该用企业的理念来运作文件中心。像企业一样管理中心，一个非常重要的前提就是要把文件来源机关当作中心的客户。为此，应将成功企业的“客户服务”理念，引入到政府的文件中心管理活动之中。同时，为了提高服务效率，政府文件中心还应当努力采用现代化管理设备和技术。由于文件中心所藏文件的所有权属于来源机关，所以利用权自然也归其掌握。换言之，文件利用的首要服务对象是来源机关，来源机关以外的其他部门或个人如需查阅，需先提交书面申请，在获得来源机关的批准后，文件中心才能为其提供利用服务。但是，属于政府信息公开范围的文件和普发性文件，可直接向社会提供利用，不受上述限制。具体的服务途径可以多样化，如在中心内接待查阅者、答复咨询、网上信息传递、传真复印件等。今后，我们应注重运用现代科技手段实现高效率的利用服务。美国华盛顿国家文件中心采用并推广一套名为“中心信息处理系统”(CIPS)的应用软件。政府机关安装上此软件后，如需要文件中心提供文件信息咨询，可以通过广域网与该文件中心联系，这是双方最为便捷有效的沟通方式。如果不使用此软件，查询者则需填写一份书面申请，送交中心参考服务部，服务部在24小时内给予答复。如需调卷，只要通过电话与该部门联系，待案卷调出后，即可自行取回使用，如有紧急调卷要求，还可采用传真或热线电话告知该部门。文件使用完毕后，必须按原样归还。我国一些电子政务建设起步比较早的地方，在筹建中心时也可考虑采用电子服务型文件中心模式，它是基于电子网络环境条件的，以整合政府各个部门文档信息资源，并为政府各个部门和社会提供网络文档信息服务的机构，可以作为目前我国电子政府建设的配套“组件”来设计。鉴于电子政务的工程技术人员和相关人员比较缺乏这方面的意识，所以，各地档案部门应当抓住机会，努力把数字文件中心的建设及时地纳入到电子政务整体的建设架构之中。
综上所述，笔者认为文件中心在中国的生存与发展是一种必然的趋势，是对传统的机关档案管理单一模式进行改革的有效途径。国际档案理事会曾就文件中心的运行情况对几十个成员国进行调查，各成员国均对其经济、高效的优点予以高度肯定，认为文件中心是保存半现行文件的最经济、最令人满意的现代新型文件管理机构。当前，我们不应当停留在无休止地建与不建的争论上，而应该正视文件中心的优点，在结合本国实际的基础上，勇敢地拿来为我所用，走出一条符合中国国情，并能体现中国优秀档案管理文化思想的道路，使文件中心在我国档案工作中充分展现其独特的魅力和旺盛的生命力。