配送中心的进货管理，本文主要内容关键词为：配送中心论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
配送中心进货作为实物移动的首要环节，起着把关和渠道通畅双重作用。把关是对采购合同或进货协议规定内容的确认，保证进货质量，拒不合格与不合要求商品于门外，有“门槛”作用；同时现代化的配送中心重视货物处理效率，通畅的进货渠道是必需的，以使得货物在最短的时间内完成上架入库。这两个方面显然是有一定矛盾的，很好地解决这一矛盾就要做好配送中心的进货管理工作。
配送中心进货管理的含义、目的与原则
配送中心的进货有类型的差异，可以是自营的配送中心或社会化的配送中心，也可是配送中心从同属于某一企业集团的生产经营公司的内部进货或外购进货，还可是配送中心服务于同属于某一企业集团的生产经营公司的进货或批发分销进货。这些不同类型和不同对象的配送中心进货的环节、复杂程度和管理难度有不同之处，但其过程和管理内容极为相似。
配送中心进货管理是采购管理的一部分。采购管理是从了解和分析商品市场与供应商资质开始，到选定商品及其供应商再到进货入库，还包括采购商品和供应商的事后评价。进货活动起因于采购或进货合同，开始于进货单与货物的移动，到入库存放结束。因此，配送中心进货管理就是依据和执行采购或进货合同的内容，对供应商至配送中心仓库的货物移动过程和货物以及相关信息进行计划、组织和控制，保证货物安全、合格与高效率入库的活动。
按照进货的原因和性质不同一般可以把配送中心的进货管理分为三种：正常进货管理、赠样或赠品管理以及退换货管理。
配送中心进货管理关系到进货。交易达成后，商品实体所有权的获得效果，可以与送货者、供应商及时划分清楚货物损伤、差错或误时等问题责任，保证采购和销售计划的实现。其目的除了前面讲到的把关和渠道通畅，以使得足量、合格的物品高效率的存放入库外，还有监督和意外、阻止非订单货物进货的组织管理。配送中心通过进货时的层层把关、货物检验与手续交接，对采购员及其行为进行事后检查，能够对进货活动中操作人员的行为进行违规预防和事后检查，并且可以对后续的仓库管理活动事前约束，防止腐败现象的发生。
很明显，配送中心进货管理作为采购活动的执行过程，具有执行性、周期性、时间性、多环节性、周密性、矛盾性等特点。进货管理是一个系统，他集成了各类部门、人员、单证、环节，还需要详细可行的制度、激励与评价措施，以保证其目的实现。
配送中心进货管理的目的和特点决定了我们应该把握如下三大原则：
第一，协作原则。
进货协作包括内外部协作两个相互连接的方面：进货内部协作指专门从事进货作业和管理活动人员为完成进货所进行的动作和信息协同；进货外部协作是进货管理组织与发出进货和收货组织以及财务部门之间的单证、货款、人员和信息的协作。
第二，采购合同和进货单原则。
采购合同规定了合同双方的责任和商品的名称、规格、数量、质量、价格、发货方式、货款结算、售后服务等，与进货有关的并且要依照的主要是商品的质量标准和发货方式。进货单是配送中心每次的指示，一般包括供货商的名称和地点、商品的名称、规格、数量、价格和进发货时间，进发货时间是进货必须遵照的。
第三，时间原则。
不仅指进货要注意遵守供应商发货、货物路途移动和最终入库时间，重要的是提高进货效率，减少进货过程中货物停顿，密切关注进货所涉及到的内外部各环节。
配送中心进货管理的过程
配送中心进货管理是一个涉及多环节的系统性活动，每次进货的货种性质、进货量以及供应商的位置等因素都可能影响进货过程，但一般来说，其中的人员、单证和记录是决定进货效率的因素。
首先，一个完整进货过程，一般需要司机、进货员、检验员、仓库管理员、信息员、财务会计员以及搬运工人。如果有进货部，还会有进货组织的管理人员。其中司机负责货运，进货员负责订货、进货交接和押运货物，检验员检验货物质量和数量，仓管员将严守过的货物入库，信息员则将进货、检验、货运、入库等信息进行传递和登记，财务会计员要登录财务进货帐并决定进货付款或预付款，搬运工人则从事进货过程中停顿时的机械不易发挥作用的货物装卸车、上架等短距离移动活动。
其次，进货各环节需要各类单据和证明，以完成货物交接、进货指示、显示信息和确认货物等作用。
第三，进货记录详细和真实地再现了进货过程中的重要过程，说明了进货过程中发生问题的原因、损伤程度、时间、地点、责任人、请示处理、是否可避免等情况。常需要做的进货记录有：货运记录、装卸记录、检验记录、入库记录、付款记录、供应商和各类负责任人的记录。
明确进货管理人员、单证和记录因素，能够使我们的进货管理工作更周密，明白其中的责任和易失误之处，也为解决贸易纠纷、维护企业利益提供了条件。
（一）根据实际情况，拟定进货流程。
初次进货或新品种进货，要根据采购合同的规定、发货方式、进货类型、货物种类、供应商位置、信息条件等拟定进货流程，要明确货物交接过程中的信息单证流转和实物的实际处理顺序。
1.单证流转过程。
在进货指示、反馈和交接时，都需要信息和单证的传递和填写，在进货前后及其过程中都离不开信息单证的配合，其流转快慢是影响实物移动效率和效果的首要因素。当企业外委货物交接运输业务时，进货有关信息单证流转如图 1所示。
图1 进货有关信息单证流转示意
此图基本概括了进货所涉及到的配送中心内外部部门、企业的可能信息单证流转情况，每列内显示的是配送中心对应部门和外部企业在进货时所需要和出示的单证种类及信息，箭头指向代表信息和单证流向。
图2 进货实物活动和过程简单示意
2.物移动程序。
在进货信息或单证的指示和配合下，货物依次经由各企业或配送中心各部门，并经各必要活动作用，完成从供应商处进货到入库上架过程。其中简单的实物活动和过程如图2所示。
进货时先依据采购计划并和供应商协商确定迸发货方式（一般在采购合同中作出规定），而后经验收交接开始货运过程，货到配送中心后，技术检验部派员检验，再经仓管员验收后对货物分类编码并安排货位和组织上架。这其中的每处交接或活动的两端都需要施加装卸搬运活动；有退换货要做逆反运动送至供应商；对于验收时发现的意外货物也要安排入库或暂时入库，如送货超出进货单量，若合格经协商可能入库；对于残损次、误送种类货物等退换货处理品也要安排库场暂时存放；赠品和下游客户的退换货也要求安排保存和处理场所等等。
（二）成立进货组织，拟定规章制度，排岗布位，分工合作。
弄清了进货流程，也就明确了进货管理的任务、功能、要求与参与人员需具备的素质与技能，就可以对进货管理过程进行有针对性的组织了。一般配送中心和一般货种的进货，其环节被各部门如采购、技术检验、库管等部门分担完成，但对于特殊货物的进货可能要成立专门的进货机构，集交接验收入库于一身。
1.根据进货流程设计的环节、单证和信息活动，定义和划分进货职位，进而通过预计工作量细分岗位。
进货除了货运、检验、收货、装卸搬运等实物活动外，还有信息、单证和记录的传递、制作、保管等活动，因此进货职位主要有司机、进货员、检验员、入库收货员、装卸工人、信息员、合同、文件单证及记录保管员、会计员等职位，其中进货员负责采购订货或跟车进货，信息员负责发出订货及退换货信息和及时书写或输入验收、入库信息记录，会计员负责进货入账及其财务结算。再进一步考虑和预计每一职位活动的小环节及其工作量，将一个职位分解成多人承担的多个岗位。
2.各环节工作规章制度，明确职务及岗位任务、责任及要求。
为使各环节和各职务岗位协作一致共同完成进货工作，就要制定进货的总体制度和各独立环节、职务以至岗位的规章，甚至制定奖惩措施，明文规定各环节、职务和岗位的任务、责任与要求，约束规范其行为。
（三）制定重要环节、功能和岗位的工作文件和设备器具操作要领，并进行岗位培训。
进货职务岗位和管理制度分好和备齐后，还要做好进货配合的单证、记录的种类、内容和格式安排，准备好进货支持的仪器设备的管理办法、实用程序和说明，并进行进货前的人员知识、模拟和实物等形式的岗位培训。
1.各类进货工作文件。
根据配送中心的进货实际，确定进货选用的单证和设计记录（单证记录种类如前述），并制定其通用的内容和格式，最好实现配送内部各环节以及与供应商甚至下游客户的单证记录格式的标准化。除单证和记录外，工作文件还包括检验、搬运、培训管理等程序性文件和各种设备器具的维护保养等文件。
2.设备器具操作要领。
由于进货涉及设备器具的可能复杂性、高价值以及操作不当的危险性等原因以及工作规范需要，进货设备器具操作要有指导说明，如搬运设备、检验器具试剂、特殊载货车辆、信息设备等的操作说明或指导书。近几年，由于配送中心的机械化程度的提高，叉车等搬运设备使用增多，操作失误引起的伤亡事故也时有发生。
3.岗位培训。
通过培训，使员工预知自身的岗位职责和操作过程是必要的。新员工需要培训，老员工对于新货种、新设备也要培训，培训应该是全面长期的。培训要做好长短期规划，并且要周期性反馈总结，内容主要有目的、形式、程序、要求等，还要做好安全、思想、工作态度等的教育。
（四）拟订进货计划。
对于新老货种的进货，在做好前述三大方面工作基础上，都要拟订进货计划。进货计划应详尽周密，全面安排进货所需的人员、单证和设备器具的种类及数量，尽量达到物尽其用、人尽其力、货流高效、无事故并按进货规章执行的效果，尤其注意有关信息如何及时传递。
1.根据进货品种和要求，安排进货时限。
一次进货的货物性质有差别，检验、装卸、交接的复杂性和难度也不同，进货时间有差异。发货方式和运输方式不同也明显影响进货时间。进货时限的安排包括进货总时限和各环节时限的预估和设定，包括供应商出货时间、和供应商交接验收时间、货运时间、进货验收时间、装卸搬运入库时间，考虑到进货过程的复杂性和可能出现的意外情况处理，还应给予进货一定的多出时间，其合理安排能够使各岗位各司其职，提高进货效率，杜绝懈怠和舞弊行为。
2.根据进货量和性质，安排相关进货人员。
根据进货方式和货物性质，安排好承担进货各功能的各类角色，如进货员、检验员、库管员、信息员等，有时可以合二为一，如检验员和库管员的工作统一交由验收员执行。再依据进货量，在预计单个岗位任务量的基础上，安排各岗位人员数量。
3.安排设备器具和货位。
在进货前或进货的同时，要准备好货物移动、搬运、检验、存放等的车辆、库房、搬运和检验设备器具，还要安排货物的具体存放形式和位置，做好进货人员和货物的配套工作。
4.排定该次货物的进货流程。
每次进货的进货方式、运输方式、货物量和性质、和供应商的关系密切程度等方面可能不同，进货的环节多少和复杂性不一样，涉及的人员和单证也有差异，进货过程繁简不一，为便于组织进货，应排定每次进货流程。一次进货多种货物时，应同时排定多个对应进货流程。
（五）单证和实物的传递。
进货计划完毕，一旦发出进货信息，进货过程开始，实际是单证和实物的传递过程。单证流转前文已有较详细的说明，实物流转的具体环节活动此处不详述，仅举一例：某零售企业的配送中心向供应商退货的过程安排。
a.各位厂商每日在进入本企业网站后，点击厂商的进货资料，进入后在进货退货单据查询里，查询该厂商有无退货地点为中心的退货单。若有，请厂商在退货单确认之日起15日内（包含第15日）到本企业配送中心领取退货。
b.十五日内退货的办理：
1)各位厂商到配送中心办理退货时，由退货仓管员与厂商共同现场开箱清点。商品核对无误后，退货仓管员现场列印退厂配送清单，厂商签字登记退配商品的单号及箱数后，由退货仓管员开具商品放行单随退厂配送单和商品，一并交与厂商，由厂商自行将退货拉走。如清点退货商品时出现异议则视情况双方协商处理。
2)若厂商在十五日内应办理的退货，因厂商原因申请暂缓办理，请厂商填写暂缓办理退货申请，由配送中心部室主管签字，可暂缓办理退货。但所暂缓办理的退货需付退货保管费2元／件／天，请在正式办理退货前付清。
c.十五日后退货的办理：
各位厂商如没有在退货单确认之日起15日内（包含第15日）到本企业配送中心领取退货。本企业配送中心则委托某物流公司将该厂商没有按时领取的退货送达该厂商指定地点（限市区范围），该物流公司不负责卸车，厂商还要交付运费。
（六）进货结果和过程的评价与控制。
不论是进货机构统一组织进货活动，还是各部门相应功能衔接完成进货，一次进货结束后，都要对整个进货过程进行总结、评价并制定进一步改善的措施。此处也仅举一个纸和纸板进货的质量控制的例子说明。
首先建立一套有效的质量检测体系，其次从质量的源头进行控制，在订购合同中明确质量标准，与供方协商一致明确验收标准，并制定进货检验规程，最后再辅以过程质量控制和成品的质量把关，基本上可以将60%～80%的质量问题在事前及企业内部得到有效控制。
在箱纸板和瓦楞原纸进货检验时，可从两个方面进行——即外观检验与物理性能检验。但很多中小包装企业不具备物理性能检验的能力，只能从外观上来判定箱纸板和瓦楞原纸是否合格，但由于箱纸板和瓦楞原纸的特殊性，使检验人员无法仅靠简单的外观检验来真正发现或检查出原纸的内部不良情况，最终影响生产的正常运行。对此类问题可先通过对协商认可的原纸小批量试生产来进行检验，试生产过程中做好各类反应质量现象等数据、信息收集，并将存在的质量情况记录下来，作为后续质量检验的参照，同时将每一次的质量记录情况进行比较，通过分析其中存在的连续波动情况来确定原材料的质量稳定情况，进而综合评定检验该批原纸的合格情况，进而确定是否继续进货。