论文秘工作者的沟通能力
吴芷菁 河南省劳动干部学校
摘要： 文秘工作是一个公司或一个机关单位实现机关职能的重要手段，也是领导者做好日常工作的重要辅助部分。文秘工作上承领导下接公司职能部门，是领导者与公司员工之间的纽带。可以说，一个好的文秘工作者能够提高公司的日常领导工作效率，而一个好的文秘工作者需具备的素质之一就是拥有良好的沟通能力。良好的沟通能力可以在传递信息的过程中利用各种沟通技巧，做好与领导、同事、客户之间的沟通与信息传达。沟通能力对于文秘工作者能否做好本职工作极其重要，而沟通能力也需要从不同的方面来进行提升。从与领导、同事、客户不同群体沟通面临的不同角色出发，分析所需沟通能力与技巧，得出针对性地沟通能力提升策略。
关键词： 文秘工作；沟通；技巧
文秘工作者的沟通能力与人际间共通的沟通能力既有相同之处也有独立的特色。在表达能力、倾听能力、设计能力三个沟通能力中，文秘工作者在面对不同沟通客体时需要着重体现其中某个方面的能力。比如，在与领导沟通时，文秘工作者需要着重体现自己的聆听能力，做到听懂领导者的话。在与公司同事与公司外的客户人员沟通时，要着重体现自己的表达能力，做到传达对领导的话。在日常的文秘工作中，还要着重体现设计能力，知道什么能说，什么不能说，该怎么说等问题。本文就从这三个方面来研究文秘工作者的沟通能力，只有解决了面对不同沟通群体需展现的不同沟通能力这个问题，文秘工作者才能把日常的沟通工作做好。
定义1 一个信息系统S可以表示为一个四元组S={U,R,V,F}，其中，该论域U={X1,X2,…,Xm}，R={r1,r2,…,rm}，包括条件属性C和决策属性D；V=Ur∈RVr，Vr是属性r的值域；f:U×R→V是一个信息函数，即r∈R,x∈U，f(x,r)∈Vr.
一、文秘工作者面对领导的沟通能力
(一)与领导间沟通存在的问题
文秘工作者在与领导进行沟通工作时，会面临自身定位的问题、领导性格不同、正确领会和传达领导意图等问题。具体来讲，首先文秘工作者在与领导进行沟通工作时应该时刻明确自己作为领导工作的助手定位，把领导交代的分内之事做好做精，对于领导交代之外的事情不私自处理，做好公司工作的汇报、请示工作。其次，文秘工作者在日常与领导的沟通中会面对性格迥异的领导者，面对不同脾气性格的领导者，文秘工作者应该采取适宜的沟通技巧来搞好与领导沟通的氛围和结果。最后，文秘工作者在与领导进行沟通时最重要的就是正确传达领导者意图工作，拥有良好的聆听能力，正确领会和传达领导意图是一个优秀文秘工作者所必须具备的沟通能力。
为供应商生产原材料j的0-1变量，生产不生产为供应商对制造商供给原材料j的0-1变量；为制造商生产产品q的0-1变量；为制造商对销售商提供产品q的0-1变量；为销售商内部处理产品q的0-1变量；为t时期销售商对消费者销售产品q的0-1变量；为t时期消费者使用产品q的0-1变量；为t时期回收商从消费者回收产品q的0-1变量；为t时期产品q维修的0-1变量；为t时期回收商回收产品q处理的0-1变量；为t时期回收商向供应商供给原材料v的0-1变量。
(二)与领导间需要的沟通能力
文秘工作者在与领导间的沟通工作中需要具备正确的自身定位，变通适宜的沟通技巧和良好的聆听领会能力等沟通能力。具备正确的自身定位是文秘工作者做好与领导的沟通工作的基础，文秘工作者在与领导者进行沟通时应时刻注意自己的助手定位，完成领导交代的分内工作，做好向领导的汇报和征询工作，传达好领导的意图。面对不同性格脾气的领导者时，文秘工作者应该采取不同的沟通方法进行沟通。比如面对沉着冷静善于独立思考的领导，文秘工作者在进行沟通工作时应该善于观察，并且认真细致地按领导要求进行工作，不要私自做主。面对雷厉风行、性格爽快的领导时，文秘工作者应该大胆提出参谋意见，积极跟进领导要求的工作。这样有针对性的沟通技巧能够有效地搞好与不同性格领导者之间的沟通氛围和结果。最后，无论面对哪类领导者，文秘工作者一定要具备良好的聆听能力和领会能力，正确的领会和传达好领导的意思。
文秘工作者在与公司员工进行沟通时，首先要做好自身的合理定位，不应该有优越感。文秘工作者在传达领导意图工作时应该抱着平等待人的心态进行与公司员工之间的沟通工作。在日常的文秘工作中，文秘工作者还应该做好协作工作，沟通的核心在于情感沟通，积极主动的去接触公司同事，在必要时积极协作各部分工作，让公司员工对文秘工作者拥有亲切的情感有利于文秘工作者的日常沟通工作。
二、文秘工作者面对公司员工的沟通能力
(一)与公司员工间沟通存在的问题
文秘工作者在公司的主要工作时上承领导下接同事，文秘工作者是公司领导工作的助手更是公司职能部门运作的纽带。文秘工作者在于同事间沟通时也存在自身合理定位的问题，协作问题和传达领导意图和汇报员工意见等问题。在这些问题中，文秘工作者面临的最主要问题还是公司部门间的协作问题与领导与员工之间的联系问题。面对这些沟通问题文秘工作者应该拿出对应的有效沟通技巧来进行日常的文秘工作，搞好与同事间的沟通工作。
(二)与公司员工间需要的沟通能力
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三、文秘工作者面对客户的沟通能力
(一)与客户间存在的沟通问题
文秘工作者在日常工作中，在与领导与公司员工的沟通之外还会与来访客户进行沟通工作。在接待来访客户时，文秘工作者面临沟通态度、沟通技巧和解决问题等方面的问题。来访客户的沟通问题关系到公司的形象和利益，文秘工作者与客户间的沟通问题需要采取正确合理的沟通能力与技巧来应对。这样才能提高公司的形象和利益。
(二)与客户间需要的沟通能力
文秘工作者在与来访客户之间进行沟通时应该具备良好的沟通态度和形象。采取积极的心态，优雅的礼仪以及亲切的服务来营造良好的沟通氛围。另外，文秘工作者在于来访客户之间沟通时应该耐心聆听，努力去协调，主动去汇报，积极的答复。这样的沟通能力能够使来访客户感受到公司良好的形象和文秘工作者优秀的工作能力。
四、结语
文秘工作者的沟通能力是文秘工作的核心。文秘工作者在日常的工作者会面对不同的沟通群体，采取不同的沟通方法和沟通技巧。本文从文秘工作者面对领导进行沟通领会工作，面对公司员工进行传达沟通工作，面对来访客户进行沟通协调工作三个方面分析了文秘工作者面对不同沟通客体时所存在的不同问题和应具备的不同沟通能力与沟通方法。希望这些沟通能力能够帮助文秘工作者在复杂的日常文秘工作中提升沟通效果，提高工作能力。
参考文献：
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[3]李默颖,潘建华.办公室秘书沟通协调工作技巧及要点解析[J].企业改革与管理,2016(16)：79.
中图分类号： C931.46
文献识别码： A
文章编号： 1001-828X(2019)021-0062-01
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