摘要：事业单位在日常的工作中为了规范管理、提高效率将形成大量的文件材料资料，这些文件材料和资料就是档案的重要来源。因此，做好档案的收集、整理、移交和提供利用服务等各个环节，就成为了档案工作中的重中之重。本文根据笔者工作实践，对事业单位档案工作中存在的问题及措施进行了分析和探讨。
关键词：事业单位；档案；工作；问题；措施
一、事业单位档案工作中存在的问题
（一）工作机制不完善。在一些事业单位看来，对档案工作说起来重要，做起来次要，忙起来不要，有些领导只是口头上重视，行动上不重视。具体表现在，一些事业单位没有真正建立起行之有效的档案工作管理机制，事业单位内部没有成立以单位领导为组长的档案工作协调小组，科室内部没有明确档案工作职责，事业单位工作人员也没有明确档案工作任务和具体要求，工作中出现了责任不落实、任务不落实和档案工作相关规定、标准、要求不落实的混乱现象。
（二）整理移交不规范。一些事业单位在对档案资料的收集、整理、移交、保管等诸多环节中存在不严谨、不规范、不认真的问题。如：在归档文件材料的收集过程中出现归档文件不齐不全、文件编号重复、文号时间与文件形成时间不符、有的文件只有正文没有发文卡、有的文件连公章都没有等等。在整理过程中还发现订书针等金属物去除不净、转发文和被转发文前后颠倒。在移交过程中，移交不及时，交接双方没有移交清册等等。
（三）工作设施不达标。一些单位的档案库房、档案人员办公室和档案资料查阅室“三室”不分离，档案库房的防盗、防火、防潮、防光、防高温等“八防”措施落实不到位，有的单位甚至把档案库房当成单位的综合库房，当成了“杂货铺”，什么杂物都能存、都能放，还有的单位将档案存放在地下室、木质柜、编织袋和纸箱里，单位的档案管理存在严重的安全隐患。
（四）档案管理人员素质亟待提高。目前，事业单位档案工作人员大部分不是档案专业，文化层次比较低，没有经过有关档案管理的业务培训。这对事业单位档案工作的发展很不利，同时对事业单位档案收集工作的开展也非常不利。
二、加强事业单位档案工作的措施
提高档案认识是做好档案收集工作的条件
档案收集工作是档案管理工作的前提基础工作，要想能够做好档案收集工作，就必须认识到档案管理工作的重要性，只有高度重视档案收集工作，才能做得更加健全和规范，更好地保证档案收集的完整性，为单位的管理工作提供保障和服务。对科研单位来说，要建立健全项目档案管理制度，才能保证科研项目结题材料及单位的核心资料收集得齐全、完整和准确，才能更好地保证单位档案管理工作的有序进展，这也是一种单位管理责任的意识。要做好档案收集工作，就要把档案管理工作纳入单位发展的整体规划中，认真做好宣传档案工作的基本知识，增强广大科研人员的法制观念，依法治档，从而使领导和科研人员充分认识到科研档案的价值，提高归档意识及归档的自觉性，才能更好地贯彻实施科研管理工作。
通常，档案收集工作做得好的单位，其档案工作者都是具有对档案的高度认识；档案收集工作差的单位，其档案收集工作者肯定是缺乏档案意识的。也就是说，对档案意识的认识程度直接关系到档案收集的好坏。现时期，科研单位的学术交流及科研活动日益频繁，这些都反映着某一特点工作阶段的内容。如果档案管理人员没有高度的档案意识，就可能会造成反映这些活动内容的材料丢失，一个对档案意识敏感的人，会随时注视着本单位发生的一切事情、发展方向及应采取的措施，这是做好档案收集工作的必要条件和基本保证。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
（二）领导的重视是做好档案收集工作的根本保证
按照《档案法》等相关规定，各单位要有一位主管领导分管档案工作；每个部门应配备一至二名（专）兼职人员，负责档案的收集、分类整理和立卷归档工作，要有一名负责人监督检查；档案室也要对各部门的档案工作进行指导、监督。要想档案收集工作能够有序进行，领导的重视程度是关键，只要领导带头，做好榜样，档案收集难的事情就会迎刃而解，档案收集工作也会顺利进行。从而建立起一个有领导、有分工、有监督，职责明确的有机体系，为档案收集工作提供了坚强有力的根本保证。此外，每个单位领导也应充分考虑到（专）兼职档案管理人员的辛苦，理解和支持他们，并调动他们的积极性，进一步增强他们的责任心和无私奉献的精神，并督促各部门将在工作中形成的资料收集完整、齐全，主动将资料移交至档案室归档保管。
（三）组织形式多样的宣传活动，提高归档意识
自笔者做档案管理工作那天起，档案收集难的呼声也就年复一年地出现。可是说起档案收集难的原因，却总是离不开领导的不重视和宣传力度不够，以及社会公众对档案意识不够强。很多人对档案的利用价值非常缺乏认识和了解，归档意识比较淡薄，因而对在工作中或在各项活动中形成的各种资料不知该如何整理归档，有的明知道要归档，但为了自己利用的方便，而不向档案室移交；甚至有的单位领导外出开会、考察或办事而形成的文件资料，回到单位时也不移交归档，等到了退休、调离或离任时，这些重要的文件资料也就任之流失；也有的单位很多资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用；有些单位或部门负责人，不但不按规定及时归档，甚至将资料据为己有。以上种种现象大有存在，严重地影响档案的利用和收集工作。因此，我们要认认真真地通过各种渠道和方法大力宣传《档案法》等的相关规定，增强大众的法制观念，依法治档，依时归档，认真宣传档案工作的基本知识，使我们的各级领导及相关人员认识到档案的利用价值，以提高归档意识的自觉性。在此基础上明确责任、建章立制，使“按时归档，依法治档”落到实处。更加充分认识到档案工作是管理工作的重要组成部分，是功在当代，利在千秋的光辉事业。
（四）建立健全的归档制度和激励机制
做好档案的收集工作，是做好单位资料的统一归档、集中管理的工作。在各项工作中所能产生的资料都不得以部门或个人据为己有，必须集中由档案室统一管理，这就是“归档制度”。建立健全的档案归档制度是做好档案收集工作的基础和起点，也是积累国家宝贵财富的根本保证。有了健全的归档制度，才能使归档工作有据可依。明确了归档要求和归档范围，也就能确定了哪些资料该归，哪些资料不该归，这就要我们在各自的工作中随时整理和收集，决不放走任何一份有利用价值的资料，保证归档立卷的质量和水平。总之，健全了归档制度，才能使归档工作更加规范，更好地保证资料收集的完整性和关联性，更进一步地推动档案收集工作的开展。每个单位都必须建立严格的档案管理制度，经常开展总结评比工作。对档案收集完整齐全、案卷质量好的业务部门，要给以表彰，并与年终考核、职称评审等挂钩；对档案残缺、不完整的业务部门，要惩处具体经管人员和部门负责人；对撤销合并的机构，必须要交清本部门的全部档案才可以办理其他手续。这样，才能更好地推动档案收集工作的有序开展。
（五）积极营造轻松愉快的工作环境
在对案卷的处理和归档时间的限定上给予相应的协调，要细致、耐心地做好说服工作，并取得他们的配合和理解。对前来查找档案的有关人员，在服务上要做到主动热情、耐心和及时，尽量做到和声细气，礼貌待人。这样，才能有一种轻松愉快的工作环境，使利用者愿意归档和愿意查档。
三、结语
采取有效的方法做好事业单位的档案管理工作,有利于提升这些单位的服务水平,推动我国经济社会的快速发展。在具体的管理工作开展中,事业单位的档案管理人员应该对这些工作的管理特点及管理方式有着必要的了解,在转变事业单位档案管理理念的同时提高实际的管理工作质量,为加快现代化事业单位改革的步伐提供可靠的保障。
参考文献
[1]胡黎慧.关于做好事业单位档案管理工作的思考[J].现代经济信息,2016(7):72.
论文作者:张文兰
论文发表刊物:《基层建设》2016年31期
论文发表时间:2017/1/17
标签：档案论文; 工作论文; 单位论文; 事业单位论文; 管理工作论文; 资料论文; 意识论文; 《基层建设》2016年31期论文;