摘要：随着社会经济的快速发展，信息技术开始应用在很多领域，推动了社会的发展与进步。这种社会背景下，每一行业都面临着严峻的挑战，文书档案管理作为服务社会的一项重要工作，其模式创新也与群众息息相关。在信息化的背景下，如何充分发挥科学技术的先进性、便捷性，打破传统管理模式的局限性，实现文书档案管理的高效性，已经成为十分迫切的现实问题。
关键词：信息化时代；文书与档案管理；一体化
引言
在企业信息化管理中，文书档案管理工作是企业管理工作中的重要组成部分，文书档案记载了企业工作的方方面面，对企业的发展历史具有重要的利用价值。随着我国进入信息化时代的进程加快，各行各业都在进行信息化建设，因而传统的医院文书档案管理方式已经不适应时代的发展。对文书档案实行信息化管理，不仅提高了企业的服务管理水平，还大幅度提高了办公效率。
1文书与档案管理工作一体化的可行性
当今社会正处于高速发展的阶段，在这个时候信息就显得极为重要，无论是管理还是决策，缺乏信息都不行。文书和档案都是信息的载体，文书记录的是当今的信息，档案记录的是过去的信息，将二者统一成一个整体，才能更好地提供服务。从古至今，文书和档案工作经历了分分合合。“分”令二者形成了独立的工作系统，完善了各自的制度、工作内容，但降低了相关管理人员的综合能力，文书人员在工作中缺乏档案意识，而档案人员往往也不会考虑文书的工作，不利于文书和档案工作之间的衔接，长此以往会阻碍文书及档案管理工作的开展。“合”不是简单的将两个系统加在一起，而是把两个系统合起来发挥出1+1>2的效果。在信息化时代的大环境下，从文书和档案工作的全过程管理出发，在理顺文书处理和归档管理关系的基础上，提高办公自动化程度，充分利用文书处理取得的结果，简化文件整理归档工作，从而实现文件从文书流程向档案管理流程的无缝流转，大大提高工作效率。界限的逐渐淡化，才能将二者的工作更加紧密有效的结合起来，才能真正实现文书与档案管理一体化。经历过“分”，才能认清二者的区别；“合”则使得二者相互协调，取长补短。
2当前文书与档案管理工作存在的问题
2.1技术落后
技术落后也是制约我国档案管理创新工作快速发展的重要问题。我国信息化文书档案管理创新工作过程中出现的连接性问题是:管理创新工作还未呈现出先进性。随着科技的快速发展，更多的先进性信息技术被应用在各大行业中，此类先进性技术是推动社会生产的必要条件。但是，我国大多数信息化文书档案管理创新工作还没有应用先进的信息技术，从而会对文书档案管理工作造成直接影响，不利于开展信息化文书档案管理工作。
2.2信息化基础设施的不完善
在新时期医疗改革背景下，加重了医疗任务，文书档案管理人员在面对大量信息和文件时会产生懈怠的情绪，档案管理人员的专业素质不高导致工作效率不高。医院文书档案信息化管理工作缺少最基本的网络设施，系统的安全性较差，导致医院文书档案管理工作存在安全隐患问题。工作人员现有的专业技术能力欠缺以及信息系统建立不全面，在工作质量和工作效率双重影响之下，使得医院文书档案管理工作难以顺利实施。
3信息化时代下文书与档案管理工作一体化措施
3.1制定“一体化”制度
为了实现科学化、标准化、制度化管理目标，保证文书档案管理工作一体化得到长效发展，必须建立相应的制度体系。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆首先，要将各部门（包括文秘、档案、业务部门）分工和职责制度化，具体将各项工作、各个环节责任到人；其次，要将建立起来的“一体化”工作流程以规章制度形式予以规范、明确，以保证工作全过程的制度化、规范化和长效化；最后，要将人员培训、考核、奖惩、晋升等制度化，以激发文秘和档案管理人员的主动性、积极性，形成良性循环。
3.2搭建信息建设平台，不断开发新型管理软件
实现优质高效的电子信息化，需要强有力的平台支持。这个平台必须具备多项优势功能，必须保持技术始终处于领先地位。一方面要坚持高科技原则，以最科学、最优质、最先进的现代化技术手段，应用于文书档案管理系统;同时，要从有利于具体操作和方便检索入手，努力做到全面、系统、准确、清晰等要求。文书资料归档条目、分类明确，一目了然，解读注释部分文字表述简明扼要，措辞准确清楚，逻辑性强，顺序界限、层次分明，系统排列整齐划一，编号协调一致。尤其是要高度重视文书档案电子文件的集成工作，做到同步归档，为提升文书档案质量和数字化管理水平奠定良好的基础；另一方面要坚持规范化、专业化原则，严格按照序列化、专业化和历史、现实、未来三者合一的整体性工作思路，按部就班，理清顺序，一丝不苟地做好每一步骤的操作。尤其是计算机系统的应用，对专业化和现代化不断提出了更高的要求，规范的计算机操作和软件硬件以及多媒体应用，为文书档案质量提升提供了可靠的技术支持和保障。同时，创新管理观念是新时期文书档案质量不断改进提升的关键所在。在充分尊重历史的前提下，扎实做好可持续性等管理方面的工作，要树立长远目标，创新管理观念和不断优化技术手段，尽最大努力，使文书档案留存完好。
3.3推进档案技术应用
推进档案信息化建设，硬件是基础，软件是支撑。硬件设施的装备可以有效提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，进而提高档案信息化水平。软件技术的应用，及其局域网技术的开发，可以实现档案的收集、整理、编目、检索，以及内容介绍、档案统计、库房管理的网络化、便捷化、高效化，促进资源共享。在网络互通、信息交流的同时，安全问题尤为突出。所以，应当完善信息安全管理制度，引进信息安全系统，严格采用一系列的档案安全信息技术，包括建立数字化文档管理制度和人员安全管理制度，设置严格的访问身份验证、防病毒体系，对易于修改的数字档案进行加密操作，采用能够进行数据改写的特殊存储介质来保存机密档案，采取物理隔离的方式消除网络危险，等等。
3.4提高管理人员素质
信息化在当今呈迅猛发展趋势，因此，对文书档案的信息化管理也要愈加重视，而其中关键因素便是文档工作人员。作为文书档案的管理人员，首先要努力提高自身的专业知识素养和信息化操作能力。所以，有关单位要组织档案管理人员参加培训，有效促进管理人员的全面素质发展。另外，制定相应的奖励制度，对于在工作中有突出表现的或者是通过工作实践创新出新的改革措施的，将文书档案管理工作的晋升作为奖励的主要手段，并适当地给予相应的物质奖励。
结束语
综上所述，任何事物都会随着社会的发展而不断改变，这是现代社会的发展规律。信息化时代的到来为文书及档案管理工作带来了新的发展机遇，文书、档案管理工作的一体化，是必然的趋势。本文主要对信息时代下文书与档案管理一体化管理策略进行了简要的分析，希望可以为相关人员提供一定的借鉴。
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论文作者:李昌平
论文发表刊物:《基层建设》2019年第3期
论文发表时间:2019/4/11
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