探析档案工作软硬件建设的关键点论文_邱蕾

探析档案工作软硬件建设的关键点论文_邱蕾

东莞市教育发展研究与评估中心 523125

摘要:档案工作肩负有为企业资料积累和输送的职责,建设规范化、现代化、信息化的档案管理体系是企业管理工作的基础。通过创建档案室,构建制度健全、管理规范、信息资源丰富、信息化程度高、服务功能完善的档案管理体系,对本单位的工作、生产和科研有重要的查考价值和服务价值。本文从组织架构、档案室、规章制度和信息化建设四个方面探讨了档案工作的主要关键点。

关键词:档案、信息化、档案管理、档案制度

一、高度重视、多方协调,建立多级档案管理组织架构

首先建立健全档案综合管理的机构。根据“统一领导,分级管理”的原则,建立健全档案管理网络,形成由单位领导挂帅,办公室主任、各研究室部门领导分管,档案人员具体抓,各部门兼职档案员协助,业务部门工作人员参与的五级档案管理网络体系,且档案工作网络随着人员变动及时调整。其次,通过多种形式增强全员档案管理意识,提升公司上下对档案管理工作的重视。通过多种途径积极开展档案法律法规知识的宣传,强化单位全体职工的档案意识,比如档案法知识竞赛活动、参观档案室、纪念国际档案日等活动,不断增强员工参与、支持档案工作的意识,为单位档案工作的正常有序开展营造良好氛围和环境。

二、建立“实体档案+数字档案”相结合的档案室。

档案室建设应遵循“资源为先、标准规范、整体推进、确保安全”的原则,统筹规划,积极实施,务求实效。档案室建设是一项系统工程,包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设,需要档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。档案室应用系统应以国家或地方制定的标准、规范为基础,具备管理文书、声像(照片、录音、录像)、科技、专业等个门类电子档案和辅助管理实体档案资料的功能。同时,在建设档案室时需预先规划好档案室的扩展功能,如实体档案需具备分类、编目、著录、检索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等系列功能。电子档案需具备归档电子文件及其元数据的捕获、登记以及电子档案的分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等系列功能。

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三、加强档案制度建设,完善档案日常管理措施

档案室正式运营后,积极做好文件的收、发工作,做好档案的收集整理工作,保证归档文件材料完整、准确、系统;做好档案的统计、利用工作,对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计,有计划、有步骤地进行档案史料汇编,积极做好档案信息资源的开发利用,保证为各项工作提供优良的服务。同时,依照相关法规,切实加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理,使档案管理更趋合理化、规范化、科学化。档案管理制度主要包括五大类:(1)立卷归档制度:主要包括归档范围、归档时间和归档要求;(2)档案保管制度,主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施;(3)档案保密制度,主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求;(4)档案利用制度,主要包括利用范围、方式、要求、批准手续;(5)档案人员岗位责任制,主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。

四、加快档案管理的信息化建设,提高档案利用服务水平

档案管理信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成有序结构的档案信息库。档案的信息化建设工作重点做好两方面,一是设计科学高效的数据库管理系统。可依据自身单位实际情况设计适合本单位发展的数据库管理系统,以使用便捷、管理严谨为原则,加强档案的保密工作教育,严防失泄密事件的发生,保证档案的数字化、安全化,极大提高档案工作质量、效率和规范化程度。根据“轻重缓急、急用常用优先”原则,有序安排库藏各类档案文件进行数字化加工。在档案数字化的基础上,建立文件级目录数据库,对利用频繁、重要的纸质档案建立全文数据库,同时还需建立照片、音频、视频等多媒体数据库。二是构建高效全面的档案利用体系。档案信息资源的开发利用在服务单位发展、建设和谐氛围中发挥重要功能,应建立“多渠道、多媒体、多形式、多元化”的服务格局,在多元用户终端建设、用户管理权限、档案安全等方面下功夫,做到档案服务利用“便捷、安全、高效”。同时加强对档案管理技术人员在信息化网络化管理知识、管理业务流程、信息化软件应用等方面业务培训,让管理者充分利用信息化管理手段进行日常管理、业务统计、分析,大幅度地提档案工作的服务利用水平。

参考文献:

[1]谈如何做好数字档案室建设.孙丽凡.档案信息化,2014.10

[2]注重软硬件建设,提升高职院校档案利用水平.蔡亚琼.档案工作,2016.8(上)

[3]数字档案管理工作的现状及对策.郭静.办公室业务,2017.20

[4]数字档案室建设的思考.吴梅.办公室业务,2016.5

[5]浅谈高校数字档案建设与管理.李青.办公室业务,2016.7

[6]基于本体构建理论的数字档案资源库的构建.陈莺.办公室业务,2016.8

论文作者:邱蕾

论文发表刊物:《基层建设》2018年第9期

论文发表时间:2018/6/4

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