图书馆档案工作的几点思考，本文主要内容关键词为：几点思考论文,图书馆论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
图书馆档案工作是图书馆建设的一个重要组成部分，也是图书馆工作的一项基础性工作。图书馆档案直接形成于图书馆的工作活动，是图书馆各项职能活动的客观反映与历史记录，如果能够得到规范整理、科学利用，将对图书馆事业的发展起到积极的作用。但长期以来，图书馆的档案工作没有得到足够的重视，诸如图书馆日常的文献采购、交换、典藏、剔除，读者的资料，信息分析报告，课题研究，跟踪服务等等，都没有得到很好的建档，而这些档案的建立与否和这些档案资料利用的好坏，直接关系到图书馆工作的开展和工作质量的提高。众所周知，图书馆工作与档案工作一脉相承，两者在工作性质、工作程序、工作方法等方面有许多相近相似相通之处。因此，做好图书馆档案工作，不仅必要而且可行。
1 图书馆档案工作的主要内容
从图书馆的管理和业务流程来看，图书馆的档案工作主要包括图书经费档案、财产档案、人事档案、文件档案、文献采购档案、读者档案、借阅档案、文献典藏档案、情报交流档案、课题跟踪档案等。
1.1 图书馆的管理档案
(1)图书经费档案。主要是指图书馆经费的来源、数量、增减速度、分配去向等。(2)财产档案。主要是指图书馆财产的名称、数量、状况、增减与处所等。(3)人事档案。主要是指图书馆的人员结构、数量、职称、学历、培训与工资等。(4)文件档案。主要是指馆内外往来的文件。
1.2 图书馆的业务档案
(1)文献采购档案。主要指各类文献采购的名称、数量、价格、渠道等。做好此项工作，可以有效地提高文献采购质量。(2)读者档案。主要是读者的姓名、职业、年龄、专业、爱好等，特别是一些重点读者档案的建立。这样，图书馆就可以根据读者的特点和要求，提供针对性的服务。(3)借阅档案。主要指文献的借阅种类、借阅数量、借阅时间、读者结构等。做好此项工作，可以了解读者的阅读倾向、各类文献的利用率和配置比例等，从而更好地满足读者的需求。(4)文献典藏档案。主要指各类文献的名称、数量、收藏处所、剔除情况等。(5)情报交流档案。主要指情报交换单位、情报交换种类、数量等。建立此种档案，可以建立稳定的馆际间的情报交换关系，弥补文献的不足。(6)课题跟踪档案。主要指研究课题名称、内容进展、文献情报需求、课题前沿动态和情报分析报告等。建立此类档案，主要是对重要研究课题进行跟踪，以便更好地为研究人员提供情报服务。
2 图书馆档案工作的作用
2.1 它是图书馆在科学管理和各项工作中充分借鉴以往经验的可靠依据
其长期积累的静态信息，具有原始性和较大的可靠性，成为管理者第一手的参考资料，有助于加强图书馆管理，为领导决策提供依据。
2.2 它是图书馆各部门开展工作的依据和参考
其中记载了各部门历年来开展各项工作的情况、成果、经验和教训，可以为各部门的现实工作提供有益的参考。也是领导对各部门历年工作业绩考察的重要依据，以此便可对全馆工作心中有数。
2.3 有助于编写图书馆简介，使新馆员了解本馆的沿革，便于适应工作。使新读者了解图书馆的特色和服务设施，更好地利用图书馆
2.4 有助于建立健全岗位责任制，为年度考核、职称评定和工作总结提供可靠的参考资料，并为同行间业务交流和探讨提供参考和借鉴的资料
2.5 它不仅是上级部门考察图书馆工作业绩的可靠依据，也是国家对图书馆评估定级的重要依据
3 存在的主要问题
3.1 档案机构不健全，管理模式落后
据了解，许多图书馆至今没有建立统一管理档案和档案工作的综合档案室，没有配备专职的档案干部。有的馆将文书档案划归人事部门管理，有的将业务档案划归业务办公室管理，有的档案材料没有收集整理，仍存放在各部门及有关人员手中。这种分散的管理模式存在许多弊端，最主要的是致使许多有价值的档案材料严重损失，未能发挥其应有的作用。究其原因，一是某些领导对档案工作重视不够；二是档案意识淡薄，档案法制观念不强。
3.2 档案业务建设基础薄弱
档案管理的基础工作，一般来说包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索和编研等环节，它与档案的利用工作构成了档案工作的全过程。基础工作是利用工作的前提条件。在实际工作中，一些图书馆由于没有建立健全的、科学规范的档案管理制度，使得档案材料的收集、整理、归档等一系列的工作无章可循，档案管理中普遍存在着立卷归档不及时，案卷材料不齐全、不完整，保管期限划分不准确，分类不清，案卷质量较差等现象。这些问题的存在，直接影响到档案的保管和利用。
3.3 档案管理人员兼职过多，档案工作难以开展
有的图书馆至今没有设立专职档案员，或虽已设立，由于一些领导对档案工作缺乏正确的认识，把档案工作看成是一项可有可无、可急可缓的工作，使得档案管理人员在工作分配上往往兼职过多，很难集中精力把档案工作做好。
4 应采取的对策和措施
4.1 加强领导，健全机构
一是各级图书馆的领导要重视、支持档案工作，要把档案管理工作纳入图书馆发展规划和目标管理，在机构设置、人员配备、经费投入、库房建设、设备购置上给予重视和支持，促进图书馆档案工作走上正轨；二是培养全馆职工的档案意识，有意识地协助档案人员收集材料和利用档案。
4.2 建立完善的档案管理制度
要搞好图书馆档案工作，必须建立一系列科学、合理、适用的规章制度，要结合图书馆工作的特点和具体情况，制定出既符合《档案法》的要求，又适应于图书馆工作开展的各项档案管理制度。主要有：立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制等一系列完整的档案规范管理制度。
4.3 确立图书馆档案管理工作的原则
(1)集中与分散相结合的管理原则。对有关图书馆日常管理的档案，如经费、财产、人事、文件档案，应进行集中管理，由图书馆办公室安排专人负责。对图书馆业务档案，可由各业务部门分散管理，如文献采购档案归采编部门收集管理，文献典藏档案、读者档案、借阅档案归流通部门收集管理。这种集中与分散相结合的管理原则，有利于各部门结合自己的业务进行管理和利用。(2)档案工作与图书馆业务相结合的管理原则。档案工作和图书馆工作有许多相类同之处，具体方法也一致，两者可以结合起来，有些工作甚至可以融为一体。如文献典藏档案就是图书馆内部公务目录。(3)现代化管理原则。图书馆档案工作应适应现代化发展的要求，直接利用计算机进行工作和管理，提高管理的档次。
4.4做好图书馆档案收集、归档和管理
首先要将分散的文书和文件材料等进行收集清理，做到勤收集、勤整理、勤维护、不施拉、不积存，将分散在各部门及个人手中的各项文件、数据资料集中统一管理，防止漏归重要档案，保证档案的完整性；其次，将收集整理的文件和文书等材料按范围、时期、内容特征和联系来进行分类，按综合和业务分类归档管理，并要鉴别归档的内容，准确地划分密级和保存年限，最后立卷、装订成册；第三，对于归档档案需要严格按档案管理原则和要求进行规范化管理，一般以年度为单位，将各类材料分类、编号、整理成若干卷，用统一标准档案卷宗，按要求装订成册，每册都要有编号和目录，使之便于利用。
4.5 走档案、图书、情报一体化建设之路
图书馆档案、图书、情报一体化是指将档案、图书、情报工作有机地融为一体，节省人力、财力和物力，提高档案、图书、情报工作的效率。在一体化中，除了图书馆日常管理档案之外，图书馆的采购、流通等计算机管理系统的数据库就是图书馆业务档案的存在形式。要实现一体化的管理，就目前而言要做好三件工作：一是研制开发更加完善的一体化管理的计算机软件；二是建立优质高效的联合检索系统；三是培养高素质的图书档案管理人才。