基于业务风险控制的企业内部控制流程优化_营业费用论文

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      始建于1957年的青岛黄海制药公司前身是国有企业，2006年转制为民营企业，公司注册资本为2.2亿元，是颇具影响力的大型制药企业之一。随着企业经营规模的扩大，其暴露出的经营风险控制问题也越来越多，本文将针对此进行研究，并给出优化其内控流程的建议。

      一、黄海制药经营风险的识别与分解

      (一)经营风险识别 2012年黄海制药的销售总额高达19895万元，其中发生的固定成本为5900万元，平均单位产品可变成本为985元，变动成本占总成本的比率是55.65%，总变动成本额是11071万元。黄海制药2012年的经营杠杆系数可以通过下面两种方式计算：

      其一，经营杠杆系数=112401×(1770-985)/112401×(1770-985)-59000000=3.02(倍)。

      其二，经营杠杆系数=198950000-110710000/198950000-110710000=3.02(倍)。

      同理，可以计算出2013年黄海制药的经营杠杆系数是2.36，表明：黄海制药如果实现了销售翻倍，那么其息税前利润会实现2.36倍的增长；相应的，黄海制药如果销售减半，那么其息税前利润会下降2.36倍。第一种情形是黄海制药通过经营杠杆实现了收益；第二种情形则是黄海制药通过经营杠杆蒙受了损失。不难看出，如果企业的经营杠杆系数越高，那么其可能获得的收益与蒙受的损失就越大，经营风险也就越高；否则反之。这种相关性主要体现在销售总额与息税前利润之间的变动上。通过上述计算可知，黄海制药2012年与2013年的经营杠杆系数都超过了2倍，表明该公司面临的经营风险很高。因此，黄海制药必须优化内控流程，从而提升对经营风险的有效控制，进而保证公司运营活动的安全性。

      (二)经营风险分解

      1.销售风险。这类风险主要是在销售原料药或者成药制品时产生的，由于市场的不确定性而引起的负面效应，很有可能对销售产生严重的影响。市场的不确定因素可以细分为：首先，当前我国医药行业竞争异常激烈，只要过了专利保护期的药品就会出现大量的仿制品，这些药品涌入市场导致市场出现严重的供过于求现象，造成药品积压的风险；其次，制药企业并不具备明显的技术开发实力，很多产品都是以国外技术为基础进行改造而来，可大部分引用的国外技术基本上都已经日渐式微，我国制药企业只能获得微利，而将技术销售出来的国外企业则可以利用销售所得开发更加先进的生产技术或者科研专利，从而进一步扩大领先优势，这样自然导致我国制药企业的销售风险提升；最后，我国还未设置严格的制药企业准入制度，导致制药企业的质素参差不齐，整个医药市场存在严重的不当竞争情况。

      2.应收账款风险。这类风险主要是通过赊销将产品销售出去之后，无法成功收回账款的风险。基于医药市场激烈的竞争环境，为了提升市场占有率、打开产品销路，黄海制药不得已采取赊销的销售方式，虽然短期内这种销售方式确实提升了公司的销售业绩，但是也为公司销售所得的成功回收埋下了隐患。另外，由于医药市场是典型的买方市场，因此消费者有很多购买选择，黄海制药由于产品没有显著的特点，几乎不具有讨价还价的能力，只能依靠医药代表进行临床销售，但是临床销售不但涉及很高的销售费用，还会导致公司货款回收的滞后，令黄海制药面临很高的应收账款风险。

      3.营业费用风险。这类风险主要是黄海制药采取的销售方式会产生很高的销售费用，导致公司利率的降低，也将公司推到了舆论的风口浪尖，从而使公司面临很高的营业费用风险。当前黄海制药将大量资金都投放在了媒体广告、销售人员提成、销售返利等方面，这种高投入的方式并未给公司带来相应的经济利润，为公司后续经营的稳定性带来了一定风险。

      二、黄海制药内部控制流程优化建议

      (一)信用控制流程方面 结合黄海制药当前的运营状况与销售特点，笔者认为其应该完善信用评估体系，对销售客户的资信情况进行评估与分类，对不同客户设置不同的授信政策，从而将公司的应收账款风险控制在较低水平。通过图1可知，将客户分成四大类，对于A类和B类客户进行信用管理，信用控制系统会对客户的授信余额以及授信期限进行自动匹配，如果其满足当前交易所需的条件，那么系统就会自动开放流程的下一环节；如果不满足交易所需条件，就需要通过公司的风险管理部重审，审核通过之后才可以开放流程的下一环节；假设风险管理部未通过客户的资信审核，那么客户必须以现款现货的方式采购产品，并接受黄海制药重新进行的资信评估。C类客户则完全没有进行赊销的可能，必须按照现款现货的方式采购产品，信用控制系统会检验这类客户的账户余额，符合交易所需条件会开放流程的下一环节。D类客户则必须预付还款，等黄海制药完成相应的审核之后，方可开放流程的下一环节。

      

      图1 信用控制流程优化过程

      流程的核心控制点如下：

      1.组织机构的设置。黄海制药需要设置科学的信用控制组织机构，由公司分管副总经理全面负责总体的信用风险控制工作，并明确信用风险控制的重点。

      2.实施分级式信用管理。黄海制药应实施分级式的信用管理机制：每名销售人员都对自己负责的销售账款负责；营销经理对自己分管区域内的所有销售业务负责；风险管理部对公司总体的信用风险控制进行全程控制，并及时做好问题的应对处理。

      3.明确各主体的管理职责。黄海制药需要明确各主体的管理职责，应收账款管理责任应落实到具体的岗位以及员工身上。假设人员出现流动，在工作交接时必须明确应收账款责任的划分，避免出现问题互相推诿的现象。

      4.限定特殊交易原则。黄海制药必须严格限制销售人员兼职，并限定特殊交易原则，也就是销售人员不可以与和自己有直接利益关联的对象发生业务关系，一旦违反规定公司应将其辞退，并要求其赔偿交易过程中公司蒙受的损失。

      5.实施全过程信用管理监控。是指对信用管理进行全过程的监控，也就是从客户要求与公司进行交易时开始，黄海制药需要进行相应的信用管理，不但要要求客户提供全套生产或者经营资质，还要对其资信情况进行全方位的调查；业务经理确认客户具有交易资格之后，才可以与其磋商交易事宜；至于赊销的授信额度与授信政策，则要根据客户的资信情况灵活设置。具体如下：一是客户档案。黄海制药的质管部需要按照新版GSP的要求，建立完备的客户档案。除了客户的证照之外，还应要求其提供开票资料和样章汇总表；应根据客户的类型将其归为不同档案文件中，并及时更新客户的资料，以便及时调整对其的授信政策。二是客户资信。赊销过程中，黄海制药需要根据客户的资信情况设置授信额度与授信政策。黄海制药的风险管理部应对公司的合作企业进行资信调查，并汇总为翔实的资信调查报告提交给公司的销售人员，最终共同制定新的授信政策。三是合同管理。购销合同不但是新版GSP要求的内容之一，也是公司与客户进行交易的重要凭证，因此黄海制药需要做好合同管理，真实填写交易的详细内容；另外，黄海制药需要统一合同格式，以保证有关职能部门可以方便地进行不同合同之间的对比。四是回执管理。黄海制药将货品发送给客户之后，客户会在收货凭证上签字或者盖章，而收货凭证也是日后黄海制药追回应收账款的重要凭证。因此，黄海制药需要做好收货回执管理，客户需要出具收货委托书，指定专门的收货人，收货人必须按照要求签署收货回执。五是超信预警。需要借助信用控制管理系统，如果客户的发货请求已经超出授信额度，系统会自动给出预警提示。六是账龄与坏账。黄海制药应定期分析应收账款的账龄，对到期账款进行预警；如果账款期限长于120天，则需要在公司的布告栏中张贴公告，并要求相关销售人员做好账款催收工作；如果客户逾期未偿还账款，则应给销售人员一定的催账期限，要求其在限定期限内将账款全数追回；如果未能成功追回账款形成坏账的，则销售人员需要承担部分责任，相关营销主管也要承担连带责任。七是坏账处理。如果出现坏账，黄海制药在尝试一切可能的催收方式均未收回账款之后，就需要准备通过法律手段维护自己的利益，相关的法律事宜则可以交由风险管理部全权跟进。

      (二)销售业务控制流程方面 笔者了解了黄海制药当前的销售业务控制流程，认为其可以进行如图2所示的优化。

      流程的核心控制点包括：所有赊销业务都需要确认客户的授信情况，只有满足赊销条件的情况下，才可以开放流程的下一环节；定期复核公司的库存货品批号以及效期，避免出现货品过期失效的情况；按照合同约定的方式向客户发货，当然对于那些长期合作、关系稳定的客户，可以酌情根据客户的要求灵活调整发货方式；及时签订销售合同，保证合同约定的事项真实、准确；及时做好出库与发货记录，并按照公司要求打印出库单；根据出库单开具增值发票；严格执行逐级审批制度，规范销售流程的统一性。

      (三)营业费用控制流程方面 黄海制药可以借助预算来实现对营业费用的控制，具体的控制流程见图3。

      

      图2 黄海制药的销售业务控制流程优化过程图

      

      图3 黄海制药的成本费用预算控制流程

      流程的核心控制点包括：黄海制药的营业费用种类较多，因此可以按区域、分种类进行分别记录；营业费用中占了较大部分的是直接营业费用，这部分费用主要用于产品运动的过程，通过营业费用结转能够实现与公司销售收入的有效配比。这类费用都有对应单据，因此统计与结算的过程相对比较简单，管理信息系统可以自动生成相关数据；营业费用中还有一部分属于间接营业费用，这部分费用主要是销售人员在销售过程中产生的，费用产生的原因比较复杂，因此，黄海制药对其进行单独核算，从而真实了解各销售主体实现的销售利润情况。

      (四)应收账款控制流程方面 黄海制药应在财务管理信息系统中，设置好账龄间隔区间，按照预先设定的时间，系统会自动对账龄进行分析(见图4)。赊销业务发生之后，黄海制药就需要做好应收账款的催收准备工作，以保证账款催收的及时性与有效性，从而确保公司资金能够安全回收，避免发生坏账(见图5)。

      

      图4 黄海制药的账龄分析流程

      

      图5 黄海制药的应收账款催收优化流程

      流程的核心控制点包括：科学设置公司的应收账款账龄控制原则；做好账龄分析工作，并确保应收账款处于有效的管理之中；定期与客户核对账款余额，如果发现偏差则及时找出偏差存在的原因；设计标准的催账信格式，提醒客户及时还款。

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