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摘要：人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。不论是企业还是机关事业单位，人事档案都是重要的人才信息载体，是选拔人才的重要信息来源和参考依据，随着社会的不断进步和发展，现在人事档案管理存在的问题日益突出，影响着我国现代人事档案管理的开展，降低了人事档案管理的办事效率，进一步影响了单位的长远发展。本文从人事档案的特性以及人事档案管理的重要性出发，在分析我国人事档案管理存在的问题基础上，从几个方面提出了相应的对策。
关键词：人事档案；特性；重要性；问题；对策
一、人事档案的特性及人事档案管理的重要性
人事档案全面地记录了一个社会人的学习经历、政治面貌、工作履历和思想变化，是一个人身份、学历等的证据，事关个人在生活中享受的到的各种待遇和保障，具有法律效用。它有以下几个特性
（1）全面性： 人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考评)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。
（2）现实性：由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事(劳动)部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。
（3）真实性：这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。
（4）动态性：人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的"时间差"，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。
（5）流动性：人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即"有档无人"，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持"档随人走"，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。
（6）机密性：人事档案的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。
人事档案记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，都需要使用档案。人事档案直接关系着我们每个人的升学、就业以及晋升等切身利益，在一些重要的事件上，人事档案发挥着关键的作用。在另一方面，对用人单位而言，人事档案承载着重要的人才信息，是单位了解人才的最基本和最主要途径。通过利用档案信息，单位可以清楚准确地了解员工以前的经历，考察其工作能力等各方面，全面了解一个人的基本信息和综合素质，是选拔任用人才的重要手段和工具，对培养和开发人才具有重要价值和意义。
二、人事档案管理工作中存在的问题
1. 对人事档案管理不重视
近年来，随着社会的发展、人才流动频率的加快、就业形式的灵活性和多样化，人事档案的作用和价值逐渐为许多人所忽视，持“人事档案无用论”观点的人逐渐增多。于是乎，有的人怀揣档案若干年闯荡天涯，有的人则把档案转到人才交流中心后再没了踪影。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆“弃档族”数量的增多，导致“废档”、“死档”问题日益严峻。与此同时，在人事档案的日常管理和利用方面，许多单位特别是一些规模较小的企业，对加强人事档案管理工作的意识逐渐淡化。人事档案虽然与每个人的工作、生活密切相关，但它不是时刻都在发挥作用。人们往往在用的时候想起了它，不用的时候不闻不问。领导不重视，工作人员责任淡薄，人事档案管理工作处于被动应付的局面。由于认识不到位，服务观念不强，人事档案管理发展缓慢，跟不上档案服务信息化、网络化的要求。观念陈旧，服务意识差，管理水平相对落后，造成档案管理混乱，严重制约着人事档案服务功能的正常发挥。
2、档案管理人员配备不足，人员素质参差不齐、管理手段落后
在实际工作中，由于对档案管理这项工作没有引起足够重视，大部分档案人员没有经过专业的档案知识培训，对档案业务不太了解，不配备专职人员，而是采取人员兼职这种办法来应付，兼职管档人员工作变动频繁，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应档案管理工作，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，由于不懂得人事档案管理，在调阅档案时都是采用原始的手工操作方式反复调用原件，导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。
3、 个人对档案管理的意识淡薄
一些工作者，特别是刚刚进入社会的大学生，档案管理意识淡薄，对于有关个人档案管理的事宜从来都是漫不经心，马马虎虎，造成档案录入过程中的种种错误和档案材料收集时的种种困难，给档案管理造成了混乱。更有甚者，在频繁的工作变更过程当中，一早就将档案提取到个人手上，却迟迟不上交到组织，档案的保密性丧失，严重时还会导致档案的缺损和遗失，极大地影响了个人工作的开展。
三、提高人事档案管理水平的对策
1、建立科学的档案管理机制，严格责任追究
档案管理单位和相关管理部门，应该加强制度建设，确立严格的责任追究制度和一把手负责制度，确立档案管理工作的重要地位，使档案管理漏洞一旦出现，能在第一时间落实责任，提出整改方案，提高工作的规范性。为了更好地协同解决档案管理中出现的种种问题，还要不断建立和完善档案协调机制，使档案材料的形成和收集过程能够得到多部门的有效配合，从而有效提升档案工作的效率。
2、加强队伍建设，不断提升档案管理人员的专业素质
针对我国人事档案管理人员专业素质不高，职业素养较差的问题，我们应切实抓好队伍建设，通过多种方式和多种手段，不断提升档案管理人员的专业素质。首先，要重视档案管理人员的培训和学习工作，定期组织档案管理人员进行集中学习和交流，使最新的档案管理思想得到贯彻、最有效的档案管理方法得到交流。其次，要坚持“请进来”战略，改变档案管理思维，在人事档案管理人员的挑选过程当中，尽量选择和吸收专业素养较高、政治思想正确，为人正派、工作负责的人参与到本单位的人事档案管理工作中来，提升档案管理工作的可靠性。最后，应适当提高档案管理人员的待遇标准，以不断激发他们的工作热情。
3、建立人事档案信息系统，提高科学管理水平
在信息化的今天，传统的管理方法已不适合社会的需求 信息化的人事档案管理，是人事档案管理未来的发展方向，也是提升我国档案管理水平的必经之路。充分利用先进的技术和人事档案信息，加大现代化管理进程中软、硬件的投入力度，加快档案资源信息化、档案保护现代化、档案利用网络化的速度，提高人事档案管理的科技含量，有效地提升工作效率，保证档案管理的时效性、实用性和服务性。
4、提高各方认识，加大宣传力度
做好档案管理工作，既需要得到本单位领导的重视和支持，又需要得到社会的广泛关注和认可。我们一方面要加强单位领导的认识，改变他们“重经营、轻档案”的思维误区，使档案工作成为单位管理的一项重要内容，进而获得档案管理手段提升所必须的资金、人力和技术支持；另一方面，要在社会上做好宣传工作，普及档案知识，强调档案对于个人发展的重要性，改变人们对于档案的态度，不断加深社会对于档案管理的重视程度。
参考文献
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[4]李莹.基于就业探析高校毕业生人事档案管理问题与对策[J].兰台世界，2012，（26）：
论文作者:王莉莉
论文发表刊物:《文化研究》2018年第6月
论文发表时间:2018/8/6
标签：人事档案论文; 档案论文; 档案管理论文; 工作论文; 管理人员论文; 人事论文; 员工论文; 《文化研究》2018年第6月论文;