成都地铁运营有限公司 四川省成都市 610000
摘要：随着我国经济的快速发展，计算机应用的领域和范围越来越广。它的存在大大减少了人们的劳动量，另一方面，办公效率作为企业发展的重要因素，有时甚至决定了企业的经营业绩，需要进一步提高。因此，将计算机信息处理机制与办公自动化有机的结合起来就显得尤为重要，这样一来，可以大大提高企业办公效率，有利于企业的长期发展。
关键词：办公自动化；计算机技术；智能化；实用性；
引言
办公自动化简称OA，它是以国际互联网和企业内部网为技术支撑，基于工作流的概念，便于企业员工进行信息共享和协同工作的现代化办公系统。OA系统在企业中的应用，不但解决了传统办公方式效率较低的问题，而且还实现了快速、全面的信息采集与处理，为企业内部管理与重要事项决策提供了科学的参考依据。企业办公自动程度的高低，是衡量其现代化管理水平的标准，OA系统借助先进的技术和设备，使办公人员处理业务更加高效。OA系统将诸多现代化技术融为一体，如计算机技术、通信技术等等，显著提高了企业办公效率和质量。
1 OA办公自动化系统的特点
1.1提供电子邮件功能
OA系统中一般都包括若干个应用子系统，如会议、档案、活动等管理子系统、信息服务子系统、收发公文子系统。可将E-mail信箱作为OA子系统的统一接口，用户只要通过自己的E-mail信箱便能够了解所需处理的工作内容，这样的设计不但极大程度地提高了系统的易用性，而且企业也不需要对员工进行额外培训。
1.2处理大量数据信息
OA系统能够对多种形式的信息进行处理，如文件、报表、传真、信函等等，所以可将OA系统视作为文档处理系统。通常情况下，OA系统处理的数据信息都属于非结构化数据，而关系数据库对这类文档数据的处理和存储效率不高。为此，文档数据库这一概念被引入到了数据库领域当中，它可以对非结构化文档数据进行高效的表达和存储管理，这也是OA系统的一大靓点。需要特别说明的是，关系数据库也是OA系统中不可缺货的组成部分，而文档数据库则是整个OA系统的核心，两者缺一不可。
1.3包含工作流程的应用
工作流就是相关人员完成业务时进行的工作交互过程。OA系统中的很多应用子系统都是以流程的形式存在，如公文审批等，即由文件起草者发起流程，经部门主管审批签字，最终抵达流程终点。大多数情况下，工作流程既可以是互相连接的，也可以交叉循环的方式进行，某个工作流的终点还可能是另一个工作流的起点。较为常见的工作流自动化实现模式有以下三种：以邮件为基础、以数据库为基础以及群件模式。其中群件模式融合了邮件和数据库两种模式的技术优点，并克服了它们自身的不足，是一种非常理想的OA流程处理模式，它的应用使企业办公人员拥有了更加完整的信息技术工具。
1.4支持协同办公和移动办公
以往，企业办公人员需要将大量的时间和精力花费在某些重要决策的交流和讨论上，这种协同工作方式在的效率相对较低，尤其是在信息时代到来的今天，其各种弊端日益凸显。现阶段，随着计算机、网络、通信等技术的发展和应用，使异步协作方式成为可能，同时网络会议的出现，也改变了传统的协同工作方式，它不再受时间、地点的限制，人们可以随时随地参与到协同工作当中，极大程度地提高了工作效率。此外，移动办公的出现，为企业节省了大量的办公费用，办公人员可以在办公室以外的地方借助广域网访问企业OA系统，这给出差办公提供了极大的方便。OA系统作为典型的网络应用系统，其不但支持协同工作，而且还支持移动办公，这也是该系统的又一大特色。
1.5集成其他业务应用系统
在当前的新时期下，企业想要正常运转，需要诸多系统的支撑，如财务系统、资产管理系统PMS、合约管理系统、协同办公管理系统、人力资源管理系统、企业微信等等。然而，受信息孤岛这种建设方式的影响，使得企业内部的各种系统之间无法实现紧密协调，这种情况在很多企业中普遍存在，从而影响了企业日常工作效率。为了解决这一问题，部分企业采用了ERP对各个系统进行集成，但总体效果并不明显。在互联网技术大范围普及的今天，OA系统作为企业内部网的应用，其能够与互联网相连接，这使其它业务应用系统的集成变为可能。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2计算机技术在办公自动化的应用
2.1协同工作
通过办公自动化系统的协同工作功能，可以设置相应的工作流程，同时还能发起和管理协同事项。具体包括如下项目：个人设置、公文起草、代办事宜、催办信息以及值班提醒等等。
2.2公文管理
该功能主要包括公文的起草、流转、审批和查看，它可以满足公司发布和接收公文以及档案管理的需求。对公文收发的管理具体包括督办和统计。
2.3电子邮件
通过该功能可以新建邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾邮件箱，同时还能快速查找所需的邮件。
2.4工作交流
利用办公自动化系统可以在内部建立一个开放性的信息发布与交流平台，可将公司的各项规章制度、电子公告、新闻消息、知识文档等通过平台进行发布，有助于公司员工及时了解最新消息和公司发展动态，同时还可以在平台上互相交流意见。
2.5工作计划编制
办公自动化系统可填写工作计划，使各部门和工作人员共同参与到工作计划制定中。工作计划类型包括周计划、月计划、年计划等，能够实现对工作计划的统筹管理。
3办公自动化系统的应用价值
3.1有助于提升公司内部交流沟通效率
办公自动化系统的应用，为华兴源创内部领导与领导、领导与员工、员工与员工之间提供了及时交流信息、共享信息的平台，为建立各部门、各岗位之间的沟通协调机制奠定了基础，有利于提升公司内部的工作效率。由于华兴源创的业务较多，使其办公呈现出分散性较强的特点，而利用办公自动化系统信息发布、即时通讯功能，可实现信息资源的共享，提高信息资源的利用效率。
3.2有利于创建数字化办公环境
办公自动化系统的应用，为创建数字化办公环境提供了强有力的支撑，从根本上改变了传统的办公方式，进一步扩大了办公区域。公司员工可在不同的办公地点借助网络连接到公司的办公自动化系统当中，使信息交流更加方便，办公效率显著提升。
3.3有利于降低办公成本
办公自动化系统的应用，使原本的纸张填写转变为电子化，真正实现了无纸化办公，同时传真、复印以及办公用纸等方面的费用也大幅度减少，为公司节约了大量的办公成本。
3.4有利于满足个性化的办公需求
办公自动化系统的应用，为成员企业自主开发个性化的需要提供了平台，有利于满足不同的办公需求。
结语
综上所述，办公自动化已经渗透到各行各业，在使用原有技术、框架的基础上，将新型计算机技术应用到办公自动化中也是十分必要的，利用计算机技术的精准与迅速的特性，实现完善的价值信息管理，将更大的提高办公系统的工作效率，协助企业更快的发展。但是，由于网络的复杂性，还是存在一定的安全漏洞，因此，在将计算机的技术应用于办公自动化的同时，还需进一步重视安全性的问题，避免办公信息的泄漏甚至丢失，通过不断改善办公自动化的技术，提升办公自动化系统的完整性实用性，为企业的发展做出更有效的保障。
参考文献：
［1］微娜．OA行业的变革［J］．企业管理，2015，（2）：106－107．
［2］刘红霞，张慧．基于Java的煤矿企业办公自动化系统设计与开发［J］．现代电子技术，2015，（14）：78－80．
［3］韩潇影．从信息自动化到知识自动化：大数据时代办公自动化系统的功能分析［J］．图书与情报，2014，（3）：131－133．
论文作者:徐忠迎
论文发表刊物:《建筑模拟》2019年第5期
论文发表时间:2019/4/23
标签：系统论文; 企业论文; 办公自动化系统论文; 办公自动化论文; 子系统论文; 效率论文; 工作流论文; 《建筑模拟》2019年第5期论文;