外国档案鉴定工作法规及启示①，本文主要内容关键词为：启示论文,鉴定论文,外国论文,法规论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
从1794年6月25日法国政府颁布“穑月七日法令”的二百年时间里，各国政府制定了一系列有关档案工作的法规，以加强和发展档案工作。这些法规中不乏涉及档案（文件）鉴定、销毁的条款。研究这些条款，一方面可了解各国政府、档案部门对档案（文件）鉴定工作的重视，另一方面对我国各级档案部门重视和做好档案鉴定工作有借鉴和参考价值。
一、鉴定工作的组织领导
为了做好档案鉴定工作，一些国家要求成立档案（文件）鉴定工作的组织机构，负责领导、组织和监督档案鉴定工作。
喀麦隆《国家档案与图书组织法》规定：建立“档案与图书高级委员会”。其职责是：按总统的要求，对档案与图书有关的所有问题，特别是涉及建立或扩大档案机构与图书部门、人员、场所和文件的挑选与销毁问题提出意见。
《扎伊尔共和国档案法》要求成立有权决定档案销毁问题的“档案最高委员会”。
《土耳其共和国国家档案条例》则要求建立可确定剔除档案文件的原则与方法，并决定剔除一些经档案专家鉴定认为失去价值的档案文件的，由档案馆馆长领导的“全国档案委员会”。
《阿尔及利亚民主人民共和国国家档案法令》规定：在国家的立法、司法、行政机关的中央和地方部门的相应档案局（馆）设立“监督委员会”，负责拟订鉴定表公布于众，并监督其执行。
罗马尼亚《关于国家档案全宗的法令》要求，鉴定工作要由有关组织的领导指定的“鉴定委员会”负责进行。
《斯里兰卡国家档案法》则赋予了主管国家档案馆的文化部部长制订文件保管期限表，销毁机关中无保存价值的文件的权力。
前苏联档案鉴定工作的组织领导，是最有特色的。1980年，苏联部长会议批准《苏联国家档案全宗条例》强调：在各部、主管机关和社会组织的中央机关建立常设的“中央鉴定委员会”，负责进行机关文件的鉴定、存留与销毁。与此同时批准的《苏联部长会议档案管理总局条例》规定：在苏联部长会议档案管理总局下设“中央评审委员会”，负责研究与确定苏联国家档案全宗成分与文件价值鉴定有关的问题。
二、鉴定工作的原则
确定档案鉴定工作的基本原则，是做好档案鉴定工作最重要的前提。为此，各国档案法都明确规定了档案鉴定工作的基本原则。
《马来西亚国家档案法》规定：未经馆长批准，任何机构的官员不得或无权销毁和处置任何公共文件；任何打算销毁或处置公共文件或有权销毁或处理任何公共文件的个人，应首先向馆长报告文件的销毁或处置计划，并详细说明这些公共文件的性质。必要时，馆长要检查这些公共文件。
《土耳其共和国国家档案条例》规定：须由“全国档案委员会”确定剔除档案文件的原则与方法，并决定剔除一些经档案专家鉴定认为失去价值的档案文件。
阿尔及利亚民主人民共和国《关于建立国家档案全宗的法令》要求：对由国家行政机关移交的原始文献进行例外的销毁时，必须是：（一）当这些原始文献因自然因素或偶然事件遭到无法补救的损坏时；（二）当这些原始文献已由复制件取代时。且须经执行委员会审查批准销毁申请后，才能进行。
“未经文件所属部门负责人和国家档案与图书管理局局长的双重批准，任何文件不得销毁”。这是喀麦隆《国家档案与图书组织法》对文件销毁原则的明文要求。
《扎伊尔共和国档案法》认为：国家档案馆在征求档案最高委员会或存放部门的意见后，可销毁：已失去历史价值、被撤销的前政府部门或公共机关的文件（1960年6月30日以前的文件除外）； 确有复制件可予取代的文件；只有短期价值，失去了时效性的文件。
档案文件的鉴定和销毁要按照法律、条例以及政府规定的或者以本条例为基础制定的其他章则进行。这是《瑞典王国档案总条例》所规定的档案鉴定工作基本原则。同时规定：一个机关未经国家档案馆或由它指定的机关预先同意，不得销毁其所保管的文件。
罗马尼亚《关于国家档案全宗的法令》指出：各国家机关对其文件要作定期鉴定，以便挑选出须永久保存的文件，剔除对科学研究和实际工作无重大用途，须限期销毁的文件。
三、档案（文件）鉴定、销毁办法
对档案（文件）的鉴定、销毁，各国依据本国的具体情况，采取了不同的办法，较好地解决了文件、档案数量日益增多同文件、档案保管条件紧张之间的矛盾，并取得了较好的效果。如罗马尼亚“经鉴定留下永久保存的档案约占全部文件的百分之二十左右”[2]。
《日本国家档案馆章程》规定：各省、厅移交的档案，若在保管期限内的档案，其保管期满后还有必要继续保存的，得向档案馆长申请延长保管期限；若已超过保管期限者，要依据档案价值鉴定标准对其内容进行调查分析后区分为：档案原本、依据档案原本拍摄的缩微胶片和无保存价值的三种。对已拍摄成缩微胶片和无保存价值的档案予以销毁。
《马来西亚国家档案法》规定：馆长有权根据下列几种理由销毁任何一类公共文件：（一）根据文件的数量、种类或一般特征等，确认为已无作为公共档案继续保存的价值；（二）依赖文件所进行的活动结束后，或者在依赖文件进行活动完成后的一定年限后，经馆长与机关领导人协商，一致认为任何公共机关不再需要查阅的公共文件。
《土耳其共和国国家档案条例》规定：经国家档案馆及其下属机构的专家鉴定认为无价值和失效的档案文件，可依照国家档案馆的指示予以销毁。但要保留这些档案文件的复制品或照相复制件。1839年前的档案文件不得以任何借口销毁，而应全部予以保存。
喀麦隆《国家档案与图书组织法》要求：在进行档案鉴定时，先由各档案机构编制案卷一览表，并经相应的档案机构的工作人员和国家档案与图书管理局从行政、立法和历史的各个方面进行共同的研究，然后提交档案与图书高级委员会审议。委员会再按每类案卷各列出需要永久保存和保存一定时间后再行销毁的文件一览表，提请共和国总统批准并以法令予以公布。还规定：国家档案与图书管理局局长鉴定文件可在文件收进档案馆前当场进行，或者入馆后在馆内进行。经精心鉴定剔除的文件清单在有关档案部门负责人确认符合文件一览表之规定并表示同意后，由国家档案与图书管理局负责销毁。省档案馆馆长鉴定档案文件，也可以相同的方式行事，所不同的是：省档案馆的文件一览表须通过国家档案与图书管理局局长向档案与图书高级委员会递交。要销毁的文件清单须经国家与图书管理局局长批准。
《瑞典王国档案总条例》规定：一个机关未经国家档案馆或由它指定的机关预先同意，不得销毁其所保管的文件。而剔除销毁的文件必须及时出售或烧毁。出售时必须将文件捣碎或用其它方法毁掉，必要时，要有监督。
《南斯拉夫档案馆法》要求：对现行档案进行定期的审查和鉴定，要由档案形成单位负责进行，南斯拉夫档案馆可以参加这些工作。
《英国公共档案法》规定：对于公共档案馆的馆藏或依据本法指定的任一保存地点的公共档案，只要公共档案馆馆长认为它们与挑选出来作为永久保存的档案相重复，或者由于其他特殊原因不便将其作为永久保存者，在征得大法官和有关大臣或其他官员同意后予以销毁，或在征得他们同意后另行处置。
将文件材料的保管期限定为：“0 ”类（即官方机关认为在移交时已可销毁的案卷）、“十年或三十年”和“x ”类（即适用于保管三十年以上的案卷），这是《关于向瑞士联邦档案馆移交文件材料的规定》的要求。对“O”类文件， 联邦档案馆有权在此类案卷移交前进行审查，一般则是在官方机关移交时进行检查，且须经联邦档案馆同意后，才准销毁案卷；对“十年或三十年”类文件，随着案卷的移交，由联邦档案馆负责执行官方机关有关保管期限的建议，保管期满后，不必征求移交机关的意见，即可销毁。但由于某种原因必须在保管期满前销毁时，联邦档案馆才必须把决定原因书面通知官方机关，并要求其表态；对“x”类文件，在其保管期满三十年后， 如果联邦档案馆经重新评价认为此类案卷无继续保存价值，则应将鉴定结果通知官方机关，并要其表态。
四、几点启示
学习和研究外国档案鉴定工作的法规条文，我们有以下启示：
1.建立档案鉴定组织机构。要做好档案鉴定工作，首要的是必须做好档案鉴定的组织领导工作。应在我国各级档案机构成立档案鉴定机构，由档案行政管理机关、档案馆、历史研究人员和博物馆等方面，富有工作经验与有较强研究水平的人员组成。专职负责档案的鉴定、存留与销毁问题的研究，并提出符合我国实际的、切实可行的档案鉴定措施、办法。我国的档案法及其他档案工作法规，均未提及档案鉴定组织机构的建立问题。
2.严把档案“入馆关”。档案馆是永久保管档案的基地，要保证馆藏档案的质量，减轻档案馆基础工作的负担，必须严把“入馆关”。宁缺勿滥，把问题和隐患“扼杀”在入馆前，不符合档案进馆质量标准和无永久保存价值的档案要坚决拒之门外。在这一点上，喀麦隆和瑞士档案部门的做法是可取的。
3.用档案缩微品、复制件代替销毁档案原本。长期以来，档案部门不进行档案鉴定工作，包括已经确定为“备毁”的档案，也迟迟不敢销毁，其原因之一就是担心这些档案一旦销毁，将来“万一”有人查阅，谁能担此责任？以致浪费了不少人力、物力、财力。笔者认为：对已失去保存价值的档案材料，要及时鉴定，经鉴定的档案，当销则销，当毁则毁，这是一方面；另一方面，用档案缩微品、复制品代替备毁档案原本，是一种较好的补救办法。 档案缩微采用的缩微卷片， 一般是每卷2500余个画幅，若一卷档案以100页计算，一卷缩微胶片可缩拍25 卷档案，若以150页计算，也可拍17卷档案。 这样既可免去销毁档案的后顾之忧，也可腾出不少库房，节省大量人力、物力。用于购置缩微设备、胶片的经费虽然较多，但从长远着眼，从改善档案保管条件等方面综合考虑，其意义是深远的。
注释：
[1]中国档案学会对外联络部、 《档案学通讯》编辑部编《外国档案法规选编》，档案出版社1983年12月出版。
[2]陈兆祦主编《三十国档案工作概况》第130 页， 档案出版社1985年1月出版。