基于现代信息技术条件的档案文献编纂模式探微，本文主要内容关键词为：文献论文,现代信息技术论文,条件论文,模式论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
自孔子编订《六经》，数千年来档案编纂工作实践一直在技术进步的影响下不断向前发展，现代信息技术的出现更是为档案文献编纂模式带来巨大的变革。
一、信息技术推动档案编纂工作手段实现智能化
档案编纂工作一直以纸笔抄写整理的手工操作为主，计算机、互联网等信息技术的出现促使档案编纂许多工作环节开始由计算机辅助或控制，逐步实现自动化和智能化。
(一)计算机和网络辅助选题
档案编纂题目的选择是一个复杂的调研和决策过程。在选题论证的过程中，计算机和网络可提供重要的技术支持。
1.网络互动是开展选题调研的重要途径
计算机网络为档案馆的编纂人员提供了与信息用户在全球范围互动沟通的可能性。通过网络反馈系统，档案馆的编纂人员可进行用户调查，分析社会需求焦点，听取信息用户对编纂信息利用效果的客观评价，确定某一阶段档案编纂的选题方向以及确定重点客户，实现一对一的个性化服务。网络所提供的虚拟空间使在线交流的主体彼此间身份平等，敢于畅所欲言，因此，网络互动在一定的监督机制下可真正达到有效的交流和沟通，应用于编纂活动中会达到较为理想的反馈效果。网络互动沟通的方式和途径很多，QQ/MSN聊天室、BBS论坛、Blog、E-mail电子信箱、用户呼叫中心等都是非常便利的沟通工具。档案馆可根据需要建立客户数据库，采集记录客户的详细信息如过去的利用记录、客户的喜好和特殊需求等，并通过相应软件对客户信息进行统计、分析和处理。
2.计算机是对社会信息需求量化分析的基本工具
信息用户的信息需求行为及相关活动是一个随机过程，对这一过程的研究离不开概率论与数理统计的理论与方法。电子计算机所具有的自动统计与分析功能可记录档案利用的统计数据，对数据进行分析，总结信息用户的利用状态和利用规律，评估预测某一时期的社会信息需求动向，对科学选题提供参考。
(二)网络远程检索搜集档案编纂资料
1.实现馆际间的资源共享
传统的编纂模式很难将在地理上分散的数据进行统一组织、协同处理。网络远程检索则能实现档案馆际间快速高效的信息交流，把分散的档案信息资源整合起来，全面实现资源共享。这种编纂选材方式，可突破物理意义上的馆藏资源概念，在馆际之间建立起资源互通互补的新型关系，形成以资源共享为特征的开放的档案编纂形式。
2.构建编纂知识仓库
Internet是当今世界上规模最大、覆盖面最广、信息资源最丰富、发展最为迅速的信息网络，网络上有极其丰富的可以共享的图书、情报等各种信息资源，利用这些资源可构建档案编纂知识储备库，为项目查新、档案信息选择和审核提供知识支持。
(三)利用自动化技术对档案信息进行编辑加工
1.采用数字化信息复制技术转录原文信息
出于保护档案原件的目的，在编纂过程中需要对档案原件信息进行复制转录。目前，转录手段已从人工抄写、静电复印、拍照影印等方式进化到数字化信息复制阶段。数字化信息复制技术既可对纸质载体档案信息进行数字化，也可对电子文件内容进行快速复制与迁移。
对纸质档案原文信息进行数字化复制，主要采用文本录入与图像扫描等方法。文本录入是指通过计算机键盘，将档案的内容录入数据库；图像扫描是指扫描录入或采用数码拍摄方式将档案全文按原貌逐页存贮为图像文件存入数据库系统。
对电子文件内容的复制与迁移需要借助计算机或数据库技术来实现，可进行网络共享备份、异地数据备份或自动智能化备份，所形成的复制数据可以保持与原始数据完全的一致性，多个数据复制保持相同的数据值。
2.借助电子编辑软件校改加工档案文字
电子编辑技术使档案编辑活动告别纸与笔的传统操作方式，改用文字和图像处理软件对档案文稿添加标点、拟制标题、校改文字、加按作序以及对整部汇编进行编排和版面设计。电子影像综合处理系统不仅可以对输入的图像进行裁剪、拼接、图文迭入、窗口编辑等，还具有将旧档案字迹增强的功效。对于字迹褪色、反差小或字迹扩散、湮化的档案，可通过对扫描参数的反复修改(调节亮度、加重对比度)清除或减轻字迹扩散部分的痕迹，提高清晰度，增强辨识校改图像、文字的科学性和准确性。
(四)档案编纂信息系统对编纂流程实施控制
档案编纂信息系统可对编纂过程中的人流、物流、资金流、信息流进行电脑化管理，协助档案编纂人员处理日常事务，优化管理流程。一般的，整个编纂过程可分解为编纂选题、资料准备、编辑加工和排版制作等若干模块，每一模块的任务都可由预先设定的程序进行自动化管理和控制。
1.系统中各个模块的管理目标
编纂选题模块建立选题资料数据库，对选题阶段所形成的各种数据进行管理。数据库中既可保存本次编纂活动的各种数据，也可提供以往历次编纂过程中所积累资料的检索；
资料准备模块主要对资料的搜集、挑选和审核进行控制。系统可按照预先设计的相关条件和标准(资料收集的途径和方式、查全率和查准率、入选材料的数量、比率等)进行资料的自动检索；也可根据预先设计的选材标准(材料的归档时间、主题内容、时间断限、地区范围、形成机构)自动进行材料的初选和审核；系统可自动生成选材著录卡片，对每一份入选档案的处理情况进行记录。
编辑加工模块内嵌的编辑软件可完成档案文字和图像的校改，每一份档案的编辑状况都可以被系统日志即时记录，以便对工作质量和进度实行目标管理控制。对档案文稿的处理可实施时滞控制，一旦预定的文档处理时间超期，即可进行自动提醒和督促：系统的自动编目功能可根据指令准确、快速地编制不同形式的汇编资料目录，对档案资料进行动态的虚拟编排，提供多种检索手段。
排版制作模块可为档案汇编的排版制作提供规范模式，辅助编纂人员进行版面设计，处理插图等，也可最后对已排好的版面进行再次审定和校对。
通过档案编纂信息系统的智能规范，编纂工作流程的一系列主要工作环节等都可通过计算机软件得到科学而有效的智能化控制。
2.系统研发的主要方式
档案编纂信息系统软件可以单独编制，也可采用挂接的方法，内嵌到档案馆计算机综合管理系统中，如上海市城建档案馆计算机综合管理系统中就包含了“编研及刊物数据库子系统”；上海网技信息技术有限公司所开发的档案多媒体全文数据库管理系统也包含了档案编研子系统，具有设立专题、采集素材、共享资料、编辑材料、编制专题目录和排版制作等功能。
目前国内涉及档案编纂管理的相关软件，主要是解决手工管理的事务型软件，尚无很完善的智能管理软件。随着编纂自动化程度的不断提高，注重管理决策分析的专家智能决策型软件将逐步问世，成为档案编纂管理和决策中的主要技术支撑。
二、档案专题数据库成为档案编纂信息的主流载体
1.计算机专题数据库——数字化的档案汇编
随着信息技术的迅速发展，社会文献结构发生了重大变化，传统的纸张已不能满足文、图、声、像等多媒体数字信息的记载与传播，能够存储数字化多媒体信息的各种电子文献激增，数据库也逐渐成为档案编纂信息的主流载体。
数据库是计算机技术应用于信息存储后的文献形态，作为新型的信息组织形式和传播载体，具有存储量大、扩展功能强、检索方式灵活、信息传递快捷等优势，能够存储、处理海量的数字化信息，提供数字信息的网络检索和服务。档案专题数据库是由档案馆按专题组织相关档案内容信息构建产生的，主要存储档案馆中经过编纂整理可以公开的那一部分馆藏信息，面向社会大众提供全面的检索利用服务。档案专题数据库是数字化的档案汇编，是传统档案编纂成果在网络时代的拓展。就目前的技术手段而言，档案专题数据库可以分为四种类型：一是文献数据库，二是多媒体数据库，三是数值型数据库，四是事实型数据库，其中以文献数据库和多媒体数据库最为常见。
目前，档案专题数据库的数量和种类不断增多，若点击各地档案馆网站，经常能看到“特色馆藏”、“专题特色库”、“特色库”等栏目，浏览到各色各样的专题数据库。如在北京市档案馆的网站上，可以查阅到该馆编纂完成的劳模、诉讼、工商等7个专题档案数据库；福建省档案信息中心重点开展了知青档案专题数据的收集、整合工作；湖北省档案资料目录中心已开通湖北抗战、辛亥革命专题数据库等。但这些已经建设完成的档案专题数据库大多还属于文件目录数据库和档案内容简介数据库，尚缺乏大型的档案原文检索数据库。
2.多媒体数据库——档案编纂信息的新型组织方式
多媒体技术是一种把多样化的信息媒体集成的技术，它能够同时获取、编辑、存储和展现两种以上不同类型信息媒体。不同介质多元统一的整合，是档案编纂信息传播的进一步发展。在档案编纂工作中引入多媒体技术，可将文字、声音、图像、动画等各种类型的单媒体档案信息整合到一起，对同一事物进行多种形式的表现，实现视听上的综合性。比如反映某次会议的档案资料，很可能同时有书写或印制在纸张上的文字、图形，录制在录音带上的声音，拍照留下来的照片等静态图像，发言者演示使用的PPT文稿以及摄像机拍摄下的视频资料等等。以往在手工编纂过程中，上述资料都是自成一体，分别处理，分开保管，单独分类提供利用。利用者不能依靠同一个检索工具同时查找并利用这些不同类型的资料。但多媒体档案专题数据库则能有机地将文本、图形、图像、声音等多种信息建立起逻辑连接，集成为一个具有实时交互性特征的综合信息系统，这样，档案编纂成果就不再只是简单的图文纸质印刷品，而是声、图、文相得益彰的动态的电子合成产品。内容中融合了影像、声音和动画等多种传播符号，形象生动而富有真实感，让人们能充分调动视觉、听觉等感官能力去体验和追忆历史。
目前，许多档案馆加快了对多媒体档案数据库的建设，各地陆续建立了一些口述历史数据库、视频政务信息专题数据库、多媒体人事档案专题数据库等多种类型的多媒体数据库。
三、网络出版拓宽档案编纂信息与社会沟通的渠道
网络出版是一种新型的出版类型，它是指互联网信息服务提供者将自己创作或他人创作的作品经过选择和编辑加工，登载在互联网上或者通过互联网发送到信息用户端，供公众浏览、阅读、使用或者下载的在线传播行为。
1.网络出版的特点
网络出版与传统出版的实体传播相比，具有产品数字化、流通网络化和交易电子化三个主要特征。在网络出版条件下，知识传播以网上信息流的形式进行，出版物以数字化形式存储在网络服务器中，在各种有线、无线的网络之中流通，信息用户通过计算机等各种终端或专用的电子阅读器阅读下载。
2.网络出版是未来档案编纂信息的主要传播途径
近年来，数据库的服务方式经过印刷型、磁带、软盘、专线联机、光盘等不同载体和传输介质的发展阶段，进入全面网络时代。在目前的技术条件下，档案专题数据库可以多种载体、多种方式出版发行。既可将印刷型和光盘型的数据库通过传统图书发行途径提供给用户，也可放在网络上的专卖店流通发行。当然，最为便捷的信息服务方式莫属通过网络出版，以网络数据库的形式直接向信息用户提供数字信息的远程检索和下载。
由于互联网已成为人类信息传递和知识交流的主流途径，人们越来越多地将网络作为获取信息的第一选择，将档案编纂成果转化为数字信息通过网络传播，是今后档案编纂出版的主要发展方向。网络将改变传统的档案汇编出版发行模式，更有利于档案编纂工作发挥其服务作用。随着我国档案特色数据库网络体系的构建，档案馆的网络出版功能将被大大加强。档案馆将从目前的静态对象存储体演变为支持协作与思想交流的信息服务平台。目前，世界上许多国家的档案馆都热衷于以网络出版的服务方式提供档案专题信息服务，如美国国家档案馆(NARA)开发了一系列基于网络的数据库，加拿大国家档案网站有多种档案专题。我国也有一定数量的档案馆开始在网站上有选择地公布档案编研材料和提供部分档案全文浏览服务。