电子文件资产管理：概念、动议与原则，本文主要内容关键词为：动议论文,资产管理论文,原则论文,概念论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 引言
随着信息技术在电子政务和商务活动中的广泛应用，电子文件正逐步成为数字工作环境中机构业务活动记录的主要形态，成为社会交往的基本信息工具，成为“基于证据的”政府治理和企业治理的重要依据，文化传播和传承的主要载体，以及个人记忆、机构记忆、国家记忆、社会记忆的主要形式。[1]2001年出台的ISO 15489文件管理国际标准指出，文件含有的信息是有价值的资源和重要的业务资产，[2]然而将电子文件视为资产有何管理特性，在应对动态变化的信息技术机遇和挑战时，我们应如何管理电子文件资产，尚无专门的文献研究。
本文采用多学科集成研究视角和文献研究方法，旨在回答电子文件资产管理的管什么、为什么管和如何管基本问题。
2 与电子文件资产管理相关的概念
电子文件资产管理即是将电子文件视为资产进行管理。理解电子文件资产管理首先需要明确什么是资产，如何认识文件作为资产的价值及其进行资产管理的依据。
2.1 资产与文件资产的含义
与文件资产相关的资产认识目前有六种：
第一种，经济学视角，“资产指在其生命期内提供服务和在市场交换时能够给机构带来经济效益或利益或价值的资源”。[3]这种认识，为资产的价值观确定提供了基础，经济学里的资产概念并不仅仅局限于企业，包括家庭和政府等经济受益人。
第二种，会计学、经济学和法学视角多元视角，“资产是会计主体所控制的可以实现代表一定经济利益的法定权利”。[4]“从会计学来看，资产就是企业的负债与所有者权益之和。资产是企业拥有或控制的能以货币计量的经济资源，包括各种财产、债权和其他权利。简单地讲，会计学里资产的大意就是能够为企业所控制的或拥有的，能够为企业带来一定经济价值的资源。这个概念实际上强调了资产的法律和经济含义。法律含义在于为企业所拥有或控制，经济含义在于能够为企业带来经济价值”。[5]“资产是特定主体所享有的代表一定经济利益的现时权利，该权利包含着可直接或间接转化为货币的能力”。[6]这种认识，为资产的权利关系分析提供了多元视角。
第三种，信息管理与信息安全管理视角，“资产指对组织有价值的任何事物。资产有多种形式，包括：(1)信息；(2)软件；如计算机程序；(3)物理设施，如计算机；(4)服务；(5)人及其资质，技能和经验；(6)无形资产，如名誉和形象。”[7]这种认识，为信息资产的分类、统计、关联和分析提供了理论框架，为科学和系统地对管理机构内部的信息资产提供了指导，已被ISO广泛采纳。[8]
第四种，知识管理与知识产权视角，知识被视为资产，并有三种不同认识。[9、10、11]第一种，知识资产指能够带来收益的智力资产或业务活动产品如版权、知识产权或专利，知识资产是企业的核心竞争能力；第二种，将业务拥有或需要拥有的市场、产品、技术和组织文化作为知识资产，把知识资产看成使业务过程产生利润的核心要素，关注业务过程背景知识对象，知识资产是企业价值构成和超额利润的主要源泉。第三种，知识资产对象包括显性知识和隐性知识，关注人和物的互动，产品内容资产和过程背景资产的互补；知识资产是企业内部的契约制度安排。在三种知识资产观中文件是重要的知识来源，反映业务活动主体、客体、动因、背景、内容、过程、结果和契约关系。
第五种，公共信息资源管理和政府信息资源管理视角，文件被看成使用公共资金的公共部门所持有的信息的主要来源，是社会的公共资产，有经济价值，包括政府在内的所有社会成员均有信息利用的权利。在此视角下，文件被看成公共信息资源和政府信息资源的核心组成，作为社会公共资产管理，纳入政府信息资源管理政策和机构问责，嵌入信息资产登记、版权管理、信息再利用批准、定价、数字内容开发、信息交易、信息技术审计等活动，实施集中管理并支持政府信息公开和资产保护。[12、13、14、15、16]
第六种，数字资产视角，指可以转为二进制资源，可以长久再用的，任何形式的内容或/和媒体，包括拥有使用的权限，有也可以指机构获取或形成并保存的数字形式的信息或数字对象，存在文本内容、图像和多媒体内容三种类型。[17]在此视角下，再用性成为数字资产保护和管理的关键。
本文采用集成研究视角，综合考虑以上六种认识分析归纳出电子文件资产的管理特性，具体表现为：就电子文件来源来看，电子文件是个人、机构和国家的记忆，可以被不同所有者和利用者反复使用，具有高共享性特点；就电子文件价值来看，电子文件不仅仅具有经济价值，同时具有法律证据价值、文化记忆价值，信息参考价值、管理问责循证价值等多重价值，均能给机构带来收益，具有高附加值特点；就电子文件管理涉及的主体来看，在其生命期内有文件形成者、处理者、保管者、管理者和利用者等多种形式的利益相关方，管理权限涉及形成责任权、处理管辖权、保管归属权、管理拥有权和使用利用权等多种形式，具有复杂性特点；就电子文件管理对象来看，电子文件是信息安全管理、信息资源管理和知识管理的核心组成部分，具有非物质性特点；就电子文件载体形式而言，电子文件是数字资产的重要组成部分，具有真实性、可靠性、完整性和可用性属性特征，在动态变化的数字环境下，其长期再用存在有风险性。
2.2 文件在业务背景中的作用及其价值
2007年11月国际标准化组织文件档案管理分技术委员会(ISO/TC46/SC11)通过的《ISO 15489管理陈述》指出，文件的价值主要体现在以下七个方面：[18]
(1)战略管理，包括信息知悉下做出的决策能更有效地指导业务管理、绩效管理，提高生产力，保证管理、运营的一致性、连续性和质量。
(2)运营管理，包括快速、准确地提供服务、进行资源管理和成本控制。
(3)法规遵从，法律保护与支持。
(4)问责管理，机构治理，财务审计与业务实践审计。
(5)风险管理，包括安全管理、信用管理，业务连续计划与实施。
(6)道德规范，包括建立开放、信任的文化，满足外部权益相关方的期望。
(7)机构记忆，包括对机构知识进行捕获、再用进而达到知识创新，同时使用战略知识支持业务的开展。
2.3 文件作为资产管理的依据
《ISO 15489管理陈述》前言指出，“任何机构，不论其规模或业务性质如何，在工作过程中都会产生信息。文件作为一种特殊类型的信息，是机构的重要资产，能够帮助机构实现一系列的目标并取得成效；文件的产生和控制是机构业务活动、业务过程和业务系统的有机组成部分。有效的管理文件使机构能够控制风险，更加迅速地应对开放的、全球化的环境变化。”[19]
文件作为资产管理已被正在制定中的《ISO/CD 30300：2010信息与文献-文件管理体系-基础与术语》[20]和《ISO/CD 30201：2010信息与文献-文件管理体系-要求》[21]标准采用，将贯穿于文件管理体系的规划、实施、评估及其持续改进，贯彻落实在文件管理的方针、原则和活动要求中。
3 电子文件资产管理的动议
随着越来越多基于证据的ISO管理标准的制定或全球应用(如ISO 9000质量管理体系系列标准、ISO 27000信息安全管理体系系列标准、ISO 14000环境管理体系系列标准、《ISO/DIS 31000：2008风险管理原则与实施指南》、《ISO/FDIS 31010风险管理-风险管理技术》、《ISO/CD 19011：2009审计管理体系指南》、《ISO/DIS 26000：2009社会责任指南》)，确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性变得越来越重要。随着全球技术、经济、法律、政治、社会等复杂环境的变化，基于文件的信息资产保值利用和知识资产增值利用将成为电子文件资产管理的主要动议。
3.1 信息资产保值利用
电子文件资产管理是为了适应动态变化的电子技术工作环境下，质量管理、风险管理、法规遵从、安全管理、审计、社会责任等基于证据的业务治理、问责循证、投入产出绩效评估和合规评价等契约制度要求。
通过对业务活动记录的产生、保存和利用过程进行科学管理，保障文件的真实性、可靠性、完整性和可用性，保证信息的质量，保障机构对信息的控制力、证据力和服务力，为需求者长久地提供保值利用。
3.2 知识资产增值利用
文件作为机构业务活动的记录，是机构重要的信息资源，反映机构物理资产、人力资产、知识产权资产、无形资产等资产的拥有和控制情况，是机构价值构成和超额利润的主要源泉，是机构的核心竞争力。《ISO 15489管理陈述》指出，作为地区、国家和全球经济的组成部分，机构负有源自外部环境的职责，机构在这种背景下开展业务活动，应考虑诸多驱动因素，以提高机构对外部环境的应变能力、财务的合理性和可行性。基于电子文件管理的信息资源再利用，可以帮助机构应对以下全球环境变化，给机构业务活动及其知识资产管理带来增值[22]：
(1)手工服务向在线服务转变过程中，文件以电子化方式提供服务，可以增强机构间的合作管理能力和社会服务能力；
(2)在商业竞争加剧中，建立文件契约管理制度，有利于权益相关方的责任承诺，利益增加和权益保证；
(3)技术变革下，提高电子商务和电子政府实践中电子文件作为证据的法律可采性；
(4)日益开放的环境中需要更多的合作与协同，需要基于文件的信息公开、知识分享与交流；
(5)充分利用互联网作为信息通信和发布的便捷渠道，拓展知识积累，共享与交流的空间；
(6)在日益复杂的法律环境中业务活动开展合法合规——地区、国家和国际(例如：国际贸易法、知识产权法、国际通货与贸易条例、隐私权保护法、物种、遗产或气候保护条约)；
(7)机构以可信赖、可问责、过程透明和对社会负责的方式开展工作，提高其公信力；
(8)应对安全危机、突发事件、自然灾难等外部环境因素可能给机构业务带来的风险，增强机构业务连续性管理的能力。
以上全球变化会影响到所有类型、所有规模的机构。机构必须关注其效能提升、成本有效、遵从法律法规要求、审计和治理规范，电子文件资产管理是机构内部的契约制度安排，有利于基于文件的信息资源再用和知识资产增值利用。
4 开展电子文件资产管理的原则
综合考虑电子文件资产的管理特性及其动因，应遵循被国际社会广泛采纳的ISO 15489文件管理通用原则，同时制定专用性基本原则应对信息技术给电子文件资产管理带来的机遇与挑战。
4.1 ISO 15489文件管理通用原则
《ISO 15489管理陈述》指出，《ISO 15489-1：2001文件管理：通则》建立了文件管理的基本原则。这些原则适用于所有文件，不论它们以何种文件格式、载体形式存在，不论它们产生于机构还是个人。文件管理的通用原则包括[23]：
(1)机构应建立管理方针，定义文件管理过程中的角色、责任，包括文件的产生、捕获、管理和将文件作为业务证据提供利用，满足需求；
(2)文件管理应与业务过程、业务系统集成；
(3)产生、管理文件的技术、流程和系统应支持机构具体业务要求；
(4)对文件、文件管理和其长久利用的要求应融入机构信息总体框架的设计和实施中；
(5)应建立设计和实施文件系统的业务规则，保证文件系统用于保存、管理、利用和处置文件。
(6)管理文件的资源分配应与相关的风险评估、业务活动性质、机构类型和规模相符。
(7)应设计业务系统和业务流程，保证文件安全，不经授权不能提供利用和修改，保证文件质量，维护其准确性、真实性、完整性和可用性以及作为正据长久提供利用的法律可采性。
4.2 电子文件资产管理专用原则
集成六种关于资产的认识，考虑电子文件资产管理特性和动议，电子文件资产管理应遵循合法性、全程管理、信息化管理和风险管理四项原则。
(1)合法性原则。应培养法律与知识资产保护意识，建立电子文件契约管理制度，将信息化工作环境下文件的真实性、可靠性、完整性和可用性质量与安全保证及其文件系统功能要求纳入相关业务活动责任承诺或合同，依法依职、按社会期望，保存文件，提供文件利用，及时销毁或移交文件，满足相关法律、法规和规范的要求，维护权益相关方的权力、责任、义务与受益。
(2)全程管理原则。应树立将文件管理视为信息资源管理基石的底碳经济观，建立针对文件全生命期的PDCA文件管理体系，明确电子化工作环境下文件产生、保存、利用与控制的权责利关系，准确捕获、动态跟踪并记录业务管理过程和文件管理过程、安全存储和及时处置电子文件，保证电子文件管理活动的连贯性、一致性和规范性，以提高机构信息资源管理的整体效率、效益和效能。
(3)信息化管理原则。应认识信息技术的优势和作用，充分利用信息技术手段，采用计算机和自动化手段方式生成、保存、处理和利用电子文件，实现电子文件产生和控制过程与业务过程的集成，积极推动基于文件的信息资源的现代化管理，增强机构信息资源的管理能力和服务能力。
(4)风险管理原则。应加强基于文件的信息资源再利用意识，建立电子文件资产识别、评估、登记与审计制度，实施面向知识资产增值利用的电子文件资产登记，将电子文件内容管理融入机构信息建构；通过电子文件及其管理系统的风险评估，明确电子文件安全管理的系统等级，将电子文件资产安全管理纳入信息系统规划设计及其系统安全评估，纳入政府软件采购和外包或研发与运维的合同管理、信用管理、问责管理、审计管理和绩效管理；提升基于电子文件的知识资产管理水平，促进电子文件的有效保存，保值利用和增值再用，增强电子文件资产管理的效率、效益和效能。
5 结论
采用多学科互补互识的集成研究视角，集成六种资产观，文件资产管理相关的资产认识，互补互识的全面和系统地认识电子文件资产管理，可以得出电子文件资产管理具有以下五个特性：就其来源看，具有个人、机构和国家高共享性特点；就其价值来看，具有经济利润、法律凭证、信息安全、文化记忆、管理循证、智力创造等高附加值特点；就其涉及主体和权益相关方来看，具有形成者、保管者、管理者和利用者权、责、利关系跨学科跨部门复杂性特点；就其管理对象来看，具有信息再用和知识分享的非物质性特点；就其管理载体形式手段而言，具有电子文件保存与利用管理过程中存在高风险性特点。
分析ISO 15489文件管理陈述的要求和ISO管理体系标准的发展需求，作者提出电子文件资产管理的动议有两个信息资产保值利用和知识资产增值利用：在动态变化的信息技术背景下，电子文件真实性、可靠性、完整性和可用性保障是信息资产保值利用的内部需求；在复杂的全球化工作环境下，基于电子文件再利用的契约制度安排是知识资产增值利用的外部要求。两者存在互相联系和互相制约的关系，前者是后者发展的根据，后者是前者发展的条件。
作者认为电子文件资产管理应该在遵循ISO 15489文件管理通用原则的同时，满足电子文件合法性、全程管理、信息化管理和风险管理的特殊性功能原则要求。