一、归档管理的重要性
1、保障性：归档管理工作是档案工作的基础，档案归档工作做得好不好，直接影响档案信息资源的开发利用。档案是企业基础管理的重要组成部分，对企业的生产、经营、成长发展起着重要的保障作用。
2、有效性：科技文件材料是在设计、科研过程中直接形成的信息记录，对其进行归档管理保证了原始资料的积累，并通过管理人员的系统整理与甄别，确保了归档资料的完整与有效性。
3、实用性：经过档案管理人员对科技档案进行合理的分类、整理，增强了档案材料的系统性，节省了用户查找的时间，提高了档案的利用率。
二、归档管理存在的问题及原因分析
1、不重视
由于《档案法》宣传力度不大，舆论氛围不浓，很多职工和领导对档案法律常识知之不多，对档案法认识和重视程度不够，档案意识淡薄，对贯彻实施档案法的重要性以及对档案工作在经济社会发展中的重要地位和作用在认识没有到位，认为《档案法》是部软法，制约力不强，对档案工作重视、支持不够。从表面上看，档案部门不能直接产生经济效益。有些设计单位往往只注重经营、生产，忽视科技档案的管理，出于利益和效益考虑，并未将档案管理纳入正常的工作范围，致使为了应付检查而做的，没有依法治档的意识。这样就对科技档案的管理和归档工作带来了诸多困难。由于没有领导的支持，科技档案的管理工作规章制度如同虚设，同时归档工作的质量缺乏监督，加上相关奖惩制度缺乏执行，让相关人员的工作积极性降低，以致科技档案归档率不高。
2、怕麻烦
依照我院当前的情况来看，很多设计人员都是将重要的资料放置于自己身边，在进行查询的时候可以做到“信手拈来”，虽然这样对于科技档案的利用有一定的“方便性”，但是对其保密性和系统性来说则极为不利，且档案利用的机会仅局限于本部门。如果科技档案一旦进入到档案室，那么再进行档案借阅或修改就需要通过手续的办理，比如某些项目设计图纸修改，就需要经过部门、院部领导的审批，通过档案室的管理程序流程管控，才可以对相关的科技档案进行修改，这就导致了很多人对于档案室的认知仅仅停留在“手续繁琐，制度教条”的程度上，减少各部门人员与档案室的接触，档案提供利用的机会也相对较少。另一方面，加上有些档案管理人员专业知识薄弱，责任心不强，对档案存放不熟悉，接待查、借阅人员不耐心，无法有效检索、查找的档案就对查阅人打发了事，严重影响查阅人的工作，直接屏蔽档案的利用。
3、缺沟通
科技档案的归档所涉及的部门众多，有本单位内部的，还有外单位的，如建设单位、施工单位、勘察单位等，由于项目从设计到竣工建设周期较长，所涉及的事物也相对复杂，其并非简单的档案部门的工作，因此就需要多个相关部门都积极参与其中，一方面给予档案管理部门一定的支持，另一方面也能够建立部门之间的支持。但是，依照我院当前的情况来看，相关业务部门之间的沟通很少，即使涉及到部分业务的关联性，由于对科技档案的理解和管理不足，此方面的内容则较少涉及。部门相互之间缺乏必要的沟通和联络甚至理解这也给档案归档工作带来了很大的难度。
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三、解决问题的方法与措施
1、提高重视，认识到科技档案管理的重要性
通过宣传教育对设计单位内部进行档案管理工作的宣传和教育，让设计单位的所有员工和设计人员都对档案管理工作有一定的了解，通过学习从思想上对档案管理工作有一定的认识，并根据档案管理规定进行档案管理工作非常重要。只有让所有人认识到科技档案管理的重要性，其工作才能够更好地开展。同时单位还可以参观档案管理工作较为出色的单位或者部门，达到学人之长、补己之短的效果。从而让更多的人从思想上对科技档案的归档工作产生新的认识。
2、建立健全并完善设计单位相关的档案规章制度
俗话说“没有规矩，不成方圆”，做任何一项工作，没有规章制度作为保障，工作不可能做好，档案管理制度的健全能够使归档工作有章可循，并将制度纳入到企业制度和领导、职工个人的绩效考核当中，明确任务，责任到人，依制度办事。各部门资料员负责资料收集，跟进项目进度收集资料，如图纸会审阶段收集整理“会审纪要”，工程施工过程中的“工程联系函”及“分部工程质量验收报告”等资料，待项目竣工时整理归档。档案管理人员在收集档案时遇到资料不齐全、不完整情况的，如有的文件缺少附件，文件无盖章，有的无计算书等等，这就要求在收集材料时对每份移交的文件进行过目，仔细检查，对缺少的文件追根溯源，收集齐全，严格按照档案管理制度办事。各设计单位的档案管理可以根据国家规定的法律进行制定，也可以根据设计单位自身的运营特点进行档案管理制度的制定，总之档案的管理必须有一定的管理制度予以限制，这样才可以使档案的管理有法可依，按照规章制度循序渐进进行科技档案管理，有效地降低设计人员归档和利用档案的难度，减少检索档案所需的时间，间接增加设计单位的效益。同时，组织档案管理人员到兄弟设计单位参观、学习，借鉴同行业其他设计单位的管理模式，增强自身的管理水平。
3、为设计人员的档案利用寻求更好途径
科技档案的高效利用与工作人员的积极性有着直接关系，因此为设计人员的档案利用寻求更好途径是解决当前档案管理问题的关键，为了保证设计人员能及时、准确、全面的查找到自己所需要的档案信息，档案管理部门应该升级自身的管理模式，优化数据结构，采用更为先进的数据档案管理系统，并提供定期的更新维护，这样在设计人员需要进行档案利用时，可以快速准确的进行档案的利用，增加了设计人员归档和利用档案的积极性。同时档案室应加强管理人员业务水平及服务态度，如有条件还应提高自身编研的水平，争取为设计人员提供高质量、高水平的档案信息编研成果，急设计人员所急，想设计人员所想，只有这样，科技档案归档工作才能得到设计人员的肯定和支持。
4、促进档案室与各业务部门的联系与沟通
做好档案室与各部门之间的沟通非常重要，其也应当成为设计单位工作的重点。和谐的工作氛围可以促进各个部门之间的合作配合，使两者和谐相处、彼此尊重，从而达到互相促进的最佳状态。设计单位领导部门应该认识到，档案部门是其他部门的技术和数据支撑，优先发展档案管理部门的职能是为其他部门更好工作的基础，因此创造良好的企业文化，使各个部门你中有我，我中有你，共同进步就是对档案管理部门的强化建设，而这更加是企业进步的重要手段。
综上所述，科技档案的归档管理对于设计单位的重要性不言而喻，其应当得到越来越多人的关注和重视，通过相应方法的探索和研究，提升科技档案管理效率和质量，让科技档案的归档更加行之有效，为设计提供更多的信息资源。
参考文献：
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论文作者:卢秀丽
论文发表刊物:《基层建设》2016年第34期
论文发表时间:2017/3/22
标签：档案论文; 科技论文; 单位论文; 工作论文; 设计人员论文; 部门论文; 档案管理论文; 《基层建设》2016年第34期论文;