人事档案作为人事管理工作中的重要的组成部分，随着社会发展进步和加快的人事改革，人事档案扮演角色日益加重，对其研究具有重要的理论和现实意义。本文通过分析传统人事档案在管理理念、内容质量、管理制度与管理方式等方面存在的弊端和不足，探索人事档案管理的可行性对策，以适应现代社会发展的需要。
一、传统人事档案面临的挑战
（一）管理理念方面
随着市场经济和人才交流日益增多，人事档案本应充分发挥其人才信息服务作用，但传统人事档案管理理念从产生之初就侧重于“管”，这种理念指导下的人事档案管理工作成为管理者限制人才流动的工具，管“死”了人才，成为个人发展的羁绊，影响了人才资源的合理流动和开发利用。观念上存在重政治轻业务的思想，这使得人事档案部门档案收集集中在政治思想表现，忽视了反映个人业务能力的活的材料的收集，人事档案材料有限的内容，不能全面公正地评价和反映个人真实情况，造成档案价值的实现大打折扣。可见传统的人事档案管理理念显然已经不适应新形势的发展。
（二）内容质量方面
传统的人事档案质量不高不能适应新时期人事管理的需要，难以发挥人事管理的功能和作用。主要表现在：一是人事档案资料收集的对象范围狭窄，重点关注主要领导人和高层干部的材料，而造成了广大普通干部职工的材料收集少。二是新材料补充不及时，一些单位的人事部门保存的多是“过去时”的资料，如政治思想、品德作风、工作履历材料、任免材料等，而反映最近的业务工作进展及实绩贡献、新成果等材料偏少。三是鉴定审查把关不严，人事档案的真实性无从保证，给一些人事资格认证及参考凭证都带来了许多麻烦，严重响了广大员工的工作积极性。
（三）管理制度方面
传统的人事档案管理制度强调保密，属于一种内向型、封闭式的管理模式，考虑到维护档案的准确性、真实性、保密性等方面因素，大多人事档案都保存在机构内部的组织或人事部门，一般不对个人开放，组织领导或组织部门是唯一查用者。这种封闭的模式一方面造成个人调用人事档案的程度复杂，条件苛刻，加之个人使用档案范围有限，这严重限制了人事档案的充分利用和人才流动。另一方面由于各机关自行保管人事档案，很难对人事档案进行信息开发和交流，极大制约了人事档案高效和优质的管理。
（四）管理方式方面
随着人事制度改革，人才流动日益频繁，人事管理也日趋复杂，人事档案工作量也大大增加，但目前，许多单位的人事档案管理仍处于弱势地位，由于领导重视不足，资金投入有限，管理手段落后，大量工作仍是手工操作，效率十分低下。一些单位即使配备了计算机，但由于专职档案员素质低，信息化水平管理效果并不显著，人事档案管理水平低下且利用价值不高，已不能适应社会发展的需要，针对传统人事档案管理方式老化失效的情况，探索现代化管理方式已经刻不容缓。
二、现阶段人事档案管理工作的对策分析
针对传统人事档案管理存在问题，结合当前管理水平与实际，人事档案管理从以下几个方面采取有效对策进行改革与完善。
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（一）更新管理理念
解决人事档案工作中出现的诸多问题，其根源在于摒弃组织人事部门和单位领导的狭隘的管理理念，增强各级领导的档案意识，将思维从从前“为单位”管理拓宽到为人的未来发展上来，改变传统的被动服务意识，充分认识到人事档案的价值、地位与作用，在人、财、物诸方面积极支持人事档案工作。档案工作人员应加强业务素质的培养，严格遵守人事档案管理制度，不断更新知识结构，以适应和服务于人事档案管理及逐渐现代化的发展趋势。
（二）健全并贯彻各项规章制度，提高档案工作质量水平
各单位依据《档案法》有关规定，结合本单位实际，制定并完善各项档案管理制度，建立严格的人事档案收进、转出登记制度和定期检查核对制度，并认真贯彻执行，做到有法可依，确保人事档案工作的严肃性。针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况，补充具有个性的人事档案材料，及时堵死转递和保管工作中的漏洞，防止“无头档案”的产生，提高人事档案工作的客观、公正性，有助于在组织行业范围内形成良性竞争激励机制。
（三）建立适应时代要求的人事档案管理中心
借鉴美国联邦文件中心的管理经验，建立人事档案管理中心，实现对人事档案的集中统一管理，不仅减轻各用人单位的负担，节省人力、物力、财力，也改变单位对人事档案的占有权，将“单位人”彻底解放真正成为“社会人”。通过对人事档案进行进一步加工整理，建立人才资源数据库，为人事档案管理的现代化及人事档案管理工作的相对稳定性、持续性提供了保障。人事档案管理中心能够根据社会的需要及时准确地提供人才信息，改革了陈旧落后的管理方式和手段，有利于人事工作的开展和对人事档案的开发利用。
（四）加快人事档案信息化管理进程
传统档案的手工操作，带来一系列的问题。在新的形势下，随着人才流动加快，人事档案信息量日益增加，人事档案现代化在信息的查询、检索、统计、存储等方面具有较大的优势，更多打破地域限制。现代人事档案承担了一些信用凭据、业绩认定等新功能，发挥更重要的作用，提升人事档案利用价值和效率，信息化、网络化是其出路，这就需加快推动人事档案信息化建设工作，科学、先进的人事档案管理和服务模式，实现了人事档案管理的高效化，促进了人事档案管理工作不断完善和优化，极大提升人事档案管理的质量。因此，增强人事档案管理现代化的意识，保障人、财、物的经费投入，推动档案硬件和软件上的升级换代，是档案信息化建设的重要发展途径。
结语
在当前社会和经济快速发展的新形势下，传统的人事档案管理工作存在滞后性，暴露越来越多的问题和不足，因此，努力探索人事档案管理的新途径、新方法，加快建立更适应社会发展需要的人事档案管理模式和管理方法，加快推动人事档案现代化建设工作，以更好地服务于社会。
参考文献：
[1]朱传芳.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].黑龙江史志.2014（23）
[2]邢琳.浅析人事档案管理存在问题及对策研究[J].经营管理者.2015（17）
[3] 文婉弟.人事制度改革对人事档案管理的影响研究[J].中国管理信息化.2015（14）
作者简介
褚夫亚：潍坊市人民医院，人力资源部，馆员；
论文作者:褚夫亚
论文发表刊物:《健康世界》2018年23期
论文发表时间:2018/12/20
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