摘要：随着社会的不断进步，科技的不断提高，使得很多传统的工作方式面临被淘汰，因此，传统的档案保存及其相关工作方式都应有所改变。另一方面，各类企业面临着越来越激烈的社会竞争，而电力企业要想在如此激烈的社会竞争中立于不败之地，就必须加强电力企业档案管理，使电力企业档案管理由原来传统的管理模式逐步转变为数字化管理模式。本文从电力企业实行档案数字化管理的原因着手，探讨了电力企业应当如何做好档案数字化管理。
关键词：电力企业；档案数字化管理；意义；注意事项
电力企业实现档案数字化管理，不仅有利于电力企业在激烈的社会竞争中立于不败之地，同时也利于电力企业在未来得到更好的发展。电力企业实现档案数字化管理，要求电力企业不仅从技术手段上实现档案数字化管理，还要求从电力企业管理观念与管理制度等方面实现数字化管理。下文将先从电力企业档案实现数字化管理的原因着手展开相关论述。
一、电力企业实行档案数字化管理的原因
（一）有利于电力企业保存档案及员工的使用电力企业传统的档案管理模式是纸质档案管理模式，这种档案管理模式不利于档案的长期保存和使用，而由传统的纸质模式转为数字化管理模式就会十分有利于电力企业中档案的管理。这是因为传统的纸质档案管理方式下，员工或是单位的管理人员重复的借阅档案就会对档案造成一定的损害，不仅不利于电力企业中档案的保存，同时也不利于电力企业中档案的管理。再加上在现代社会中，电力企业中的工作人员使用档案的频率越来越高，传统的纸质档案管理模式已经满足不了员工的需求，因此应当加快促使电力企业中纸质的档案管理模式转为数字化的管理模式。在电力企业档案管理数字化管理模式下，不仅会方便电力企业中工作人员进行档案的使用，同时档案由纸质的管理模式转为电子数据的管理模式也十分有利于电力企业中档案的保存。
（二）有利于电力企业对档案的管理和使用随着市场经济的不断延伸，电力
企业要想获得好的发展，就必须进行有效的变革，而进行变革就必须将每一种新的管理方式登记在企业的档案中，传统纸质的档案管理模式很明显已经满足不了电力企业的需要，采用数字化的档案管理模式后，电力企业就能够及时准确的将发生的改革以及采取的新的管理方式记录在档案中，这对于电力企业使用档案来说，是十分有利的。除此之外，采用数字化的档案管理模式，还能够提高电力企业档案管理的水平，能够及时地发现档案管理中存在的问题，并采取积极有效的措施不断的改进，从而促使电力企业不仅在档案管理方面的水平得到提升，还能够提升电力企业整体的管理水平。
二、电力企业实行档案数字化管理的意义
（一）数字化管理是实现由传统的管理模式向现代化管理模式转变的最好方法。数字化管理可以通过一系列高科技手段来完成，能提高效率。档案工作传统的手工方式效率较低，将被淘汰。档案工作人员不仅仅是档案实体的保护者、调卷者，还将成为档案信息的管理者、档案信息产品的生产者、档案信息利用咨询答疑的服务者。
（二）档案信息数字化使档案部门能够摆脱库房式管理方法。档案的排列完全虚拟化，按照设定的软件程序进行整理排序而输出，有利于提高信息的收集和使用效率。对于珍贵的档案文献或档案原件处于易损或变质状态时，经数字化后，可制作视读替代品，将原件完好保存。
（三）数字化管理采用先进的数字化存储技术。随着社会文化、经济、科技等的迅猛发展，档案信息总量也以惊人的速度增长，造成档案库房拥挤、保管困难。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆而数字化信息主要存储在光盘、硬盘和软盘上，它们具有存储密度高、使信息存储密度高，存储量巨大、性能可靠、易用性好、存储成本低、多媒体融合等显著优势，节省储存空间，受到了普遍欢迎。
三、电力企业档案数字化管理方法及注意事项
（一）电力企业单位负责人重视档案数字化建设要想在电力企业中做好档案数字化管理工作应当要求电力企业单位负责人重视档案数字化建设，这是档案数字化管理模式在电力企业得以实施运用的前提。电力企业实现档案数字化管理是一个长期的过程，必须要电力企业单位负责人重视档案数字化建设，为实现电力企业档案数字化建设创造条件，这样才能使档案数字化建设能够在电力企业中得以有效的实施。电力企业单位负责人应当重视企业档案管理团队建设，除了聘请专业的档案管理人员外，还应当注重对企业原有档案管理人员水平的提升，定期对电力企业中的档案管理人员进行培训。其次，电力企业单位负责人应当注意协调各个部门之间关系，促使各个部门协助档案部门进行各项管理工作。除了应当配备专业的档案管理人员外，电力企业单位负责人还应当注意协调档案部门与各个部门之间的关系，要求各个部门支持档案部门的工作，加快企业实现档案管理数字化的步伐。
（二）建立电力企业档案数据管理库建立电力企业档案数据管理库对于档案数字化管理也十分重要，建立电力企业档案数据库，首先就应该建立良好的电力企业档案目录数据库，这样可以根据目录来搜索需要的档案。建立企业档案目录，就是将电力企业中档案按照不同类别，给档案分号，以档案名称等逐一登入电脑中，将所有的电力企业档案收入目录数据库，这样对电力企业档案管理时，只需对其目录进行管理。建立电力企业档案状态数据库也是非常重要的，档案状态数据库的作用是将电力企业中各个新的信息进行统计整理，通过计算机网络传输保存，将信息收集到这个档案状态数据库。档案状态数据库有利于人员信息的管理，能够区分最新档案和陈旧档案，有利于有用信息的提取。同时对于电力企业档案管理人员也有很好的促进作用，能够使他们有充足的时间将各个档案信息整理，并准确地分类到各个档案库分类中。
（三）进一步优化电力档案管理方式：第一，要建立高效的档案信息交换通道，确保档案信息的流向明确，进一步简化档案室的工作流程，降低电力档案管理难度。第二，建立日常的电力档案管理细则，争取做到责任到人。第三，始终坚持“以电力企业为中心”的档案归档意识，确保每个档案室各司其职，不会出现业务交叉错乱的现象，提高电力档案管理的安全性。第四，加大对电力档案管理的资金投入，进一步提高电力档案管理设施的质量，无论在硬件方面还是在软件方面，都要做到及时更新，及时维护，提高电力档案管理的管理质量。
除了上述三点之外，对于电力企业档案数字化管理，还应该加强电力企业全体员工对档案数字化意义的认识和管理意识，这一点也是十分重要的，这对于电力企业档案数字化管理实现具有非常重要的意义。档案管理人员要以身作则，为其他员工做出榜样，首先提高自己对档案数字化管理意义的认识，然后带动电力企业其他的员工，要求他们参照管理人员的标准要求自己，从而加强全体员工档案数字化的意识。
结束语
综上所述，电力企业由于自身发展的局限性，促进电力档案管理工作水平的提升存在着许多方面的原因，尽管目前我国电力企业的档案数字化管理工作中，各项管理制度也不太完善。因此，各电力企业应结合自身情况，做出合理的调整，积极利用各种合理的措施，提高电力档案管理水平。随着现代社会的发展，电力企业档案必须由传统方式转化为数字化管理模式，这是电力企业自身企业文化的建设，也是提高自身管理水平的重要手段。
参考文献：
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[3]阳琳. 浅谈数字化档案管理在供电企业中的重要性[J]. 电源技术应用，2013.
论文作者:周晓琴
论文发表刊物:《电力设备》2017年第22期
论文发表时间:2017/12/1
标签：档案论文; 电力企业论文; 档案管理论文; 管理模式论文; 电力论文; 信息论文; 纸质论文; 《电力设备》2017年第22期论文;