摘要：文章结合广东省特种设备检测研究院顺德检测院档案工作的实际情况，分析推动档案数字化管理的意义，进一步详细分析档案数字化管理的优缺点，最后提出了档案数字化管理的优化措施。
关键词：特种设备；档案管理；数字化管理；措施
引言
广东省特种设备检测研究院顺德检测院是广东省质量技术监督局直属公益二类事业单位，隶属于广东省特种设备检测研究院，是具有独立法人资格的综合类检验检测机构，设有广东省质量监督特种设备节能产品检验站以及国家工业锅炉质量监督检验中心（广东）。目前，广东省特种设备检测研究院顺德检测院已取得了国家特种设备检验检测机构核准证、国家实验室认可证、计量认证等资质，成功申报广东省特种设备低碳环保工程技术研究中心，并获得首批广东省政府购买环境监测服务机构资质和广东省重点企（事）业单位碳排放核查、盘查服务资格。顺德检测院负责本区域的检验工作中形成了大量有价值的档案资料，为使档案资料得到最大限度地利用，并使其能有效服务于生产建设的作用能够获得充分发挥，必须采取有效的方法和措施，加强档案管理工作。
一、广东省特种设备检测研究院顺德检测院的档案资源配置
（一）人员配置。成立了档案目标管理工作领导小组和鉴定小组，院长任组长，办公室主任负责落实具体工作，本院综合档案室归口业务室管理，设有专责档案员、兼职档案管理员和资料管理员4人，负责收集各部门档案并向综合档案室提供文件和资料，网络覆盖全院各个部门。
（二）设备配置。综合档案室总使用面积141m2，其中办公阅览室32m2，库房面积89m2。档案室现有设备：密集架3组27列，电脑、打印机、复印机、碎纸机各1台，铁柜8套、空调机3台、图书柜3个、目录柜1个、温湿度计1套、干粉灭火器2个。
（三）室藏。综合档案室现有文书、基建、设备仪器、
会计、报告、专门、实物等8类档案共计4875卷（册）、60121件，图书资料452册。设备仪器档案114卷，包括办公和检测设备仪器档案。实物档案32件，光盘1册9张，包括本单位获得的奖状、奖旗、奖牌、奖杯、奖章、证书、锦旗等的荣誉实物。
二、推动档案数字化管理的意义
推动档案的数字化管理进程，不仅可以更好保护历史进程中所产生的档案原件，尤其是对于一些非常珍贵的文献档案来说能够起到更好的保护作用。比起传统档案管理中的物质载体方式的档案管理来说，电子数据化后可以实现重复使用，并具有复制的功能，同时实现多方共享同时使用。所以要加大档案的数字化进程，加快传统档案的电子化管理，从而更好的规避档案在频繁使用中所产生的损毁的风险。再如老旧的录音及录像档案资料，由于载体自然的老旧损坏基本都无法读取，所以将这些档案资料进行数字化转化能够更好的起到抢救性保护的作用，使得珍贵的历史资料可以更加长久的被后代所利用。
积极推动档案管理的数字化进程，不仅能够提高档案的利用率，同时还可以更加深刻的挖掘档案的历史价值。再此过程中要构建全国范围内共享的档案数据库，使得有档案使用需求的用户能够通过系统平台更加自由的进行查询、使用，从而实行档案信息资源的快捷利用和有效共享，通过档案信息资源的有效利用率，满足社会需求。积极推动档案管理的数字化也是实施政务信息公开的需要，是维护人们群众合法权益的不可缺少的重要内容。在推动政务公开过程中，要加强档案的数字化建设，推动政务公文及相关档案的数字化建设，从而使得社会公众能够便捷的通过网络就可以获知相关的政务信息。
三 档案数字化管理的优缺点
（一）档案数字化管理的优点
1）降低财政运营成本
由于档案数字化管理是通过软件服务完成相关机构的档案工作，因此可以通过需求的资源数量以及使用时间的具体情况进行处理。同时还能通过及时使用更新资源。管理机构同
时在服务器、网络、机房以及数据中心方面的投资建设费用以及维修费用也会大大降低，可以有效降低财政运营中的资金压力。
2）满足档案信息的扩展需要
当前，百姓对政府及公益型事业单位的服务要求越来越高，因此各职能部门业务量不断加大，导致初期的管理软件难以满足当前需要。为满足当前工作需要，需要进行使用软件的
二次开发。具体包括路由器、服务器以及数据库，内容繁琐，同时改造周期较长，对当前工作的开展会造成一定的影响。使用档案数字化管理服务可以提高软件的专业化服务，保证用户对最新技术的使用情况。
3）提升档案管理工作效率
档案信息化的发展对于简化档案人员工作具有非常重要的意义。档案数字化管理的使用可以为各单位日常档案工作中提供专业的技术服务和技术保障。因此技术保障人员应该积极提供软件更新、应用以及安全问题的咨询。从而通过档案数字化管理不断提高档案管理的工作效率。
（二）档案数字化管理的缺点
1）初期建造成本较高
档案数字化管理本身是信息技术在档案管理中的一种发展。当前由于相关技术的影响，导致档案数字化管理系统的搭建会需要较大的投入成本。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆由于每年财政预算的控制，加上不同档案类别的不同领域的不同技术问题，导致搭建档案数字化管理系统较为缓慢。
2）档案数字化管理安全性有待提高
档案数字化管理本身是一种虚拟平台，由于相关技术的不完善，导致存在一定的安全问题，对于信息泄露以及丢失呈现出较大的风险。各单位由于自身的发展问题，数据的稳定性及可变性难以控制。同时数据在云存储的过程中也容易受到病毒攻击以及破坏，对日后发展产生了一定的障碍。
四 档案数字化管理的优化措施分析
（一）提高档案管理重视度
政府部门中档案管理工作是最基础最重要的工作，但也是保障部门管理的保障措施，构成核心资源的信息类型，从这里可以看到档案管理工作的重要性。这就需要改变传统不重视档案管理的观念，明确档案管理工作的重视度，依托具体情况给出切实可行的信息化建设方案，促使档案管理工作全部落到实处。政府大力支持档案管理工作，促使工作切实向着信息化与科学化方向发展，充分发挥档案管理的作用。档案工作是记录所有已发生真实活动，具有宝贵的经验与财富。政府支持部门档案信息化建设工作，增加资金与技术投入力度，推动档案信息建设工作。
（二）完善信息化档案制度
随着科学技术快速进步，档案管理手段逐渐更新、管理水平提升，建立健全工作体系，实现档案管理细则的统一编制，全面落实到位，实现系统软件的可移植性，规范处理档案信息化管理。明确个人岗位与责任，统一管理各门类与载体档案，确保档案管理与现实工作同步。完善档案计算机管理系统，借助计算机数据处理功能，建设局域网，有效连接各单位职能部门，实现内部资源统一化管理，促进资源使用率提高。创新档案管理工作方法的主要手段就是更新管理方法，努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作中存在的问题，借助各种现代化手段提高管理效率，提高其中技术含量与水平，创新档案管理手段。
（三）提高档案管理人员素质
政府部门档案管理工作质量直接受到档案管理人员素质的影响，特别是档案信息化建设过程中，需要针对性的引入专业档案管理人才，档案信息化建设依托于计算机基础，确保日
常档案管理工作顺利进行。政府可以采取公开招聘的方式，选择优秀的档案管理人员，严格考核，确保其具备相应的职业素养与道德修养。此外，要对现有的档案管理人员开展专业培训工作，提高档案人员计算机信息化能力，也只有如此，才能保证档案管理工作顺利完成，提高档案管理人员的综合素质。
（四）做好档案信息化建设
1）配备相关硬件设施。档案信息作为政府的主要资源，信息化建设与维护过程中需要完善档案管理信息系统的安全，当出现意外情况时可以保证档案信息安全。做好硬件设备运
行与维护工作，保证硬件运行安全。及时查看服务器与网络设备运行状态及日志，发现安全问题，及时排除隐患； 2）保障网络安全。网络在代表方便的同时，因为本身的开放性也产生一些安全隐患，如病毒、木马等，通过系统漏洞窃取资料，甚至涂改与删除部分资料，给企业造成损失。此时可以引入防火墙技术，提高网络安全性； 3）构建数字档案馆。政府档案馆建设本身就是一个功能集成的过程，在企业内部局域网中构建一个大规模的内部档案资源库，员工可以随时检索与访问信息资源，提高工作效率与质量；（4）实现档案室之间相互联系，通过相互弥补提高档案管理质量。目前，特检行业信息化建设缺乏宏观指导和规范，管理相对分散，形成了一个又一个的信息孤岛，影响了全国性数据资源的准确性和可靠性，也影响了信息资源的整体优化和充分利用。
（五）做好特种设备检验检测档案管理
（1）特种设备检验检测档案作为安全档案管理的主要部分，档案数字化管理过程中要格外重，避免出现遗漏情况。同时档案信息化建设过程中做好技术档案的数据收录工作，为查阅做好铺垫与奠定基础。这就是需要政府做好相关准备工作，认识到档案管理的重要性，文字和图片收集并保管好；（2）检验检测档案管理的总负责人进一步明确，检验工作的同时收集验
收档案，收集现场工作中同时添加原始记录，确保数据收集的准确性、及时性，完整填写相关内容并保持整洁，检测人员及时档案制作者也是直接负责人。全体员工都有责任与义务保护档案的完整性与真实性；（3）实现动态性特种设备档案管理。所谓动态性，指的是变化发展的状态管理，因此必须实施动态管理方法。如，管理锅炉检验档案时，必须采取一炉一档的管理方法，通常锅炉定期检验档案保管需要维持 8 年时间，这就需要全面监控锅炉的状态，包括改造、修理等内容。建设档案数字化建设的基础上，利用电子文档归档的方式整理定期年检设备的检验检测档案，最大程度节省成本与保存空间。
五 结束语
特种设备的正常运行是企业安全生产，社会和谐稳定，人民健康生活的保障，而特种设备档案对特种设备有重要的指导监督意义，因此，做好特种设备档案的管理工作是档案工作者的重要职责和光荣的使命，愿广大的档案工作者继续为做好特种设备档案工作而努力。
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论文作者:霍慧红
论文发表刊物:《基层建设》2019年第15期
论文发表时间:2019/8/7
标签：档案论文; 档案管理论文; 特种设备论文; 工作论文; 广东省论文; 管理工作论文; 顺德论文; 《基层建设》2019年第15期论文;