摘要：随着大数据时代的到来，有效整理企业的内部资料，并经过数据挖掘技术进行挖掘分析，将会给企业创造巨大的利润和财富。档案是过去工作和历史的记载，是历史的真实凭证，是第一手的参考资料。不管企业规模大小，文档数据关于企业经营的重要性显而易见。随着企业的不断发展，必然会日积月累产生大量有价值的文档。做好文秘工作可使这些文档为企业的有效工作提供重要的学习和参考，也将是企业宣传教育的生动资料。
关键词：文秘工作；真实凭证；档案管理
引言
现代企业文秘工作触及内容广泛，除了包含日常的文件整理之外，还包含企业内外部通讯、项目管理、计算机使用等等。公文、文书作为文秘工作的成果，是档案管理的目标，这表明公文文书是文秘工作与档案管理工作实现有机结合的关键，要确保公文格局与文书归档的规范性，提高文档的一体化运作，这样才能为企业文秘工作与档案管理工作的有机结合创造良好条件。
1 文秘工作与档案管理工作结合的意义
1.1提高文秘办公效率与办公人员素质
文书档案管理工作不仅仅是对文书档案的管理，对各种类别资料的整理与归档，还包含快速精确地提供资料、提供信息查询服务，这就对文秘人员工作效率与工作素质提出了较高的要求。文秘工作是对资料的整理与立案归档，而档案管理工作是对文秘工作成果的一个管理和使用，将两者有机结合起来，能够鼓励文秘工作者努力提升自身综合素质，提升收发文件、编制文件、管理文件、存档等一系列工作的连贯性和整体工作效率。事实上，现代企业文秘职工兼做文书档案管理工作，包含文书档案的收集整理、鉴定核对、检索、使用分析等，文秘工作与文书档案管理工作各环节彼此相关、彼此联接，两者的有效结合能够进步各环节工作联接的有效性、及时性，提升文秘工作效率，为档案管理奠定良好基础。
1.2提高公文质量与档案管理质量
现代企业文秘工作与档案管理工作以电子化、机械化、自动化为主，以人工为辅，运用计算机、打印机、多媒体等先进电子设备完成了工作自动化，节省了很多劳动力。自动化的文秘工作与数字化、信息化的档案管理，以及文秘工作与档案管理工作的结合，可以有效削减人为失误状况发作，提升数字计算的准确率，提高公文质量与档案管理质量。
2 文秘工作与档案管理工作之间的关系
文秘工作是保证职能部门正常运转并为决策者效劳的一项工作。它在文件、会议、就事等方面从事着辅助性、顾问性、事务性的工作，既不同于领导工作，又不同于业务部门的工作。同社会改造活动相同，文秘工作具有自己的特点。文秘工作中发生的各式各样的文件是档案的主要来历，因为文秘工作中发生的公文还在传递、承办和履行过程中，具有现行效用，故还不能称之为档案，只要其完成了一切公文处理程序后，作为历史记载保存起来以备考察的文字、图像、声响的文书和信息资料才是档案。因而，公文构成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文构成关，是做好档案管理工作的基础。文秘工作与档案管理是紧密联络在一起的，二者是有机结合的整体。文秘工作中发生的公文是档案的前身，档案是公文的连续，两者既有同一性，又各自具有特性。两者记载和反映人们社会实践活动的功能相同，公文记载反映了某一特定人群的社会活动实践或者其他历史档案，是实际的活动；而档案管理是要将这些记载、档案保存下来，其保存的是历史活动记录，它们具有基本相同的物质载体，两者在内容和格局上完全一致。档案管理的前期工作是要对档案进行必要的整理和总结，这就有赖于公文的整理，少了文秘工作对公文的整理，档案管理就不能很好地进行下去。文书档案的价值关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质，高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的，它们既有联络又各自独立。
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3 企业文秘工作与档案管理工作有机结合的对策
3.1提高文秘对档案工作的认识
提升档案管理工作质量的关键是基础工作要做好，而文秘工作作为档案管理工作的基础工作，是档案管理工作质量的保证。作为文秘，有必要从思想上认识到档案管理的重要性，并将文秘工作和档案管理两者有机的地结合在一起，注重两者在工作程序上的严密联接。具体工作中，两者要默契的分工合作，各司其职。文秘只要充分地认识到档案工作的重要性，用高标准来严格要求自己，在工作中本着认真负责的情绪，标准地处理好每一份公文，尽可能地确保资料的完整、连贯，才能减小档案管理的难度，提高档案管理的质量。
3.2加快档案信息化建设，提高档案工作现代化水平
随着以互联网和云计算为代表的网络时代与大数据时代的到来，档案管理现状已不能适应档案工作的发展需求，档案基础事务建设的中心向档案管理信息化建设搬运。只要改变传统的档案保管、使用、检索方法，树立健全合适档案的现代化管理模式，才能防止档案管理工作脱离社会，防止档案机构变成朴实博物馆式的收藏机构。要加强基础事务工作，在树立科学的检索系统方面下功夫。特别要加强机读目录数据库建设，不断适应信息化、现代化管理的需求，实现从手艺检索向计算机检索的全面过渡。
3.3及时做好电子归档及规范管理工作
随着档案管理信息化的发展和网络建设的逐渐推进，一致的网络渠道整合档案，最大限度完成信息资源共享成为一定的趋势。文秘部分要自动介入本单位办公自动化、电子政务建设，经过技术支持与制度建设，树立完善的电子文件归档机制，加速实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，然后保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。同时要在现有技术状态下根据查阅需要，先选择部分常用、宝贵的档案进行扫描，使其能全文阅读；然后依据客观的人力、物力和财力状况，有针对性、有计划性、有要点性地逐渐实现原有档案的数字化变换。
3.4建立健全档案管理的保障制度
制度建设是做好档案工作的基础。因为档案资料构成的部门不同，构成的时间也不同，这就给及时、全面搜集资料增加了难度。树立各项规章制度并保证其实施，是档案工作得以顺利进行的一项根本措施。如档案信息的专报专题研究制度，修改、辅导、选择、送审以及追寻反馈制度等。只要不断树立健全这些规章制度，才能最大极限地保障档案的收集、整理、保管、使用各项工作顺利进行，使档案工作有章可循、逐渐标准，走上良好的发展道路。在信息技术飞速发展的今天，文秘人员如何故高度的工作责任感和敬业精神，与档案管理工作规范衔接，实现真实意义上的“文档一体化”，应该是办公自动化全面实现今后进行的一项重要课题。如果说在文档一体化管理中，文件收集是基础，规范整理是手段，综合使用是目的，那么文秘人员就是连成这一先进管理程序的丝线，是一个非常重要而不行代替的环节。文秘工作人员对档案工作要有高度的知道，不断改变思想观念，继续改进档案管理，积极为单位发展提供真实可靠的有效信息，使档案管理工作在现代化企业建设的大潮中发挥应有的重要作用。
结束语
总之，文秘是档案工作的基础，档案管理是文秘的进一步提高。在一个企业或单位，无论文秘，仍是档案管理人员，都应认识到文秘和档案管理的重要性，尽可能地将二者衔接好；同时，不断提升自身素质，做好本职工作，以提升机关的整体工作效率。
参考文献：
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[3]王梦禹.从中小型企业文秘人员需求试论教育机构秘书人才培养[D].暨南大学，2013.
论文作者:张成凯
论文发表刊物:《基层建设》2018年第5期
论文发表时间:2018/5/21
标签：文秘论文; 档案论文; 工作论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 公文论文; 文书论文; 《基层建设》2018年第5期论文;