印章档案管理初探，本文主要内容关键词为：印章论文,档案管理论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、精心研究，确定整理方案 印章档案是一种实物档案，它形成周期长、数量少、来自于各个单位，并有其自身的特殊性。鉴于其载体的特殊性，所有的印章可以集中保管，但它只能作为一个有实无名的保管单位。印章档案的整理可以借鉴照片档案的整理方法。因为这两者作为档案的性质和功能非常相似，也可以把印章档案像照片档案那样，看成是文书档案的必要补充。在印章档案总保管单位内，可以分类，直至分到以盒为最小类，即以盒为实体；在每盒内，各个印章按照一定的次序排列。每个印章的下面都应像照片档案一样，有文字说明，文字说明的位置可以灵活一些，比如可以附在印模下面，也可以置于每盒内，也可以全部集中在一起，装订成册。
二、系统研究，确定分类方案 在印章总保管单位内进行分类，是进行多层分类，单层分类，还是不设类？用什么标准进行分类？所谓不设类，就是把所有印章按照时间顺序排下来。但实际是同一个时间里有许多不同单位的印章，这些单位的排列谁先谁后？还有，印章数目很多，若不设类就不易查找。其次我们考虑进行多层分类。第一层按时间标准分成几个阶段，在各个阶段内部，按系统标准进行第二层分类，共分为党、政、军、统、群五类。再在各系统内进行第三层分类，如此进行下去，直到不能再分为止。这样划分有一定的演绎性，但缺点也是比较明显的。第一，比较繁琐；第二，军队类与统战类的印章数量是很少的，军队印章由军队自己保存，在撤地设市前的台州地区是派出单位，并未设置一级政协组织，那么所设的类基本上成了空位类；第三，在划分了阶段的党类和政类内部进行第三层分类，也比较困难。最后，我们决定采用单层分类法，即按职能的标准进行分类。这样做有以下几个特点：第一，单层分类隐蔽着一个时间上位类和时间下位类。每个类的内部是按照时间顺序排列的，这相当于一个时间下位类。整理印章有阶段性，相当于时间上位类。就是说相当于这次所整理的各类印章为一个大类，若干年后，若需要把各单位的档案接收进来进行整理，就归为第二大类。按单层分类所成的小类实际上是大类的小类。第二，单位沿革频繁，名称变化多样，而职能则是相对稳定的。只要职能相同或相近，我们便把它们集中在一起保管，而不管它是属于党委机构、政府机构还是群众团体。这样操作比较简便。第三，这种分类法是由许多个职能相似或有沿革关系的单位的印章集中在一起的，需要收集保管的各单位的内部机构的印章随该单位的印章排列，还有各单位党组的印章也可随该单位的印章排列。
三、科学研究，写好文字说明 印章档案的文字说明应该包括以下几方面的内容：第一是参见号，笼统一点可以列全宗号。第二是指明这颗印章所代表单位的性质，即指明它是属于党委工作机构、政府工作机构，还是属于其它方面的。在以职能为标准对印章进行单层分类后，做好这一文字说明就显得特别重要。第三是说明印章所代表机关的职责、隶属单位及沿革。第四是说明印章使用的起讫时间。第五是说明印章的质料及刻制情况等等。要搞清这些情况，主要方法有：1、查文书档案，把印章的印模与文书档案的印模相印证；查有关机构成立、撤销等文件，以确定印章的起讫时间。2、查有关单位的大事记、组织沿革、 全宗介绍等材料，充分利用各种史料，如《组织史资料》等。3、 向熟悉情况的老同志请教，向博物馆等的专家请教。
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