摘要：招投标管理工作积极的促进了我国工程建设市场化进程，很多人认为工程建设中工程施工过程最重要，但工程招投标的管理工作也很重要。所以，加强对招投标档案资料的管理工作也是招投标活动中重要的内容之一。本文首先对实现招投标档案资料优化管理的意义进行分析，并从多个方面对招投标档案资料管理的目标进行探究，希望可以提高建设工程招投标档案资料管理的水平。
关键词：招投标活动；招投标档案；优化管理
引言
建设工程的招投标档案是交易结算过程中的原始记录，具有重要的价值。但是目前招投标档案管理还存在着一些问题，由于不同来源的档案具有不同的规格和标准，不利于档案资料的管理，而且档案管理的体系比较落后，工作制度不合理，影响了招投标档案资料的管理质量。因此，对招投标档案管理工作进行优化具有重要的现实意义。
1实现招投标档案优化管理的意义
首先，实现招投标档案管理的优化能够有效提高建设工程的工作效率和质量，包括基础设施建设、招投标档案管理制度以及档案管理人员的服务等。软硬件目标的提出，为档案管理工作的优化打下了基础，也能够提供给档案管理人员更好的工作环境，对于实现档案管理的规范化和科学化具有重要的意义。工作效率提高还会对档案管理相关机构和人员的工作产生积极的影响。只有保证工作制度的准确和规范，明确各个部门的职责，才能更好的对招投标档案进行整理，只有对工作制度、工作标准以及具体的执行方案都有了充分的了解业务人员才能够与档案工作人员一起，做好招投标档案的管理和归纳工作，将过去档案工作中不断拖拉、不断重复流程的问题摒弃掉，尽最大可能性的将归档工作做好，这在某种程度上保证了工作人员的工作效率。招投标档案的高质量管理，能够保证行政部门与交易主体之间互相沟通互相交流的便捷性。利用计算机技术和网络化技术进行档案工作，给用户提供了更加便利的服务，使其便捷性和高效性都得到了显著的提升。而后，档案工作所需要的时间愈来愈少，对于档案自身的价值发挥也有一定的促进作用，同时也保证了工作人员的工作积极性，不断的对档案的管理工作进行钻研，才能够给更多的用户带来更加高质量的服务，也给招投标工作带来更多的方便。不管是招投标的归档范围还是归档标准，都必须要准确的进行制订和规范，这样招投标工作人员才能在更短的时间内保证报送的文件合格，避免了后期大量的重复制作，实际上这种档案管理工作的创新，在很大程度上保证了招投标工作的工作效率。
2硬件目标
2.1统一招投标档案文件规范
众所周知，由于招投标活动自身的一些特征，所以招投标档案的来源都是比较多的，另外招投标活动中的主体也是十分多样化，招标方、投标方、监督管理部门、提供各项后勤工作的服务机构再加上专家评审委员会等，都在招投标活动中扮演着不可或缺的角色。一个高质量的招投标档案必须要包括上述合格单位和机构中的所有文件。因为招投标档案的内容相对来说比较分散，想要保证档案资料的完整性和全面性非常困难。另外，招投标档案中各个文件分别来自于不同的主体，所以说各部分的规格往往都有很大的差距，一些投标方报送上来的文件的不合格情况非常多，其忽略了档案保管方面的问题，将内容不断的增加，在封面包装上也是下尽功夫，在这种情况下其报送上来的文件的厚度越来越大，很多时候这些档案甚至都无法进行盒装的保存，进行保存的时候往往会遇到不必要的麻烦。在这种情况下，尽快的制定一个统一的装订标准十分重要，无论是纸张大小、内容填写方法等方面，都必须要事无巨细的加以规定，从而确保报送的文档规格统一方便整理归纳。
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2.2建立招投标档案专用库房
招投标档案是记录整个招投标环节的重要原始资料,对于建筑工程招投标活动具有极为重要的意义。其中往往都会涉及到许多投标方和招标方的内部资料，再加上文件的编写一般都是花费资金精心制作而成的，因此其保密性也是比较突出的一个特征，我们必须要保证其不被泄露。另外，因为招投标档案自身的作用十分特殊，我们必须要设计一个单独进行保管的空间，保证其存放和保管的独立性，避免发生与其他文件发生混放的问题。
2.3配备档案现代化管理设施
我们常说的现代化管理设备，一般就是计算机打印机、扫描仪等设备，然而在资料管理的工作中最重要的还是档案管理系统。这种完全按照招投标档案特征开发出来的管理系统，能够很好的保证管理效率和管理质量，进一步的保证招投标档案的现代化管理水准。现阶段来看招投标档案的管理一直受到招投标工作流程等方面因素的影响，没有能够达到既定的现代化目标，但是利用管理系统，能够以在办公内网中先将档案的收集、整理、编目、检索、提供利用、鉴定销毁等流程快速的完成管理工作，可以说是一种非常行之有效的管理手段。
3软件目标
3.1监管得力的档案管理体系
档案管理体系最主要指的就是档案管理部门的有关机构设计以及从属关系，高质量的档案管理体系可以保证档案工作的稳步进行。举个例子来说，在招投标工作开始之前应该先建立一个招投标档案工作管理班子，班子成员主要的工作职责在于将单位与一些主管机构之间的工作关系协调好。除此之外，为了切实的保证档案工作的质量，我们还需要尽快的建立健全一个管理部门以及档案管理室，主要对招投标工作过程中涉及到的一系列档案进行管理和归纳，并且对不同相关主体以及机构的档案进行规范化预先管理，提出填写和制订的标准、确定工作的整体任务以及目标，严格按照有关要求对工作进行检查和管理。这样一来，档案管理网络就被很好的构建起来了，一些条件允许的单位也可以单独设立一个档案管理工作岗位，聘请专门的工作人员负责此类工作的处理，将本单位在招投标工作中的档案处理好。
3.2科学合理的档案工作制度
没有规矩不成方圆，工作制度对于工作能否顺利完成起到了决定性的作用，只有确认了一个好的工作制度，档案工作才能稳步完成。所以，我们必须要对档案管理制度的建设给予足够的重视和认知，也就是说必须要对档案管理进行两级管理。第一，有关的行政管理部门必须要与档案行政机关进行合作，制定出行之有效切实可行的管理方案。之所以提到本级别的档案管理部门，是因为档案局在档案业务工作方面具有详细的工作经验，以档案工作的实际情况为切入点，进行档案管理制度的确认和制订往往更加具有可行性和合理性。所以说，当地的住建委以上机管理部门的角色出现，假如可以与市档案局一起达成共识进行合作，制订合理的招投标档案管理办法，一定能够保证档案管理制度拥有极其可观的可行性以及约束力，在落实的时候也能够更加的方便和得心应手，避免了档案管理制度成为一纸空文的问题出现。另外，还需要以招标办公室和交易中心为主体共同商议进行档案管理办法的具体实施方案的制订，以此作为具体的执行标准。
结语
总而言之，建设工程招投标档案是工程建设的重要组成部分，是非常宝贵的资源和财富，对于工程建设工作具有重要的意义。对招投标档案进行优化管理，确保建设工程招投标档案的时效性、真实性、准确性和完整性，可以大大提高工作效率和工作质量，提升档案的服务质量和服务水平，为建筑工程项目的质量和管理提供有力保障。
参考文献:
[1]尹宝君.PPP项目建设模式档案管理问题及对策研究[J].兰台世界,2017,(z1)：126-127.
[2]林雪玲.建筑工程档案资料管理中的问题及解决措施[J].河南建材，2018（02）：76-78.
论文作者:李伟
论文发表刊物:《防护工程》2019年第3期
论文发表时间:2019/5/17
标签：招投标论文; 档案论文; 工作论文; 档案管理论文; 建设工程论文; 档案资料论文; 工作制度论文; 《防护工程》2019年第3期论文;