审计人员用好Word的十三个妙招，本文主要内容关键词为：妙招论文,用好论文,人员论文,Word论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、解决WINDOWS XP／2000环境
下Word 中仿宋、楷体＿GB2312等三号
字体显示模糊的办法
目前审计人员在使用笔记本电脑
或液晶显示屏时的操作系统多为
WINDOWS XP／2000，在此环境下，打开
Word 使用国家规范文书字体中仿宋、
楷体＿GB2312三号字体时，电脑显示
屏可能会出现文字有毛边模糊的现
象。有时审计人员会认为是计算机固
有的问题或者想调整也不知道从何入
手，其实解决办法很简单，不管是在
WINDOWS XP 还是在WINDOWS2000
中，打开桌面，右击鼠标，出现菜单，选
择“属性”———“效果”———将“平滑字
体边缘”前的勾去掉，再点击“应用”———“确定”，问题就解决了。
二、不切换输入方式，快速输入数
字中的小数点
审计人员在结束现场审计工作，
编制审计报告时，需要输入大量的审
计数据，如果是用安装Office 时携带
的五笔字型或拼音输入法，会为输入
数字中的小数点而在中文与英文输入
法间不断调整而烦恼（使用陈桥五笔
不会出现这些问题，它会输入数据后
自动将数据间的句号修改为小数
点）。不过利用Word 工具中的“自动更
正”可解决此问题。方法是，打开“工
具”———“自动更正”———“自动更正”，
在“替换”“替换为”中分别填上“。。”、“．”（小数点），点击“确定”，回到Word
输入界面，在输入数据后输入两个“。”，再输入数据，看看“．”是不是变成
了小数点“．”。这一方法会在输入小数
点时多输入一个“。”，不过比每次输入
数据中需输入小数点时需要在输入方
法间调整方便多了。按此办法进行后，
在Excel 中用同样的输入方法，就可以
快速输入数字中的小数点。此法可用
于文字材料中的序号更正，如将“1、”
改“1．”；年份中“零”的更正，如将“二
00”改为“二○○”。
三、巧用版本信息，保存所有修改
前后文件的原始样子
我们在编写审计报告等文字材料
时，需要经过主审、组长等多次修改，Word 中虽然为“修订”提供了一些功
能，却不能保留每一次修改后的记录，
为了保证电子文档修改前后的真实
性，审计人员有时需要在修改后保存
一个文件并且说明是什么时间谁修改
的，比较麻烦。在Word 中使用“版本”
功能，可以用一个Word 文件保存所有
修改信息、保留所有修改文件的原
貌。建好一个Word 文件后，首先选择“文件”———“版本”———“现在保存”，
输入文档撰稿人、建档时间以及其他
需要说明的事项，当审稿人修改时打
开文档后先打开“文件”———“版本”———“现在保存”，再输入文档修改审
稿人、修改时间以及其他需要说明的
事项，然后进行文件处理，最后保存文
件，至此审计报告或其他文档的修改、
审定等全部电子文档集中在一起，可
打开查看所有修改稿的情况。
四、妙用“Ctrl ＋Z”，取消自动项目
在没有改变Word 缺省设置的情
况下，输入：“一、基本情况”后再换行
时，系统会自动将其行为变成项目自
动编号形式，并在下一行添加了“二、”
字样。这时如果按BacKKSpace 键，可以
删除第二行中的项目编号，并不能消
除第一行中的项目编号形式，也就是
说第一行中的“一、”已经变成项目编
号了，不可选，在继续输入文字后，
Word 的“自动项目编号”就会直接影
响着文档的排版效果。如何去除？用“Ctrl ＋Z”就可发挥作用了。在输入“一、基本情况”敲回车后，再按一下“Ctrl ＋Z”，第一行并没改变。其原因是
Word 系统中有“自动更正”的功能，可
以按照一些约定将键入的内容自动更
正。比如输入“1、计算机的实际应用”
并敲回车后，系统自动做了两个动作，
一是换到下一行，二是自动将这两行
变为自动编号的形式。“Ctrl ＋Z”的作
用是撤销上一个操作，恢复到以前的
某一步。按一下“Ctrl ＋Z”，刚好取消了
第二个动作，系统只做一个动作，而没
有做自动编号，所以在此以后的动作
中，系统不再使用自动编号功能下的“自动更正”（即“自动更正”为自动编号形式），这样就可以按自己的需要编
制段落标题号了。
五、运用“编辑———选择性粘贴”
功能，方便编辑复制文本资料
有时在有关软件界面中复制有关
选区后，在Word 中采用“粘贴”，往往
会将原有的格式复制过来。如在Excel
中复制几列几行文字或数据后，在
Word 中“粘贴”，则会将表格格式复制
过来，而不是纯文本形式；在浏览网页
时选好区域复制后，在Word 中采用“粘贴”，则会将网页形式复制下来，无
法进行文字编辑。如果采用“编辑”———“选择性粘贴”———“无格式文
本”，则复制过来的是纯文本格式，可
对复制过来的文本自主编辑。
六、巧用“替换”功能，删除Word
文档多余的空行
有时候需要删除Word 文档中的
许多空行（如从网站查找到复制过来
的纯文本形式的法规文件），这时可用“替换”功能来轻松解决（在WPS 中删
除空行是很方便的），主要方法是：
打开“编辑———替换”，把光标定
位在“查找内容”输入框中，单击“高
级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落
标记（P）”两次，在输入框中会显示“＾P＾
P”，然后在“替换为”输入框中用上面
的方法插入一个“段落标记（P）”（一个“＾P”），再按下“全部替换”按钮。这样
多余的空行就会被删除，如果发现还
有一些去不掉，可再重复一次，如果是
在处理复制网页文章时还会出现段落
标记后有一些空格，那就试一下在查
找中的“＾P”加个空格，再加上“＾P”，替
换为“＾P”，那么从网上下载一些文字
材料后，出现空行太多使得行数居高
不下的问题就解决了。
此时如果上面的方法去不了空
行，需要细心看一下换行段落标记，是
自动换行（页面行末显示的符号是“
（回车键）”），还是手动换行（页面行末
显示的符号是“↓”），前面去除空行的
是自动换行符。对文件中手动换行符
（“Shift ＋回车”）形成的空行，在替换时
需要选择“特殊字符”中的“人工换行
（L）”两次，即用“＾l＾l”替换成“＾l”，空行
便可去除。
七、用“表格———标题行重复”功
能，实现在每一页都能打印行标题、且
做到自动满页显示
在Word 中进行文字编排时难以
实现每一页都重复打印一个行标题，
如果采用表格功能，设置不好就不能
实现满页打印。如果用Word 中的“表
格———标题行重复”，就可以实现这个
功能。方法是，先复制Excel 表至Word
中用“粘贴”功能，再选择所需要设为
标题行的部分，点击“表格”———“重复
标题行”就完成了。此功能在处理工程
决算审计表中，需要在Word 表格中连
续输入每页有文本标题显示的、同时
在次页需要满页显示时起作用。
八、利用“插入—对方方式—页码—内侧”功能，让文稿正反的页码能在
正确位置打印
在打印审计报告或其他文件需要
正反打印时，我们会先将1．3．5．7．9．
页先编在右侧，然后再对反面的
2．4．6．8．10．页编排在左侧，再进行打
印，这样打印后页码就自然对映。不过
采用“插入—对齐方式—页码—内侧”
功能后，只要在打印界面上先打印
1．3．5．7．9．页，然后将纸反过来再打
印2．4．6．8．10．页，页码就自然对齐
了。九、解决文字输入中的首行缩进
两个字符的问题
在正常输入文本时首先确定首行
缩进两个字符，在“段落———缩进与间
距———特殊格式”中确定需要首行缩
进两个字符，“段落———缩进与间距———度量值”有时会显示厘米，这样就
无法精确计算两个字是多少。如何处
理？先选择区域，然后选择一下字体“宋体”，再选择“段落—缩进与间距—特殊格式—首行缩进”，选择“度量值”
便会出现缩进两个字符了。
十、利用图片处理工具，巧妙处理
数码相机的取证材料
现在普遍使用数码相机进行原始
材料的取证，其取证的隐蔽性较好，在
审计中发现的问题未最后确定时，往
往不为被审计单位察觉（过去发现问
题时对原始资料折叠复印容易被发
现），但其后续图片处理不太方便，其
实Office2000中就有很实用的图片处
理软件Microsoft PhotoEditor ，结合Word
能很方便处理数码图片资料。方法是，
第一步安装图片软件，对Office2000进
行安全安装，即在进入安装程序———“添加或删除功能”———在“Microsoft
Office”下拉菜单中选择“从本机运行
全部程序”———“开始更新”，就安装了
Microsoft PhotoEditor ；第二步打开全部
图片，然后一张一张地“裁切”———“复
制”———打开Word 文档———“粘贴”，
第三步在Word 中从“工具”中打开“图
片”格式，对每张图片的大小、对比度、
黑白等调整一下，尽量将一张凭证的
所有附件整合在一页或几页上，然后
把作为审计证据的图片打印出来，一
方面节约了纸张，另一方面也形成了
审计证据的电子文档。
十一、给Word 文件配备Excel 文
件，便于审计文件资料查找与汇集
在用Word 编辑文件时，需要用
Excel 文件编一些表格资料，如果将
编写审计报告或其他报告所需要的
审计调查表等Excel 表格文件整合到
一个Word 中，就有利于文件表格资
料查找、修改、整理，不必在打印好
Word 后再到Excel 中去查找所打印
文件对应的Excel 文件。方法是，将光
标移至已打开的Word 文件的最后，打开“插入”———“对象”———“由文件
创建”，在“文件名”右侧“浏览”选择
需要插入的文件，然后在“显示为图
标”上打勾。这时文档中出现了一个
图标，双击即打开该Excel 文件，注意
此文件成为Word 文件的附件。同理
在Excel 中也可加载一些Word 文
件。考虑打印Word 文件时会将Excel
文件图标打印出来，此时可先删除这
个图标，进行Word 文件的打印，然后
用“Ctrl ＋Z”，撤销刚才的动作，即可
恢复Excel 文件图标。
十二、利用邮件合并功能，实现批
量处理含有数据的文本资料
在处理信函、通知、询证函、审计
日记、审计工作底稿时，其格式基本一
致，但具体内容及对象都不同。可以用“邮件合并”来解决，主要是利用Excel
的数据资料，在Wold 中设置输入的位
置后，可自动生成，具体方法可在
Word 的帮助文件中学习。
十三、用好“两端对齐”与“左对
齐”，让文档界面清楚漂亮
在安装Word2000时，格式栏中文
字对齐方式只有“两端对齐”、“居中”、“右对齐”，一般不显示出“左对齐”格
式，而在编制文章时有时需要用“左对
齐”。在“工具”———“自定义”———“格
式”，找到“左对齐”后左击不放，拖至
格式栏中自己确定的位置并放手，这
时“左对齐”的格式就留在了格式栏
中。而“两端对齐”的作用是以“左对
齐”为前提，做到在自动换行的各行能
保持上下行左右侧对齐。因此在排版
时要考虑“左对齐”与“两端对齐”功能
进行选择，这样文档界面就会清楚漂亮。
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