论科技档案信息资源开发程序，本文主要内容关键词为：资源开发论文,档案论文,程序论文,科技论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
科技档案信息资源开发，就是科技档案部门通过科学手段，对科技档案信息资源进行多层次的加工、整理，将蕴藏于科技档案信息资源中有价值的、适应利用者需求和社会发展需要的各类信息挖掘出来，提供给社会，并通过利用者对其利用进而实现科技档案全部价值的过程。就其程序来看，它包括科技档案信息的输入、加工、传递和活化四个步骤。
一、科技档案信息的输入——查找筛选
在科技档案信息资源开发工作中，第一件事就是从多种渠道收集来的科技档案信息和五光十色的其它信息中进行查找和筛选。通过这个环节的工作，去粗取精，去伪存真，围绕事先确定的题目，捕捉到真正有进一步开发价值的各类信息，输入到开发系统中去。
科技档案信息的查找，必须围绕事先确定的课题来进行。从我国开发工作的实际情况来看，开发课题的来源大致有以下三个方面：
（一）上级下达的指令性课题。长期以来，我国不同层次的科技档案机构一般都处于相应层次的科技管理机构或本单位的领导与管辖之下，并由此获得经费支持。因此，科技管理机构或单位领导有权向科技档案机构下达指令性任务，在以前这是开发课题的主要来源。
（二）利用者委托的课题。由于科学技术的飞速发展，特别是随着市场经济的深入、发展，社会信息量急剧增长，人们对科技档案信息的认识和需求也与日俱增。在这种情况下，越来越多的科研、生产部门和企业、事业单位，为了解决科研、生产和经营管理中出现的问题，不断向档案部门提出科技档案信息的利用需求。因此，利用者委托的课题将日益增多，成为重要的课题来源。
（三）自选课题。作为一个信息机构，不能够仅满足于被动地完成上级下达的或利用者找上门来委托的课题。应当超前一步，预测到科技、经济、社会发展将要面临的问题，主要选择有重大意义的课题进行研究，并力争列入国家、地方及部门系统的科研规划项目，以获得相应的科研经费。此外，科技档案人员为了及时完成前两类课题的任务，需要在平时有所准备，要自选一些基础性的课题，积累充分的科技档案信息。因此，在开发课题中，往往要保持一定比例的自选课题。
按照课题查找科技档案信息，通常有三种方法：一是检索法。这是利用目录、索引、指南等现有检索工具进行查找的一种方法。二是挖掘法。这是根据已经掌握的科技档案信息及其各种联系，扩大查找线索的一种方法。三是实测法。即对有关科技档案信息所反映的物质对象进行实地勘测，重新形成科技文件，这是查找科技档案信息的重要补充方法。
查找得到的各类信息，是否具有真正的价值，是否真正符合课题的需要，必须进行筛选鉴别。所依据的标准有以下三个：一是可靠性。所谓可靠性是指科技档案信息符合客观事实，内容真实，不虚假。只有真实可靠，科技档案信息才有价值，可靠程度越高，科技档案信息价值越大；二是先进性。科技档案信息反映的成果、产品，传递的内容、事实或者观点，有创新和突破的地方，有较高的技术水平，反映着未来的发展方向，具有广泛的应用范围和使用价值，此信息无疑具有先进性。科技档案信息的先进性有多方面的涵义。从时间上看，先进性便是指信息内容的新颖性，即在此以前从来没有披露和揭示过这一内容的信息。从空间上看，先进性通常是指在一定空间范围内的先进性，因此，先进性可以有许多级别，如世界水平、国家水平、地区水平等。三是适用性。开发科技档案信息资源的根本目的，就是为了利用者“用”，判断科技档案信息的适用性，就看它是否适应于利用者的具体情况，能给利用者带来怎样的效果。
二、科技档案信息的加工——整序编研
由于各种科技档案中的信息含量难以为利用者所了解，具有较高价值的信息会混杂于普通的材料中而无法发挥作用。因而可根据利用者的不同需求，将输入开发系统的各种科技档案信息进行分析，提取有关信息并适当整序，对信息内容进行深层次加工，并重新组合，形成各种信息产品。
（一）科技档案信息的整序
所谓科技档案信息的整序，即根据一定的分类原则和方法，结合科技档案信息的主题内容和物质载体形式，确定标识、登录项目，编制必要的检索工具。通过整序，主要目的有两个：一是对价值较大的信息加以存储，以备随时提供利用；二是方便检索，能随时迅速地、准确地提取出信息资源。
科技档案信息检索工具分为手工检索工具（即各类科技档案目录）和自动检索工具（即各类数据库）。编制完善的、高质量的科技档案手工检索工具，是开发工作中的重要内容，直接关系到开发工作的深入开展与科技档案信息作用的发挥。为此，必须处理好以下三个关系：第一，专用性与多用性之间的关系；第二，手检与机检的关系；第三，内部使用和外部使用的关系。
（二）科技档案信息的编研
档案部门对收集来的大量科技档案信息，进行筛选和整序，并不是事情的终结。更为重要的事情是要运用一定的方法对这些信息内容作深度加工，即编研、提炼和开发出新的具有更大价值的信息，为科研、生产、决策、管理等提供依据。
如果我们将科技档案原件上的内容视为零次信息的话，那么，科技档案信息的编研则是在此基础上，加工重组出一次信息、二次信息、三次信息。
一次信息的编研。也称为浅层次编研，它是在不改变原文、原图及数字基本内容的基础上进行的。比如：对用外文表达的科技档案进行翻译；将科技档案信息内容的表现形式改变为大家易于接受的，类似于文字转换为表格、数据转换为图谱等；最为常见的则是按一定的专题汇集科技档案信息内容。
二次信息的编研。也称为中层次编研，它是在浅层次编研的基础上，将分散在不同种类、不同项目、不同载体中的科技档案信息，按照一定的方法重新组合成一定的知识信息系统。简单地讲，就是通过摘取科技档案原件中的有价值的信息来进行的。二次信息加工编研的产品有目录、索引、文摘等，其中核心产品是文摘，它不仅具有检索的特点，还具有提供科技档案原件精华的功效。
比起浅层次编研，中层次编研的时间较长，短则2—4个月，长则一年多，如多个科技档案机构协作完成的联合目录就是如此。
三次信息的编研。所谓三次信息的编研，也称高层次编研，它是针对一定的课题，以科技档案为素材，编写出综述、述评、专题报告、可行性方案论证、科学预测等产品。它反映了一定时期内科技生产活动的状况、科学技术进展的动态等，具有综合性强、针对性好、开发面广、参考价值大等特点，它是在总结前人和他人已取得的研究成果的基础上，进一步探索、创造、产生出新的知识形态的产品。
科技档案信息编研的层次结构，既反映了编研工作发展变化的规律，又是利用者对科技档案信息需求日益广泛复杂的结果。一方面由于利用者的研究领域、专业范围、兴趣爱好的不同，表现出对科技档案信息的不同价值取向和需求方式；另一方面，由于科技档案数量不断增长，知识内容交叉重复，科技档案信息资源体系还不够完善，给利用者带来了困难，只有对科技档案信息进行多层次的编研、开发，广、快、精、准地提供各类信息，才能最大限度地满足利用者的不同需要。
三、科技档案信息的输出——传递交流
科技档案信息的输出，就是将开发出来的科技档案信息通过各种方式和渠道输送出去，传递给利用者的工作。科技档案信息的价值，必须通过利用者与科研、设计、生产技术活动及各项科技管理工作紧密结合起来，才能得以实现，而前提就是必须首先将科技档案信息传递到利用者手中。因此，科技档案信息及时、准确、有效的传递，也就成为科技档案信息资源开发中的关键内容。
信息传播原理告诉我们：信息传播的过程包括非正式信息传播过程和正式信息传播过程两部分。如图所示。
科技档案信息传递交流过程就是由科技档案信息资源开发人员（信息源）将科技档案信息送给利用者的过程。在传递过程中，有些是跨越空间的，如甲地传递到乙地；有些是跨越时间的，如传递早就形成的科技档案信息；也有些是既跨越空间也跨越时间的，如建筑设计标准图集出版发行就属于此类。不论是何种类型，都有非正式和正式之分。
（一）非正式的信息传播过程。在科技档案信息传递过程中，由开发人员直接将科技档案信息传递给利用者的过程为非正式的传播过程。其具体方式有：会议交流、活动参与、信息发布会等。
图 信息传播过程
非正式信息传播的优点是：
1.交流速度快。由于是直接的信息传递，无需中间环节，节省了大量时间，因此，它的时间最短。
2.选择性和针对性强。直接的信息传递，既使得利用者能全面了解开发人员所掌握的科技档案信息内容，也使得开发人员能明确利用者的信息需求，双方都有明确的针对性、目的性和选择性。
3.反馈迅速。非正式传播过程是双向交流，利用者有问题可立即询问，开发人员也可根据利用者真正的信息需求不断调整传递内容。
4.表达充分，易于理解。在直接传播过程中，开发人员可选择最合适的方式来表达有关的信息内容，如手势、语气等，使所传递的信息更易被利用者理解和接受。
非正式信息传播的缺点是：
1.传播范围小。由于是直接传播，只有少数人才有机会介入，因此，信息传递的范围非常有限。
2.不易累积。语言往往是非正式传播的主要媒介，仅仅靠人脑的记忆是不易累积信息内容的。
3.难以核实。直接传播往往是一对一的个别信息传播。因此，传递信息的可靠性、真实性等一般较难核实。
（二）正式的信息传播过程。此过程是指借助信息传播者来进行信息传播的过程。按接受所传信息的利用者来划分，有如下四种传播形式：
单向传播——传播者把信息传递给事先确定的利用者；
多向传播——传播者把信息传递给事先没有确定的利用者；
主动传播——传播者根据自己选定的信息向利用者进行信息传递；
被动传播——传播者根据利用者提出的要求向利用者进行信息传递。
这四种形式的组合，可构成下列四种类型的信息传播。
1.多向主动信息传播——传播者向广大的、不确定的利用者主动提供自己选定的信息。如出版物、展览会、信息市场等。
2.单向主动信息传播——传播者向事先确定的利用者提供自己选定的信息。如定题信息服务、跟踪服务等。
3.多向被动信息传播——这类信息传播事先并没有确定的利用者，它是面向整个社会或某个专业系统的广大利用者，并且信息传递是被动的，利用者根据自己的需求来选择信息。如档案馆（室）的阅览、出借、复制、数据库检索等。
4.单向被动信息传播——这是面向个别特定利用者，并根据他们的具体要求提供信息的一种服务。如专题报告、咨询服务、证明服务等。
上述四种信息传播类型中，多向主动信息传播是最主要的传播方式；单向主动信息传播则是对利用者最理想的传播方式；单向被动信息传播对利用者则是最有效的信息传播方式；而多向被动信息传播对利用者则是满足信息需求的可靠方式。在科技档案信息资源开发过程中，必须选择合理、有效地信息传播方式。
四、科技档案信息的活化——有效利用
科技档案信息经过及时、有效地传递后，还必须通过利用者的有效利用，活化科技档案信息，才能产生巨大的社会效益和经济效益。因此，科技档案信息的有效利用是实现科技档案价值、创造社会效益和经济效益的直接手段。
（一）明确利用权利及义务
1.需要保密的科技档案信息，有一定的利用范围，利用者自身必须明确是否属于此范围之内；
2.涉及到知识产权的科技档案信息，必须按照国家的有关法规，在取得该信息使用权的基础上，方可利用；
3.对科技档案信息的有偿利用，利用者必须与包括科技档案形成者、档案部门等有关方面本着自愿、合理的原则，妥善加以处理；
为了更好地规范科技档案信息利用过程中的各方行为，避免不必要的纠纷，在利用之前可签定有关的协议。
（二）活化信息，产生效益
利用者在取得科技档案信息合法的利用权利后，就可对科技档案信息进行认真的消化、吸收，使之产生新的社会效益和经济效益。活化信息，是科技档案信息利用的必由之路；产生效益是科技档案信息利用的根本目的。
科技档案信息如何活化，有时显得特别简单。例，寻求有关的凭证、进行某项技术的直接转化等，利用者只需简单地“对号入座”。但在一般情况下，科技档案信息的活化过程很复杂，因为活化过程所伴随的是智力的转化，持续的时间也较长。例如，提高劳动者的素质、新产品的更新改造等，利用者就必须苦思冥想，甚至“为伊消得人憔悴”。
（三）反馈信息，总结经验
利用者在利用科技档案信息取得一定的效益以后，必须及时填写“利用信息反馈卡”，将利用信息反馈给档案部门。此外，利用者也应进行认真的总结，既要肯定成绩，也要找出存在问题，以便今后更有效地利用科技档案信息。
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