摘要：档案作为不可或缺的社会资源，尤其是机关的档案资料，记载了工作、公关等活动详情，这是今后开展工作的重要依据。因而，加强对档案的管理，是每个档案管理工作者的重要责任和义务。但是现阶段我国的档案管理工作，还存在许多的问题，需要档案管理工作者高度重视，发现工作中存在的问题，并积极改进，进而提高管理工作的质量和效率。
关键词：机关档案；管理；问题
1机关档案管理工作中存在的问题
1.1软硬件设施缺乏
软硬件设施缺乏是机关档案管理工作中的问题之一。众所周知，在机关档案管理的过程中，往往需要先进设备以及设施的支持，这对于机关档案管理工作的水平具有很大的影响。只有设备设施健全，才能更好地满足机关档案管理工作的需要，加强机关档案的管理，实现资源的有效利用。然而，在实际管理过程中，各个机关单位比较缺乏档案的基础设施建设，资金投入力度也明显不足，使得计算机、打印机、扫描仪等设施设备的配置都难以齐全，不能很好地完成机关档案管理工作，对于资料的安全性也难以保障。
1.2机关档案信息化管理水平有待提高
机关档案信息化管理水平较低也是档案管理中的问题。科技时代对于机关档案管理工作也提出了更高的要求，加强先进技术的应用就显得尤为关键。但是，在实际管理的过程中，很多机关单位不能合理利用信息化技术，机关档案的信息化管理水平一直得不到有效的提升，而且缺乏相关的数字化档案管理机制等，这都难以充分地发挥出信息技术的优势。
1.3档案管理人员综合素质较低
在机关档案管理过程中，除了存在以上问题外，管理者的素质问题也比较明显，大多数机关档案管理者的综合素质都较低，思想认识方面也存在问题，容易陷入档案管理比较轻松简单的思想误区，难以认识到档案管理工作的重要性，对于自身职责也难以明确。另外，有些管理者的专业水平较低，不懂得加强信息化技术的应用，操作方面存在失误等问题，这都不利于机关档案管理工作的有效开展。
2优化机关档案管理工作的措施建议
2.1提高机关档案管理重视程度
机关领导要认识到档案管理工作的重要性，将其提升到机关工作的议事日程上，纳入到机关工作的总体规划中，营造机关内部重视档案管理工作的良好氛围。首先，设置机关档案部门。机关单位要设立专职的档案部门，配备高素质的档案工作人员，使档案部门能够承担起机关档案资料的收集、整理和归档工作。其次，落实档案管理责任制。机关要根据档案管理工作的具体情况落实相关人的责任，要求机关分管领导负责制订档案管理工作发展计划，办公室人员负责档案资料的收集与传递，档案专职人员负责档案工作流程的有序实施，档案兼职人员负责积极配合档案管理工作的开展。最后，明确档案管理要点。机关档案部门要将重大事件档案和民生档案作为管理重点，其中重大事件档案是指围绕党委、政府中心工作开展的档案管理工作，及时归档重大活动、重大项目、重大工程实施过程中产生的档案资料。民生档案管理是指对教育、房产、金融、卫生、公证等有关民生档案的管理。
2.2加快机关档案信息化建设
机关档案部门要引入先进的信息技术建设数字化档案室，实现档案资料的增量电子化、存量数字化、利用网络化管理，全面提升机关档案管理工作效率，推进机关档案管理现代化发展。首先，加大档案经费投入。机关领导要重视档案工作现代化、信息化建设，在档案软硬件设备建设方面投入充足的经费，为提高档案工作效率奠定物质基础。其次，实施并轨管理模式。机关档案室要对现有纸质档案进行数字化处理，提高室藏档案的数字化率。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在此基础上，机关档案部门采取纸质与数字档案并轨管理模式，充分发挥两者在档案管理中的各自优势。再次，开发档案管理软件。机关单位要针对档案工作实际情况开发适用性较强的档案管理软件，要求软件具备分类管理功能，能够对不同档案资料采取不同的管理程序。如，针对建筑图纸类、重要文献材料类以及具有法律效力的文件等永久保存型档案，应将其存储在不可擦除型存储介质上。最后，完善档案室现代化建设。机关单位要运用先进的科学技术建设现代化的档案室管理系统，在档案室内安装智能监控设备，对室内温度、湿度、干燥程度、火灾隐患等情况进行动态监控，保护纸质和电子档案资料存储安全。
2.3提高机关档案利用效率
机关档案部门要重视档案利用与开发，实现档案的利用价值，使档案服务于社会发展和经济建设，提高档案部门的工作成效。具体措施如下：其一，完善档案利用制度。机关单位要建立健全档案利用制度，根据档案的保密等级，确定档案的利用方式，规范不同保密等级的档案利用程序，在保护机密档案安全的基础上，促使机关档案得到有效利用。其二，利用电子档案。机关单位要重视电子档案的开发和利用，按照档案案卷级与文件级建设档案目录数据库，并设置智能检索工具，方便档案使用者登录网络平台利用检索直接获取所需档案，使档案查阅免受地域和时间的限制，提高机关档案查阅服务质量。其三，深度开发室藏档案。机关档案部门要积极编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集等文件，举办档案资料陈列展览，加大档案宣传力度，实现档案的利用价值。
2.4建设高素质档案管理队伍
机关单位要加强档案管理队伍建设，提高档案工作人员的综合素质，为机关单位档案管理工作的高效率开展提供人才保障。具体措施如下：其一，加强档案工作人员培训。机关单位要为档案工作人员提供更多的培训学习机会，让档案工作人员扎实掌握理论知识，及时更新档案工作观念。在培训学习中，还要让档案工作人员掌握计算机操作技能和信息技术应用能力，使其能够适应机关档案管理信息化建设，熟练操作档案管理系统完成档案工作。其二，落实激励机制。机关单位要对档案工作人员进行培训考核，只有考核合格的人员才允许开展档案管理工作。同时，机关还要定期对档案管理人员的档案管理理论知识、业务应用能力、档案工作职责履行情况进行考核，根据考核结果落实相应的奖惩措施，激励档案管理人员不断提升自身的综合素质。其三，加强职业精神教育。机关要重视对档案工作人员的思想教育，使档案人员形成强烈的责任感，并在档案工作中严守职业道德，始终保持较高的工作积极性。
2.5注重管理信息化建设
在信息化时代加强机关档案的信息化建设，是提高管理质量、效率，体现档案资料价值有行之有效的策略。把行政机关的电子政务、办公的自动化系统和档案管理的信息化建设相结合，是确保数字档案规范化、标准化之基。运用信息化是实现自动收集、编目、保存、查阅等行之有效的方式。同时为了确保其安全性，可以采用双套备份、异地备份等多种手段，确保资源不流失和提高其安全性。
3结论
事实上，在机关单位履行部门职责的过程中，档案管理工作起着极为关键的作用，通过加强机关档案的管理，能够更好地引导社会的发展，提高机关部门的服务质量等。所以，做好机关档案管理工作尤为关键。而如何做好机关档案管理工作就成了有关人员关心的问题，这就要求档案管理人员能够对于自己的工作认真负责，针对其中的问题采取一些举措，真正实现信息资源的有效利用，提高机关档案服务工作的质量，更好地促进社会的和谐稳定发展。
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论文作者:李梅英
论文发表刊物:《基层建设》2019年第22期
论文发表时间:2019/10/29
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