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电子文件长期保存是一项艰巨而复杂的系统工程，涉及诸多主体、环节、层次和领域，文件或档案管理部门单凭一己之力是难以胜任的，需要在不同层次、范围内加强协调与合作。在国际上，对于数字信息长期保存采取合作策略已经是一个基本共识。本文立足于我国在电子文件合作保存领域的理论研究和实践状况，从合作主体、合作内容与合作模式三个方面探讨构建我国电子文件长期保存合作机制的问题。
数字信息长期保存合作的国际共识
为了避免步入丧失人类重要记忆的数字黑暗时代，保护数字遗产，国外发达国家进行了各种探索和尝试。合作保存的策略从一开始就受到重视，人们认识到，必须通过合作和互助，才能处理数字信息保存中的各种复杂问题。而建立数字信息保存的合作机制，可获得许多合作优势，包括推进标准化、促进资源共享、联盟成员优势互补、提供协商交流平台等。围绕数字信息长期保存，国际上已经开展了很多成功的项目和实践，如NDIIPP、PANDORA、NEBLIB等，并成立了一些数字保存联盟，如DPC、RLG和ECPA等①。这些项目和联盟在不同层次、领域、规模上实施了合作研究与建设，合作的运行机制已经较为成熟。
作为数字资源的重要组成部分，电子文件(Electronic Records)的长期保存是各国关心的重要事务。负有电子文件保管责任的各机构不仅参与到总体的数字信息保存项目，而且在自身领域也开展了建设，比较重要的合作项目有InterPARES、ERPANET、ADRI等。这些项目由来自不同国家或地区的机构参加，通过协作研究与建设，实现项目目标和自身诉求。
我国关于电子文件长期保存合作的理论研究和实践状况
国内档案学界对于电子文件的长期保存合作，已经进行了一定的研究，对电子文件长期保存的合作方式、合作主体、合作机制等问题进行了不同程度和多角度的探讨。首次论及该问题的是刘家真教授，她在《保存电子文件的国际合作》(2000)一文中介绍了国际上长期保存可信任电子文件的InterPARES项目，阐述了该项目的背景、研究目标和多学科、多国的合作机制②。此后，陈竞亚、唐纪宁、张晓玲等论述了综合档案馆在电子文件管理中的对外合作管理的主要形式、影响因素和主要策略③。翟慧杰分析了数字信息长期保存的责任主体构成，讨论了基于不同责任主体相互关系的长期保存合作模式④。2008年6月20日，中国人民大学信息资源管理学院与国家自然科学基金“我国电子文件管理国家战略的基础理论与框架体系研究”项目组共同举办了“电子文件管理国家战略国际学术研讨会”，讨论了电子文件长期保存的区域合作与合作联盟的问题，对国外的“澳大拉西亚数字文件保管动议”进行了介绍，分析了其数字信息长期保存的合作机制⑤⑥⑦。刘越男在《融合之路：中国电子文件管理的体制和机制》(2009)一文中谈到了“建立合作联盟”的构想，阐述了跨体系、跨领域、跨层级、跨部门合作的思路⑧。高红文、陈清文在《数字档案合作保存模式研究》(2010)一文中阐述了合作保存数字档案的必要性、应遵循的原则、基于不同合作对象的合作保存模式，提出了建立我国数字档案合作保存体系的建议⑨。
我国在电子文件长期保存合作方面的实践目前比较缺乏，尚处于简单的、以业务协调为主的阶段。在参与国际合作项目方面，我国是InterPARES第三期项目(简称InterPARES3，或IP3)的成员⑩。国内项目实践方面，与电子文件保管压力越来越大、保管机构难以独立承担的情势形成强烈反差的是，常规化、系统化的合作机制并未开展起来。
之所以存在这种状况，笔者认为主要有两方面原因：第一，文件、档案工作人员仍然沿袭传统纸质时代文件档案管理的方法和观念管理电子文件，或者根据业务需要稍作改进，目前尚能应付工作要求，因此对电子文件保存合作还没形成迫切的实际需要和动力。第二，现行的文件和档案工作管理体制，客观上限制了档案馆横向交流和对外交流的自主权，而且还不能解决目前电子文件保管中职权不明、多头共管的状况，使得档案馆无法以电子文件保管的完全责任者的身份对外活动。
我国电子文件长期保存合作机制构建分析
尽管从电子文件保存的上述现状来看，国内业界将保存合作常规化的实际诉求似乎还并不强烈，但我国电子文件保存工作所面临的严峻挑战却是丝毫不容轻视的。建立常规化、系统化的合作机制，不只是长远保存目标的必然要求，也是目前现实工作的必然要求。
1.合作主体
(1)电子文件产生机构
这是电子文件的来源机构，是整个电子文件长期保存合作框架运作的源头。其主要责任是向文件保存机构移交本机构产生、积累的电子文件，移交前保管，与其他机构开展交流和共享等。在我国，这类主体可以是产生电子文件的各机关、组织，各行业的企事业单位，乃至个人。
(2)电子文件保管机构
这是电子文件保存的主要责任者和执行者，是合作框架必需的组成部分乃至核心。其主要责任是：接收有价值的电子文件并妥善保管，监督指导电子文件流转过程，制定长期保存规划和处理各种安全风险，电子文件的公开存取，信息资源开发与服务等。在我国，这类主体主要是保管电子文件的各级各类档案馆、电子文件中心等。
(3)第三方主体
这是一个笼统的称谓，在电子文件保存中，是指除了电子文件资源提供者(产生机构和保管机构)和利用者之外的，为电子文件长期保存提供技术、资金和管理等方面支持的组织和个人。其所包含的主体很广泛，按照它们所扮演的角色，可以分成两类：①电子文件保存研究的参与者，如涉及相关研究的各大学、研究机构、学术团体、非盈利组织、个人；②电子文件保存研究的赞助者，如提供资金赞助的企业、基金会和其他组织，提供技术支持的软硬件服务商，提供法律支持的法律部门。为了叙述方便，本文把这些机构统称为第三方。
第三方主体对于电子文件长期保存具有极其重要的影响，既是支持性因素，也是制约性因素。它们往往具有两重身份，既是数字信息服务的利用者，也是数字保存的参与者或赞助者。在我国，这一类主体为数众多并起着重要的作用。
(4)政府机构
政府机构是电子文件的主要来源者之一，同时，从信息资源战略的角度，电子文件是重要的国家战略信息资源，政府在电子文件管理中负有极其重要的责任。其在保存合作框架中的主要责任是：组织电子文件长期保存研究和建设，在国家层面上制定电子文件管理战略，建立电子文件长期保存机制；制定相关信息政策，颁布法规和标准；协调各方权益，促成合作与协调；建立所需的保障机制和监督机制；营造社会氛围，提高公众的认知度，倡导公众参与。
2.合作内容
(1)前后端业务活动的协调
为了保证电子文件归档时保存信息的完整，必须实行“前端控制”策略，电子文件保存机构介入电子文件的产生、流转过程，乃至参与电子文件流转系统的建设。这些前端协调包括：提前按照保存要求对生成和流转中的电子文件进行控制；在归档移交前对电子文件进行妥善管理；双方商定移交方式和归档要求等。另一方面，电子文件保存工作的后端是利用服务。在提供利用时，需要就共享和利用的范围和方式，与利用者进行协调；文件所有权不属于文件保管机构时，还要与文件所有者商讨授权协议。
(2)业务标准规范的制定
电子文件保存的相关标准与业务规范，不只是文件部门或技术部门单独的事情，而关联到诸多主体的活动。业务标准和规范的制定应由文件产生部门、文件保管部门、技术部门、研究者、利用者、政府等几方共同参与、协商。标准化的推行也需要上述多方的配合和支持才能顺利进行。
(3)技术开发
电子文件保存领域所应用的许多通用性信息技术和管理手段，需要针对本领域工作活动的特点，进行专门的二次开发，为此，需要文件部门、技术部门乃至利用者的共同参与。其次，文件部门和利用者根据业务活动的需要，可以联合向技术部门提出开发新技术的诉求，推动技术开发，更好地满足电子文件保存的技术要求。
(4)总体发展规划的制定
电子文件保存合作机制为协调合作框架内各主体的发展提供了一个平台，在合作框架下，各主体可以通过协商，制定电子文件保存工作的总体发展规划，汇聚人、财、物等各种资源，合作建设，推进理论与实践的发展步伐，实现宏观上的协调发展和总目标的达成。
(5)内外各方的协调
合作机制内部的各方都是利益相关者，彼此之间既有总的利益共同点，也存在着利益冲突。此外，电子文件保存系统与外部系统之间，也存在着人员、信息、业务等方面的交换。因此，内外各方之间的事务往来、交流沟通、利益协调，也是合作机制的重要职能。
3.合作模式
关于数字信息保存的合作模式，目前有两种认识。一种是联合国教科文组织《保存数字遗产指南》(2003)从合作的集散程度所归纳的三类合作模式(Structural models)：集中分布式合作(Centralised distributed models)、平等分布式合作(More equally distributed models)和高度分布式合作(Very highly distributed collaborations)(11)。
另一种是基于责任主体间关系来划分合作模式(12)。具体到电子文件保存合作领域，可归纳为下面几种。第一，电子文件保存机构之间的合作。只含电子文件保存机构这单一主体的合作模式，按照地区、层次、级别的不同，可以分为馆际(档案馆、电子文件中心等)合作、区域合作、专业系统内部合作、国际合作等几个合作层次。由于彼此同行，相互之间更容易沟通和协调，是最容易操作的模式。第二，围绕电子文件保存全过程开展的各主体间的合作。指包含从电子文件管理系统开发，到电子文件生成流转、归档移交、长期保存，直至信息资源开发和提供利用这一全过程所涉及的各主体参与的合作模式。这一模式参与主体包含了文件产生部门、文件保存部门、各类第三方主体和用户，往往以非盈利性组织或者常规化会商机制作为合作框架的协调和组织者，各参与主体在框架内提出各自的利益诉求，各尽其责，各取所需。第三，政府主导的全社会范围内的合作。指以政府机构为组织者和协调者，为电子文件长期保存活动提供政策、法规等方面的保障，制定电子文件长期保存的整体规划，组织理论研究和实践建设，协调各方利益，营造社会氛围，调动全社会相关主体参与的合作模式。这一模式类似于政府的社会管理行为。
鉴于我国电子文件保存合作存在动力不足和现行体制的约束，笔者认为，我国电子文件保存合作可以先从小范围、目的单一、基础性的合作开始，逐步扩大合作的范围、规模和深度。根据不同区域、专业系统等对电子文件保存合作的需要，目前我国可采取的电子文件保存合作模式主要有如下几种：
(1)区域性的电子文件管理机构之间的合作。由地区相邻或情况相近的几个电子文件保管机构(档案馆、电子文件中心等)之间就共同关心的事务开展合作，其组织者可以是上一级的档案行政主管部门、地区档案学会或者单独成立的协调组织。
(2)专业系统内部的合作。同一个专业系统内的各电子文件保管机构，工作内容相近，保管对象相近，面临的问题相似，更容易展开合作。
(3)电子文件保管机构与电子文件产生机构的合作。由简单的业务协调扩大为专门的合作机制，就电子文件的前端控制和归档移交进行有序的沟通协调。
(4)文件、档案部门与技术支持部门的合作。合作开发满足功能需求的电子文件管理系统，参与技术标准的制定，为保存规划决策提供依据和支撑。
(5)国际交流合作。档案界参与电子文件长期保存领域的国际合作研究，参与规则的制定；开展与国外业界的交流，借鉴新技术、新思想。
建设电子文件长期保存合作机制需要注意的问题
1.明确合作目标
合作目标应由参与合作的主体共同决定，目标定位尽可能科学合理、便于操作。对合作目标的要求是：“第一，战略构想必须对合作的各责任主体有强烈的吸引力，明确可以给各主体带来的益处，才能调动各方的积极性。第二，目标应该是单一责任主体难以达到，而通过合作是可以实现的。第三，要有实现目标的步骤和方法。第四，措施得当，经过努力，目标可以实现。”(13)
2.协调各方利益
能够从合作中获得自己预期的利益，是各方结成合作的基础。同时，合作目的之一也是协调各方冲突以推动建设。因此，利益平衡是合作机制必须秉持的一个重要原则，在合作中要充分体现各主体的利益诉求，使各方都能从合作中受益，并协调彼此的利益冲突，使合作机制能够正常运作，实现预期的目标。
3.妥善处理法律问题
电子文件长期保存涉及的法律问题主要有电子文件证据地位的认可，知识产权保护和隐私权问题，信息保密与公开等。这些问题要通过有关各方的协调而妥善解决，从而为电子文件的真实性、可靠性、安全性和共享利用服务提供法律保障，避免法律纠纷。
4.控制信息安全风险
合作机制涉及的主体众多，在发挥协同效应，推动电子文件保存研究和实践的同时，也增加了电子文件信息安全风险。因此，一方面要本着公平互信原则积极参与合作，提供必要的、可公开的文件和信息，另一方面也要加强对尚不允许公开的文件信息的保密，尽可能降低安全风险。
5.创新工作机制
建设合作机制的重要前提是电子文件保管机构拥有明确的电子文件保管职权，并具有足够的对外活动自主权，为此，必须改革现行的文件和档案管理体制，创新工作机制，改变目前电子文件保管职权不明、多头共管的状况，使档案馆、电子文件中心等拥有完全的保管职责，并扩大其自主权。
注释：
①韩丽，国外数字信息资源合作保存及我国的发展策略，《现代情报》，2007,(9).
②刘家真，保存电子文件的国际合作，《档案管理》，2000,(1).
③陈竞亚、唐纪宁、张晓玲，综合档案馆在电子文件管理中的对外合作政策，《湖北档案》，2005,(7).
④翟慧杰，数字信息长期保存的责任主体及其合作模式，《档案》，2008,(1).
⑤王健，国际视野：电子文件管理国家战略与区域合作，《中国档案》，2009,(8).
⑥Adrian Cunningham，潇雨编译，澳大拉西亚数字长期保存的合作机制，《档案学通讯》，2009,(6).
⑦朱铁淼，数字文件保存合作的典范——澳大拉西亚数字文件保存动议，北京档案，2010,(11).
⑧刘越男，融合之路：中国电子文件管理的体制和机制，《档案学通讯》，2009,(5).
⑨高红文、陈清文，数字档案合作保存模式研究，《兰台世界》，2010,(2).
⑩亦雯，电子文件管理国际前沿研讨会暨InterPARES3中国项目组启动会议在中国人民大学召开，《北京档案》，2007,(11).
(11)UNESCO,Guidelines for the preservation of digital heritage[2012-03-25],http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071e.pdf.
(12)谢永宪，数字信息长期保存的相关主体及其合作模式研究，《图书馆学研究》，2009,(3).
(13)范文兰，数字信息长期保存的合作问题探微，《图书馆学研究》，2007,(11).
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