摘要：随着时代的发展，办公室管理模式也越来越先进，档案管理工作作为办公室管理的一项重要内容，也应该不断与时俱进，充分发挥出检索和查询的作用，以提高工作效率。就办公室档案管理工作的实际来说，档案管理工作其实是一个收集资料数据，并对其进行整理保存的过程。实际上，档案管理的实质就是通过档案管理来反映事物的发展过程，对办公室工作具有切实的参考和借鉴作用。
关键词：办公室；档案管理；工作效率
引言
快速发展的科学技术将我们带入了信息化时代，网络信息化技术也被广泛应用于社会的多个领域，传统的办公室档案管理模式已与社会发展渐行渐远，档案管理的诸多问题也不断暴露出来。为了同时代的发展保持同步，应对办公室档案管理工作进行不断完善，通过网络信息化技术促进办公室档案管理工作效率的提高。
一、办公室档案管理工作存在的问题
1、档案管理制度不完善
健全各方管理制度是高效开展办公室各项管理工作的前提条件，当然也包括档案管理。诸如档案分类、保管期限、介质区分、收集机制、归整规范以及查阅借阅规定等均属于档案管理制度的范畴，其包含了档案从新材料产生到生命周期结束的整个过程。档案管理制度建设必须得到单位领导的重视。但就目前的实际情况而言，一些单位的领导人员因为事务繁忙也就忽略了办公室管理工作，未建立单独的管理档案的资料室，缺乏相关的档案管理制度。为此，也让档案管理人员在平时的工作中偷懒、懈怠，导致在档案的处理上出现问题。
2、办公室档案管理的网络信息化建设有待加强
不断发展的办公室档案管理，在一定程度上增加了档案种类的复杂性，由此也提高了对管理人员的要求。对于时段与种类不同的档案信息，应进行有效地记录与整理，传统的管理模式已无法适应现代化管理工作，再加上当前网络信息技术尚不能很好的应用于档案管理工作中，许多设施都不能很好的支撑工作的需求，因此纸质管理形式仍然占据档案管理的大半部分。与此同时，档案管理行政机构也未对档案管理的信息化系统进行合理规划，导致诸多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，部分还有可能被定期销毁，使日后工作的查阅非常不便，因此建立系统化的管理模式对档案管理工作而言是非常有必要的。
3、档案管理人员管理素质相对较低
保证对办公室档案的整体性，是办公室档案管理工作人员日常工作中的一项重要职责。但是在档案管理人员自身管理意识相对薄弱，或管理人员管理水平较低的情况下，会造成办公室档案管理工作缺乏有序性，对档案材料的查询带来较为不利的影响。在一些企事业单位之中，档案的无序堆放现象就是档案管理人员管理素质相对较低的一种表现。档案归档的不及时，也暴露出一些管理人员对档案管理工作的重要性缺乏认识。在医院、卫生院等重要单位，因归档不及时所引发的档案遗失问题，会让这些机构在出现医疗纠纷问题陷入到相对不利的境地中。对于一些具有科研性质的机构，档案中机密文件的遗失，甚至会给本单位正常工作的开展带来严重影响。
二、办公室档案管理工作效率提升方法
1、推进管理流程的标准化
流程的标准化也是档案管理实现高效的重要途径，强化办公室档案管理流程的标准化，即强化对于日常工作、细节工作的重视和监督。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆如日常的文件、材料及人事数据归档，都需要按照工作流程核对档案信息，并保证其完整性和真实性，然后开始分类，对于一些重要材料则还需要强化档案结构的规范化。如需对档案进行修改，则要就删除或者增加部分进行申请，由负责人审查，汇报，组建档案鉴定小组进行鉴定，交相关部门负责人审核签字，由制定部门现场监督方可进行修改或者删除。如必要，还可借助软件工具对修改部门进行特殊标注，同一类型的档案存放的位置应当一致，坚决杜绝随意、混乱存放的现象。推行相关的标准化制度，作为管理人员参考的依据，如档案管理流程制度、档案信息保密制度以及档案修改制度等，管理人员应遵守这些制度，确保档案管理流程的科学性、有序性以及规范性。
2、提升档案资料的收集能力
档案文书资料的收集是进行档案科学化管理的首要基础，提升档案的管理水平与质量，必须着眼于提升档案资料的收集能力，具体表现为以下几个方面：第一，按照标准进行分类，确保格式统一规范，分类层次清晰明朗；第二，规定档案收发的具体程序；第三，对收集到的资料进行编号，保证入库资料的完整性。值得注意的是，对那些保存价值较大的公文、会议资料、图表、音频和照片应在使用完毕后，进行综合整理归档，统一管理，保证有价值资料的保存效率。
3、配合上级部门，做好协作工作
①应该以办公室为核心，②全面建立契合于单位发展现状与实际政务工作的档案管理工作制度。③在各级各部门构建联动机制，各司其职。④推动建设档案工作向前发展。做好档案管理中有关行业管、职工管理、财政管理等方面工作，并对专项活动所形成的文件材料进行有效归档，确保档案质量，确保档案管理工作与其它工作之间的部署协调关系，争取做到办公室的各项工作同实施、同完成。
4、强化档案管理信息化水平
信息化技术的应用是新时期办公室档案管理的必要举措，也是实现办公室档案管理现代化的必由之路。传统的人力管理模式已经难以满足新形势下办公室档案管理的现实要求，自然也就难以有效提升办公室档案管理的工作质量和效率。因此，档案管理工作人员应当正确认识到档案管理信息化系统应用的重要性，将信息化系统尽善开发并充分利用，在创新思维的引导之下，打破传统档案管理工作中时间和空间的限制。建立档案共享平台，实现各单位资源的有效共享，不断提升办公室档案管理的信息化水平，最大程度确保档案信息的真实性和准确性。
5、对档案管理人员的专业性进行提升
档案管理人员应结合社会发展形势，积极参加档案管理工作培训，促进自身档案管理水平与保密意识的提高，进而提高办公室档案管理效率。管理人员应加大保密法制的教育力度，单位的其它成员也必须对档案管理工作的重要性、艰难性以及复杂性有一深刻认识，进而同档案人员协调配合，将档案管理与保密工作落实做好。通过不断对管理人员进行专业的档案管理业务培训与相关法制教育，促进其法律意识的提高，以让其对档案保密工作的责任意识不断增强。在具体培训时，应着重培养管理人员的专业性，让参加培训的每一位管理人员均可独立掌握档案管理工作的核心思想以及档案管理的操作技能。
结语
总之，办公室档案管理工作需要以信息化档案管理系统以及完善的档案管理制度作为基础，才能更好地提高档案管理的质量。并且办公室档案管理工作涉及的方面比较多，所以需要及时听取工作人员意见，逐层进行完善。
参考文献：
[1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014，05：171-172.
[2]陈艳云.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].办公室业务，2017（02）：17.
论文作者:方玲
论文发表刊物:《基层建设》2017年第34期
论文发表时间:2018/3/14
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