流程管理在慢病档案管理中的应用论文_马金兰

马金兰

新疆维吾尔自治区人民医院新疆乌鲁木齐830000

作者简介：马金兰（1970），回族，新疆，乌鲁木齐，本科，副科长，主管医师，医政管理。

【关键词】流程管理；慢病档案管理；纸质档案；微机档案

【中图分类号】R1369

【文献标识码】B【文章编号】16748999(2013)12050301

我社区自2002年成立起就开始开展对高血压、糖尿病、高血压合并糖尿病（简称慢病）的管理工作。要做好慢病的管理工作。慢病的档案管理也是非常重要的。我社区现有慢病纸质档案476份，由于各种原因现在却变成了死档案，怎样使死档案变成活档案呢？笔者对现有慢病档案管理进行流程管理，达到了非常好的效果。使病人的档案资料继续为病人所用。发挥它应有的价值。从而节约现有的人力，财力和物力资源，现将流程管理过程报告如下：

1现有资料

1．1一般资料：2005年~2008年建立并管理慢病纸质档案476份。有2005年慢病档案：高血压28份、糖尿病2份、高血压合并糖尿病2份。2006年慢病档案：高血压120份、糖尿病19份、高血压合并糖尿病18份。2007年慢病挡案；高血压103份，糖尿病36份、高血压合并糖尿病9份。2008年慢病档案：高血压108、糖尿病18份、高血压合并糖尿病13份。以上的档案是按每年建档的时间从前往后排序的，还有一个花名册，花名册也是按建档时间从前往后写的，当时部分档案已录入微机。

1．2当时状况：2005年~2007年几乎都是贫困救助的低保人员。2005年~2006年：当时在低保户手里有一个救助手册，所以建立慢病档案编号就是按低保手册编的，慢病档案号也就与低保手册号一样。慢病随访时病人带低保手册来复查，因为低保手册是按整个社区总的低保户编的，而慢病是病人在就诊时慢慢筛查出来，然后建立慢病档案。而当时的慢病档案号和低保手册号一样。当病人复诊时查找档案还是一件比较容易的事。2007年由于贫困救助实行微机管理，由于没有很好的和纸质档案接轨，当时建立的纸质慢病档案几乎成了死档。到2008年进行了软件更新，由于社区工作量大，人员少，慢病档案只有部分纸质档案录入微机管理，到后来出现了更加艰难的局面，由于工作人员少，工作量大。慢病档案管理不科学，查找档案浪费时间，有时微机也频频出故障，管理慢病病人档案陷入了困境。有时病人多接诊不过来也不能在短时间内找出档案，只好把病人的情况先记录在一个自制的慢病管理登记册上，等空闲时再查找档案把病人的信息补到纸质档案或微机档案中。

2流程管理过程

2．1档案的整理、排序、编号：将每年的档案1年为一摞，按姓名笔画由少到多，自上而下排列。然后自上而下编号，用5位数编号。前两位数代表不同的年份:2005年为05、2006年为06、2007年为07、2008年为08。后三位代表档案号。即2005年共32份档案就为：（05001~05032）。如：05001 马秀兰 05002马忠河 05003马桂兰 05004马成龙 05005 仉凤霞 05006王秀英 05007王玉梅 05008孙彦清 等以此类推。2006年共157份档案号就为：（06001~06157）。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆2007年共148份档案号就为：（07001~07148）。2008年共139份档案号就为：（08001~08139）。将编好号的目录整齐的写在一张白纸上（每年），将4张目录订在一起（此称之为纸质档案目录），便于查阅。将4年纸质档案每年按顺序从上向下按号摆放（因纸张软不能竖立放）。分别放在慢病管理专用柜中，专用柜要置于工作方便的地方。便于随时取放档案。

2．2编号特点：（2005年 —2007年是以患者本人建立档案的，所以就以患者自己的姓的笔画排：档案是05001某某某（姓笔画最少的）开始、以此类推。2006年档案是06001某某某开始，2007年档案是07001某某某开始。但2008年的档案是以家庭为基础上的，要先建立家庭档案然后才筛出的慢病挡案所以就以家庭户主姓的笔画排序档案编号08001户主，每户一个档案号，其家里人不管有几人患病都共用一个挡案号。家人姓名列户主之下。以此类推。

3实际应用

3、1卓越的流程管理一定是面向客户的流程。顾客满意度是其唯一考核基准。流程管理要求从顾客的角度，重新确定组织应该做什么和如何去做；质量第一，把满足顾客的需要和超越顾客的期望做为组织追求的首要目标［1］。基与此对慢性病人的档案的管理和保存，对病人进行长期的跟踪和病情观察指导是相当重要的。

3、2我国是一个发展中的国家。据2002年卫生部组织的全国居民营养与健康状况调查资料显示，我国成人高血压患病率为188%，全国有高血压病人约16亿［2］。WHO报道，目前全世界约有糖尿病病人175亿，预测到2025年将上升到3亿。我国糖尿病患病率从20世纪80年代至90年代中期增加了4~5倍，估计现有病人约3千多万，居世界第2位。糖尿病已成为严重威胁人类健康的世界性公共卫生问题［3］。慢性疾病通常由多种因素引起，病程较长，耗资巨大，且慢性病的防制在短时间内难以见到明显效果。我国吸取西方国家的经验，对慢性病的预防与控制采取一级预防为主的三级预防策略及以健康促进为主导的慢性病社区综合防治策略［4］。因此，慢病管理工作任重而道远，慢病病人的档案管理是一个长期而连续的工作，如何高质量的管理病人的档案资料对慢性病人是非常重要的。

4体会和对未来的展望

4．1微机档案的优缺点：优点：方便、工作效率高；但由于软件开发不完善不能完成有些数据统计，如果更新系统或出现故障，将无法进行工作。

4．2纸质档案的优缺点：优点：长期保存，不丢失，不会出现微机出故障时的尴尬局面；但管理不方便，效率低，浪费纸张。

4．3总之，用新方法进行工作尝试：通过整理后的档案在实际工作中特别方便，大大节省了时间。以前是病人等我们，现在是我们等病人。方便了病人也方便了我们自己，这样就有更多的时间为病人服务。将整理编好号后的档案号、姓名及相关信息逐项添到慢性病病人管理随访登记表上，以便以后管理病人和做统计用。也将上级部门发放的慢病管理门诊首册加以合理应用。

纸质档案和微机档案同时并存，是我国软件开发和微机管理不成熟的标志之一，也是今后完全微机管理的必经阶段，随着网络技术的日益完善，微机档案可能会完全取代纸质档案。但在微机还没完全取代纸质档案的今天。纸质档案和微机档案同时管理仍不失为安全有效的管理慢病档案的有效措施之一。而今天能将纸质档案和微机档案及与病人对接的探索的成功无疑给慢病档案管理工作带来了巨大帮助。不但解决了以前慢病档案的管理问题，也为未来慢病档案管理铺平了道路，我想在不久的将来慢病管理工作会上一个新的台阶。我们的工作重心要转为对病人的正轨管理上去，是对病人的管理而不仅仅是档案的管理。是将对病人档案管理为病人服务。随着我国网络系统维护技术的完善和发展。用微机管理完全代替纸质档案的时代一定会到来，到那是我们现在的所为将被做为历史载入史册。而流程管理将发挥它最大的效应。

参考文献

［1］李明子.现代管理的新理念——流程管理［J］. 中华护理杂志，2005，40（12）.956~958

［2］尤黎明等主编.内科护理学［M］.第4版.北京：人民卫生出版社，2011 162~168

［3］尤黎明等主编.内科护理学［M］.第4版.北京：人民卫生出版社，2012414~427

［4］王建华主编.流行病学［M］.第6版.北京：人民卫生出版社，2010124~127

论文作者:马金兰

论文发表刊物:《中医学报》2013年12月第28卷供稿

论文发表时间:2014-3-24

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