摘要：水利工程建设完成后，将保留大量材料，这些材料主要包括投标，合同，图纸等。这些材料的内容更多，材料种类更多，造成员工队伍在整理资料方面的困难，许多员工在完成这些材料时感到困惑，随着信息技术水平的不断提高，水利领域的人员开始在水利工程技术档案中采用先进的技术——电子技术，先进的电子技术在档案中的使用不仅可以提高工作效率，还可以保证档案信息的完整性。
关键词：水利工程；档案；电子技术
1.引言
各项水利工程建成后，将保留大量珍贵的投标，合同，材料，计划，原木，图纸，图片，工作报告等资料。由于数据量大，杂项类别多，分类不清等特点，给归档工作带来了诸多不便。然而，通过使用电子归档软件，确保材料安全和完整，方便快捷。
2.水利工程档案的基本概念和特点
2.1基本概述
水利工程档案反映了整个工程建设过程的真实历史记录。它直接反映了广大建筑商的劳动成果，真实，准确，完整地再现了整个工程建设活动，真实映了施工过程中的不足，这是了解项目各个方面的第一手资料，具有重要的参考价值和优惠券价值。主要指水利工程建设初期，实施，完工后的验收等步骤，这些步骤可以用不同方式记录下来，比如文字、图片表格以及视频音频等资源；其中的内容包括项目的招投标合同，施工标准，工程的建设施工、检查验收等步骤；还有参与施工的各方单位，如政府、设计单位、施工单位、监理审查单位等其他相关的部门，这就要求做到全面数据文件的收集，整理，归档，传输，验收和存储。
2.2基本特征
水利工程主要包括以下几个部分：涝渍、防洪、发电、灌溉、围堰、水土保持、供水、移民安置、保护水资源等，水利工程的规模大，技术条件以及施工条件就变得很复杂，项目的实施周期相应变长，所以，水利工程档案在具有档案的完整性、真实性和专业性以外，还应保证对工程数据的广泛性、设计和施工重组的复杂性，以及较长的整体项目数据的特点。水利工程档案工作贯穿于水利工程建设的全过程。项目建设和实施的主体应负责水利工程的档案工作。对管理档案的相关规定一定要仔细研究，严格执行，要有相关管理档案经验的专职人员进行档案管理工作，在档案的收集，整理和保存档案工作中尽职尽责，加强对档案管理工作的各项监督检查指导工作。
3.认真贯彻国家关于档案工作的规定
国家建设委员会颁布的《建设工程档案资料汇编通知》和发布的《基建工程档案资料管理暂行规定》均符合《中华人民共和国档案法》，用于建立和管理水利工程技术档案基本依据和规范。因此，在收集，整理，归档，使用时，要严格按照有关规定执行，确保水利工程技术档案质量，建立严格的管理和使用制度。
4.对文件档案的分类要把控好
有许多类型的水利工程和技术档案。有综合水利工程，电力工程，水文科学教育等。工作人员在归档时要做好分类工作。（1）批准文件，是水利工程前期工作的成果，当员工提交相关数据时，应确保数据的完整性，以便在施工过程中参考重要信息。（2）是协议文件中包含许多类型的文件，在项目建立之后和项目启动之前有文件，归档这些材料时，应小心不要忽略任何工作细节。（3）信函资料，主要是工程建设总部有关单位之间的重要函件，包括设计项目变更通知，施工报告表格等，在对水利工程技术档案的资料整理过程中，要保证资料完整无缺。（4）原始资料的记录，包含着施工步骤的记录，施工代表记录，工程审核检查记录，以上材料是施工过程中的非常重要的材料，因此在归档这些材料时应该避免产生错误。（5）图纸和图纸包含更多内容，包括一般工程图纸，个别工程图纸和建筑分解图纸。这些图纸对施工有重要的指导作用，因此这些数据应该保存得很好。只有做好数据分类，员工才能确保重要数据的完整性。
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5.对档案进行录入过程要严谨认真
在对液压工程技术文件进行分类和确定分类后，从计算机内存或其网络存储器复制或刻录到离线存储器。用这种方法，计算机能够把水利工程的相关指标进行识别并录入系统，同时存储到其他媒介上，这样以数字信号进行处理的数据文件便于在不同计算机之间进行传输，同时要做好数据文件的备份工作。根据其记录形式以及使用的技术和设备，绝大多数水利工程技术文件可以分类为纸质文档和其他载体文档以及用数字形式存储的文件。此外，还要确保水利工程技术档案的质量，对原始数据的核验、识别、分类、完整性、真实性以及重文本和缺页等失误应尽量避免出现，水利技术档案资料和电子档案必须保证一一对应。
用电子技术管理水利工程档案时，应首先收集电子档案归档。当员工正在收集电子文件时，他们应确保纸质文件的收集是同步的。
员工收集电子归档时，档案的储存路径，档案名称及档案格式应统一规范。工作人员还需要在组织电子文件时检查文件是否有病毒。如果在检查过程中检测到病毒，应立即删除病毒。档案管理人员还应该对电子文档与纸质文档的一致性进行检查，还要对档案中的工程数据以及施工流程进行更为全面完整的检查，保证电子文档安全无毒且和纸质文档内容相一致，之后在上交给档案管理部门进行整理保存。
6.使用和管理文件
在工程建设和项目管理过程中，电子档案的使用主要包括复印，通讯传输，直接使用，在线共享四种方式。基于电子档案的形成和处理依赖于计算机，因此对管理者的要求相对较高。当管理人员管理电子文件时，理解文件的规则和要求还远远不够。它还需要一些专门的计算机知识来提高工作效率和质量。
电子档案档案管理需要满足三个条件：一是配备专用电脑，配备数字扫描仪，光盘刻录机等设备。其次，安装并建立数据查询和管理系统。最后，当管理人员管理电子档案时，他们应定期检查电子档案和阅读设备。如果他们被更新或他们需要扩展系统，他们需要迁移电子文件。
7.档案的安全管理
水利工程的档案涉及到工程的关键技术，因此其保密措施要求很严格，电子档案的安全管理是一项重要任务。做这个工作可以确保文件信息所在的环境是安全的，电子档案的安全管理主要有三种方法。首先，可以随时进行备份，电子文件可以存储在可以离线存储的载体上。这确保了文件信息的完整性。其次，制作与电子档案内容一致的纸质档案，并做好归档档案的工作。最后，在使用电子文件进行在线切换时，需要及时检测网络环境是否安全。员工可以在计算机内外建立两套网络系统，设置隔离卡，为电子文件传输创造一个安全的环境。
8.建立健全管理制度
水利工程技术电子档案与纸质档案应长期共存并全面管理。我们应该充分认识到电子文件和纸质文件的各自特点。我们必须坚持档案管理的基本原则，不能将档案管理的理论和方法完整地复制到电子档案中。面对大量存档的水利工程技术档案，不可能将所有纸质文件盲目复制成电子版，造成一定程度上的浪费，为此，应对档案的库存进行识别，挑选出具有永久保存价值的电子文档。由于纸质文档便于长期存放，但使用不便；电子文档便于使用，不便于长期存放，这两种形式的文档可以同时保存。在有条件的部门，计算机辅助设计和缩微胶片组合系统可用于同时输出微缩胶片和终端上的电子文件；或者可以使用计算机输出的图纸和设计。文件保存在档案中，可以方便地使用，并确保文件的长期保存。两种载体并存，各种技术相辅相成，形成了新形势下水利工程技术档案管理的新特点。
9．结束语
科学系统的水利技术档案管理系统是提高档案管理工作质量的关键。因此，水利工程部门应该探索完整的档案管理系统，使档案管理工作不再混乱而有条不紊。文件管理工作高效。
参考文献
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[4]李薇.刍议信息技术在档案管理中的有效应用[J].电子技术与软件工程，2015（6）：233-233.
论文作者:李建丽
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第17期
论文发表时间:2018/11/7
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