（潍坊医学院附属医院审计处 山东 潍坊 261000）
【摘要】 目的：探讨信息时代下医院档案的管理体系。方法：总结本院多年档案工作经验，并在现有档案管理组织结构基础上，将产生档案的科室进行分类，分出等级，建立“医院档案综合职能分类法”。结果：通过本研究指导建立信息档案管理科，制定相关制定、完善人员的构成，并建立新型信息化网络资源共享体系，实现了档案管理手段的现代化。结论：建立新型医院档案管理体系，以适应医院发展需要。
【关键词】 信息管理；医院档案管理；建立
【中图分类号】R197.32 【文献标识码】A 【文章编号】2095-1752（2016）06-0385-02
随着医疗改革的不断深化以及群众需求的日益丰富，怎样实现医院档案管理现代化，使医疗工作 能够顺利展开，是现代医院管理者急需解决的问题。随着计算机信息技术的升级推广，档案管理现代化已经成为档案工作发展的必然趋势，也是高科技发展的最终结果。而提高档案管理工作的现代化水平正是建设现代医院、改善医院管理水平的关键[1]。本文总结本院多年档案工作经验，并在现有档案管理组织结构基础上，将产生档案的科室进行分类，分出等级，建立“医院档案综合职能分类法”，现将主要研究内容报告如下：
1.明确医院档案管理各层次职责
在院长领导下，建立信息档案科并完善和明确其职责，本院以医院信息科为基础，在医院各个科室中挑选对档案工作熟悉或热情度较高人员纳入管理组，将其作为医院信息档案管理的最高职能部门，对全院信息档案的管理工作负全责。所有工作均在院长指导下完成，并以分管院长为组长，下设信息科科长为副组长直接对院长与分管院长负责，对全院信息档案管理工作做到全局把关。信心档案管理科工作人员2～3名，负责信息档案的组织与管理、档案管理工作制度的建设、对临床科室的业务指导以及进行相应的人员培训工作。另外各科室均设立信息档案管理员，主要对本科室信息档案进行归类、收集、整理并及时上交信息档案管理科进行保管。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2.明确这个信息化的档案管理科室的职责任务
首先信息档案管理科需对全院信息档案工作全面负责，在工作开展过程中应严格执行国家档案管理相关法律法规，结合本院信息档案工作特点，提出适合本院发展的信息档案管理计划、规划与制定相关规章制度遵照执行，同时对本院档案管理工作的相关制度的制定、信息档案管理标准的制定等提出指导意见，在日常工作中不断完善相关规则制度，对全院的信息档案管理工作起到监督、检查与组织考核的作用，另外需及时了解国内外信息管理工作的研究热点，通过各种手段不断提高医院信息档案管理工作的收集、整理、保管与利用效率，而且及时做好信息档案管理信息的公开。
3.明确档案管理相应体系的制度
明确档案管理相应体系的制度是对医院信息档案管理人员的一种约束，促使其更好的发挥其专业所长为医院信息档案管理贡献力量。针对人员配置不足、流动性较大等因素，首先建立合理人事制度、定期培养制度、绩效考核制度以及合理流动机制等，确保工作人员工作积极性，减少因工作枯燥乏味而产生的倦怠心理[2]。同时针对信息档案管理人员实施绩效考核制度，对医院各级别的专职于兼职档案管理员进行定期考评，提高档案管理人员专业能力与素质。引起专业信息档案管理专业人才，并定期对已有人员进行培训，促使工作人员对医院档案管理工作做到心中有数，并通过培训与调研，提高其业务能力，结合其自身专业知识，更好的做好医院档案管理工作。
4.软硬兼施建设信息化网络
硬件方面，以经济实用为标准，尽量提高硬件配置，在选择计算机硬件配置性能时，应充分考虑医院信息档案管理网络化的实际要求[3]。避免一味强调现代化程度高而实用高配置的硬件，减少医院关于计算机系统硬件配置的预算和投资。对于明显落后于时代要求硬件配置，首先通过可移动式内存、硬盘等优化升级，延长其使用周期。同时根据临床需求，添加数码相机、扫描仪及投影仪等必要科研与教学设备。在软件方面，注重对操作系统及应用软件的定期维护与升级。操作系统选择认可度高、实用性强、操作方便的系统如Windows XP系统等，针对应用软件，需要配合医院进行多媒体科研与教学活动，并实现信息现代化传输，符合国际化网络数据库实际使用需求，最大程度上满足医院对信息档案管理的网络信息化建设要求。同时注意使用应用软件的安全性、稳定性和保密性，通过招投标形式对商业软件进行选择和购买。
5.提供网络化资源共享
建立医院档案管理的数字信息化，是实现医院档案管理现代化的主要手段。随着信息化技术的发展，在信息化时代，医院日常工作中电子病历、电子影像系统、电子检验系统等的应用，势必产生大量数字化信息，而非以往的文字信息。在建立医院信息档案管理网络化资源共享过程中，首先应要做好非数字文件与数字化文件之间的转换工作，促使隐性知识达到显性化，其次需通过各种先进的信息技术加强，结合互联网或局域网功能，实现医院信息档案管理系统智能化，并将其与医院综合管理系统相通，实现现行文件与档案文件的无缝隙对接。在实施信息化管理过程中，需要加强对网络安全性的认识，从设备、网络、系统以及数据等多方面、多环节入手，加强信息管理过程的安全性，确保医院数字档案信息的万无一失[4]。
6.总结
采用专题小组讨论法，专家访谈法，发放调查问卷，针对当前医院档案管理组织结构的不足，研究建立能够实现网络化医院综合档案管理的新型系统总体框架，建立新型档案管理框架体系。着重于以下几方面：1）建立最为重要的一个信息化的档案管理科室。2）以这个信息化的档案管理科室为基础构建档案管理体系，明确隶属关系。3）明确这个信息化的档案管理科室的职责任务。4）档案管理人员的构成。5）产生相应体系的制度建设。6）建立的新型体系能否提供网络化资源共享，实现档案管理手段的现代化。本研究提出“医院档案综合职能分类法”，按照产生档案的职能部门对医院档案进行分类。并通过查阅大量文献资料和调研了解国内外医院档案管理现状，分析当前医院档案管理中存在的问题，开展医院档案管理体系研究，建立新型医院档案管理体系，以适应医院发展需要。
【参考文献】
[1]赵美玉.谈医院档案信息化管理模式构建[J].黑龙江档案，201319(2):19.
[2]彭淑珍.以知识管理为导向构建医院档案管理体系[J].现代医院，2013，13(8):148-149.
[3]杨巧，阳德明，刘红云.医院档案管理体系改革探讨[J].医学信息学杂志，2012，33(11):82-86.
[4]王倩.构建医院档案信息化管理体系的思考[J].河南中医，2010，30(12):1242-1243.
潍坊市科学技术发展计划项目（项目编号：2013YD143）
论文作者:王凡,魏海建,刘文文
论文发表刊物:《医药前沿》2016年2月第6期
论文发表时间:2016/5/24
标签：档案论文; 医院论文; 档案管理论文; 信息论文; 科室论文; 管理工作论文; 工作论文; 《医药前沿》2016年2月第6期论文;